METODOLOGIA PIGUŁEK WIEDZY

Projekt został zrealizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej w ramach programu „Uczenie się przez
całe życie”. Niniejszy materiał odzwierciedla jedynie stanowisko autora i Komisja Europejska ani Narodowa Agencja nie ponoszą odpowiedzialności za umieszczoną na niej zawartość merytoryczną oraz za sposób wykorzystania
zawartych w niej informacji.
METODOLOGIA
PIGUŁEK WIEDZY
DLA MAŁYCH I ŚREDNICH
PRZEDSIĘBIORSTW
KONSORCJUM PROJEKTU:
WWW.EDUPILLS.EU
Dokument Metodologia Pigułek Wiedzy opracowany został przez
Konsorcjum Projektu:
Fundacja Obserwatorium Zarządzania
Prestin – Preparação de Estudos e Investimentos, Lda.
ZEUS Consulting S.A.
Instituto Tecnológico de Aragón
Nowoczesna Firma S.A.
Pod kierownictwem:
Filipe Carrera, PRESTIN
kwiecień 2011
Metodologia Pigułek Wiedzy
2
WWW.EDUPILLS.EU
SPIS TREŚCI
STRESZCZENIE ................................................................................................................. 4
Projekt Metodologia Pigułek Wiedzy (MPW) ................................................................. 4
PODSTAWY ....................................................................................................................... 7
Wyzwania .......................................................................................................................... 7
Możliwości....................................................................................................................... 12
Społeczne uczenie się .................................................................................................... 14
PIGUŁKI WIEDZY - PW ................................................................................................... 16
Szkolenie formalne i nieformalne ................................................................................. 16
Formaty Pigułek Wiedzy ................................................................................................ 20
Formy dystrybucji .......................................................................................................... 23
Uczący się........................................................................................................................ 25
PRAKTYCZNE ZASTOSOWANIA PIGUŁEK WIEDZY ..................................................... 27
Zastosowania Wewnętrzne .......................................................................................... 27
Zastosowania Zewnętrzne ........................................................................................... 28
MEDIATORZY WIEDZY - MW ......................................................................................... 29
Ramy ............................................................................................................................... 29
Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy................................................................................... 30
Zewnętrzni Mediatorzy Wiedzy .................................................................................... 33
METODOLOGIA PIGUŁEK WIEDZY - MPW ................................................................... 35
Mikroumiejętności.......................................................................................................... 35
Etapy metody ................................................................................................................. 37
Korzyści i wyzwania ....................................................................................................... 40
STUDIUM UDANYCH PRZYPADKÓW ............................................................................ 43
Ramy ............................................................................................................................... 43
Problemy ze współpracą ............................................................................................... 44
Współpraca z najlepszymi ............................................................................................. 46
Nowe podejście w administracji publicznej ................................................................. 49
Uniwersytecki kanał TV.................................................................................................. 51
INDEKS ............................................................................................................................ 53
3
WWW.EDUPILLS.EU
STRESZCZENIE
Projekt Metodologia Pigułek Wiedzy (MPW)
O projekcie Głównym celem projektu jest transfer Metodologii Pigułek Wiedzy (MPW),
który pozwoli wykorzystać ją przez moderatorów wiedzy w małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP) w Polsce, Hiszpanii i Grecji. Dzięki zastosowaniu tej metody kształcenie pracowników wewnątrz firm stanie się
bardziej efektywne.
Kolejnym celem jest przeprowadzenie etapu pilotażowego z zastosowania MPW w polskich i hiszpańskich firmach oraz zebranie opinii od moderatorów wiedzy i uczestniczących MŚP.
Projekt przyczyni się do poznania innowacyjnych procesów uczenia się,
a także wprowadzi mechanizmy wymiany wiedzy pomiędzy partnerami
projektu, beneficjentami i instytucjami szkoleniowymi.
Metodologia Pigułek Wiedzy zostanie też omówiona z organizacjami odpowiedzialnymi za dziedzinę kształcenia dorosłych w krajach uczestniczących i w MŚP.
Ostatnim celem projektu jest upowszechnienie jego rezultatów wśród
MŚP, instytucji szkoleniowych, instytucji edukacyjnych oraz wszystkich
organizacji i instytucji wspierających rozwój małych i średnich przedsiębiorstw, co pozwoli wykorzystać metodologię do efektywnego rozwoju
małych i średnich przedsiębiorstw i ich pracowników.
W efekcie udziału w projekcie, MŚP zmienią swój sposób nauczania na
uczenie just-in-time, które dostosowane jest do szybkich zmian zachodzących obecnie w gospodarce.Cele projektu MPW realizują priorytetowe
założenie rozwoju umiejętności i kompetencji nauczycieli, szkoleniowców
i opiekunów w zakresie kształcenia i szkolenia zawodowego (LEO-TraInno-3) poprzez:
• przeszkolenie 14 moderatorów wiedzy potrafiących zastosować MPW,
• przygotowanie i promocję MPW, podręcznika i zestawu materiałów tematycznych,
• udział w projekcie zainteresowanych stron (szkoleniowcy, nauczyciele,
organy edukacyjne, MŚP…),
• wdrażanie MPW po zakończeniu finansowania z programu LdV.
Projekt jest finansowany przy wsparciu Komisji Europejskiej w ramach
programu „Uczenie się przez całe życie” (Lifelong Learning).
4
WWW.EDUPILLS.EU
Projekt Metodologia Pigułek Wiedzy (MPW), ciąg dalszy
Grupy docelowe Głównymi grupami docelowymi projektu są:
• małe i średnie przedsiębiorstwa,
• trenerzy,
• konsultanci.
Choć metodologia ta sprawdza się w każdej organizacji, jako podstawowa
grupa docelowa dla tego projektu wybrane zostały MŚP.
Partnerstwo Partnerstwo utworzone w celu wdrożenia projektu MPW składa się z pięciu
podmiotów, które współpracowały już przy międzynarodowych projektach
edukacyjnych.
Partnerzy zamierzają wykorzystać swoje doświadczenie w zarządzaniu
projektami, szczególnie w kontekście międzynarodowym, zaś planowana
różnorodność stanowić będzie istotną wartość projektu.
W tabeli poniżej wymieniono partnerów, ich kraj pochodzenia i adres
internetowy:
PARTNER
KRAJ
STRONA INTERNETOWA
Fundacja Obserwatorium
Zarządzania
Polska
www.obserwatorium.pl/en
Prestin – Preparação de
Estudos e Investimentos,
Lda.
Portugalia
www.prestin.com
Instituto Tecnológico de
Aragón
Hiszpania
www.ita.es
ZEUS Consulting S.A.
Grecja
www.zeusnet.gr
Nowoczesna Firma S.A.
Polska
www.nf.pl
5
WWW.EDUPILLS.EU
Projekt Metodologia Pigułek Wiedzy (MPW), ciąg dalszy
Metodologia Metodologia Pigułek Wiedzy to nowa metoda kształcenia, która wzmacnia
Pigułek Wiedzy kompetencje zawodowe poprzez zastosowanie krótkich wskazówek multimedialnych (pigułek wiedzy). Głównym narzędziem MPW jest krótki film
instruktażowy, przedstawiający, jak przeprowadzać określone czynności
na stanowisku pracy poprzez odwzorowanie codziennych zadań w atrakcyjnym formacie.
Metodologia Pigułek Wiedzy (MPW) stanowi ramy wydajnego kształcenia
i dzielenia się wiedzą w firmie. Wykorzystuje zestaw narzędzi zaprojektowanych w celu łatwego i wydajnego dzielenia się wiedzą i umiejętnościami
przez pracowników. MPW składa się z krótkich wskazówek w formie filmowej, szablonów, wytycznych...
Czynności zapisane jako Pigułka Wiedzy są łatwe do zrozumienia
i naśladowania przez pracowników, niezależnie od ich poziomu kwalifikacji. Format elektroniczny umożliwia łatwą dystrybucję. W razie potrzeby można udostępnić materiały on-line dla osób niepełnosprawnych jako
część skutecznego nauczania na odległość.
Innowacje Metodologia Pigułek Wiedzy to nowe podejście do szkoleń, bazujące na
MPW następujących założeniach:
• metodologia jest zgodna z teorią społecznego uczenia się, według której
ludzie mogą uczyć się ze sobą, i wykorzystuje dostępne narzędzia
społecznościowe;
• zapewnia szkolenie techniką „just-in-time”odpowiadającą określonym
potrzebom danej osoby i firmy;
• zachęca do bycia szkoleniowcem i trenerem w każdej chwili;
• wykorzystuje multimedia jako sposób na tworzenie Pigułek Wiedzy;
• prowadzi do powstania organizacji uczących się poprzez dzielenie się
posiadaną wiedzą i jej wykorzystanie przez pracowników.
Niniejszy Celem niniejszego dokumentu jest objaśnienie Metodologii Pigułek
dokument Wiedzy na podstawie doświadczenia zgromadzonego w trakcie siedmiu lat wdrażania jej w różnego rodzaju organizacjach jako sposobu na
stworzenie platformy dzielenia się wiedzą ukrytą w ramach organizacji
i poza nimi.
6
WWW.EDUPILLS.EU
PODSTAWY
Wyzwania
Potrzeby Każda organizacja musi prowadzić szkolenia pracowników, aby realizować
swoje cele organizacyjne. Żyjemy jednak w czasach ciągłych zmian,
w których szkolenia techniczne są aktualne przez krótki okres czasu ze
względu na zmiany zachodzące w produktach i usługach.
Co więcej w wyniku międzynarodowego kryzysu finansowego zasoby
dostępne na działania szkoleniowe w wielu przypadkach zostały ograniczone, jednocześnie wzrosła potrzeba zagwarantowania zwrotu z inwestycji w działania szkoleniowe.
Stajemy w obliczu paradoksu. Szkolenie pracowników stało się bardziej
konieczne niż wcześniej, a zarazem dostępne na ten cel zasoby finansowe
zostały znacząco ograniczone.
Paradoks ten stworzył okazję do ponownego przemyślenia rozwiązań szkoleniowych, a nawet postawienia pytania, czy możliwe jest nadal stosowanie tradycyjnych rozwiązań szkoleniowych.
Rozwiązania W tradycyjnym podejściu, rozwiązaniem pojawiających się problemów
tradycyjne związanych z brakiem wiedzy bądź odpowiednich kompetencji, było skierowanie pracownika na szkolenie.
Jeżeli cele szkolenia mieszczą się na poziomie „know-how”, przyjęty scenariusz szkolenia wygląda następująco:
• sala szkoleniowa,
• szkoleniowiec,
• grupa uczestników - często dobrana pod kątem logistyki, a nie poziomu
wiedzy, co powoduje powstawanie bardzo asymetrycznych grup,
• wyposażenie - szeroko akceptowane są nowe technologie, więc
przywykliśmy do sal szkoleniowych wyposażonych w:
projektor video,
komputery dla uczestników,
tablice interaktywne.
Widać wyraźnie, że dokonano znaczących postępów w poprawie warunków
szkoleniowych, ale czy ludzie naprawdę w większym stopniu korzystają ze
szkoleń?
7
WWW.EDUPILLS.EU
Wyzwania, ciąg dalszy
Ograniczenia Tradycyjne rozwiązania szkoleniowe na poziomie umiejętności mają różne
tradycyjnych ograniczenia, które należy przeanalizować:
rozwiązań
szkoleniowych • Fakt, że uczestnicy przystępujący do szkolenia nie mają tego samego
poziomu wiedzy, oznacza, że trener jest zmuszony stosować powtórzenia jako metodę wzmacniania kształcenia uczestników o niższym poziomie wiedzy, tym samym ryzykując utratę uczestników o wyższym
poziomie wiedzy początkowej.
• Wszelkie szkolenia techniczne obejmują szereg kroków i procedur,
których nie sposób zapamiętać w krótkim czasie, więc stosowane są dodatkowe materiały dydaktyczne, z których uczestnicy mogą korzystać
później w swojej pracy.
• Typowa metoda szkolnych ławek i bezkrytycznego notowania wszystkiego, co profesor mówi w klasie, nadaje się do systemu, w którym cenione jest zapamiętywanie lub gdy uczestnik ma wrażenie, że w chwili
robienia notatek ma ostatnią szansę na zrozumienie wszystkich kroków
procedury. Jednak w szkoleniu technicznym próba zebrania wszystkich
kroków i procedur w tej formie może spowodować, że gromadzenie informacji stanie się celem samym w sobie i utracony zostanie ich istotny
przekaz.
• Tradycyjne działania szkoleniowe nie są oparte na podejściu „justi-intime”. Oznacza to, że do działań szkoleniowych dobiera się treści, które
mają spełniać obecne i przyszłe potrzeby, w nadziei, że pracownicy
zachowają przekazaną wiedzę do chwili, gdy będą potrzebować jej przy
wykonywaniu swoich obowiązków.
• Wykorzystanie komputerów przez uczestników w celu odwzorowania
procedur poza miejscem pracy stwarza różne problemy:
- Uczestnicy starają się śledzić, co robi trener, co oznacza, że głównym
celem uczestnika jest nie zostać z tyłu, nawet jeśli oznacza to brak
zastanowienia nad powodem przeprowadzania danej procedury.
W rezultacie szkolenie staje się procesem mechanicznym, podczas gdy
powinno być oparte na refleksji.
- Komputery mogą odwracać uwagę uczestników, jeżeli dostępne są
inne aplikacje.
- Komputer stacjonarny lub laptop przed każdym z uczestników automatycznie tworzy barierę psychologiczną dla kontaktu i wymiany
wrażeń, które powinny mieć miejsce w sali szkoleniowej.
8
WWW.EDUPILLS.EU
Wyzwania, ciąg dalszy
Ograniczenia Materiały dydaktyczne, szczególnie podręczniki przygotowywane w tradytradycyjnych cyjnych rozwiązaniach szkoleniowych, mają bardzo wyraźne ograniczenia:
materiałów
dydaktycznych • Materiały przygotowywane są w celu wypełnienia luk wykrytych w tradycyjnych działaniach, ponieważ wszyscy zaangażowani w działania szkoleniowe o charakterze technicznym są świadomi, że nie jest możliwe,
aby uczestnicy przyswoili wszystkie omawiane kroki i procedury, więc
podręcznik stanowi podstawowy element odniesienia na później.
• Zasadniczo podręczniki pisane są przez ludzi, którzy nie lubią pisać, i dla
ludzi, którzy nie lubią czytać, co powoduje, że tego typu materiał może
nigdy nie zostać przeczytany. Można się o tym przekonać, jeśli zapytamy grupę osób, ile z nich przeczytało instrukcję obsługi swojego telefonu komórkowego, nim zaczęli go używać.
• Wiedza w podręczniku nie jest zgodna z poziomem wiedzy czytelnika, to
znaczy twórca treści zwykle nie opuszcza tego, co jest oczywiste dla niego,
ale może nie być takie oczywiste dla innych. Powoduje to niezgłębioną
przepaść, jaką widać w wielu opisach procedur, co powoduje blokadę.
• Tworzenie dobrych podręczników technicznych wymaga czasu i zasobów, które nie przekładają się na uwagę czytelników, ponieważ treści
te bywają rozwlekłe i nużące.
• Ten rodzaj treści nie uwzględnia poziomu wiedzy i znajomości tematu
przez osoby, dla których są przeznaczone. Jest to poważny problem,
ponieważ pomimo faktu, że poziom analfabetyzmu na całym świecie nieco
spada, analfabetyzm wtórny, oznaczający nieumiejętność prawidłowego
zrozumienia tekstu, nadal jest bardzo częsty, więc w miejscu pracy jest
wiele osób, które potrafią czytać, ale mają wielkie trudności w rozumieniu tekstów.
9
WWW.EDUPILLS.EU
Wyzwania, ciąg dalszy
Nowości w Można powiedzieć, że szkolenie to jedno z najstarszych działań ludzkości.
szkoleniach Jeszcze nim powstał język, nasi przodkowie pokazywali sobie nawzajem,
jak zrobić dzidę lub jak polować.
Później, gdy zaczęły powstawać rękopisy i po wynalezieniu druku
przez Gutenberga, szkolenie i kształcenie osiągnęły nowy poziom
rozpowszechnienia.
W ubiegłych stuleciach model przekazywania wiedzy został udoskonalony.
W ciągu ostatnich 20 lat nastąpiły jednak wyjątkowe zmiany:
• Cykl życia produktu uległ dramatycznemu skróceniu, co prowadzi do
sytuacji, w których szkolenie pracowników kończy się wtedy, gdy produkt
staje się zbędny.
• Długoterminowe planowanie działań szkoleniowych stało się
niemożliwe.
• Poziom wiedzy, który każdy pracownik musi opanować na co dzień
gwałtownie wzrósł.
• Zapamiętywanie wszystkich informacji koniecznych do wykonywania
czynności zawodowych stało się niewykonalne.
• Organizacje w coraz większym stopniu polegają na wiedzy jako przewadze
konkurencyjnej.
• W organizacjach powstają nowe obowiązki, co powoduje nowe potrzeby
szkoleniowe.
• W ramach zatrudnienia pracownicy zmieniają obowiązki częściej niż
w przeszłości.
• Zwiększyła się rotacja pracowników, zatem szkolenia stały się ciągłym,
a często powtarzanym procesem.
• Czas dostępny na działania szkoleniowe średnio- i długookresowe stale
spada.
• W czasach kryzysu zasoby finansowe przeznaczone na działania
szkoleniowe są zawsze ograniczone, a szkolenia muszą wykazywać
zwrot z dokonanych inwestycji.
• Niezależnie od rodzaju sali, w której odbywa się szkolenie czas
koncentracji uczestników spada, podobnie jak dostępność biernego
nabywania wiedzy.
• W społeczeństwie coraz bardziej nastawionym na multimedia tradycyjne
szkolenia przestają być atrakcyjne.
10
WWW.EDUPILLS.EU
Wyzwania, ciąg dalszy
Szczególne Proces szkoleniowy realizowany w MŚP nie różni się znacząco od procesu
cechy MŚP szkoleniowego realizowanego w dużych firmach. Zauważyć można jednak,
że w przypadku MŚP:
• Pracownik opuszczający MŚP może zabrać ze sobą znaczący procent
wiedzy organizacyjnej (10, 20, a nawet 50%).
• Przez większość czasu jest bardzo trudno zorganizować grupy
uczestników zainteresowanych danym tematem szkolenia, które są na
tyle duże, by usprawiedliwiać inwestycję.
• Koszt nieobecności pracownika uczestniczącego w działaniach
szkoleniowych jest wyższy i może nawet uniemożliwić ich realizację,
ponieważ w pewnych okolicznościach oznaczać może zamknięcie całej
firmy lub jej części na czas realizacji szkolenia.
• MŚP z definicji są organizacjami bardziej elastycznymi, a elastyczność
ta stanowi ich przewagę konkurencyjną, jednak musi być połączona
z dawkami szkoleniowymi typu „just-in-time”.
• Budżet na szkolenia jest bardzo ograniczony.
• Szkolenie postrzegane jest jako ciekawe działanie z punktu widzenia
socjalizacji pracowników, ale o niewielkim wpływie na wyniki firmy.
• Menadżerowie MŚP nie uczestniczą w działaniach szkoleniowych pod
pretekstem braku czasu.
• Pomimo niewielkich rozmiarów transfer wiedzy między pracownikami
odbywa się na co dzień w sposób chaotyczny i nieusystematyzowany.
11
WWW.EDUPILLS.EU
Możliwości
Nowe Wyzwania, z którymi zmierzyć muszą się wszystkie organizacje,
podejście do a szczególnie MŚP, wymagają przyjęcia innego podejścia, ponieważ nie
szkoleń można zwiększać inwestycji w rozwiązania nieprzystające do nowej
rzeczywistości.
Nowe podejście musi uwzględniać:
• potrzebę szybkiego i skutecznego reagowania,
• fakt, że osoby tworzące organizacje są nośnikami wiedzy, którą należy
się dzielić, a nie zachowywać dla siebie.
Wiedza Upraszczając, istnieją dwa główne rodzaje wiedzy:
uzewnętrzniona
i ukryta • Wiedza uzewnętrzniona - to wiedza w formie podręczników, dokumentów, procedur, filmów lub innych mediów.
• Wiedza ukryta - to cała wiedza, którą ludzie posiadają, ale która nie jest
utrwalona przy pomocy żadnych mediów; obecna jest tylko w naszych
umysłach.
Dzielenie się Według Shibaty i Takeuchiego istnieją dwa sposoby dzielenia się wiedzą
wiedzą ukrytą ukrytą:
FORMA
DZIELENIA SIĘ
WIEDZĄ
Socjalizacja
Eksternalizacja
PRZYKŁAD
WYZWANIA
Pracownik wyjaśnia procedurę
drugiemu pracownikowi podczas przerwy na kawę.
Choć jest to najbardziej popularna forma rozpowszechniania najlepszych praktyk,
takie dzielenie się wiedzą nie
jest kontrolowane i może
propagować niewłaściwe praktyki.
Posiadający wiedzę przygotowuje podręcznik do użycia
w organizacji.
Możliwość
zatwierdzonego rozpowszechniania dobrych praktyk, ale posiadacze
wiedzy nie postrzegają przygotowania podręczników jako
części swoich obowiązków,
zatem istnieją liczne przeszkody dla opracowania dobrych
podręczników.
12
WWW.EDUPILLS.EU
Możliwości, ciąg dalszy
Sprzężenie Ze względu na jej naturę wiedzą ukrytą należy się dzielić i odbywa się to
socjalizacji codziennie w każdej organizacji, na ogół poprzez socjalizację, co sprawia,
i eksternalizacji że wiedza organizacyjna jest ulotna i bardzo uzależniona od pozostawania
określonych osób w organizacji.
Ideałem byłoby sprzężenie socjalizacji i eksternalizacji w formie dzielenia
się wiedzą, która łączyłaby przyjemność płynącą z socjalizacji z zaletami
rejestrowania wiedzy pozyskiwanej poprzez eksternalizację.
Takie udane połączenie istnieje. Jest nazywane Szkoleniem Nieformalnym
i umożliwia ciągły transfer wiedzy w ramach organizacji.
Sieci społeczne Sieci społeczne istniały zawsze, jednak w ciągu ostatnich kilku lat nastąpiło
ich przeniesienie do środowiska online. Można powiedzieć, że nastąpiła
fuzja między sferą online i offline.
Nowe platformy, takie jak Facebook, Twitter, Linkedin i YouTube, umożliwiły
dzielenie się ideami, emocjami, informacjami i wiedzą.
Przykłady Choć wspomniane serwisy internetowe postrzegane są jako rekreacyjne
wykorzystania przedłużenie naszych osobowości, pojawia się coraz więcej przykładów
serwisów zmiany tej koncepcji:
społecznościowych
• codziennie na Facebooku tworzone są grupy poświęcone różnym tematom, których celem jest umocnienie wiedzy z każdego zagadnienia;
• Twitter to świetny sposób na informowanie o pojawieniu się nowych
treści w danym temacie;
• na Linkedin coraz więcej użytkowników zadaje pytania, na które
odpowiadają inni użytkownicy;
• na YouTube znaleźć można nieograniczone treści o charakterze
dydaktycznym.
Jednak założenie, że wpływ serwisów społecznościowych ogranicza się
tylko do tworzenia nowych platform dystrybucji treści, oznacza pominięcie
najważniejszej ze zmian.
Jeszcze nigdy w historii ludzkości sieci powiązań międzyludzkich nie były tak
gęste i jeszcze nigdy współtworzenie treści nie osiągnęło takich wymiarów;
codziennie tworzymy treści z naszymi znajomymi, współpracownikami,
a nawet z obcymi osobami.
Należy uwzględnić tę zmianę nastawienia jako punkt zwrotny i szansę,
którą koniecznie trzeba wykorzystać.
13
WWW.EDUPILLS.EU
Społeczne uczenie się
MPW Metodologia Pigułek Wiedzy opiera się na teorii społecznego uczenia się,
a społeczne należy zatem zrozumieć podstawy tej teorii.
uczenie się
Czym jest Społeczne uczenie się to, jak sama nazwa wskazuje, uczenie się z inspołeczne nymi i od innych ludzi. Taka forma nauki istnieje od dawna i oczywiście
uczenie się? występuje na konferencjach, w grupach i wśród znajomych w kawiarni,
tak samo jak podczas ćwiczeń w klasie lub wśród osób współpracujących
online, które mogły nigdy nie spotkać się osobiście.
Doświadczamy tej formy, gdy idziemy do pokoju obok, by o coś zapytać,
oraz gdy zamieszczamy to pytanie na Twitterze w oczekiwaniu, że ktoś na
nie odpowie.
Dlaczego Szkolenia często dają rozwiązania problemów, które zostały już wcześniej
społeczne rozwiązane. Współpraca dotyczy wyzwań, z którymi do tej pory nikt sobie
uczenie się? nie poradził.
Społeczne uczenie się umożliwia natychmiastową współpracę i łatwą
interakcję z tymi, z którymi dzielimy miejsce pracy, pasję, zainteresowania,
umiejętności lub potrzeby.
Podstawy „Teoria społecznego uczenia się” została przedstawiona w 1954 roku
teorii i bazowała na pracach Johna Deweya oraz rodzącej się socjologii, modyfikacji zachowania i psychologii w odniesieniu do zrozumienia i zmian
postępowania.
Koncepcje teorii społecznego uczenia się ukształtowały myślenie
późniejszych teoretyków uczenia się, w tym Alberta Bandury, który w 1977
roku napisał: „Uczenie się byłoby niezmiernie żmudne, jak również niebezpieczne, gdyby ludzie musieli polegać wyłącznie na rezultatach własnych
działań jako wyznacznikach tego, jak należy postępować”.
Na szczęście większości ludzkich zachowań uczymy się obserwacyjnie poprzez modelowanie.
14
WWW.EDUPILLS.EU
Społeczne uczenie się, ciąg dalszy
Konstruktywizm Konstruktywizm społeczny to teoria wiedzy, która wydaje się najlepiej
społeczny opisywać, jak ludzie uczą się razem, osobiście lub online.
Gdy angażujesz się w kontakty z ludźmi, tworzysz własny pogląd na omawiane
kwestie. Rozumienie innej osoby dopełnia twoje i razem zaczynacie dochodzić
do właściwej interpretacji.
Pierwsze
podejście do
konstruktywizmu
społecznego
Szwajcarski psycholog Jean Piaget stworzył podstawy tego podejścia poprzez
zakwestionowanie popularnej w latach pięćdziesiątych behawiorystycznej
koncepcji, że ludzie są biernymi odbiorcami zewnętrznych bodźców, które
kształtują ich zachowanie.
Piaget przeprowadził wiele eksperymentów, aby wykazać, że ludzie aktywnie
uczestniczą w procesie uczenia się. Interpretują to, co znajduje się wokół,
na podstawie unikalnego aktualnego rozumienia świata, a potem stale
modyfikują swoje rozumienie, gdy napotykają nowe informacje.
Odkrycia Piageta doprowadziły ostatecznie do opracowania i zastosowania
u dzieci metody uczenia się poprzez odkrywanie, a u dorosłych odgrywania ról
i symulacji. W obu przypadkach kluczowe jest aktywne uczestnictwo.
Obecne potrzeby W świecie gwałtownych zmian każdy z nas musi zdobyć jak najwięcej przydatnych informacji, posortować je w sposób odpowiadający naszej szczególnej sytuacji, połączyć je z tym, co już wiemy, i rozpowszechnić wśród osób,
które podzielają nasze cele.
Nowe społeczne uczenie się wykorzystuje społeczności internetowe,
współdzielenie mediów, współdzielenie w zamkniętej grupie (microsharing),
współtworzenie treści i środowiska sprzyjającego prezentowaniu wiedzy
w łatwy i szybki sposób, który odpowiadałby pracownikom i wpływał na interakcje w grupie.
Konstruktywizm społeczny staje się teraz ważny, ponieważ przez długi czas
praca koncentrowała się na tym, co jest wiadome. Dziś, aby odnieść sukces,
musimy rozumieć nowe informacje i złożone koncepcje - to, czego nie było
wiadomo wcześniej i co często jest zbyt złożone, by jedna osoba mogła odkryć
samodzielnie.
Umysł XXI wieku to zbiorowy umysł, w którym mamy dostęp do wiedzy
naszych znajomych i współpracowników. Razem możemy być mądrzejsi
i radzić sobie z coraz trudniejszymi problemami. To, co mamy w głowach,
może być mniej ważne od tego, co możemy zgromadzić w naszych sieciach
społecznych. Razem jesteśmy lepsi.
15
WWW.EDUPILLS.EU
PIGUŁKI WIEDZY - PW
Szkolenie formalne i nieformalne
Szkolenie Szkolenie formalne opiera się na wykorzystaniu tradycyjnych technik szformalne koleniowych, z naciskiem na proces, który odbywa się na sali szkoleniowej
i który wspomagany jest przez tworzenie różnych materiałów dydaktycznych (podręcznik, slajdy, modele, itd.).
Jak wykazaliśmy, szkolenie formalne ma obecnie szereg ograniczeń, które
stają się bardziej istotne, gdy jedyną stałą, jaką dysponujemy, jest zmiana.
Szkolenia w salach szkoleniowych na pewno nie znikną, ale należy
opracować je na nowo, szczególnie w trzech etapach:
• Szkolenie przed sesją szkoleniową – należy wyrównać poziom wiedzy
uczestników, nim wejdą do sali szkoleniowej.
• Szkolenie w trakcie sesji szkoleniowej – należy położyć nacisk na
stworzenie środowiska nastawionego na zmiany, ponieważ ostatecznym celem każdego działania szkoleniowego powinno być stworzenie
warunków dla pozytywnej zmiany.
• Szkolenie po sesji szkoleniowej – uczestnicy powinni wynieść motywację
do zmian i wsparcie w postaci materiałów dydaktycznych, które mogą
im pomóc w wydajny sposób.
Nie chodzi o wybór między szkoleniem formalnym a nieformalnym, lecz
o znalezienie równowagi między tymi dwoma rodzajami szkolenia, zgodnie z potrzebami szkoleniowymi, celami i profilem uczestników.
Szkolenie Szkolenie nieformalne to każda forma transferu wiedzy, która stanowi
nieformalne zwykłą część dnia pracy, nieusystematyzowana i bez określonych celów.
Przykład: Pracownik tłumaczy drugiemu pracownikowi, jak przeprowadzać
określoną procedurę wewnętrzną.
16
WWW.EDUPILLS.EU
Szkolenie formalne i nieformalne, ciąg dalszy
Waga szkolenia Biorąc pod uwagę definicję szkolenia nieformalnego, łatwo zrozumieć,
nieformalnego że szkolenie nieformalne przeważa w każdej organizacji i z tego punktu
widzenia wszyscy jesteśmy trenerami, szkoleniowcami i mentorami.
Autorzy publikacji, na przykład Marc Rosenberg, posuwają się nawet do
stwierdzenia, że udział szkolenia nieformalnego w łącznym szkoleniu
każdego pracownika przekracza 90%.
Ciekawa obserwacja w świetle zasady Pareto: około 100% budżetów
szkoleniowych jest przeznaczanych na formę szkoleń, która stanowi mniej
niż 10% szkolenia otrzymywanego przez jednego pracownika.
Można powiedzieć, że jeśli inwestujemy w stworzenie warunków dla
dobrego szkolenia nieformalnego, wpływamy na ponad 90% procesów
szkoleniowych naszych pracowników.
4 etapy W procesie szkolenia nieformalnego można wyróżnić 4 główne etapy:
szkolenia
nieformalnego 1. Potrzeba wiedzy – w trakcie wykonywania pracy docieramy do punktu,
gdy nie możemy kontynuować działań z powodu braku określonej
wiedzy.
2. Transfer wiedzy – istnieje pracownik lub znajomy, który ma tę wiedzę,
zdajemy się więc na jego pomoc, a on objaśnia nam, jak najlepiej
rozwiązać problem.
3. Zastosowanie nabytej wiedzy – ze względu na aktualną potrzebę
natychmiast stosujemy przekazaną nam wiedzę.
4. Utrwalenie wiedzy – po skończeniu pracy dzięki transferowi wiedzy
czujemy satysfakcję i tworzymy warunki dla utrwalenia wiedzy, którą
miała inna osoba, i połączenia jej z naszą wiedzą.
17
WWW.EDUPILLS.EU
Szkolenie formalne i nieformalne, ciąg dalszy
Ograniczenia Proces opisany powyżej wydaje się prosty, skuteczny i z pewnością wszyszkolenia scy profesjonaliści korzystają z niego od czasu do czasu, choć ma on pewne
nieformalnego ograniczenia:
• Jeżeli dzielenie się wiedzą jest zbyt dostępne po stronie tych, którzy
mają wiedzę, może to prowadzić do sytuacji zależności, w której osoby
nie mające wiedzy nie czują bodźców, by ją utrwalać.
• Jeżeli transfer wiedzy zawsze następuje poprzez socjalizację, to znaczy
bez tworzenia treści, które mogłyby być przydatne następnym razem
lub dla innych osób, ryzykujemy niepotrzebne powtarzanie procesu.
• Jeżeli osoby, które mają wiedzę, czują, że stanowią rodzaj „mózgu w nieustannym outsourcingu”, tracą motywację do dzielenia się wiedzą.
• Podobnie jak osoba, która nie ma wiedzy, utrwala nowe wiadomości
dzięki satysfakcji z udanego ukończenia zadania, osoba, która ma wiedzę,
również odczuwa satysfakcję, jeśli przyczynia się do pozytywnej zmiany
o znaczeniu dla całej organizacji, a nie tylko chwilowym znaczeniu dla
jednostki.
Pigułka Wiedzy Konieczne staje się stworzenie narzędzia, które umożliwia uchwycenie
wiedzy ukrytej w organizacji i oddanie jej do dyspozycji wszystkich pracowników.
Takim narzędziem jest Pigułka Wiedzy, mała jednostka wiedzy
uzewnętrznionej w formacie multimedialnym, którą można wykorzystać
z perspektywy szkolenia typu “just-in-time”.
Nazwa „Pigułka Wiedzy” bierze się z tego, że podobnie jak pigułki, które
łykamy dla natychmiastowej ulgi w przypadku dolegliwości, Pigułki Wiedzy
pozwalają użytkownikowi natychmiast poradzić sobie z sytuacją, w której
brakowało im potrzebnej bezzwłocznie wiedzy.
18
WWW.EDUPILLS.EU
Szkolenie formalne i nieformalne, ciąg dalszy
Kluczowe Jak już wspomniano, Pigułka Wiedzy to fragment wiedzy spakowany
elementy w formacie multimedialnym i udostępniony każdemu, komu jest potrzePigułek Wiedzy bny, przy zastosowaniu pewnych kluczowych zasad:
• wykorzystanie formatu multimedialnego;
• prostota, łatwość tworzenia i dystrybucji;
• długość, obejrzenie typowej Pigułki Wiedzy zajmuje nie dłużej niż 3 minuty;
• osoba, która ma wiedzę ukrytą, powinna być bezpośrednio
zaangażowana;
• powinno istnieć wsparcie kierownicze dla zastosowania tej metodologii,
więc zaangażowane powinny być osoby odpowiedzialne za zarządzanie
wiedzą, zasobami ludzkimi i szkoleniami.
Zalety Pigułek Główne zalety stosowania Pigułek Wiedzy w organizacjach to:
Wiedzy
• wspieranie know-how;
• każdy pracownik staje się przedstawicielem szkoleniowym w obrębie
organizacji, do której należy;
• możliwość opracowania szkolenia na miarę potrzeb danego stanowiska;
• utrwalenie wiedzy istniejącej w obrębie organizacji;
• unikanie stałego powtarzania procesów szkolenia nieformalnego;
• ograniczenie kosztów tradycyjnego szkolenia;
• ułatwienie szkolenia pracowników, klientów i partnerów;
• możliwość przeprowadzania szkoleń, gdy są potrzebne, i tak często, jak
są potrzebne;
• ludzie łatwiej uczą się przez obserwację niż czytając;
• wyjątkowa skuteczność w środowiskach, gdzie występuje rotacja pracowników;
• szkolenie z zakresu tej metody nie wymaga wcześniejszego przygotowania;
• najkrótszy czas tworzenia treści szkoleniowych.
19
WWW.EDUPILLS.EU
Formaty Pigułek Wiedzy
Możliwe Istnieją różne formaty Pigułek Wiedzy:
formaty
• audio,
• video,
• prezentacje multimedialne.
Wybór formatu Wybór formatu zawsze zależy od:
• celów nauki,
• profilu uczących się osób,
• czasu, gdy uczący się są najbardziej chętni do skorzystania z Pigułek
Wiedzy,
• wyposażenia dostępnego do zastosowania Pigułek Wiedzy.
Audio Pigułka Wiedzy może mieć postać pliku audio w formacie mp3 (lub innym),
co czyni ją bardziej przenośną, ponieważ można ją odtwarzać na małych odtwarzaczach mp3, radiach samochodowych i telefonach komórkowych.
Nadaje się do objaśnienia podłoża procedury, a nawet kroków procedury,
jeśli na przykład słuchacz ma wykonywać poszczególne kroki w ruchu.
Istotną rolę w tym formacie odgrywa jakość dźwięku i skryptu.
Audio: przykład Pracownik ma wykonać istotny i określony szereg kroków w procedurze
zastosowania bezpieczeństwa, która wymaga przejścia do różnych punktów w budynku.
Pracownik z odtwarzaczem mp3 może słuchać opisu każdego kroku
i wykonywać je w kolejności podanej w nagraniu. Nie występuje możliwość
błędnej interpretacji pisanego tekstu.
Video Pigułka Wiedzy może mieć postać pliku video (mp4, wmv, mpeg…).
Format ten jest przydatny w sytuacjach, gdy uczący się musi zobaczyć,
jak przeprowadzać określoną procedurę, która wymaga objaśnienia przy
każdym kroku.
20
WWW.EDUPILLS.EU
Formaty Pigułek Wiedzy, ciąg dalszy
Video: przykład Sposób wykorzystania maszyn i narzędzi na linii produkcyjnej jest trudny
zastosowania do objaśnienia w podręczniku, więc większość szkolenia odbywa się na
linii montażowej, gdzie doświadczeni pracownicy objaśniają procedury
mniej doświadczonym pracownikom.
Jeżeli objaśnienia zostaną nagrane kamerą video, powstaje materiał edukacyjny, który jest bardzo użyteczny i może służyć jako materiał do konsultacji lub nawet szkolenia nowych pracowników.
Prezentacje Prezentacja multimedialna może mieć różne formaty:
multimedialne
• Prezentacja slajdów w programie Powerpoint – może to być prezentacja z narracją, wraz z nagraniem przedstawiającym narratora lub bez
takiego nagrania.
• Zrzut ekranu – ta forma prezentacji umożliwia realizację szeregu kroków
przy użyciu aplikacji komputerowej i objaśnianie tych kroków w miarę ich
wykonywania.
Do tego rodzaju prezentacji multimedialnych można wykorzystać różne programy:
• Camtasia Studio (www.techsmith.com).
• Captivate (www.adobe.com).
• Camstudio (http://camstudio.org/).
• Wink (www.debugmode.com/wink/).
Tworzone pliki mogą być plikami video (mp4, wmv, mpeg…) lub flash, dzięki
czemu można łatwo opublikować je na stronach internetowych.
Przykład prezentacji slajdów Powerpoint przy użyciu Camtasia Studio
21
WWW.EDUPILLS.EU
Formaty Pigułek Wiedzy, ciąg dalszy
Prezentacje
multimedialne:
przykład
zastosowania
W biurze istnieją dziesiątki programów komputerowych, wykorzystywanych przez wszystkich lub część pracowników; poziom ich wykorzystania
nie jest jednorodny, więc niektóre osoby opanowują program, a inne są
opanowywane przez program.
Pracownicy, którzy najlepiej potrafią obsługiwać programy, tracą dużo
czasu na tłumaczenie innym jak przeprowadzać określone czynności,
a nawet muszą przeprowadzać je sami.
Dzielenie się przez nich wiedzą jest znacznie bardziej wydajne i trwałe,
jeśli w chwili, gdy się nią dzielą, ich kroki są rejestrowane, ponieważ zarejestrowany materiał może później posłużyć do konsultacji lub szkolenia
innych pracowników.
Przykład Pigułki Wiedzy przy wykorzystaniu zrzutu ekranu.
Dostępne na www.youtube.com/InformalTraining
22
WWW.EDUPILLS.EU
Formy dystrybucji
Otwarta lub W zależności od uczących się osób można wyróżnić dwie główne formy
zamknięta dystrybucji Pigułek Wiedzy:
• Dystrybucja zamknięta – stworzona treść jest dostępna jedynie dla pracowników organizacji.
• Dystrybucja otwarta – dostęp do stworzonej treści ma każda osoba
w obrębie organizacji lub poza nią.
Wybór formy dystrybucji Pigułek Wiedzy zależy od tego, czy chcemy, by
treść była udostępniona jedynie osobom w obrębie organizacji, lub czy
widzimy korzyść w możliwości dostępu do Pigułek Wiedzy dla osób spoza
organizacji.
Jedną z zalet udostępniania treści osobom spoza organizacji jest możliwość
rozpowszechnienia na rynku opinii, że organizacja zajmuje wiodącą pozycję
na danym polu.
Niezależnie od wybranej formy dystrybucji możemy wykorzystać różne
sposoby dystrybucji, opisane poniżej.
Intranet Intranet jako sieć dostępna tylko dla pracowników wewnętrznych jest optymalnym sposobem zamkniętej dystrybucji Pigułek Wiedzy.
Internet Internet można wykorzystywać do dystrybucji otwartej, ale także
zamkniętej, poprzez zastosowanie obszarów zastrzeżonych.
Extranet Extranet to z definicji prywatna sieć powiązanych komputerów, które
wykorzystują protokoły internetowe do dzielenia informacji między firmami. Niemal zawsze stanowi rozszerzenie Intranetu, co wymaga zastosowania haseł dostępu.
Extranet usprawnia relacje z partnerami organizacji i stanowi idealną
platformę do ich szkolenia.
23
WWW.EDUPILLS.EU
Formy dystrybucji, ciąg dalszy
Nośniki fizyczne Ze względu na ich uniwersalność Pigułki Widzy mogą być dystrybuowane
również na nośnikach fizycznych.
Nośniki fizyczne to:
• pen drive,
• CD-ROM,
• DVD,
• karta pamięci,
• twardy dysk.
Dzięki tego rodzaju nośnikom można wykorzystać inne niż komputer
urządzenia, takie jak:
• odtwarzacz DVD,
• telewizor,
• projektor video.
Urządzenia Pigułki Wiedzy można wykorzystywać przez urządzenia przenośne, takie
przenośne jak:
• iPod,
• iPhone,
• iPad,
• tablety,
• przenośne odtwarzacze DVD,
• smartphony.
Tego rodzaju urządzenia pozwalają na korzystanie z Pigułek Wiedzy
w sposób bardzo elastyczny i w każdym środowisku, bez potrzeby użycia
komputerów.
Społeczne Wobec powstania internetowych serwisów społecznościowych można
uczenie się stwierdzić, że doświadczamy nowej rzeczywistości, która umożliwia
tworzenie przestrzeni wspólnego tworzenia i uczenia się.
Platformy takie jak Facebook, Linkedin, Slideshare, YouTube i Twitter
ułatwiają dzielenie się treścią w zamkniętych lub otwartych grupach.
24
WWW.EDUPILLS.EU
Uczący się
Ramy Pigułki Wiedzy mają bardzo szerokie grono docelowych odbiorców, ponieważ
każdy pracownik każdej organizacji może skorzystać z tej metodologii.
Można również powiedzieć, że w zależności od pozycji danej osoby w organizacji wyróżnić można określone korzyści.
Pracownicy Pracownicy organizacji mogą być twórcami i odbiorcami Pigułek Wiedzy
tworząc w ten sposób prawdziwą organizację ukierunkowaną na uczenie
się.
Podwykonawcy Gdy zlecamy wykonanie zadania osobie lub firmie, zawsze istnieje ryzyko,
że podwykonawca nie zrozumie dokładnie stawianych mu wymagań,
ponieważ nie zna wizji i misji firmy.
Przykładowo, aby wyjaśnić firmie projektującej witryny internetowe jakie
zmiany należy wprowadzić na stronie organizacji, zwykle organizuje się
spotkanie, na którym sporządzane są notatki oraz wysyła się długi e-mail
w celu dokładnego opisania wszystkich modyfikacji.
Każdy, kto brał udział w podobnym procesie, wie bardzo dobrze, że możliwe
są tu duże nieporozumienia.
Pigułka Wiedzy w formie opatrzonego opisem widoku ekranu przesłana
podwykonawcy zapobiega nieporozumieniom, a dodatkowo można ją
znacznie szybciej opracować.
Klienci Jednym z najczęstszych problemów w relacjach z klientami lub potencjalnymi klientami jest zapewnienie, że dobrze rozumieją możliwości produktu i sposoby jego prawidłowego używania.
Zazwyczaj następuje próba przekazania informacji pisemnej
o jak największym stopniu szczegółowości, z kilkoma diagramami, które
ułatwiają zrozumienie. Jednak wszyscy jako konsumenci wiemy, że nie
jest to w pełni efektywne.
Organizacja, która przyjmie tę metodologię, z pewnością będzie stosować
Pigułki Wiedzy, aby nawiązywać relacje z klientami i zapewniać im świetną
obsługę przed- i posprzedażową.
25
WWW.EDUPILLS.EU
Uczący się, ciąg dalszy
Partnerzy Partnerzy to wszystkie strony związane z organizacją; mowa o:
• partnerach biznesowych,
• dostawcach,
• innych podmiotach, które są powiązane z organizacją.
Pigułki Wiedzy mogą mieć znaczący wkład na budowanie płynnych relacji
z ograniczeniem potencjalnych konfliktów.
Potencjalni Nawet potencjalni inwestorzy mogą być lepiej poinformowani dzięki
inwestorzy Pigułkom Wiedzy.
Inwestor nie analizuje jedynie biznesplanu firmy lub projektu, musi również
dobrze zrozumieć zastosowania produktu i usług firmy.
Problem polega na tym, że informacja przekazywana jest w formacie, który
zmusza inwestora do użycia wyobraźni, aby dojść do wniosków, a nie jest
możliwe kontrolowanie jego wyobraźni.
Pigułki Wiedzy umożliwiają lepsze dotarcie do inwestora poprzez
objaśnienia i demonstracje, dostępne 24 godziny na dobę i tyle razy, ile
potrzebne jest do pełnego zrozumienia.
26
WWW.EDUPILLS.EU
PRAKTYCZNE ZASTOSOWANIA
PIGUŁEK WIEDZY
Zastosowania Wewnętrzne
Przykłady Pigułki Wiedzy można wykorzystywać w bardzo różnych sytuacjach
zastosowań zachodzących w obrębie organizacji, na przykład:
wewnętrznych
• pracownik wracający ze szkolenia zewnętrznego,
• pracownik dla pracownika,
• przyjmowanie nowych pracowników,
• nowe procedury.
Pracownik
wracający
ze szkolenia
zewnętrznego
Pracownik odbył szkolenie zewnętrzne w zakresie obsługi programu
komputerowego. Nabyta wiedza jest przydatna dla zespołu, dlatego
opracowuje Pigułkę Wiedzy zawierającą kluczowe aspekty otrzymanego
szkolenia.
Pracownik dla Pracownik co trzy miesiące musi przeprowadzać procedurę, a nie opanował
pracownika jej dobrze i zawsze prosi o pomoc innego pracownika, który co trzy miesiące
traci czas.
Alternatywą jest opracowanie przez obeznanego z procedurą pracownika
Pigułki Wiedzy, którą każdy pracownik może przywołać zawsze w razie
potrzeby.
Przyjmowanie Gdy do firmy przychodzi nowy pracownik, zostaje zarzucony informacjami,
nowych których nie jest w stanie przyswoić.
pracowników
Dzięki Pigułkom Wiedzy nowy pracownik może odmierzać potrzebne dawki
otrzymywanych informacji, co zapewnia utrwalenie nabytej wiedzy.
Nowe procedury W organizacji określone są procedury bezpieczeństwa teleinformatycznego,
a rozsyłanie typowych okólników okazało się nieskuteczne, ponieważ
polecenia nie stanowią wygodnej symulacji nowych procedur.
Pigułka Wiedzy, która w pełni odzwierciedla procedurę w środowisku
użytkownika, zapobiegnie jej rozbieżnym interpretacjom.
27
WWW.EDUPILLS.EU
Zastosowania Zewnętrzne
Przykłady Pigułki Wiedzy mogą być stosowane w relacjach z osobami spoza organzastosowań izacji:
zewnętrznych
• obsługa przedsprzedażowa,
• obsługa posprzedażowa,
• dla partnerów.
Obsługa Potencjalny klient musi zrozumieć przydatność i funkcje produktu lub
przedsprzedażowa usługi w celu podjęcia decyzji o zakupie.
Pigułka Wiedzy może zostać opracowana zgodnie z określoną informacją
wymaganą przez potencjalnego klienta i może być stosowana przez innych potencjalnych klientów o zbliżonych potrzebach.
Obsługa Aby klienci byli zadowoleni z produktów i usług, muszą wiedzieć, jak naposprzedażowa jlepiej je stosować.
Pigułki Wiedzy mogą pomóc w tym klientom i stworzyć atrakcyjną,
skuteczną formę wsparcia, dostępną 24 godziny na dobę.
Dla partnerów Aby uniknąć błędów i niepotrzebnej straty czasu, partnerzy firmy muszą
znać procedury interakcji z firmą.
Pigułki Wiedzy mogą zapobiec wielokrotnym spotkaniom w celu powtórzenia wcześniej zdefiniowanych procedur.
28
WWW.EDUPILLS.EU
MEDIATORZY WIEDZY - MW
Ramy
Kim jest Mediator Wiedzy to osoba, która została przeszkolona w zakresie
Mediator Metodologii Pigułek Wiedzy. Jej zadaniem jest dzielenie się wiedzą
Wiedzy organizacyjną i ułatwienie dostępu do niej, niezależnie od tego czy sama
ją posiada, czy posiadają ją inne osoby w organizacji.
Rodzaje Biorąc pod uwagę podaną definicję, można wyróżnić dwa rodzaje
Mediatorów Mediatorów Wiedzy:
Wiedzy
• wewnętrznych,
• zewnętrznych.
Wewnętrzny Wewnętrzny Mediator Wiedzy to ktoś, kto potrafi uchwycić i utrwalić
Mediator własną wiedzę ukrytą lub odpowiednią wiedzę ukrytą innych pracowników
Wiedzy danej organizacji.
Zewnętrzny Zewnętrzny Mediator Wiedzy to konsultant, który wspiera organizację
Mediator w gromadzeniu wiedzy organizacyjnej dystrybuowanej wśród różnych
Wiedzy osób.
Zasadniczo Zewnętrzny Mediator Wiedzy nie jest specjalistą w danej
dziedzinie, więc istotne jest, by wyraźnie określił swoich rozmówców
w organizacji.
29
WWW.EDUPILLS.EU
Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy
Jak rozpoznać W każdej organizacji jest już swego rodzaju Wewnętrzny Mediator Wiedzy;
MW? wszyscy ich znamy, a może nawet sami jesteśmy Mediatorami Wiedzy.
Są to ludzie, którzy mają określoną wiedzę niezbędną dla ich działalności
lub działalności ludzi wokół nich.
Zazwyczaj chętnie dzielą się wiedzą ze współpracownikami, ale odczuwają
również pewną frustrację, gdy muszą tłumaczyć tę samą rzecz tym samym
osobom w różnym czasie lub różnym osobom ze względu na rotację personelu.
Powoduje to, że tracą dużo czasu na pomaganie innym, nie są odpowiednio doceniani, a często dzieje się to kosztem przydzielonych im zadań.
Niniejsza metodologia umożliwia ograniczenie lub wręcz eliminację
tego powodującego frustrację czynnika, co motywuje te osoby do
zostania Wewnętrznymi Mediatorami Wiedzy, a nawet do szkolenia
współpracowników.
Profil W poniższej tabeli wymieniono pożądane cechy Wewnętrznego Mediatora
Wiedzy, a także określono ich wagę dla realizacji zadań (w skali 1 do 5,
gdzie 5 oznacza bardzo ważne):
CECHY
WAGA
Otwartość na zmiany.
5
Poczucie satysfakcji z dzielenia się wiedzą.
5
Posiadanie wiedzy ukrytej, która jest ważna dla organizacji.
5
Cieszy się w obrębie organizacji opinią kogoś, kto ma potrzebną wiedzę,
dlatego inni pracownicy zwykle zwracają się do niego o pomoc.
5
Dobra dykcja, nie musi być profesjonalnym spikerem radiowym, ale na nagraniu jego głos musi być wyraźny i zrozumiały.
4
Zamiłowanie do fotografii i/lub filmowania.
3
Umiejętność poruszania się w Internecie.
3
Zdolności w zakresie wykorzystania intranetu, jeśli istnieje.
3
Doświadczenie w zamieszczaniu krótkich filmów w Internecie.
3
30
WWW.EDUPILLS.EU
Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy, ciąg dalszy
Szkolenie Wewnętrzny Mediator Wiedzy powinien przejść szkolenie, na którym
poruszane są następujące tematy:
• zastosowanie Metodologii Pigułek Wiedzy,
• technologie wykorzystywane w tworzeniu Pigułek Wiedzy,
• tworzenie Pigułek Wiedzy.
Zasadniczo szkolenie Wewnętrznego Mediatora Wiedzy przeprowadza Zewnętrzny Mediator Wiedzy, który zaczyna od ułatwienia zebrania
wiedzy ukrytej kandydata na Wewnętrznego Mediatora Wiedzy i w ten
sposób demonstruje zastosowanie i przydatność metodologii.
Motywowanie Z definicji Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy to ludzie mający ważną wiedzę,
wewnętrznych którą należy dzielić się w obrębie organizacji.
Mediatorów
Wiedzy Co ciekawe, robią to już z dużą częstotliwością i tracą motywację, ponieważ
muszą powtarzać to samo tym samym osobom lub różnym osobom
w określonych momentach.
Największą motywacją jest uświadomienie Wewnętrznym Mediatorom
Wiedzy, że istnieje alternatywny sposób postępowania i że przy użyciu
MPW będą mogli szybciej i skuteczniej wspierać innych.
Ponieważ stworzone treści będą dostępne dla innych osób w całej organizacji, warto jest również doceniać pracę Wewnętrznych Mediatorów
Wiedzy.
Uznanie to powinno wiązać się z procesem oceny zasobów ludzkich
i korzyści.
31
WWW.EDUPILLS.EU
Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy, ciąg dalszy
Motywowanie Aby zmotywować osobę odpowiedzialną za zarządzanie wiedzą
Menadżera organizacyjną dobrze jest zapewnić mu mocnego sojusznika.
Wiedzy
W MŚP osoba odpowiedzialna za zarządzanie wiedzą organizacyjną
nie nazywa się Menadżerem Wiedzy; często jest kierownikiem firmy,
założycielem lub inną osobą, która spełnia to zadanie w nieoficjalny
sposób.
Jego rola jest bardzo ważna w następujących obszarach:
• znajdowanie najlepszych Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy,
• zapewnianie zasobów w celu utworzenia Organizacyjnego Centrum
Wiedzy (OCW) ze wszystkimi opracowanymi Pigułkami Wiedzy,
• zatwierdzanie opracowanych Pigułek Wiedzy, co gwarantuje rozpowszechnianie wyłącznie najlepszych praktyk.
Aby motywować Menadżera Wiedzy, trzeba najpierw przeprowadzić
go przez proces, a nawet uczynić jednym z Wewnętrznych Mediatorów
Wiedzy, aby osobiście doświadczył zalet tej metodologii.
32
WWW.EDUPILLS.EU
Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy, ciąg dalszy
Profil W poniższej tabeli wymieniono pożądane cechy Zewnętrznego Mediatora
Wiedzy, a także określono ich wagę dla realizacji zadań (w skali 1 do 5,
gdzie 5 oznacza bardzo ważne):
CECHY
WAGA
Pedagogical training for trainers
5
Doświadczenie w szkoleniach
5
Otwartość na zmiany
5
Zdolność kreatywnego rozwiązywania problemów
5
Doświadczenie w konsultingu
4
Doświadczenie w wykorzystaniu technologii informacyjnych i komunikacyjnych w kontekście szkoleń
4
Dobra dykcja, nie musi być profesjonalnym spikerem radiowym, ale na nagraniu jego głos musi być wyraźny i zrozumiały.
4
Umiejętnosć poruszania się w Internecie.
4
Samodzielność
3
Doświadczenie w szkoleniach e-learningowych
3
Zamiłowanie do fotografii i/lub filmowania
3
Wiedza o edytowaniu zdjęć i/lub filmów
3
Doświadczenie w zamieszczaniu krótkich filmów w Internecie.
3
Wcześniejsze Zewnętrzny Mediator Wiedzy będzie lepiej reagować na różne wymagania,
doświadczenie jeśli:
• pracował w różnych firmach, w różnych sektorach działalności;
• ma doświadczenie doradcze nabyte w różnych organizacjach i sektorach
biznesu;
• w działaniach szkoleniowych wykorzystuje różnorodne technologie
informacyjne i komunikacyjne;
• wykorzystuje technologie służące współpracy w relacjach ze
współpracownikami, podwładnymi, klientami i/lub dostawcami.
33
WWW.EDUPILLS.EU
Wewnętrzni Mediatorzy Wiedzy, ciąg dalszy
Opanowanie Choć Metodologia Pigułek Wiedzy polega wyraźnie na opanowaniu
technologii określonej wiedzy dotyczącej oprogramowania i sprzętu komputerowego,
w rzeczywistości wiedza techniczna nie jest niezbędna dla potencjalnych
Zewnętrznych Mediatorów Wiedzy.
Bez wątpienia jeżeli dana osoba ma wiedzę z obszaru technologii
związanych z edytowaniem zdjęć i filmów, można przyspieszyć proces
szkoleniowy, ale nie jest to niezbędny punkt wyjścia.
Ze względu na innowacyjny charakter tej metodologii znacznie ważniejsze
jest, by potencjalny Mediator Wiedzy był innowacyjny w zakresie metodologii wykorzystywanych w szkoleniach, niż by był to ktoś, kto w pełni
opanował technologie informacyjne i komunikacyjne.
34
WWW.EDUPILLS.EU
METODOLOGIA PIGUŁEK WIEDZY
- MPW
Mikroumiejętności
Czym są Mikroumiejętności to wszystkie małe jednostki wiedzy potrzebne dla doMikroumiejętności? brego wykonywania zadania w ramach organizacji.
Owe mikroumiejętności mogą być przenoszone na innych pracowników
poprzez:
• eksternalizację – działania szkoleniowe i materiały dydaktyczne,
• socjalizację – pracownicy tłumaczą sobie nawzajem, jak przeprowadzać
pewne procedury.
Szkolenie W każdej organizacji szkolenia zasadniczo koncentrują się na tworzeniu
mikroumiejętności rozmaitych umiejętności.
Podczas szkoleń technicznych następuje próba zgrupowania zestawu
mikroumiejętności w działaniach szkoleniowych, które trwają co najmniej kilka godzin, wyłącznie ze względów logistycznych, ponieważ w ten
sposób łatwiej jest zebrać grupę w sali ze szkoleniowcem.
W Metodologii Pigułek Wiedzy twierdzimy, że każda osoba w swoim tempie przyswaja Pigułki Wiedzy, więc zebranie grupy i zasypanie jej informacjami wyłącznie ze względów logistycznych nie jest skuteczne.
Rodzaje Podejście w tej metodologii opiera się na wyróżnieniu w organizacjach
mikroumiejętności dwóch rodzajów mikroumiejętności:
• kluczowych,
• poprzecznych.
Mikroumiejętności Mikroumiejętności kluczowe to jednostki wiedzy o dużym znaczeniu dla
kluczowe dobrej realizacji określonego obowiązku.
Mikroumiejętności Mikroumiejętności poprzeczne to jednostki wiedzy wymagane popoprzeczne przecznie w organizacji, które są niezbędne dla dobrej realizacji różnych
obowiązków.
35
WWW.EDUPILLS.EU
Mikroumiejętności, ciąg dalszy
Kluczowe Najważniejsza różnica między mikroumiejętnościami kluczowymi a poa poprzeczne przecznymi wiąże się z tym, dla kogo ważna jest dana mikroumiejętność:
• jeżeli jest ważna jedynie dla pracy jednej osoby, mówimy
o mikroumiejętności kluczowej,
• jeżeli jest ważna dla pracy kilku osób w organizacji, które wykonują
podobną pracę, mówimy o mikroumiejętności poprzecznej.
Niezależnie od tego, czy chodzi o mikroumiejętność kluczową czy
poprzeczną, proces opracowania będzie taki sam, jedyna różnica polegać
może na sposobie dystrybucji opracowanych Pigułek Wiedzy:
• mikroumiejętność kluczowa – dystrybucja skierowana będzie do osób,
którym potrzebna jest dana umiejętność,
• mikroumiejętność poprzeczna – dystrybucja odbywać się będzie w całej
organizacji.
Przykłady Poniższa tabela przedstawia przykłady mikroumiejętności kluczowych
mikroumiejętności i poprzecznych:
MIKROUMIEJĘTNOŚĆ
RODZAJ
Przeprowadzanie mailingu przy użyciu Microsoft Word
kluczowa
Użycie programów współpracujących do planowania spotkań
poprzeczna
Poprawne użycie części na linii montażowej
kluczowa
Wprowadzenie zapisu dokumentów w programie administrującym przepływ
pracy
Użycie programu do zarządzania projektem
Komunikacja przy pomocy platformy sieciowej
Poprawne użycie terminalu płatniczego
36
poprzeczna
kluczowa
poprzeczna
kluczowa
WWW.EDUPILLS.EU
Etapy metody
Scenariusze Metodologia Pigułek Wiedzy będzie mieć określone etapy w zależności
szkoleniowe od tego, czy jest stosowana przez Wewnętrznych czy Zewnętrznych
Mediatorów Wiedzy, omówimy więc dokładnie każdy z nich.
Zewnętrzni Jeżeli metodologia stosowana jest przez Zewnętrznych Mediatorów
Mediatorzy Wiedzy, wyróżniamy następujące etapy:
Wiedzy
ETAP
DZIAŁANIE
Diagnoza:
1
• określenie tematów, które osoby powinny znać, ale nie znają,
• wybór wiedzy, która jest najbardziej istotna przy wykonywanych
obowiązkach,
• wybór pracowników mających wiedzę ukrytą, którą należy
rozpowszechnić.
Tworzenie treści:
2
• tworzenie treści multimedialnych,
• zatwierdzenie opracowanych treści.
Rozpowszechnienie:
3
• sesje szkoleniowe z wykorzystaniem Pigułek Wiedzy,
• zaprojektowanie i stworzenie Organizacyjnego Centrum Wiedzy (online
i offline).
Ocena:
4
• wyniki oceny,
• przygotowanie nowych istotnych treści,
• rozszerzenie zakresu projektu.
37
WWW.EDUPILLS.EU
Etapy metody, ciąg dalszy
Wewnętrzni Jeżeli metodologia stosowana jest przez Wewnętrznych Mediatorów
Mediatorzy Wiedzy, wyróżniamy następujące etapy:
Wiedzy
ETAP
DZIAŁANIE
Przygotowanie i diagnoza:
1
•
•
•
•
określenie potencjału Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy,
wybór Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy,
szkolenie Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy,
uświadomienie bezpośrednim przełożonym potrzeby zatwierdzenia
Pigułek Wiedzy opracowanych przez Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy.
Tworzenie treści:
2
• opracowanie Pigułek Wiedzy przez Wewnętrznych Mediatorów Wiedzy
w oparciu o własną wiedzę ukrytą,
• zatwierdzenie Pigułek Wiedzy przez innych pracowników organizacji o tej
samej wiedzy ukrytej lub umiejętności oceny, czy opracowane Pigułki
Wiedzy odpowiadają dobrym praktykom, które należy rozpowszechnić.
Rozpowszechnienie:
3
• wykorzystanie wsparcia technologicznego (Intranet, Internet, DVD, CD,
itd…), stworzenie Organizacyjnego Centrum Wiedzy (OCW),
• działania szkoleniowe i/lub uświadamiające w zakresie wykorzystania
Pigułek Wiedzy.
Ocena:
4
• ocena zastosowania metodologii, w której można, ale nie trzeba skorzystać
z pomocy zewnętrznych konsultantów,
• rozszerzenie metodologii na inne obszary organizacji, w celu przeszkolenia
innych Mediatorów Wiedzy i utworzenia jeszcze większej bazy.
Organizacyjne Niezależnie od tego, czy korzystamy z Wewnętrznych czy Zewnętrznych
Centrum Mediatorów Wiedzy, pod koniec procesu otrzymamy znaczną ilość Pigułek
Wiedzy (OCW) Wiedzy, która w zwykłych okolicznościach będzie rosnąć wykładniczo.
Dlatego ważne jest, by w zależności od używanego wsparcia określić
format, jaki przyjmie zbiór wiedzy organizacyjnej, który nazywamy
Organizacyjnym Centrum Wiedzy (OCW).
38
WWW.EDUPILLS.EU
Etapy metody, ciąg dalszy
Charakterystyka Niezależnie od wybranego wsparcia i technologii, aby Organizacyjne
Organizacyjnego Centrum Wiedzy spełniało swoją misję, musi mieć następujące cechy:
Centrum Wiedzy
(OCW) • być dostępne dla wszystkich, dla których jest przeznaczone;
• być dostępne w uzasadnionym czasie i miejscu; przykładowo na linii
montażowej lub na stanowisku pracy w biurze.
• Pigułki Wiedzy muszą być sklasyfikowane w taki sposób, by łatwo je było
wyszukiwać. To znaczy:
- cała opracowana treść musi mieć tagi, które ułatwiają wyszukiwanie
przez wewnętrzne i zewnętrzne wyszukiwarki;
- treść musi być pogrupowana w katalogi i podkatalogi, które ułatwiają
wyszukiwanie po temacie;
- forma klasyfikacji musi pozwalać na rozszerzenie o nieskończoną
liczbę Pigułek Wiedzy.
• W pewnych okolicznościach, szczególnie gdy chcemy podzielić się
wiedzą z osobami spoza organizacji (klientami, dostawcami, partnerami, itd.) Pigułki Wiedzy muszą ułatwiać dzielenie się nimi przy użyciu
e-maila, komunikatorów internetowych i serwisów społecznościowych
(Facebook, Twitter, Linkedin i innych) oraz mieć:
- określone przyciski do dzielenia się treścią przez różne serwisy
społecznościowe,
- bezpośredni link do e-maila i komunikatora internetowego,
- kod do zamieszczania na stronach internetowych.
39
WWW.EDUPILLS.EU
Korzyści i wyzwania
Technologie Podstawowym elementem tej metodologii jest jej prostota, więc należy
uwzględnić tę przesłankę przy wyborze technologii.
W opracowywaniu Pigułek Wiedzy można skorzystać z trzech głównych
rodzajów technologii.
RODZAJ
Video
WYPOSAŻENIE I PROGRAMY
•
•
•
•
•
•
•
-
kamera video
kamera internetowa
telefon komórkowy z funkcją nagrywania filmów
aparat fotograficzny z funkcją nagrywania filmów
w razie potrzeby mikrofon:
bezprzewodowy
przewodowy
komputer do edycji nagrań video
program do edycji nagrań video, na przykład:
Windows Live Movie Maker (www.microsoft.com),
inne programy dołączane do sprzętu do nagrań video.
Zrzut ekranu
• kamera internetowa
• mikrofon podłączony do komputera, z zewnętrzną kartą dźwiękową lub
bez, do opisu wykonywanych kroków
• komputer do uchwycenia obrazów
• program do edycji obrazów, na przykład:
- Camtasia Studio (www.techsmith.com).
- Captivate (www.adobe.com).
- Camstudio (http://camstudio.org/)
- Wink (www.debugmode.com/wink/).
Audio
• mikrofon podłączony do komputera, z zewnętrzną kartą dźwiękową lub
bez
• komputer do edycji nagrań audio
• program do edycji nagrań audio; niektóre z programów do zrzutów ekranu,
takie jak Camtasia Studio, można wykorzystać do edycji dźwięku.
• można również wykorzystać przenośną nagrywarkę mp3.
40
WWW.EDUPILLS.EU
Korzyści i wyzwania, ciąg dalszy
Zalety Główne zalety tej metodologii to:
• tworzy szybką i łatwo dostępną platformę do gromadzenia i redystrybucji wiedzy ukrytej pracowników w organizacji;
• zmienia podejście pracowników do dzielenia się wiedzą, ponieważ czyni
to zadanie szybkim i prostym;
• podnosi poziom umiejętności technologicznych pracowników poprzez
bardziej aktywne wykorzystanie technologii;
• ogranicza koszty w obszarze szkoleń, a jednocześnie podnosi
efektywność;
• tworzy Organizację Szkoleniową;
• ułatwia dialog ze wszystkimi zewnętrznymi stronami (klientami, dostawcami i partnerami), które są związane z organizacją;
• pomaga osobom o określonych trudnościach w nauce.
41
WWW.EDUPILLS.EU
Korzyści i wyzwania, ciąg dalszy
Bariery we Choć jest to metoda o sprawdzonej skuteczności i łatwo zrozumiała, istwdrażaniu nieje wiele barier w jej wdrażaniu, co wielokrotnie nie jest związane z samą
metodologią, ale z kwestią struktury organizacji i podejścia ludzi.
W poniższej tabeli przedstawiono widoczne i niewidoczne bariery napotykane przy wdrażaniu tej metodologii w różnych organizacjach oraz
możliwe rozwiązania.
BARIERA
MOŻLIWE ROZWIĄZANIE
Zasoby szkoleniowe mogą zostać ograniczone,
ponieważ metodologia ta wymaga mniejszych
zasobów. Ograniczona zostaje siła działu
szkoleń.
Uświadomić osobom odpowiedzialnym za
szkolenia, że siła działu szkoleń polega na
uzyskiwanych wynikach, a nie ilości zasobów
ludzkich i rzeczowych, którymi zarządza.
Metodologia jest zbyt innowacyjna, ponieważ
nie znamy żadnych organizacji, które by ją
stosowały.
Uświadomić osobom odpowiedzialnym za
szkolenia, że przyjęcie innowacyjnej metodologii dzielenia się wiedzą stanowi przewagę
konkurencyjną.
Metodologia ma wyraźne korzyści dla dużych
firm, ale jest zbyt złożona dla MŚP.
Przygotować pokaz dla kierownictwa firmy,
pokazujący tworzenie Pigułki Wiedzy.
Pracownikom, którzy mają odpowiednią
wiedzę ukrytą, brak kultury technologicznej.
Zaproponować wykorzystanie Zewnętrznych
Mediatorów Wiedzy.
Wiedza ukryta jest rozpowszechniana przez
wielu pracowników.
Zaproponować przeszkolenie Wewnętrznych
Mediatorów Wiedzy i początkowy nadzór
zewnętrznych konsultantów.
Istnieje dużo wiedzy, którą należy się dzielić, a
nie ma jasnej wizji, jak ta metodologia miałaby
w tym pomóc.
Zaproponować przeprowadzenie działań
pilotażowych, wybór określonego obszaru
organizacji, skorzystanie z Zewnętrznych
Mediatorów Wiedzy.
Wykorzystanie multimediów wymaga wielu
zasobów w zakresie siły roboczej, materiałów
i czasu.
Przygotować pokaz dla kierownictwa firmy,
pokazujący tworzenie Pigułki Wiedzy.
Osoby z wiedzą ukrytą mają trudności w
przedstawieniu tego, co wiedzą, przed kamerą
lub do mikrofonu.
Zaproponować skorzystanie z Zewnętrznych
Mediatorów
Wiedzy
dla
łatwiejszego
zapoczątkowania procesu, stworzenia atmosfery
nagrywanej rozmowy między osobami o ukrytej
wiedzy a Zewnętrznymi Mediatorami Wiedzy.
42
WWW.EDUPILLS.EU
STUDIUM UDANYCH
PRZYPADKÓW
Ramy
Rozważane W poniższych punktach prezentujemy różne udane przypadki zastosowprzypadki ania Metodologii Pigułek Wiedzy.
Wybrane przypadki dotyczą wdrożenia metodologii w różnego rodzaju organizacjach, takich jak:
• duża spółka portugalska,
• organizacja pozarządowa o zasięgu międzynarodowym,
• portugalska agencja rządowa,
• portugalski uniwersytet.
Kryteria doboru Przedstawione przypadki zostały wybrane z następujących powodów:
• są to organizacje o różnym zasięgu i kulturze,
• ich udziałowcy są bardzo zróżnicowani,
• potrzeby każdej z organizacji są zupełnie różne,
• obejmują aspekty komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,
• osoby, dla których są przeznaczone, są bardzo zróżnicowane.
Czas wdrożenia Wszystkie przedstawione przypadki rozpoczęły się i zakończyły w latach
2008-2011, ale ich rezultaty były widoczne w kolejnych latach.
43
WWW.EDUPILLS.EU
Problemy ze współpracą
Rodzaj Jest to jedna z największych firm portugalskich, z oddziałami w wielu kraorganizacji jach na całym świecie.
Firma zatrudnia tysiące pracowników w różnych jednostkach produkcyjnych.
Wyzwanie Firma dokonała dużych inwestycji w wyposażenie, oprogramowanie i szkolenie w celu stworzenia prawdziwej atmosfery współpracy między pracownikami, przy zastosowaniu narzędzi wspierających współpracę:
• zarządzanie projektem,
• przepływ pracy,
• zarządzanie kalendarzem i spotkaniami,
• specjalne biznesowe aplikacje wsparcia.
Pomimo rozmiarów inwestycji sytuacja nie uległa poprawie ze względu na
niestosowanie lub złe stosowanie narzędzi współpracy, z których część
została stworzona specjalnie dla tej firmy.
Co więcej, używane narzędzia współpracy zostały dostosowane do potrzeb
firmy, a nawet opracowane wewnętrznie, więc organizacja dodatkowych
tradycyjnych szkoleń stała się trudna, ponieważ wiedza o narzędziach
znajdowała się jedynie w organizacji.
44
WWW.EDUPILLS.EU
Problemy ze współpracą, ciąg dalszy
Przeprowadzone Poniższa tabela przedstawia podsumowanie przeprowadzonych działań:
działania
KROK
DZIAŁANIE
1
Spotkanie w celu podniesienia świadomości z kierownictwem działu zasobów
ludzkich i z wewnętrznym klientem oraz zademonstrowanie przydatności
Metodologii Pigułek Wiedzy na potrzeby firmy.
2
Określenie przez firmę około 30 procedur, które są kluczowe dla wykorzystania narzędzi współpracy, a które utrudniały ich właściwe użycie, co
powodowało brak produktywności.
3
Identyfikacja pracowników firmy, którzy mają wiedzę o tych narzędziach.
4
Opracowanie Pigułek Wiedzy poprzez rejestrację procedur w środowisku
pracy pracowników. Opracowano około 30 filmów, po jednym dla każdej z
procedur określonych w kroku 2.
5
Zatwierdzenie stworzonej treści przez innych pracowników, określonych
jako mających wiedzę (krok 3).
6
Publikacja opracowanych Pigułek Wiedzy i zamieszczenie ich na dysku CD.
7
Rozpowszechnienie Pigułek Wiedzy w trakcie 15 sesji szkoleniowych w
salach zorganizowanych każdorazowo dla 10 pracowników. Działania
te skupiały się na prawidłowym wykorzystaniu narzędzi współpracy, za
pomocą opracowanych Pigułek Wiedzy.
8
Pigułki Wiedzy zamieszkono na dysku CD, który pod koniec działań szkoleniowych udostępniono wszystkim uczestnikom, aby mogli korzystać z niego
w miejscu pracy.
9
Rozpowszechnienie wśród pracowników. Wszyscy uczestnicy działań szkoleniowych byli zachęcani do dzielenia się Pigułkami Wiedzy ze swoimi
współpracownikami. Zasadniczo tak właśnie się stało, ponieważ od razu
rozpoznano użyteczność Pigułek Wiedzy.
10
Ocena wyników projektu poprzez spotkania z wewnętrznym klientem i raporty z działań szkoleniowych.
Wyniki Wdrożenie Metodologii Pigułek Wiedzy okazało się sukcesem, a wśród
wyników podkreślić należy:
• ponad 10 000 euro/miesiąc oszczędności kosztów (biorąc pod uwagę
jedynie 150-ciu bezpośrednich uczestników),
• pracownicy zaczęli dzielić się wiedzą bardziej niż to robili wcześniej,
• nowi pracownicy otrzymują lepsze szkolenie na etapie wprowadzenia,
• szkolenie trwa nawet bez trenera obecnego w firmie.
45
WWW.EDUPILLS.EU
Współpraca z najlepszymi
Rodzaj Organizacja pozarządowa JCI – Junior Chamber International zrzesza
organizacji młodych liderów i przedsiębiorców w wieku od 18 do 40 lat.
JCI liczy około 200 000 członków skupionych w 5 000 grup w ponad 120
krajach.
JCI to organizacja, dla której jednym z celów jest rozwój osobisty i zawodowy
jej członków, a zatem przykładająca dużą wagę do szkoleń. Opracowała
program certyfikacji obejmujący ponad 10 000 trenerów.
Wyzwanie W 2009 roku osoby odpowiedzialne za szkolenie w JCI w Europie
zaobserwowały, że na obszarze Europy rozmieszczenie certyfikowanych
trenerów jest bardzo niesymetryczne, to znaczy:
• trenerzy o najwyższym certyfikacie skupiają się w zaledwie kilku
krajach,
• w procesie pozyskiwania certyfikacji trenerzy mieli duże trudności ze
znalezieniem innych, którzy mogli im służyć jako mentorzy.
Trudności te oznaczały, że zdecydowana większość trenerów nie
posuwała się naprzód w procesie certyfikacji, a nawet jeżeli, proces ten był
spowolniony ze względu na brak wiedzy.
Co więcej, trenerzy o najwyższej certyfikacji mieli pomagać mniej
doświadczonym trenerom, ale byli dostępni jedynie w określonym czasie,
na konferencjach europejskich i światowych, co w oczywisty sposób nie
było wystarczające.
46
WWW.EDUPILLS.EU
Współpraca z najlepszymi, ciąg dalszy
Przeprowadzone Poniższa tabela przedstawia podsumowanie przeprowadzonych działań:
działania
KROK
DZIAŁANIE
1
Określenie obszarów trudności trenerów JCI w Europie, zarówno w procesie
certyfikacji, jak i rozwoju trenerów.
2
Ustalenie formatu Pigułek Wiedzy. W tym przypadku postanowiono
przeprowadzić wywiady z najbardziej doświadczonymi trenerami w Europie
w czasie konferencji europejskiej w Budapeszcie; w tym celu użyto kamery
video z bezprzewodowym mikrofonem.
3
Wybór treści do opracowania w dwóch obszarach:
• program certyfikacji,
• umiejętności i dobre praktyki w szkoleniach.
4
Wybór certyfikowanych trenerów; przeprowadzenie i nagranie wywiadów .
Wyboru trenerów dokonano w oparciu o założenia określone w poprzednim
punkcie.
5
Stworzenie filmów o długości do 3 minut przy udziale kilkunastu trenerów
podczas europejskiej konferencji JCI.
6
Publikacja nagranych filmów.
7
Dystrybucja nagrań poprzez różne kanały:
• grupa stworzona na Facebooku (JCI TrainerTeam) wspierająca projekt,
• kanał na YouTube – porady video dla trenerów (www.youtube.com/
VideoTipsforTrainers),
• kanał podcast na iTunes – porady video dla trenerów, co umożliwiło dostęp
do filmów nagranych przy użyciu iPodów oraz iPhonów.
• Twitter wykorzystano do poinformowania o zamieszczeniu filmów na
YouTube.
8
Ze względu na sukces odniesiony wśród trenerów europejskich i na prośbę
wielu trenerów poza Europą projekt rozszerzono na cały świat.
9
Po wybraniu nowych treści i nowych trenerów opracowano kolejne filmy,
tym razem na światowej konferencji JCI organizowanej w Tunezji.
10
Filmy opublikowano i rozpowszechniono różnymi kanałami, określonymi już
w punkcie 7.
47
WWW.EDUPILLS.EU
Współpraca z najlepszymi, ciąg dalszy
Wyniki Był to projekt utrwalenia wiedzy ukrytej najlepszych trenerów w światowej
organizacji, którego sukces przekroczył oczekiwania, co oznaczało, że jego
zakres musiał zostać rozszerzony.
Podkreślić należy następujące najważniejsze wyniki projektu:
• zwiększona motywacja trenerów, by dążyć do uzyskania certyfikatu dla
swoich kompetencji,
• szybki dostęp do ponad 50 filmów o treści ważnej dla każdego trenera,
• ze względu na decyzję o zamieszczeniu filmów na kanałach otwartych
wizerunek JCI uległ poprawie, a nawet przyciągnął do organizacji nowych
trenerów, którzy docenili jakość programu certyfikacji,
• ze względu na wykorzystanie iTunes trenerzy w pewnych obszarach
Afryki, Azji i Ameryki Łacińskiej mieli dostęp do treści, które mogli
pobrać i obejrzeć na urządzeniach mobilnych, niezależnie od dostępu do
Internetu, z możliwością przesyłania strumienia video.
Kanał YouTube stworzony w ramach projektu.
www.youtube.com/VideoTipsforTrainers
48
WWW.EDUPILLS.EU
Nowe podejście w administracji publicznej
Rodzaj Agencja rządowa, która współpracuje z różnymi osobami i podmiotami
organizacji zlokalizowanymi nie tylko w Portugalii, ale w różnych miejscach na całym
świecie.
Wyzwanie Agencja otrzymała grant finansowy na modernizację procesów administracyjnych, szczególnie poprzez eliminację dokumentów papierowych
w bieżącej pracy.
Ze względu na wymogi projektu zmiana nie mogła być stopniowa i obejmowała przeprowadzenie wielu modyfikacji jednocześnie,
w szczególności:
• zmianę wyposażenia,
• stworzenie nowego portalu agencji,
• zmianę programów do zarządzania przepływem pracy,
• stworzenie wirtualnego okienka przyjęć do obsługi osób prywatnych
i podmiotów.
Struktura złożona z ponad 150 osób, które musiały:
• być zmotywowane do przeprowadzania zmian, które na etapie wdrożenia
mogły łatwo doprowadzić do chaosu,
• dokładnie wiedzieć gdzie przeprowadzać procesy w dniu zmiany systemu.
49
WWW.EDUPILLS.EU
Nowe podejście w administracji publicznej, ciąg dalszy
Przeprowadzone Poniższa tabela przedstawia podsumowanie przeprowadzonych działań:
działania
KROK
DZIAŁANIE
1
Spotkanie z osobami w organizacji odpowiedzialnymi za projekt, aby określić
potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w ramach projektu.
2
Postanowiono, że kierownik projektu powinien stworzyć film, aby wyjaśnić
wszystkim pracownikom i zainteresowanym stronom następujące kwestie:
• powody i cele zmiany,
• najważniejsze planowane działania,
• zakładane wyniki projektu.
3
Zespół konsultantów odpowiedzialnych za wdrożenie procesu zmiany
został przeszkolony z wykorzystaniem Pigułek Wiedzy.
4
Opracowanie Pigułek Wiedzy przeznaczonych dla pracowników agencji.
5
Dystrybucja Pigułek Wiedzy w Intranecie.
6
Obecnie opracowywane są nowe Pigułki Wiedzy dla osób i podmiotów, które
są powiązane z agencją poprzez okienko przyjęć stworzone w ramach projektu.
Wyniki Był to projekt komunikacji wewnętrznej i jednoczesnego szkolenia, który
przyniósł następujące wyniki:
• większa motywacja pracowników we wdrażaniu zmian, ponieważ
wyraźne było zaangażowanie kierownictwa, które otwarcie poparło
projekt na filmie wiedo,
• dzięki Pigułkom Wiedzy pracownicy mieli mniej trudności we wdrażaniu
zmian,
• konsultanci z obszaru technicznego odbierali mniej zgłoszeń z prośbą
o pomoc, ponieważ Pigułki Wiedzy są stale dostępne w Intranecie,
• filmy pozostają dostępne dla nowych i obecnych pracowników, którzy
ich potrzebują, codziennie i o każdej porze.
50
WWW.EDUPILLS.EU
Uniwersytecki kanał TV
Rodzaj Instituto Superior de Economia e Gestão (Instytut Ekonomii i Zarządzania),
organizacji jedna z najbardziej poważanych instytucji nauczania ekonomii
i zarządzania.
Metodologię zastosowano na niektórych kursach podyplomowych.
Kursy te odniosły duży sukces na rynku portugalskim i charakteryzowały
się innowacyjnością pod względem treści i metod.
Challenge W temacie e-marketingu celem jest pokazanie wpływu mediów cyfrowych
na tradycyjny marketing, szczególnie w domenie multimediów.
Czas zajęć wyraźnie nie wystarcza, by studenci zrozumieli potencjał
stosowania filmów w marketingu cyfrowym.
Przeprowadzone Poniższa tabela przedstawia podsumowanie przeprowadzonych działań:
działania
KROK
DZIAŁANIE
1
Zadanie dla studentów, by stworzyli 3-minutowy film na określony temat
związany z e-marketingiem. Praca zaliczana jest na poczet ostatecznej
klasyfikacji studentów.
2
Przygotowanie przez studentów nagrań w kilku możliwych formach:
• krótki wywiad,
• prezentacja tematu przed kamerą,
• zwiedzanie z przewodnikiem, opatrzone narracją,
• prezentacja w Powerpoincie, z narracją.
3
Publikacja filmów i zamieszczenie ich na YouTube przez studentów.
4
Zaprezentowanie wybranych nagrań i omówienie wyzwań i zastosowań dla
tego rodzaju treści.
5
Włączenie przygotowanych filmów do kanału TV, aby były dostępne dla
obecnych i przyszłych studentów, a także dla absolwentów.
51
WWW.EDUPILLS.EU
Uniwersytecki kanał TV, ciąg dalszy
Wyniki Projekt okazał się sukcesem i jest kontynuowany. Prawdopodobnie
zostanie wykorzystany w kolejnych edycjach kursów podyplomowych.
Wśród głównych wyników wdrożenia tej metodologii wymienić należy
następujące:
• studenci twierdzą, że ten rodzaj pracy zbliża ich do codziennych
doświadczeń komunikacji w biznesie,
• treści opracowane wcześniej przez studentów pomagają obecnym
studentom nie tylko lepiej zrozumieć materiał, ale także lepiej
przygotować własne nagrania; w każdej edycji widać poprawę jakości
filmów,
• szkoła, kursy, temat, wykładowca, a nawet studenci byli promowani
zewnętrznie, zwłaszcza poprzez tagi dodawane do nagrywanych
filmów,
• stopniowo opracowywana jest baza wiedzy przedstawianej na zajęciach,
ale utrwalanej dla dobra samych twórców, a także wykładowcy
i przyszłych studentów.
Uniwersytecki kanał TV na żywo www.livestream.com/iseg
52
WWW.EDUPILLS.EU
INDEKS
E
S
Eksternalizacja, 12
Socjalizacja, 12
Społeczne uczenie się, 14
Szkolenie formalne, 16
Szkolenie nieformalne, 16
M
Mediator Wiedzy, 29
Mikroumiejętności, 35
Mikroumiejętności kluczowe, 35
Mikroumiejętności poprzeczne, 35
W
Wewnętrzny Mediator Wiedzy, 29
Wiedza uzewnętrzniona, 12
Wiedza ukryta, 12
O
Z
Organizacyjne Centrum Wiedzy (OCW), 38
Zewnętrzny Mediator Wiedzy, 29
P
Pigułka Wiedzy, 18
53
WWW.EDUPILLS.EU
KONSORCJUM PROJEKTU:
WWW.EDUPILLS.EU