Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1

Załącznik nr 1
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Dotyczy zadania:
Wdrożenia Planu Rozwoju Eksportu firmy PROMEXPO
Rynki docelowe:
Francja, Belgia, Szwajcaria
1 W YSZUKIWANIE I DOBÓR PARTNERÓW NA RYNKACH
DOCELOW YCH
Wykonanie usług doradczych w zakresie określenia, wyselekcjonowania, sprawdzenia
wiarygodności grupy docelowej potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania
ofert współpracy oraz negocjacji handlowych na rynku francuskim, belgijskim i
szwajcarskim. Działanie będzie wykonane w oparciu o przygotowaną przez
Zamawiającego bazę firm.
Działania do wykonania:
- weryfikacja istnienia firmy i danych zawartych w bazach;
- telefony ponawiane aż do momentu rozmowy z osobą decyzyjną;
- telefoniczne przedstawienie oferty współpracy i przesłanie maila prezentacyjnego;
- ponowny kontakt telefoniczny promujący firmę, weryfikujący zainteresowanie ofertą i
potencjał kontaktu (czy jest zainteresowanie współpracą i w jakim zakresie, informacje
o wymaganiach klientów oraz doprowadzenie do nawiązania współpracy pomiędzy
PROMEXPO a potencjalnymi klientami z rynków docelowych);
- promocja firmy PROMEXPO i reprezentowanie firmy (na życzenie Zamawiającego) w
kontaktach z potencjalnymi klientami w trakcie trwania usługi (wykonywanie
potrzebnych działań handlowych: tłumaczenie zapytań, przygotowanie ofert, udzielanie
odpowiedzi, prowadzenie negocjacji handlowych);
- wnioski z przebiegu kontaktu z uzasadnieniem możliwości (lub ich braku) kontynuacji
kontaktu;
- bieżące przekazywanie informacji nt. postępu w realizacji usługi będącej przedmiotem
zapytania;
- przygotowanie raportów z przebiegu usługi zawierających informacje związane z jej
przebiegiem;
Kontakty będą przeprowadzane w języku rynku docelowego.
PLAN NA ROK 2014
Szacunkowa liczba godzin doradczych:
dla rynku francuskiego:
min. 600 godzin
dla rynku belgijskiego:
min. 300 godzin
dla rynku szwajcarskiego:
min. 300 godzin
Przewidywana ilość kontaktów:
•
•
•
min. 720 kontaktów (120/etap)
min. 360 kontaktów (60/etap)
min. 360 kontaktów (60/etap)
Dla rynku francuskiego:
Dla rynku belgijskiego:
Dla rynku szwajcarskiego:
Oczekiwany termin wykonania prac:
Prace będą podzielone na 6 etapów. W każdym etapie będzie wykonane wyszukiwanie i
dobór partnerów dla 120 kontaktów dla rynku francuskiego i po 60 kontaktów dla rynku
belgijskiego
i
szwajcarskiego.
Po
każdym
etapie
będzie
sporządzony
raport
podsumowujący realizację usługi, odrębnie dla każdego rynku. Planowane terminy
realizacji:
Etap I – 21.07-16.08.2014 r.
Etap II – 18.08-13.09.2014 r.
Etap III – 15.09-11.10.2014 r.
Etap IV – 13.10-08.11.2014 r.
Etap V – 10.11-29.11.2014 r.
Etap VI – 01.12-20.12.2014 r.
Łączna ilość raportów do przygotowania: 18
PLAN NA ROK 2015
Szacunkowa liczba godzin doradczych:
dla rynku francuskiego:
min. 600 godzin
dla rynku belgijskiego:
min. 300 godzin
dla rynku szwajcarskiego:
min. 300 godzin
Przewidywana ilość kontaktów:
•
•
•
min. 720 kontaktów (120/etap)
min. 360 kontaktów (60/etap)
min. 360 kontaktów (60/etap)
Dla rynku francuskiego:
Dla rynku belgijskiego:
Dla rynku szwajcarskiego:
Oczekiwany termin wykonania prac:
Prace będą podzielone na 6 etapów. W każdym etapie będzie wykonane wyszukiwanie i
dobór partnerów dla 120 kontaktów dla rynku francuskiego i po 60 kontaktów dla rynku
belgijskiego
i
szwajcarskiego.
Po
każdym
etapie
będzie
sporządzony
raport
podsumowujący realizację usługi, odrębnie dla każdego rynku. Planowane terminy
realizacji:
Etap I – 02.01-21.02.2015 r.
Etap II – 23.02-25.04.2015 r.
Etap III – 27.04-20.06.2015 r.
Etap IV – 22.06-22.08.2015 r.
Etap V – 24.08-17.10.2015 r.
Etap VI – 19.10-12.12.2015 r.
Łączna ilość raportów do przygotowania: 18
2 ORGANIZACJA SPOTKAŃ Z W YSELEKCJONOWANYMI
POTENCJALNYMI PARTNERAMI HANDLOW YM NA RYNKU
FRANCUSKIM
Wykonanie usług doradczych w zakresie organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi
potencjalnymi partnerami handlowym na rynku francuskim.
Działania do wykonania:
- wybór potencjalnych klientów spośród firm zainteresowanych usługami (podczas
weryfikacji potencjału klienta);
- umówienie spotkań;
- przygotowanie agendy spotkań;
- przekazanie firmie PROMEXPO agendy w celu zweryfikowania zainteresowania u firm
umówionych na spotkania
- przygotowanie informacji o kliencie (profil i zakres działalności);
- określenie obszaru zainteresowań potencjalnych partnerów handlowych.
Oczekiwany termin wykonania prac:
Prace będą podzielone na 8 wyjazdów. Podczas każdego z wyjazdów powinno się odbyć
min. 10 spotkań z wyselekcjonowanymi partnerami handlowymi. Wyjazdy odbędą się w
okresie wrzesień 2014 r. – grudzień 2015 r. Spotkania z potencjalnymi francuskimi
partnerami powinny być czasowo zsynchronizowane z wyjazdami na misje na rynek
francuski. Po każdym wyjeździe będzie sporządzony raport podsumowujący realizację
usługi.
Łączna ilość raportów do przygotowania: 8
3 ORGANIZACJA MISJI
Wykonanie kompleksowej usługi polegającej na zorganizowaniu ośmiu misji na rynek
francuski, dwóch misji na rynek szwajcarski i dwóch misji na rynek belgijski. Podczas
misji planuje się odwiedzenie targów. W misji będzie brało udział 2 pracowników firmy
PROMEXPO.
Szacuje się, że podróż do Francji będzie trwała 5 dni, a podróż do Szwajcarii/Belgii 4
dni.
W wycenie należy ująć wszelkie koszty wykonawcy usługi tj.
•
•
koszt pracy konsultantów, telefonów, tłumaczeń i innych materiałów,
przygotowanie planu misji,
•
•
organizacja i zapewnienie/opłacenie transportu uczestników misji,
zaplanowanie i zapewnienie/opłacenie zakwaterowania uczestników misji,
•
zapewnienie biletów wstępu na targi,
•
umówienie spotkań z wyselekcjowanymi potencjalnymi partnerami handlowymi
•
•
przygotowanie harmonogramu umówionych spotkań
przekazanie firmie PROMEXPO harmonogramu w celu weryfikacji
zainteresowania spotkaniem i ofertą firmy PROMEXPO
• nadzorowanie przebiegu misji.
Podczas każdego z wyjazdów powinno się odbyć min. 10 spotkań z
wyselekcjonowanymi partnerami handlowymi na wybranych targach (spotkania muszą
zostać wcześniej umówione). Wyjazdy odbędą się w okresie wrzesień 2014 r. – grudzień
2015 r. Po każdym wyjeździe będzie sporządzony raport podsumowujący realizację
usługi, odrębnie dla każdego rynku.
Daty wyjazdów oraz konkretne targi będą ustalane na podstawie analizy zainteresowania
ofertą
firmy
PROMEXPO
oraz
szczegółowymi
danymi
umieszczanymi
przez
organizatorów targów.
W roku 2014 wybrano następujące targi:
1.
Equipmag- wrzesień Francja, Paryż
2.
Home - październik, Francja, Lyon
3.
Cocoon- listopad, Belgia, Bruksela
4.
Agrama- listopad, Szwajcaria, Berno
Rozliczanie prac:
Zamawiający przewiduje następujący sposób rozliczania prac:
1. Dla zadania: „Wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych” – po
wykonaniu każdego etapu prac.
2. Dla zadania: „Organizacja spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami
handlowym na rynku francuskim” – po odbyciu się spotkań z danego wyjazdu i
opracowaniu raportu.
3. Dla zadania: Organizacja misji – po zakończeniu danej misji.