Zalecenia dla beneficjentów priorytetów transportowych w zakresie

Zalecenia dla beneficjentów priorytetów transportowych w zakresie

Zalecenia dla beneficjentów priorytetów transportowych w zakresie prowadzenia
i dokumentowania weryfikacji Szczegółowych Tabel Elementów Rozliczeniowych (TER)
1.
W przypadku kontraktów realizowanych w oparciu o Warunki Kontraktowe FIDIC, TER
jest dokumentem uprawniającym wykonawcę do wystąpienia o PŚP i wystawienia faktury,
a w rezultacie dokumentem mającym podstawowe znaczenie dla prawidłowego określenia
wysokości wydatków kwalifikowanych. Kontrola TER przez beneficjenta stanowi zatem
podstawowy element systemu weryfikowania wydatków zabezpieczający przed
przedstawieniem we WoP wydatków niekwalifikowanych.
2.
Przedstawione w niniejszym dokumencie zalecenia służą określeniu minimalnego zakresu,
zasad i terminów prowadzenia działań kontrolnych przez beneficjenta oraz wymagań /
standardów kontroli TER. Stosowanie niniejszych zaleceń powinno zostać uwzględnione
przez beneficjenta w procesie opracowania procedury niezbędnej dla zapewnienia weryfikacji
TER.
3.
W przypadku kontraktów nierealizowanych w oparciu o Warunki Kontraktowe FIDIC, które
są rozliczane obmiarowo / częściowo obmiarowo niniejsze zalecenia stosuje się odpowiednio.
4.
Zaprojektowanie rozwiązań szczegółowych, określających terminy, podmioty odpowiedzialne
za realizację procesu i jego przebieg oraz uwzględniających strukturę organizacyjną
beneficjenta i warunki kontraktu / umowy należy do beneficjenta. Przyjęte rozwiązania
powinny uzupełniać procedury beneficjenta w zakresie:
- weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za które jest dokonywana płatność zostały
rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową,
- przygotowania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji i poświadczania, czy
wszystkie wydatki włączone do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi
w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
do których posiadania i stosowania beneficjent zobowiązany jest zgodnie z „Oświadczeniem
beneficjenta w związku z ubieganiem się o dofinansowanie z Programu Operacyjnego
infrastruktura i Środowisko”.
5.
Należy podkreślić, że powierzenie weryfikacji TER przez beneficjenta zewnętrznemu
wykonawcy (np. Inżynierowi Kontraktu) nie stanowi rozwiązania zwalniającego beneficjenta
od samodzielnej weryfikacji TER, bowiem to beneficjent na podstawie zawartej umowy
o dofinansowanie projektu ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłową realizację
i rozliczanie wydatków.
6.
Pozytywny wynik prowadzonej przez beneficjenta kontroli TER uprawnia go do złożenia na
etapie WoP oświadczenia o zakresie i wynikach przeprowadzonej kontroli TER, stanowiącego
podstawę do dokonania poświadczenia przez IP II wydatków kwalifikowanych, wynikających
z TER.
7.
W związku ze złożeniem „Oświadczenia dotyczącego weryfikacji Szczegółowych TER”,
będącego załącznikiem do niniejszego dokumentu, nie ma potrzeby przedkładania wraz
z WoP do IP II list sprawdzających, potwierdzających weryfikację arytmetyczną
i merytoryczną TER. IP II zastrzega sobie prawo do wezwania beneficjenta do przedstawienia
przedmiotowych list sprawdzających. Wzór „Listy sprawdzającej do weryfikacji
arytmetycznej i merytorycznej Tabeli Elementów Rozliczeniowych (przeprowadzanej przez
beneficjenta przed złożeniem WoP)” stanowi załącznik do niniejszego dokumentu (dalej: Lista
sprawdzająca).
8.
Każdorazowo należy dążyć do tego by proces weryfikacji TER realizowany był na jak
najwcześniejszym etapie rozliczania wydatków za roboty budowlane. Rozwiązaniem
optymalnym (służącym zarówno zabezpieczeniu interesów finansowych beneficjenta,
jak i systemowi kwalifikowalności wydatków) jest prowadzenie kontroli TER przed
wystawieniem PŚP lub faktury lub dokonaniem płatności za fakturę.
9.
W przypadku ograniczonych możliwości czasowych i organizacyjnych zorganizowania
procesu weryfikacji TER przed wystąpieniem wykonawcy o PŚP / płatnością faktury,
weryfikacja TER może następować w terminie późniejszym, jednak przed przedstawieniem
wydatku we WoP, bowiem wyłącznie wydatki zweryfikowane pozytywnie przez beneficjenta
mogą zostać włączone do WoP.
10.
W celu zwiększenia skuteczności wprowadzonych rozwiązań w zakresie weryfikacji TER
i zapewnienia wysokiego stopnia pewności wyników zaleca się by weryfikacja TER
prowadzona była na 2 poziomach. Weryfikacja danych zawartych w TER powinna być
przeprowadzana w oparciu o prawidłowo sporządzone i zaakceptowane dokumenty źródłowe.
TER wraz z kompletną dokumentacją służącą do jej weryfikacji oraz z wypełnionymi
i zatwierdzonymi Listami sprawdzającymi powinny być przechowywane w sposób
umożliwiający ich udostępnienie podczas kontroli na miejscu realizacji projektu.
11.
Pierwszy poziom weryfikacji obejmuje 100 % pozycji TER. Prowadzona kontrola obejmuje
potwierdzenie prawidłowości arytmetycznej i merytorycznej TER przy zastosowaniu Listy
sprawdzającej.
12.
Kontrola TER prowadzona na II poziomie może dotyczyć próby pozycji (nie mniejszej niż
10 % pozycji TER). Wybór próby pozycji TER do kontroli powinien w szczególności
uwzględniać:
a) pozycje przekroczeń,
b) pozycje dotyczące robót realizowanych na podstawie wprowadzonych do kontraktu
zmian (aneksów do kontraktu, Poleceń Zmiany, Poleceń Inżyniera, Protokołów
Konieczności),
c) pozycje dotyczące robót realizowanych w związku z uznanymi Roszczeniami,
wykonanych w bieżącym okresie rozliczeniowym oraz odbywać się zgodnie z opracowaną
i przyjętą przez beneficjenta metodologią. Weryfikacja prowadzona na II poziomie obejmuje
również potwierdzenie prawidłowości arytmetycznej i merytorycznej TER i odbywa się przy
zastosowaniu Listy sprawdzającej.
13.
Przeprowadzenie weryfikacji na obu poziomach powinno zostać udokumentowane w sposób
umożliwiający odtworzenie ścieżki rewizyjnej. W przypadku weryfikacji na drugim poziomie,
ślad rewizyjny powinien umożliwić identyfikację pozycji wybranych do próby.
Potwierdzeniem wykonanych czynności jest sporządzenie Listy sprawdzającej i zatwierdzenie
wyników weryfikacji TER przez uprawniony w strukturze organizacyjnej beneficjenta
podmiot oraz posiadanie kompletnej dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia
weryfikacji TER.
14.
Niezwykle ważny element weryfikacji TER stanowią wydatki związane z rozliczaniem
w bieżącym okresie rozliczeniowym robót realizowanych na podstawie wprowadzonych
do kontraktu / umowy zmian. Przeprowadzona analiza, uwzględniająca aspekt
techniczny i prawny wprowadzonej zmiany, musi pozwalać na podjęcie decyzji
o kwalifikowalności wydatków. Prowadzona analiza powinna przebiegać wg następujących
etapów:
w przypadku stwierdzenia zmiany – analiza jej charakteru (czy zmiana stanowi:
istotną zmianę umowy w stosunku do treści oferty wymagającą aneksowania
umowy,
zmianę niewymagającą aneksowania umowy),
stwierdzenie czy dochodzi do zmiany umowy czy do udzielenia nowego zamówienia,
analiza spełnienia przesłanek zawartych w art. 144 ust. 1 lub art. 67 ust. 1 ustawy Pzp,
stwierdzenie czy w przypadku zmiany umowy w stosunku do treści oferty lub
udzielenia nowego zamówienia zachowano formę pisemną.
Szczegółowa metodologia analizy zmian, stanowiąca podsumowanie zorganizowanej w lutym
2010 r. przez CUPT konferencji „Warunki kontraktowe FIDIC a prawo krajowe w kontekście
realizacji Projektów PO IiŚ” została przekazana beneficjentom przy piśmie z dnia
26 lutego 2010 r.
15.
W przypadku rozliczania w bieżącym okresie rozliczeniowym wydatków, dotyczących robót
realizowanych na podstawie udzielonych przez beneficjenta zamówień uzupełniających /
dodatkowych, ich weryfikacja następuje ze szczególnym uwzględnieniem przepisów
art. 67 ust. 1. pkt. 5 lub pkt. 6 ustawy PZP. W celu zachowania przejrzystości wykonywanej
weryfikacji dla ww. zakresu robót sporządza się odrębną Listę sprawdzającą.
16.
Lista sprawdzająca do weryfikacji arytmetycznej i merytorycznej TER, stanowiąca załącznik
do niniejszych zaleceń, określa minimalny zakres, który powinien zostać poddany przez
beneficjenta weryfikacji. W przypadku konieczności rozszerzenia zakresu podlegającego
weryfikacji w bieżącym okresie rozliczeniowym beneficjent ma możliwość poszerzenia
zakresu listy sprawdzającej. Beneficjent ma możliwość stosowania własnych list
sprawdzających pod warunkiem, że wyczerpują one zakres weryfikacji określony
w załączonym do niniejszych „Zaleceń” wzorze listy sprawdzającej. W takim przypadku
w załączonym do wniosku o płatność „Oświadczeniu dotyczącym weryfikacji szczegółowych
TER za okres rozliczeniowy…….. do faktury nr ….… z dnia ……..”, którego wzór stanowi
załącznik do niniejszych zaleceń, beneficjent podaje informację o zastosowaniu własnych list
sprawdzających. W przypadku gdy beneficjent stosuje własne listy sprawdzające do
pierwszego WoP, dla którego zastosowano nowy system weryfikacji dokumentacji
rozliczeniowej dla robót budowlanych, załącza wzory tych list. CUPT dokona sprawdzenia
czy zakres weryfikacji beneficjenta realizowany na podstawie przedstawionych list
sprawdzających wyczerpuje minimalny zakres określony przez niniejsze zalecenia.
17.
Proces przeprowadzania weryfikacji TER przez beneficjenta, dokumentowania jej wyników
i zapewnienia śladu rewizyjnego przeprowadzonych czynności będzie przedmiotem kontroli
na miejscu realizacji projektu.
18.
W kwestiach nieuregulowanych zastosowanie mają postanowienia zawarte w pozostałych
dokumentach obowiązujących w ramach PO IiŚ, w tym w szczególności w „Wytycznych
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura”.
Załączniki:
- Wzór „OŚWIADCZENIA DOTYCZĄCE WERYFIKACJI SZCZEGÓŁOWYCH TER za okres rozliczeniowy …………………
do faktury nr ……………….… z dnia …………………….………”;
- Wzór „Listy sprawdzającej do weryfikacji arytmetycznej i merytorycznej Tabeli Elementów Rozliczeniowych
(przeprowadzanej przez beneficjenta przed złożeniem WoP”).