Zestawienie najczęściej popełnianych błędów we wnioskach o
Transkrypt
Zestawienie najczęściej popełnianych błędów we wnioskach o
BŁĘDY NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE PRZEZ AUTORÓW PROJEKTÓW - WNIOSKI Z PRAC KOMISJI OCENY PROJEKTÓW Uwagi odnoszą się do poszczególnych elementów projektu, podlegających ocenie merytorycznej zgodnie z kartą oceny merytorycznej projektu. Uchybienia merytoryczne Ogólne: • • • Sposób opisu – stosowanie nadmiernej liczby skrótów powoduje utrudnienie podczas oceny, w skrajnych przypadkach uniemoŜliwia zrozumienie zapisów zawartych we wniosku o dofinansowanie projektu; Tendencja do opisywania zagadnień nie powiązanych ściśle z obszarem projektu – zbędnych z punktu widzenia powodzenia jego realizacji, albo opisywanie rzeczy oczywistych, np. Ŝe bezrobocie wiąŜe się z niskimi dochodami w rodzinie; We wnioskach składanych w ramach Działania 9.5, brak wyartykułowanych potrzeb mieszkańców, brak wskazania formy pozyskania danych przez Wnioskodawcę (wywiad, ankieta, spotkanie grupowe, itp.) o potrzebach/problemach mieszkańców, a co za tym nieprawidłowe wskazanie inicjatywy oddolnej. Zasada zachowania równości szans kobiet i męŜczyzn: • • • • Brak podziału uczestników projektu na K/M; W analizie odnoszącej się do sytuacji kobiet i męŜczyzn posługiwanie się utartymi schematami i powielanie stereotypów, tzn. wskazywanie, iŜ kobiety są w gorszym połoŜeniu, poniewaŜ „siedzą w domu z dzieckiem, nie są wykształcone, nie mają doświadczenia zawodowego”, bez odniesienia do konkretnych danych; Brak podania danych jakościowych/lub ilościowych dotyczących kobiet i męŜczyzn lub stworzenie niepełnego obrazu ich sytuacji w obszarze interwencji; Nieprawidłowe, „mechaniczne” podejście do polityki równości szans w procesie rekrutacyjnym na zasadzie „pół na pół”, wskazywanie, iŜ w projekcie weźmie udział np. 50% K i 50% M. Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu: • • • • • • W części 3.1 analiza kwestii problemowych zawiera jedynie dane liczbowe, brak analizy jakościowej (wniosków), co nie odzwierciedla w pełni wszystkich przyczyn i skutków danego problemu; Opisywanie problemu bez uŜycia danych statystycznych oraz wskazania źródeł; Przedstawione problemy w opisie sytuacji nie mają odzwierciedlenia w zadaniach; Rozbudowany opis problemu oparty na stereotypach, nie zawsze adekwatny do obszaru realizacji projektu; Przedstawione dane liczbowe dotyczą zbyt duŜego zasięgu geograficznego (np. dane liczbowe ogólnopolskie zamiast powiatowe czy gminne); Dane liczbowe nie odnoszą się do przedstawianego problemu bądź obszaru (np. dane dotyczą bezrobocia, a projekt zawiera ofertę edukacyjnej np. Działania 9.1.2); • • • • • • • • • • • • • • • • Niewyraźnie wskazany problem (ogólnie niskie wyniki edukacyjne w szkole, natomiast w projekcie zaplanowano zajęcia dla niewielkiej (nie uzasadnionej) grupy uczniów zajęcia z matematyki i wyjazdy krajoznawcze; Powoływanie się na bliŜej nieokreślone wywiady lub ankiety - nieznana liczba badanych osób, miejsce i data badania, jako wyniki ankiety tylko ogólne ujęcie wybranych kwestii; Powoływanie się na dokumenty (opracowania, raporty, analizy), które odnoszą sie do skali kraju, a nie obszaru objętego wsparciem; Krąg zadań jest szerszy niŜ wskazane kwestie problemowe, bądź w ogóle nie ma z nimi związku; Formułowane cele mają charakter działań, nie są skonstruowane zgodnie z zasadą SMART; Cel główny nie wynika z przedstawionego problemu; Cel główny jest nadmiernie rozbudowany poprzez umieszczenie w jego treści zmiennych wszystkich celów szczegółowych; Cele szczegółowe nie są spójne/nie wynikają z celu głównego; Nieprawidłowy dobór celów szczegółowych bądź np. jedno zadanie realizuje wszystkie cele szczegółowe; Cele nie sformułowane zgodnie z regułą SMART – często określają zadania; Brak informacji dot. opisu potrzeb, barier i oczekiwań uczestników; Sformułowania wskaźników – często stanowią treść zadań - trudność z ich pomiarem na etapie rozliczenia projektu, brak częstotliwości pomiarów (np. wskaźnik- lista uczestników); Nieodpowiednie źródła weryfikacji wskaźników; Brak wskazania sposobu pomiaru rezultatów, przez co nie sposób ocenić, w jakim stopniu odzwierciedlają jakość i efektywność realizowanych zadań; Niepoprawne sformułowania wskaźników z uwagi na ich niezwykle istotne znaczenie na etapie realizacji projektu, stanowią podstawę do oceny efektów końcowych/zrealizowanie zakładanych celów projektu lub nie/świadczą o wartości dodanej realizowanego projektu; W większości przypadków brak prowadzenia bieŜącego monitorowania jakości prowadzonych szkoleń – w większości są to jednorazowo przeprowadzone ankiety po zakończeniu projektu, zatem nie ma moŜliwości bieŜącego eliminowania występujących nieprawidłowości. Grupy docelowe projektu: • • • • • • Brak opisu potrzeb i oczekiwań uczestników, brak wskazania danych i źródeł ich pochodzenia; Pomijanie opisu wpływu projektu na inne grupy niŜ grupa docelowa; W uzasadnieniu grupy docelowej odsyłanie do punktu 3.1, czyli do diagnozy; Kryteria rekrutacji: brak wartości wagowych, wskazanie jedynie kryteriów dostępu, np. miejsce zamieszkanie, płeć; Brak odzwierciedlenia opisu grupy w Tabeli 3.2.1; W opisie grupy wskazanie, Ŝe projekt jest skierowany do osób długotrwale bezrobotnych, podczas gdy w Tabeli 3.2.1 w większości wskazanie na osoby uczące się lub nieaktywne zawodowo; • • • Brak wskazania konkretnych kryteriów rekrutacji – (co uprawnia w pierwszej kolejności do uczestniczenia w projekcie?)- świadczy o pobieŜnym odniesieniu do kwestii diagnozy grupy docelowej; Problem w określeniu grupy docelowej: status uczestników i liczba nie zawsze wynika z nakreślonego problemu; Słabe charakterystyki grup docelowych/charakterystyka tylko części grupy docelowej, kryteria nie są adekwatne do grupy docelowej. Zadania projektu: • • • • • • • • • Brak kanałów bądź niedobrane kanały dotarcia do potencjalnych uczestników projektu; Brak czasu, miejsca osób odpowiedzialnych, natęŜenia działań; Brak odniesienia w zadaniach do budŜetu, zbyt ogólny opis zadań powodujący brak moŜliwości powiązania określonych pozycji budŜetowych z poszczególnymi zadaniami; Wskazanie liczbowe produktów bez podania wskaźników słuŜących ich pomiarowi, technik mierzenia, częstotliwości; Produkty – nie wyszczególnione, ukryte w treści zadań nie monitorowane na etapie wniosków o płatność; Opis zadań skrótowy lub niejasny - lub brak opisu zakresu merytorycznego; Organizowanie konferencji często nie uwzględnia tematu jakości prowadzonych działań; Często zadania nie są odpowiedzią na przedstawione problemy; Brak wskazania wszystkich produktów oraz określenia odpowiednich wskaźników, które będą mierzyły stopień ich osiągnięcia. Oddziaływanie projektu: • • Wybór nieodpowiednich oczekiwanych efektów realizacji z listy lub w przypadku gdy naleŜy zastosować cel szczegółowe stosowanie nazwy Priorytetu; Opis wpływu realizacji jest wierną kopią zapisów SzOP PO KL; Potencjał projektodawcy: • • W przypadku projektów partnerskich ograniczanie się do jednozdaniowej informacji w opisie sposobu zarządzania projektem, podczas gdy nie ma informacji o roli Partnera w zadaniach, wartości dodanej, ponadto brak uzasadnienia wyboru partnera, oraz doprecyzowania jego roli; Brak wskazania kwalifikacji personelu. BudŜet projektu: • • • Błędne oznaczenie jako zadań zleconych w budŜecie projektu tych zadań, które zgodnie z Zasadami finansowania nimi nie są; NaleŜy pamiętać w budŜecie ogólnym przy zadaniu Zarządzanie projektem o wyliczeniu i uzupełnieniu kosztów personelu; Koszty Zarządzanie projektem - naleŜy mieć na uwadze limity wartości kosztów zarządzania projektem w zaleŜności od wartości projektu – str. 30 Wytycznych; • • • • • • • • • • • • • • WaŜna kwestia - zamknięty katalog kosztów pośrednich – szczegółowe rozumienie definicji – (koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem biura Beneficjenta) – str. 31 Wytycznych; Częstym błędem jest ujmowanie kosztów księgowej w ramach kosztów bezpośrednich czy rachunku bankowego w ramach kosztów pośrednich; Brak jest uzasadnienia dla poszczególnych kosztów – brak moŜliwości oceny racjonalności i efektywności wydatków; Brak uzasadnienia dla stawek, które są zdecydowanie wyŜsze od rynkowych, jednocześnie niezbędne do realizacji projektu; Dostosowywanie wynagrodzeń do regulaminów/stawek obowiązujących u Beneficjenta, a nie do zakresu czynności wskazanego w projekcie; Brak wskazania pozycji stanowiących wkład własny; Umieszczenie np. w k. pośrednich specjalisty ds. finansowych, który w opisie WND zajmuje się obsługą czysto finansową np. sporządzaniem WNP- powinien być w k. bezpośrednich; W związku z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków i Zasadami finansowania obowiązującymi od 2011 i 2012 - jeŜeli zakres czynności zawarty w opisie WND np. specjalisty ds. rozliczeń zawiera czynności z katalogu kosztów pośrednich i bezpośrednich, to naleŜy rozdzielić to stanowisko na 2 stanowiska w kosztach pośr. i bezp.; Pod uzasadnieniem kosztów, które jest obowiązkowe jedynie dla cross-financingu i kosztów rozliczanych ryczałtem nie naleŜy tworzyć drugiego wniosku, gdyŜ nie podlega on ocenie; Wykazywanie w budŜecie kalkulacji kosztów personelu w sposób utrudniający ich weryfikację; Niespójność działań z harmonogramem, brak podania czasookresu działań – brak moŜliwości weryfikacji z harmonogramem; Nieprawidłowe zakwalifikowanie dot. zadań zleconych, czasem teŜ cross-financingu; Brak wskazania pozycji stanowiących wkład własny; Kwestia warta przypomnienia - limity kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. Podsumowując: Przedsięwzięcia, działania projektowe, projekty przyczyniające się do realizacji programu rozwojowego szkoły powinny: • wynikać z diagnozy identyfikującej PROBLEMY i POTRZEBY uczniów, • zawierać jednoznacznie zdefiniowane konkretne i wykonalne CELE, adekwatne do diagnozy, • mieć przypisany, przejrzysty BUDśET, wynikający z zaplanowanych zadań, • być zaplanowane w czasie, w oparciu o HARMONOGRAM realizacji „od – do”, • być ukierunkowane na efekt – przewidywać konkretne REZULTATY.