Zarządzanie wierzytelnościami

Zarządzanie wierzytelnościami
Wpisany przez Tomasz Rodak
Narzędzia wspomagające zarządzanie wierzytelnościami - czym się charakteryzują? Co
zapewniają?
Gdy mówimy o efektywnym zarządzaniu wierzytelnościami, należy rozpocząć analizę już
na etapie ich powstawania. Ten moment może być wręcz decydujący o jakości
wierzytelności, a co za tym idzie, determinować ścieżkę postępowania i narzędzia, które
wybierzemy do zarządzania nimi.
Weryfikacja/sprawdź kontrahenta
Każda transakcja z odroczonym terminem płatności to forma kredytowania odbiorcy, który
otrzymuje od nas towar lub usługę, za którą zapłacić ma w przyszłości. Nie angażując własnych
środków otrzymuje do dyspozycji aktywa, które służą mu w działalności lub mogą być dalej
zbywane.
Podstawowym wymogiem powinna być weryfikacja kontrahenta polegająca na sprawdzeniu
jego dokumentów rejestrowych. Potwierdzenie istnienia podmiotu gospodarczego wykluczyć
powinno też wszelkie omyłki, np. te związane z nazwą czy NIP-em lub innymi danymi
identyfikacyjnymi. Pomocne w tym zakresie będą z pewnością ogólnodostępne i bezpłatne
przeglądarki internetowe, udostępnione np. przez Krajowy Rejestr Sądowy lub Główny Urząd
1/7
Zarządzanie wierzytelnościami
Wpisany przez Tomasz Rodak
Statystyczny, gdzie znajdziemy podstawowe obowiązujące dane na temat naszego odbiorcy.
W przypadku, gdy transakcje mają znaczną wartość, powinniśmy zastanowić się nad
pozyskaniem dodatkowych informacji na temat przyszłego odbiorcy. Wówczas z pomocą
przychodzą biura informacji gospodarczej, które proponują - w zależności od zapotrzebowania raporty o stanie finansowo-majątkowym odbiorcy. Cena takiej usługi zależy od zakresu i ilości
danych zawartych w raporcie, a co za tym idzie, pracochłonności jego sporządzenia.
Zabezpieczenia
Każdy kredyt bankowy jest zabezpieczony. W przypadku kredytu kupieckiego także istnieje
możliwość ustanowienia zabezpieczenia przez kupującego na rzecz sprzedawcy, które może
być wykorzystane w przypadku braku terminowej spłaty należności. Teoretycznie do wyboru
mamy bogatą gamę zabezpieczeń - poczynając od weksla in blanco, poprzez różnego rodzaju
poręczenia, gwarancje, przewłaszczenia, zastawy rejestrowe, a na hipotece kończąc. W
praktyce możliwość uzyskania zabezpieczenia będzie zależeć od bardzo wielu czynników, w
tym kluczowymi będą konkurencyjność branży i pozycja rynkowa sprzedającego. Pod uwagę
należy też wziąć skuteczność poszczególnych rodzajów zabezpieczeń i zestawić ją z kosztami
ustanowienia.
Potwierdzenia transakcji - czy faktura to dowód
2/7
Zarządzanie wierzytelnościami
Wpisany przez Tomasz Rodak
Bez względu na ustanowienie zabezpieczenia z pewnością powinniśmy zadbać o jednoznaczne
potwierdzenie dokonania transakcji. Należy pamiętać w tym momencie, że brak obowiązku
podpisywania faktur VAT zarówno przez odbiorcę, jak i dostawcę nie ułatwia tego zadania. Dla
celów dowodowych dobrze zadbać o podpisanie faktury przez odbiorcę lub uzyskanie innych
dokumentów potwierdzających odbiór towaru lub usługi.
Zarządzanie limitami kredytowymi
Jeżeli posiadamy wielu odbiorców, z którymi współpracujemy na zasadach odroczonej płatności
i dokonujemy wielu transakcji, niezbędnym narzędziem stanie się zarządzanie limitami
kredytowymi. W pierwszej kolejności musimy ustalić poziom limitu, czyli maksymalną kwotę
łącznych zobowiązań jednego kontrahenta. Klient, który w pełni wykorzystuje limit kredytowy nie
będzie mógł dokonywać kolejnych transakcji kredytowych. Może to zrobić dopiero wówczas,
gdy dokona spłaty najstarszych zobowiązań, „rolując" w ten sposób swoje saldo zadłużenia.
Drugim elementem ryzyka jest okres finansowania, który proporcjonalnie przekłada się na jego
poziom - im dłuższe terminy płatności, tym większe ryzyko i zaangażowanie finansowe.
Pieczęć prewencyjna
3/7
Zarządzanie wierzytelnościami
Wpisany przez Tomasz Rodak
Jednym z tańszych narzędzi zarządzania wierzytelnościami jest rozwiązanie polegające na
sygnowaniu wystawionych faktur pieczęcią. Informuje ona, że w przypadku braku terminowej
zapłaty za wierzytelność, sprawa przekazana zostanie do wyspecjalizowanego podmiotu
zajmującego się odzyskiwaniem należności. Skuteczność tego rozwiązania zależy od pozycji
firmy zarządzającej wierzytelnościami oraz celowości użycia tego narzędzia. Stosowanie go do
wszystkich odbiorców z pewnością nie ma wpływu na osiągnięcie oczekiwanego efektu. Jeżeli
jednak pieczęć taką stosować będziemy jedynie w stosunku do opóźniających się odbiorców, a
jednocześnie umowa przewidywać będzie szybką reakcję firmy windykacyjnej, z pewnością
wpłynie to pozytywnie na wzrost dyscypliny płatniczej.
Monitoring
Obowiązek przypominania o terminach płatności, potwierdzania sald, wysyłania upomnień i
wezwań oraz prewindykację można zlecić wyspecjalizowanym firmom obrotu wierzytelnościami,
które świadczą takie usługi. Wynagrodzenie firmy kalkulowane jest w zależności od liczby
przekazywanych faktur lub jako procent obrotu. Skorzystanie z takiej usługi będzie opłacalne
przy większej skali działalności - zamiast tworzyć dział monitoringu, możemy ten obszar
działalności zlecić firmie zewnętrznej.
Ubezpieczenie transakcji
4/7
Zarządzanie wierzytelnościami
Wpisany przez Tomasz Rodak
Kolejnym sposobem ograniczenia ryzyka braku płatności ze strony kontrahenta lub jego
niewypłacalności, a także formą zarządzania wierzytelnościami, jest ubezpieczenie należności.
W przypadku wystąpienia szkody następuje tu wypłata odszkodowania. Warto pamiętać, że
ubezpieczeniem objęty może być tylko obrót z zaakceptowanymi przez ubezpieczyciela
odbiorcami. Dodatkowo przyznaje on limit kredytowy dla danego odbiorcy, czyli maksymalną
łączną kwotę należności wobec odbiorcy, objętą ubezpieczeniem. Brak przyznania limitu
kredytowego przez ubezpieczyciela lub jego niski poziom jest sygnałem ostrzegawczym co do
bezpieczeństwa współpracy. W warunkach kryzysu ubezpieczyciele bardzo ostrożnie szacują
ryzyko i przyznają limity kredytowe jedynie podmiotom o nieskazitelnej historii. Mając jako
odbiorcę mniejszą firmę o nieugruntowanej pozycji, trudno będzie nam skorzystać z tego
instrumentu zabezpieczenia transakcji.
A może nie czekać na spłatę - faktoring
Kiedy branża, w której działamy wymusza udzielanie kontrahentom odroczonych terminów
płatności, naszym problemem może być brak środków obrotowych na bieżącą działalność,
które mamy zamrożone w należnościach. Kompleksowym narzędziem poprawy płynności
finansowej i jednocześnie zarządzania należnościami jest faktoring. Jego istotą jest uzyskanie
finansowania za wystawione, a niewymagalne wierzytelności. Na podstawie umowy faktoringu,
niebawem po wystawieniu faktury otrzymujemy od faktora środki finansowe w wysokości od 60
do 90 proc. wartości faktury. Właścicielem należności staje się firma faktoringowa i to jej
specjaliści prowadzą dalsze zarządzanie wierzytelnościami, wykonując czynności księgowe i
rozliczeniowe. To oni też (najczęściej telefonicznie i pisemnie) monitują płatności i dbają o
terminowość spłat. W przypadku, gdy kontrahent nie płaci, firmy faktoringowe w zależności od
obowiązującej umowy korzystają z prawa regresu lub przejmują ryzyko niewypłacalności.
Głównymi składnikami kosztu faktoringu jest prowizja operacyjna i oprocentowanie od
udzielonego finansowania.
5/7
Zarządzanie wierzytelnościami
Wpisany przez Tomasz Rodak
Windykacja
Kiedy mija termin płatności faktury, a nasz kontrahent nie dokonuje nawet częściowych spłat,
stajemy przed decyzją wyboru narzędzi i sposobu uzyskania płatności. W całym procesie
egzekwowania wierzytelności znaczenie będą miały z pewnością okoliczności opisane powyżej.
Jednak decydujące okazać się może udokumentowanie i jakość wierzytelności. Przy błędnie
udokumentowanej transakcji czy też źle zweryfikowanym odbiorcy, szanse na skuteczne
odzyskanie należności maleją. Płatności możemy dochodzić we własnym zakresie prowadząc
negocjacje, a w przypadku niepowodzenia, kierując sprawę na drogę postępowania sądowego,
a potem komornika.
Alternatywną formą zarządzania trudnymi należnościami może być przekazanie ich do firmy
windykacyjnej. I tu stajemy przed wyborem najbardziej odpowiedniej firmy. Na rynku
funkcjonuje bardzo wiele firm windykacyjnych o różnej wielkości, różnym zasięgu działania i
różnej specjalizacji. Pamiętajmy, aby przed wyborze firmy zwrócić szczególną uwagę na
bezpieczeństwo, doświadczenie i skuteczność. Przy podejmowaniu decyzji należy
przeanalizować zasady wynagrodzenia i koszty, jakie będziemy musieli ponieść w trakcie
postępowania. Niebagatelne znaczenie ma też zachowanie naszej pozycji jako wierzyciela.
Przekazanie sprawy do windykacji odbywa się najczęściej w dwóch formułach: na podstawie
pełnomocnictwa - gdy firma windykacyjna działa w naszym imieniu lub na podstawie cesji kiedy właścicielem staje się firma windykacyjna. Dobry wybór gwarantuje nam, że
wierzytelnością zarządzać będą profesjonaliści, używając do tego sprawdzonych i efektywnych
narzędzi. Gdy jeszcze dodamy do tego sposób ponoszenia kosztu, powiązanego z efektami
działań, co pozwoli na zminimalizowanie wydatków, możemy otrzymać profesjonalne wsparcie
w zarządzaniu należnościami.
Jak widać, paleta narzędzi służących efektywnemu zarządzaniu należnościami jest bogata.
Sam wybór będzie zależeć od oczekiwań klienta, a także jego skłonności do ponoszenia
6/7
Zarządzanie wierzytelnościami
Wpisany przez Tomasz Rodak
ryzyka, uwarunkowań rynkowych, jakości wierzytelności i zależności między skutecznością, a
kosztem poszczególnych rozwiązań.
7/7