Windykacja w terenie, czyli efektywność i mobilność
Transkrypt
Windykacja w terenie, czyli efektywność i mobilność
Paweł Teodorczuk Windykacja w terenie, czyli efektywność i mobilność pracowników Wzrost wartości rynku nie oznacza bynajmniej, że staje się on łatwiejszy do zdobycia dla firm zajmujących się odzyskiwaniem długów. Sytuacja jest wręcz odwrotna, zwiększa się bowiem liczba podmiotów pragnących czerpać z tego rynku korzyści, w szczególności firm z kapitałem zagranicznym. Wzrost konkurencji oraz konieczność obniżania marży zmuszają firmy windykacyjne do systematycznego poprawiania procesów wykorzystywanych przy odzysku wierzytelności i szukania innowacyjnych rozwiązań umożliwiających coraz efektywniejsze działanie. Windykacja terenowa to nieodłączna część procesu odzyskiwania należności. Teraźniejsza windykacja mobilna nie ma nic wspólnego ze stereotypowymi groźbami czy agresywnym nastawieniem do dłużnika – to raczej wywieranie na nim presji poprzez odwiedziny w siedzibie jego firmy czy miejscu zamieszkania, kon- takty z jego rodziną, sąsiadami, współpracownikami czy znajomymi. Powoduje to, że dłużnicy w większym stopniu są gotowi do spłaty zadłużenia (niekiedy nawet poprzez kredytowanie) lub zadeklarowania nowego harmonogramu spłat. Praca windykatora terenowego zwanego coraz częściej negocjatorem terenowym to nie tylko przekazywanie dłużnikowi informacji dotyczących konsekwencji, które wystąpią w razie braku spłaty zobowiązania, ale także faktyczne pobieranie zaległości czy gromadzenie informacji o dłużniku. Każda wizyta terenowa musi być odpowiednio zaraportowana i stanowi doskonałą bazę decyzyjną do wyznaczenia dalszych kroków zarówno w postępowaniu sądowym, jak i później w egzekucyjnym. Mobilna obsługa postępowania windykacyjnego jest istotnym elementem skutecznego odzyskiwania długu, stąd stała tendencja do udoskonalenia procesów wchodzących w jej skład. Firmy windykacyjne o portfelach wierzytelności sięgających setek milionów złotych stają przed koniecznością właściwego zarządzania swoimi zasobami i monitorowania ich. Oprócz obsługi wierzytelności zakupionych do ich zadań należy także obsługiwanie zobowiązań na zlecenie instytucji zewnętrznych. Sposób monitorowania działań windykacyjnych jest – zarówno w firmach windykacyjnych, jak i w instytucjach prowadzących windykację na własną rękę – wyzwaniem dla koordynatorów organizujących wizyty terenowe, które mogą być przeprowadzane przez pracowników firmy i pracowników outsourcingowych. Trudności, jakie możemy napotkać w tej kwestii to m.in. ograniczony wpływ menadżera na plan tras podległych mu negocjatorów albo np. raportowanie wykonanej interwencji ze sporym opóźnieniem, w najlepszym wypadku drogą mailową. Poruszone tu kwestie w głównej mierze dotyczą weryfikacji rzetelności pracowników mobilnych oraz skuteczności szybkiego przekazywania informacji o podjętych przez nich działaniach, które determinują wiarygodność prac prowadzonych w kolejnych krokach postępowania. W dzisiejszej windykacji firmy windykacyjne muszą być gotowe na oferowanie instytucjom możliwości wpływania na sposób przeprowadzania windykacji wraz z możliwością dynamicznego zarządzania przekazanymi sprawami. Wiąże się to z przekazywaniem raportów o wykonanych działaniach w trybie nie- 1 Na podstawie raportu Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych „Wielkość polskiego rynku wierzytelności” oraz raportu Global Collections Review firmy Atradius Collections. strona 1 vsoft business improvement W Polsce rynek windykacji rośnie i ma ogromny potencjał rozwoju. Z roku na rok wzrasta liczba instytucji finansowych, które zlecają odzyskiwanie długów swoich 1 klientów podmiotom zewnętrznym. Według szacunków w najbliższych latach zlecanie takich usług na zewnątrz (zwane outsourcingiem windykacyjnym) w Polsce wzrośnie z 30% do poziomu zachodniego sięgającego 60%. Czy istnieją narzędzia pozwalające wykorzystać szanse związane z outsourcingiem windykacji? Narzędzia podnoszące skuteczność procesu odzyskiwania należności, usprawniające zarządzanie zleceniami, umożliwiające badanie kompetencji windykatorów oraz pozwalające na wczesne wykrywanie zagrożeń, dzięki którym outsourcing jest najbardziej efektywny i oszczędny? korzyści daje jej wdrożenie? Nasze rozwiązanie umożliwia przekazywanie zleceń windykacyjnych oraz niezwłoczny zapis raportów zwrotnych z podjętych interwencji za pomocą urządzeń mobilnych (smartfonów, tabletów). Pozwala to na uzyskanie bieżącej kontroli nad prowadzonymi działaniami windykacyjnymi. Kontrolą objęte są m.in.: czas wykonania zlecenia, terminowość, jakość obsługi. Wdrożenie aplikacji daje windykatorom bezpieczny i natychmiastowy dostęp do danych sprawy bezpośrednio po zleceniu zadania. Aplikacja Mobilny Pracownik to: Dedykowane zadania (interwencje). Windykator terenowy pobiera zlecenia ułożone w zoptymalizowany plan trasy. Plan może być dostosowywany w trybie rzeczywistym przez koordynatora lub windykatora w razie zaistnienia szczególnych okoliczności np. pilne zlecenie, korekta adresu. Zlecenia dostępne są do obsługi również z poziomu mapy trasy. Algorytmy optymalizacyjne dbają o efektywne ułożenie wizyt. Zlecenia pochodzą z systemu windykacyjnego lub innego systemu zlecającego zadania. Windykator otrzymuje dostęp do danych o dłużniku, teleadresowych, sprawy (w tym aktualnego salda zadłużenia), dokumentów powiązanych ze sprawą pochodzących z repozytorium dokumentów. Moduł obsługi zadań pozwala obsłużyć sprawę, zaraportować wynik, a w razie konieczności określić dalsze kroki postępowania. Windykator ma również możliwość utworzenia własnego planu realizacji zleceń, do czego służy dedykowany moduł planowania tras. Raportowanie efektów. Po podjętej interwencji aplikacja wymusza zaraportowanie rezultatu wizyty terenowej wraz z wymaganymi informacjami i działaniami. Działaniami tymi mogą być: przekazanie zdjęć, założenie deklaracji spłaty, wysłanie do dłużnika wiadomości e-mail zawierającej potwierdzenie ustaleń, umówienie terminu kolejnego kontaktu. Raport z wykonania jest przekazywany do systemu windykacyjnego, kredytowego lub innego systemu źródłowego zlecającego zadania. Rozwiązanie pozwala na dodawanie notatek do zlecenia lub sprawy windykacyjnej, dodawanie położenia GPS wizyty, a także zdjęć z przeprowadzonej wizyty lub zdjęć dokumentów klienta. Rezultat wizyty i jego typ determinuje dalsze działania, np. dla deklaracji będzie to założenie deklaracji spłaty i uruchomienie procesu jej monitoringu w systemie źródłowym, dla szansy kredytowej – podjęcie odpowiednich działań związanych z weryfikacją i uruchomieniem kredytu, a dla przeprowadzonej płatności online może to być weryfikacja wpływu na rachunek. Kontrola i rozliczanie. Aplikacja daje możliwość monitorowania działań (wykonywanych w terenie czy związanych z bieżącą obsługą zleceń) windykatorów terenowych. Na podstawie wykonanych działań udostępniana jest opcja prowizyjnego rozliczenia windykatorów terenowych uwzględniająca różne rodzaje tych działań. Wśród korzyści z zastosowania omawianej aplikacji organizacje znajdą: • zwiększenie efektywności pracy windykatorów terenowych poprzez planowanie i optymalizację tras wizyt oraz kontrolę ich realizacji i przejechanych tras (weryfikacja lokalizacji GPS); • możliwość lepszej alokacji zleceń poprzez monitoring działań w czasie rzeczywistym. Optymalizacja trasy i bieżące raportowanie pracy pozwala na bezpośredni nadzór nad przeprowadzanymi interwencjami oraz szybszą reakcję na sytuacje zachodzące w czasie wizyty terenowej; • bezpieczeństwo windykatora – zgłoszenie wykonywania interwencji powoduje rozpoczęcie monitorowania czasu interwencji. Rozwiązanie przeznaczone jest dla banków i grup bankowych, banków spółdzielczych, firm ubezpieczeniowych, firm leasingowych oraz innych instytucji finansowych i windykacyjnych. Kompleksowo obsługuje zlecenia dla windykatorów oraz daje możliwość pełnej integracji z autorskim rozwiązaniem VSoft Collection odpowiedzialnym za kompletną obsługę wewnętrznych i zewnętrznych procesów windykacyjnych w bankach, towarzystwach ubezpieczeniowych czy firmach windykacyjnych. Umożliwia klientom parametryzację procesów windykacyjnych i obsługę dodatkowych funkcjonalności (m.in. komunikację z e-Sądem czy zastosowanie mechanizmów skip-tracingu). VSoft oferuje klientom pełne wsparcie przy budowie i wdrażaniu narzędzi obsługi pracy windykatorów terenowych, a także przygotowanie rozwiązania mobilnego dla branż innych niż finansowa. Paweł Teodorczuk Architekt rozwiązań biznesowych strona 2 vsoft business improvement mal natychmiastowym. Wspomniane wyżej działania usprawni aplikacja Mobilny Pracownik będąca wsparciem dla windykacji w zakresie obsługi zleceń przeznaczonych dla windykatorów terenowych.