Wystąpienie pokontrolne Urząd Miasta w Ostrołęce z dnia 24 lutego

Warszawa, 24 lutego 2016 r.
WOJEWODA MAZOWIECKI
WG-IV.431.3.2015
Pan
Janusz Kotowski
Prezydent Miasta Ostrołęka
Plac gen. Józefa Bema 1
07 - 410 Ostrołęka
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 6a ust. 1 pkt 1 lit. b i ust. 2, art. 7b ust. 1 pkt 2, oraz art. 9 ust. 2 ustawy
z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne1, ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku
o kontroli w administracji rządowej2, art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku
o wojewodziei administracji rządowej w województwie3, z upoważnienia Mazowieckiego
Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego, Pani Aleksandra Kościesza
Kierownik Oddziału Kontroli Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego
w Warszawie oraz Pani Grażyna Piałucha starszy inspektor wojewódzki Wydziału Geodezji
Mazowieckiego
Urzędu
Wojewódzkiego
w
Warszawie
przeprowadziły
w
dniach
od 26 października 2015 r. do 25 listopada 2015 r. kontrolę problemową w Urzędzie Miasta
Ostrołęka.
Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących
prawidłowości
prowadzenia
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i
kartograficznego,
ze
szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12,
12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne4
Kontrolą objęte zostały dokumenty zgromadzone w powiatowym zasobie geodezyjnym
i kartograficznym od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy –
Dz. U. z 2015 r., poz. 520 ze zm.
Dz. U. z 2011 r., Nr 185 poz.1092
3 Dz. U. z 2015 r., poz. 525
4 Dz. U. z 2015 r., poz. 520 ze zm.
1
2
1
Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji5,
tj. dokumenty zgromadzone od dnia 12 lipca 2014 r. do dnia 30 września 2015 r.
Wiceprezydent Miasta Ostrołęka Grzegorz Płocha upoważnił do udzielania wyjaśnień zespołowi
kontrolującemu Panią Teresę Białobrzeska p.o. Dyrektora Wydziału Geodezji i Kartografii Urzędu
Miasta Ostrołęki.
Kontrolą objęto następujące zagadnienia:
1. Ustalenia formalno – organizacyjne.
1.1
Kierownik jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą.
Kierownikiem Urzędu Miasta Ostrołęka, którego siedzibą jest Miasto Ostrołęka Plac
gen. Józefa Bema 1, jest Pan Janusz Józef Kotowski Prezydent Miasta Ostrołęka, co potwierdza
zaświadczenie Miejskiej Komisji Wyborczej w Ostrołęce z dnia 4 grudnia 2014 r.
W poprzedniej kadencji funkcję Prezydenta Miasta Ostrołęka pełnił również Pan Janusz Józef
Kotowski, jak wynika z zaświadczenia z dnia 25 listopada 2010 r. Miejskiej Komisji Wyborczej
w Ostrołęce. /akta kontroli karta nr 56 – 59/
1.2
Struktura organizacyjna jednostki kontrolowanej.
Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miasta Ostrołęka regulują:

Statut Miasta Ostrołęka uchwalony Uchwałą Nr 510/LVII/2006 Rady Miejskiej w Ostrołęce
z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie uchwalenia Statutu Miasta Ostrołęki, Uchwałą
Nr 174/XXIX/2008 Rady Miasta Ostrołęki z dnia 3 kwietnia 2008 r. zmieniającą uchwałę
w sprawie uchwalenia Statutu Miasta Ostrołęki, którą to Uchwałą dokonano zmian
w dotychczasowym statucie.

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Ostrołęki ustalony zarządzeniem Prezydenta
Miasta Ostrołęki Nr 299/2013 z dnia 25 lipca 2013 r. w sprawie ustalenia Regulaminu
Organizacyjnego Miasta Ostrołęki. W dniu 18.06.2015 r. weszło w życie zarządzenie
Prezydenta Miasta Ostrołęka Nr 170/2015 z dnia 18 czerwca 2015 r. w sprawie ustalenia
Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Ostrołęki. Zarządzeniem nr 271/2015
Prezydenta Miasta Ostrołęka z dnia 31 sierpnia 2015 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie
ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Ostrołęki wprowadzono zmiany do
Regulaminu Organizacyjnego.
5
Dz. U. z 2014 r., poz. 897
2
Jak wynika z § 8 ust. 1 pkt 11 Regulaminu Organizacyjnego w skład Wydziału Geodezji
i Kartografii wchodzą niżej wymienione stanowiska pracy:

dyrektor – geodeta miejski,

stanowisko ds. miejskiego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,

stanowisko ds. prowadzenia ewidencji gruntów i budynków,

stanowisko ds. wpływów i wydatków za wykorzystanie danych z zasobu geodezyjnego
i kartograficznego,

stanowisko ds. zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz uzgadniania usytuowania
projektowanych sieci uzbrojenia terenu,

stanowisko ds. prowadzenia ewidencji gruntów i budynków oraz nazewnictwa ulic i numeracji
porządkowej nieruchomości,

stanowisko ds. informatycznej obsługi zasobu geodezyjnego i kartograficznego,

pomoc administracyjna.
Zgodnie z § 28 Regulaminu Organizacyjnego do właściwości Wydziału Geodezji i Kartografii
należy prowadzenie spraw związanych z miejskim zasobem geodezyjnym i kartograficznym oraz
uzgadnianiem dokumentacji projektowej, a w szczególności:

prowadzenie miejskiego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym ewidencji gruntów
i budynków, gleboznawczej klasyfikacji gruntów i geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia
terenu oraz dysponowanie środkami za wykorzystanie danych z zasobu geodezyjnego
i kartograficznego,

zakładanie i aktualizacja mapy zasadniczej,

prowadzenie miejskich baz danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji
o terenie,

uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu.
Zarządzeniem Nr 1/14 Dyrektora Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami
Urzędu Miasta Ostrołęki – Geodety Miejskiego z dnia 23 października 2014 r. w sprawie
Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miasta
Ostrołęki ustalono regulamin określający funkcjonowanie ww. wydziału. W wyniku zmian
organizacyjnych Zarządzeniem nr 1/15 Dyrektora Wydziału Geodezji i Kartografii Urzędu Miasta
Ostrołęki – Geodety Miejskiego z dnia 25 sierpnia 2015 r. w sprawie ustalenia Regulaminu
Wewnętrznego Wydziału Geodezji i Kartografii określono zadania wydziału.
Zarządzeniem Nr 193/2015 Prezydenta Miasta Ostrołęki z dnia 1 lipca 2015 r. w sprawie
podziału obowiązków pomiędzy członków kierownictwa Urzędu Miasta Ostrołęki dokonano
podziału obowiązków pomiędzy członków kierownictwa urzędu.
3
Z treści § 4 wynika, że Wiceprezydent Miasta – Grzegorz Płocha nadzoruje między innymi sprawy
związane z miejskim zasobem geodezyjnym i kartograficznym oraz uzgadnianiem dokumentacji
projektowej. Zadania Wydziału Geodezji i Kartografii wykonywane są pod bezpośrednim
nadzorem Wiceprezydenta Miasta – Grzegorza Płochy. /akta kontroli karta nr 4 – 66/
1.3.
Zasoby pracownicze realizujące zadania administracji rządowej objęte kontrolą.
W okresie objętym kontrolą na podstawie aktu mianowania Prezydent Miasta Ostrołęka
mianował z dniem 1 grudnia 2007 r. Panią Romanę Głażewska na stanowisko Dyrektora Wydziału
Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miasta Ostrołęka.
Prezydent Miasta Ostrołęka powierzył Pani Romanie Głażewskiej z dniem 1 grudnia 2007 r.
pełnienie funkcji Geodety Miejskiego Miasta Ostrołęka.
Z dniem 18.06.2015 r. Prezydent Miasta Ostrołęka powierzył Pani Teresie Białobrzeskiej pełnienie
obowiązków dyrektora Wydziału Geodezji i Kartografii. Pani Teresa Białobrzeska p.o. dyrektora
wydziału posiada wykształcenie wyższe geodezyjne oraz uprawnienia zawodowe Nr 12056 zakres
1,2. Prezydent Miasta Ostrołęka upoważnieniem z dnia 22.06.2015 r. upoważnił Panią Teresę
Białobrzeską p.o. dyrektora wydziału między innymi do:
- wydawania decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych rozstrzygnięć podejmowanych
w oparciu prawo geodezyjne i kartograficzne oraz przepisów wykonawczych,
- tworzenia, prowadzenia i udostępniania baz danych powiatowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego, w tym ewidencji gruntów i budynków, gleboznawczej klasyfikacji gruntów
i geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu,
- koordynowania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu,
- zakładania szczegółowych osnów geodezyjnych,
- zakładania i aktualizowania mapy zasadniczej.
Pani Teresa Białobrzeska posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wydane przez
Administratora Bezpieczeństwa Informacji.
W trakcie czynności kontrolnych przedłożono Opis stanowiska pracy Dyrektora Wydziału –
Geodety Miejskiego z dnia 3.08.2015 r. podpisany przez Panią Teresę Białobrzeska w dniu
7.09.2015 r. Do realizacji zadań na ww. stanowisku pracy należy między innymi:
- nadzór nad prowadzeniem miejskiego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym ewidencji
gruntów i budynków, gleboznawczej klasyfikacji gruntów i geodezyjnej sieci uzbrojenia terenu,
- nadzór nad zakładaniem osnów szczegółowych,
- nadzór nad zakładaniem i aktualizacją mapy zasadniczej,
- nadzór nad uzgadnianiem usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu.
4
Z pisemnych wyjaśnień Pani Teresy Białobrzeskiej wynika, że „zadania związane z obsługą zasobu
geodezyjnego i kartograficznego realizowane są przez następujących pracowników:
 przyjmowanie zgłoszeń robót – Halina Perzanowska, Aleksandra Kwiatkowska,
 uzgadnianie z wykonawcą zakresu materiałów - Halina Perzanowska, Aleksandra Kwiatkowska,
 przygotowanie kopii materiałów zasobu:
w zakresie udostępnianych plików – Marek Rynkiewicz,
w zakresie pozostałych materiałów - Halina Perzanowska, Aleksandra Kwiatkowska,
 wydawania licencji dla wykonawców prac – Halina Perzanowska, Aleksandra Kwiatkowska,
 przyjmowanie zawiadomień o zakończ. Prac - Halina Perzanowska, Aleksandra Kwiatkowska,
 weryfikacja zbiorów danych i innych materiałów przekazywanych do zasobu –
weryfikacja wstępna:
Marek Rynkiewicz – w zakresie weryfikacji zbiorów danych,
Halina Perzanowska – w zakresie kompletności i zgodności z przepisami prawa,
Weryfikacja końcowa – Teresa Białobrzeska – Dyrektor Wydziału,
 nie wydano żadnej decyzji o odmowie przyjęcia do zasobu,
 przyjmowanie dokumentacji do zasobu i ewidencjonowanie materiałów zasobu - Halina
Perzanowska, Aleksandra Kwiatkowska,
 przyjmowanie wniosków o uwierzytelnienie - Halina Perzanowska, Aleksandra Kwiatkowska,
 uwierzytelnienia dokumentacji i wydawanie materiałów - Halina Perzanowska, Aleksandra
Kwiatkowska.
Wszystkie dokumenty wychodzące tj. licencje, dokumenty obliczenia opłat oraz uwierzytelnione
materiały a także protokoły weryfikacji i operaty techniczne przyjmowane do zasobu podpisywane
są przez Panią Teresę Białobrzeską – Dyrektora Wydziału Geodezji i Kartografii.”
Z udostępnionych w trakcie czynności kontrolnych opisu stanowiska pracy ds. miejskiego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz uzgadniania usytuowania projektowanych sieci
uzbrojenia terenu podpisanego w dniu 14.09.2015 r. przez Panią Halinę Perzanowską wynika, że do
zadań wykonywanych na stanowisku należy między innymi:
- naliczanie opłat za rozpatrywane sprawy, w tym wystawianie dokumentów naliczenia opłat,
-przyjmowanie i ewidencjonowanie zgłoszeń robót geodezyjnych i kartograficznych oraz
prowadzenie dziennika zamówień – w tym wykaz robót wg zgłoszeń zbiorczych,
- przygotowywanie licencji upoważniających do wykorzystania udostępnionych materiałów,
- udzielanie informacji o posiadanych dokumentach zasobu.
Pani Halina Perzanowska posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wydane przez
Administratora Bezpieczeństwa Informacji.
5
Z udostępnionego opisu stanowiska pracy ds. informatycznej obsługi zasobu geodezyjnego
i kartograficznego podpisanego w dniu 7.09.2015 r. przez Pana Marka Rynkiewicza wynika,
że do realizacji zadań pracownika należy między innymi:
- prowadzenie i bieżąca aktualizacja mapy zasadniczej i ewidencyjnej w systemie informatycznym,
- wydawanie jednostkom wykonawstwa geodezyjnego po złożeniu zgłoszenia niezbędnych
materiałów w systemie numerycznym,
- prowadzenie miejskich baz danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji
przestrzennej.
Pan Marek Rynkowski posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wydane przez
Administratora Bezpieczeństwa Informacji.
Z udostępnionego zakresu czynności wynika, że do zadań Pani Aleksandry Kwiatkowskiej
należy:
- pomoc przy przyjmowaniu i ewidencjonowaniu zgłoszeń robót geodezyjnych i kartograficznych
oraz przy prowadzeniu dziennika zamówień – w tym wykaz robót wg zgłoszeń zbiorczych,
- pomoc przy udzielaniu informacji o posiadanych dokumentach zasobu,
- pomoc w prowadzeniu ewidencji dokumentów wypożyczonych do wykorzystania zgłoszeń robót
i sprawdzaniu ich po zwrocie.
Pani Aleksandra Kwiatkowska posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wydane
przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji.
/akta kontroli karta nr 72 – 116, 370 - 371/
W trakcie czynności kontrolnych nie przedłożono aktualnego dokumentu wskazującego
osobę pełniącą funkcję Geodety Miejskiego, w związku z powyższym zespół kontrolujący nie może
dokonać oceny w zakresie, o którym mowa w § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia
9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy
inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi
i geodeci gminni6.
1.4.
Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa) wspomagająca prowadzenie
powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
Z pisemnych wyjaśnień Pani Teresy Białobrzeskiej wynika, że w jednostce organizacyjnej
realizującej zadania związane z prowadzeniem państwowego zasobu stosowane są wymienione
poniżej systemy informatyczne:
6
Dz. U. z 2004 r., Nr 249, poz. 2498
6
a)
przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych – program OSRODEK 8FB,
b)
prowadzenie rejestru zgłoszeń prac geodezyjnych - program OSRODEK 8FB
c)
naliczanie opłat i sporządzanie Dokumentów Obliczenia Opłaty - program OSRODEK 8FB
d)
ewidencjonowanie zasobu - program OSRODEK 8FB
e)
prowadzenie poszczególnych baz danych zasobu – BANK OSNÓW 3, EWMAPA FB 1120,
EWOPIS 6.
/akta kontroli karta nr 117 – 120, 370 - 371/
2.
Ustalenia szczegółowe.
2.1.
Procedura obsługi zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych.
2.1.1. Przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych.
Z pisemnych wyjaśnień pani Teresy Białobrzeskiej wynika, że zgłoszenia prac
geodezyjnych przekazywane były w formie papierowej bezpośrednio w Wydziale Geodezji
i Kartografii lub poprzez pocztę elektroniczną. Identyfikatory zgłoszeń prac geodezyjnych
nadawane były zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie
organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych7, np. 6642.1.
.2015, kat. B5.
Skontrolowano 20 losowo wybranych zgłoszeń prac geodezyjnych i dokonano następujących
ustaleń:
1) zgłoszenia prac geodezyjnych były sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku
do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac
geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania
ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego8,
2) data wpływu zgłoszenia była stemplowana na zgłoszeniu i rejestrowana w rejestrze zgłoszeń,
3) zgłoszenia nie zawierały wszystkich informacji wymaganych w ww. Załączniku tj.:

w 2 zgłoszeniach w pozycji Imię i nazwisko/Nazwa wykonawcy prac geodezyjnych –
znajdowała się pieczątka zgłaszającego

w 2 zgłoszeniach brak było adresu zamieszkania/siedziby wykonawcy prac geodezyjnych

w 1 przypadku brak identyfikator wykonawcy prac geodezyjnych

w 1 zgłoszeniu uzupełniającym nr GN.6642.1.320.2015 brak było określenia miejscowość
i data,
7
8
Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67
Dz. U. z 2014 r., poz. 924
7

w 20 zgłoszeniach nieprawidłowy wpisano adresata zgłoszenia tj. zamiast nazwy organu
wpisano Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Ostrołęce i Urząd
Miasta Ostrołęka

17
zgłoszeń
prac
geodezyjnych
nie
zawierało
informacji
dotyczącej
danych
identyfikujących osoby, którym przedsiębiorca lub kierownik jednostki organizacyjnej
powierzył samodzielne wykonanie czynności składających się na zgłaszane prace
geodezyjne lub funkcję kierownika tych prac (Imię i nazwisko/nr uprawnień zawodowych/
zakres uprawnień zawodowych/ zakres powierzonych czynności/dane kontaktowe)

w 7 zgłoszeniach prac geodezyjnych brak informacji o celu lub zakładanym wyniku
zgłaszanych prac geodezyjnych

w 6 zgłoszeniach brak informacji o rodzaju zgłaszanych prac geodezyjnych lub prac
kartograficznych,

w 3 zgłoszeniach brak informacji o podmiocie, na którego zamówienie realizowane będą
zgłaszane prace geodezyjne,

w 3 zgłoszeniach nie został określony przewidywany termin wykonania zgłaszanych prac
geodezyjnych,

w 1 zgłoszeniu nie został określony charakter obiektu objętego zgłoszeniem,

we wszystkich zgłoszeniach brak informacji dodatkowych mających wpływ na
zastosowanie wysokości współczynników korygujących,
Zgłoszenia prac geodezyjnych przechowywane były w formie papierowej w segregatorach wraz
z dokumentami dotyczącymi danego zgłoszenia pracy geodezyjnej tj. DOO i licencją.
/akta kontroli karta nr 165 – 186, 377 - 379/
2.1.2. Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych.
Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych w jednostce kontrolowanej prowadzony jest
w programie OŚRODEK, który to program umożliwia ewidencję i zarządzania dokumentami
wpisanymi do ewidencji powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
Teleinformatyczny system PZGiK nie został dotychczas wdrożony. Na etapie kontroli nie
udzielono informacji o planowanym terminie wdrożenia teleinformatycznego systemu PZGiK.
W oparciu o losowo wybrane 20 pozycji z rejestru zgłoszeń udostępnionych na płycie CD
w formacie pdf, przez jednostkę kontrolowaną, dokonano kontroli prowadzonego ww. rejestru pod
względem kompletność i poprawność zapisów – w odniesieniu do wymogu § 8 rozporządzenia
z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego9 zgodnie z którym na treść rejestru zgłoszeń składają się:
8
1) identyfikator zgłoszenia prac geodezyjnych lub kartograficznych, o którym mowa w art. 12
ustawy, zwanego dalej "zgłoszeniem prac";
2) data, którą jest sygnowane zgłoszenie prac;
3) data doręczenia zgłoszenia prac właściwemu organowi prowadzącemu zasób;
4) imię, nazwisko i numer PESEL albo nazwa i numer identyfikacyjny REGON podmiotu,
który zgłosił prace;
5) dane kontaktowe podmiotu, który zgłosił prace, w tym jego adres;
6) rodzaj oraz cel zgłoszonych prac;
7) opis obiektu, do którego odnosi się zgłoszenie prac, oraz położenie tego obiektu;
8) identyfikatory materiałów zasobu udostępnionych podmiotowi, który zgłosił prace;
9) wysokość opłaty za udostępnienie materiału zasobu;
10) data i sygnatura dokumentu określającego wysokość opłaty;
11) nazwa i sygnatura dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty;
12) data otrzymania wniosku wykonawcy o przyjęcie do zasobu operatu technicznego
zawierającego rezultaty zgłoszonych prac;
13) data zwrotu dokumentacji wraz z protokołem dokumentującym wynik kontroli, o którym
mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 1 ustawy;
14) data odnotowania pozytywnego wyniku kontroli, o której mowa w przepisach wydanych na
podstawie art. 19 ust. 1 pkt 1 ustawy.
W wyniku przeprowadzonej kontroli rejestru zgłoszeń, o którym mowa powyżej dokonano
następujących ustaleń:
1) identyfikator zgłoszenia prac geodezyjnych jest zarejestrowany prawidłowo,
2) data, którą jest sygnowane zgłoszenie prac geodezyjnych jest zarejestrowana prawidłowo,
3) data doręczenia zgłoszenia prac właściwemu organowi jest zarejestrowana prawidłowo,
4) imię, nazwisko, nr PESEL albo nazwa i nr REGON podmiotu jest rejestrowana
nieprawidłowo - w 7 skontrolowanych pozycjach rejestru nie wpisano nr REGON,
5) dane kontaktowe podmiotu, adres są rejestrowane prawidłowo,
6) rodzaj zgłoszonych prac geodezyjnych jest rejestrowany zgodnie z nomenklaturą
z PZG_ModelZasobuGiK do ww. rozporządzenia. We wszystkich skontrolowanych
pozycjach tego rejestru nie rejestrowano celu zgłoszonej prac geodezyjnej co wskazuje na
nieprawidłowe prowadzenie rejestru zgłoszeń prac geodezyjnych,
7) opis obiektu, do którego odnosi się zgłoszenie prac oraz położenie tego obiektu jest
rejestrowany prawidłowo,
9
Dz. U. z 2013 r., poz. 1183
9
8) we wszystkich skontrolowanych pozycjach rejestru nie odnotowano identyfikatorów
materiałów zasobu udostępnianych podmiotowi, który zgłosił pracę co wskazuje na
nieprawidłowe prowadzenie rejestru zgłoszeń prac geodezyjnych,
9) wysokość opłaty za udostępnienie materiału zasobu jest rejestrowana. Z uwagi na
odnotowywanie w pozycjach rejestru kilku wysokości opłat w zakresie rejestrowanego
zgłoszenia pracy geodezyjnej, nie można jednoznacznie ustalić, czego dotyczą
przedmiotowe opłaty,
10) data i sygnatura dokumentu określającego wysokość opłaty jest rejestrowana prawidłowo,
11) nazwa i sygnatura dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty nie jest rejestrowana, co
wskazuje na nieprawidłowe prowadzenie rejestru zgłoszeń prac geodezyjnych,
12) data otrzymania wniosku wykonawcy o przyjęcie do zasobu operatu technicznego
zawierającego rezultaty zgłoszonych prac – w 7 skontrolowanych pozycjach została
zarejestrowana, w 13 pozycjach brak jest rejestracji tej daty, co wskazuje na nieprawidłowe
prowadzenie rejestru zgłoszeń,
13) we wszystkich skontrolowanych pozycjach rejestru nie odnotowano daty zwrotu
dokumentacji wraz z protokołem dokumentującym wynik kontroli. Jak wynika z pisemnych
wyjaśnień Pani Teresy Białobrzeskiej „W okresie objętym kontrolą wszystkie złożone
operaty techniczne zostały pozytywnie zweryfikowane”,
14) we wszystkich skontrolowanych pozycjach rejestru nie odnotowano daty pozytywnego
wyniku kontroli, co wskazuje na nieprawidłowe s prowadzenie rejestru zgłoszeń prac
geodezyjnych.
/akta kontroli karta nr 375 – 376, płyta CD/
2.1.3. Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych zgłoszeń prac geodezyjnych.
Z pisemnych wyjaśnień udzielonych w trakcie trwania czynności kontrolnych zespół
kontrolujący ustalił, że:
1) ogólna liczba zgłoszeń prac geodezyjnych w okresie od 12.07.2014 r. do 31.12.2014 r.
wynosiła 373 w tym 353 prac geodezyjnych zakończonych i przyjętych do powiatowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego,
2) ogólna liczba zgłoszeń prac geodezyjnych w okresie od 1.01.2015 r. do 30.09.2015 r.
wynosiła 720 w tym 651 prace geodezyjne zakończone i przyjęte do powiatowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego,
Na podstawie udostępnionych wydruków z programu OŚRODEK ustalono, że nazwy
asortymentów prac geodezyjnych wymienione poniżej:

10
dokumentacja d/c prawnych,

inwentaryzacja budynku,

inwentaryzacja kanalizacji,

inwentaryzacja powykonawcza,

inwentaryzacja przyłącza co,

klasyfikacja gruntów,

mapa d/c informacyjnych,

mapa d/d meldunkowych,

pomiar syt – wys,

sporządzenie kartotek budynków,

wyznaczenie budynku,

wznowienie granic,
są niezgodne z nomenklaturą diagramu PZG_ModelZasobuGiK.
Udział procentowy poszczególnych asortymentów prac geodezyjnych przedstawiono poniżej:

aktualizacja ewidencji gruntów i budynków (EGiB) - cel wg zestawienia z jednostki
kontrolowanej: aktualizacja ewidencji gruntów i budynków, aktualizacja ewidencji
budynków, klasyfikacja, zmienionych użytków – stanowi 1.0 %, ogólnej liczby zgłoszonych
prac w okresie objętym kontrolą.

mapa z projektem podziału nieruchomości - stanowi 4,9 %, ogólnej liczby zgłoszonych
prac w okresie objętym kontrolą.

inna mapa do celów prawnych - cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej: opinia dla
sądu, dok. dc. prawnych – stanowi 0,4 %, ogólnej liczby zgłoszonych prac w okresie
objętym kontrolą.

rozgraniczenie nieruchomości - cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej:
rozgraniczenie – stanowi 0,20 %, ogólnej liczby zgłoszonych prac w okresie objętym
kontrolą.

wznowienie znaków granicznych/wyznaczenie punktów granicznych/ustalenie przebiegu
granic działek ewidencyjnych - cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej: wyznaczenie
granicy, wznowienie punktów granicznych – stanowi 1.1 %, ogólnej liczby zgłoszonych
prac w okresie objętym kontrolą.

mapa do celów projektowych – cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej: mapa
dc projektowych, mapa dc projektowych i inwentaryzacja, aktualizacja mapy zasadniczej,
pomiar sytuacyjno-wysokościowy – stanowi 39,5 %, ogólnej liczby zgłoszonych prac
w okresie objętym kontrolą.

geodezyjna inwentaryzacja powykonawcza obiektów budowlanych – cel wg zestawienia
z
jednostki
kontrolowanej:
inwentaryzacja
budynku,
inwentaryzacja
urządzeń
11
energetycznych, urządzenia podziemne – inwentaryzacja, mapa dc meldunkowych, tyczenie
i inwentaryzacja – stanowi 52,6 %, ogólnej liczby zgłoszonych prac w okresie objętym
kontrolą.

wytyczenie obiektów budowlanych – cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej:
tyczenie obiektów budowlanych – stanowi 0,2 %, ogólnej liczby zgłoszonych prac
w okresie objętym kontrolą.

inny cel - cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej: obiektowanie punktów adresowych
i osi ulic – stanowi 0,1 %, ogólnej liczby zgłoszonych prac w okresie objętym kontrolą.
/akta kontroli karta nr 121 – 163, 373 - 374/
2.1.4. Obsługa zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych.
W pisemnym wyjaśnieniu Pani Teresa Białobrzeska wskazała, że „Uzgodnienie
z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac
odbywało się bezpośrednio poprzez analizę wnioskowanych przez geodetę materiałów i ich
ewentualną korektę. W trakcie kontroli wprowadzono do stosowania specjalny druk, w którym
geodeta potwierdza własnoręcznym podpisem fakt i datę uzgodnienia.”
Skontrolowano losowo wybrane 20 DOO i odpowiadające im licencje, w wyniku, czego dokonano
następujących ustaleń:
DOO były sporządzone zgodne z Załącznikiem Nr 9 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r.
w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,
wydania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty10, formularze DOO były wypełnione
nieprawidłowo –: we wszystkich DOO jako organ wpisano Miasto Ostrołęka.
W dokumentacji brak odnotowania wniesienie opłaty. W pisemnym wyjaśnieniu Pani
Teresa Białobrzeska wskazała, że zainteresowany geodeta informował o fakcie uiszczenia opłaty,
lub informacja ta była pozyskiwana od pracowników prowadzących obsługę kasową. Ponadto
w trakcie wykonywania czynności kontrolnych Pani Teresy Białobrzeskiej wskazała, że „W trakcie
kontroli rozpoczęto rejestrację w systemie daty i identyfikatora dokumentu potwierdzającego
dokonanie opłaty.”
Daty odbioru uzgodnionych materiałów przez wykonawcę nie były dokumentowane.
Identyfikatory skontrolowanych licencji generowane w programie OŚRODEK były zgodne
z § 2 ust. 2 pkt 1, pkt 2, pkt 3 lit. c ww. rozporządzeniem z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie
udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydania licencji
oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty11 np. „GGN.6642.1.810.2014_1461_K05.” Licencje
10
11
Dz. U. z 2014 r., poz. 917
Dz. U. z 2014 r., poz. 917
12
sporządzane były w dniu wystawienia DOO. Licencje dla wykonawców prac geodezyjnych
generowane w programie Ośrodek były niezgodne z Załącznikiem nr 7 do rozporządzenia z dnia
9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty12. Wszystkie
licencje wydane wykonawcom prac geodezyjnym były sporządzone wg Załącznikiem nr 6 do ww.
rozporządzenia. Treść przedmiotowej licencji określała zakres uprawnień licencjobiorcy innego niż
wykonawca prac geodezyjnych.
Na podstawie udostępnionych kopii dokonano kontroli klauzul stosowanych na kopiach
materiałów zasobu. Zespół kontrolujący ustalił, iż klauzule były zgodne z Załącznikiem nr 5 do
rozporządzenia z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego13
DOO i Licencje przechowywane są łącznie ze zgłoszeniem pracy geodezyjnej
w segregatorach oznaczonych WGK.6642.1. .2015, kat. B5.
/akta kontroli karta nr 187 – 228, 382 - 384/
2.2.
Procedura przekazywania wyników prac geodezyjnych i kartograficznych.
2.2.1. Zawiadomienie organu o zakończeniu zgłoszonych prac geodezyjnych.
W trakcie czynności kontrolnych zespół kontrolujący poddał kontroli 20 losowo wybrane
zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i dokonał następujących ustaleń:
a) zawiadomienia
wpływają
do
organu
prowadzącego
powiatowy
zasób
geodezyjny
i kartograficzny w formie papierowej,
b) sposób rejestracji wpływu zawiadomień:
na zawiadomieniach o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych nie była odnotowana data
wpływu do organu jak również w rejestrze zgłoszeń nie była rejestrowana data wpływu
zawiadomienia do organu,
c) kontrola zawiadomień pod względem poprawności sporządzenia i zgodności z wzorem
wykazała, iż:
zawiadomienia sporządzone były na formularzu określonym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia z
dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac
kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego14
Dz. U. z 2014 r., poz. 917
Dz. U. z 2013 r., poz. 1183
14 Dz. U. z 2014 r., poz. 924
12
13
13
Zawiadomienia nie zawierały wszystkich informacji wymaganych w Załączniku nr 3 do ww.
rozporządzenia w sprawie formularzy tj.:

w 7 zawiadomieniach brak identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych,

w wszystkich skontrolowanych zawiadomieniach nieprawidłowy wpisano nazwę organu
prowadzącego państwowy zasób, jak również nieprawidłowo określano miejsce złożenia
zgłoszenia prac,

w 1 zawiadomieniu wpisano nieprawidłowy Identyfikator zgłoszenia prac geodezyjnych,

w 18 zawiadomieniach nie określono wykaz zbiorów nowych, zmodyfikowanych lub
zweryfikowanych danych należących do zakresu baz danych,

w 1 zawiadomieniu brak podpis wykonawcy.
Zawiadomienia o których mowa powyżej przechowywane były w segregatorach, łącznie ze
zgłoszeniem prac geodezyjnej/kartograficznej, oznaczonych identyfikatorem WGK.6642.1. .2015,
kat. B5.
Materiały sporządzone przez wykonawców prac geodezyjnych przekazywane były do państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego w formie papierowej.
/akta kontroli karta nr 229 – 241, 385 - 386/
2.2.2. Weryfikacja
zbiorów
danych
oraz
innych
materiałów
przekazywanych
do
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
Osoby realizującym weryfikację zbiorów danych i innych materiałów przekazywanych do
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego nie przedłożyły Upoważnień Prezydenta do
wykonywania czynności weryfikacji
W trakcie czynności kontrolnych zespół kontrolujący poddał kontroli 20 losowo wybranych
protokołów weryfikacji i dokonano następujących ustaleń:
a) protokoły weryfikacji sporządzane były w formie papierowej na dokumencie przygotowanym
przez wykonawcę prac geodezyjnych.
Kontrola protokołów weryfikacji pod względem prawidłowości sporządzenia wykazała, iż:

w 19 przypadkach protokoły weryfikacji były sporządzone zgodnie z wzorem określonym
w Załączniku nr 4 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy
dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania
o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego15, 1 protokół niezgodny z powyższym wzorem,
15
Dz. U. 2014 r., poz. 924
14

w 19 protokołach nieprawidłowa określono nazwa organu prowadzącego państwowy zasób,
w 1 protokole brak nazwy organu,

w 2 skontrolowanych protokołach nie wpisano identyfikatora zgłoszenia,

w treści protokołu wpisana data przekazania dokumentacji nie znajdowała potwierdzenia
w dokumentacji,

we wszystkich skontrolowanych protokołach weryfikacji brak informacji o osobach
dokonujących weryfikacji przekazanych materiałów,

w 11 protokołach brak identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych (nr REGON),
b) we wszystkich skontrolowanych protokołach weryfikacji brak było daty podpisania
przedmiotowego protokołu przez organ,
c) w poz. 6 „Informacje dodatkowe” protokołów weryfikacji zamieszczano informacje
o nr ewidencyjnym włączonego opracowania do zasobu
Z pisemnych wyjaśnień Pani Teresy Białobrzeskiej wynika, że „W przypadku pozytywnej
weryfikacji protokół sporządzany jest w 1 egzemplarzu, w przypadku wystąpienia negatywnej
weryfikacji byłby sporządzony w 2 egz., z których jeden otrzymuje wykonawca prac geodezyjnych
łącznie z przedłożoną dokumentacją celem usunięcia nieprawidłowości. Protokół z weryfikacji
przechowywany jest łącznie z operatem technicznym.”
Ze względu na brak odnotowanej daty weryfikacji w protokole weryfikacji zespół
kontrolujący nie mógł dokonać analizy terminów realizacji czynności weryfikacji zbiorów danych
lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych.
/akta kontroli karta nr 243 – 258, 387 - 390/
2.2.3. Przyjęcie zbiorów danych i innych materiałów powstałych w wyniku zrealizowanych
prac
geodezyjnych
lub
kartograficznych
do
powiatowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego.
Z analizy 20 losowo wybranych operatów technicznych włączonych do powiatowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika, że
a) identyfikatory ewidencyjne materiałów zasobu były nadawane zgodnie z wymogami § 15
rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu, np. P.1461.2014.580,
b) klauzule były zgodne z Załącznikiem nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie
formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania
o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego16,
16
Dz. U. z 2014 r., poz. 924
15
c) w 14 przypadkach, aktualizacja / zasilenie mapy numerycznej wykonywana była po dacie
wpisania przekazanych przez wykonawcę prac geodezyjnych materiałów do ewidencji materiałów
powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
Ze względu na brak odnotowanej daty weryfikacji w protokole weryfikacji zespół
kontrolujący nie mógł dokonać oceny terminowości wpisywania przekazanych przez wykonawcę
prac geodezyjnych materiałów do ewidencji materiałów powiatowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego.
/akta kontroli karta nr 257 – 317, 389 - 390/
2.3.
Opatrzenie klauzulami dokumentów dla zamawiającego.
Kontrolą objęto 20 losowo wybranych wniosków o uwierzytelnienie dokumentów na
potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Kontrola
wykazała, że:

wszystkie objęte kontrola wnioski sporządzone były według wzoru określonego
w Załączniku do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu
uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na
potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych17,

wszystkie objęte kontrolą wnioski zawierały nieprawidłową nazwę organu tj. Miejski
Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Ostrołęce.
Ze względu na brak odnotowanej daty wpływu wniosku do organu prowadzącego państwowy zasób
geodezyjny i kartograficzny zespół kontrolujący nie mógł dokonać oceny terminowość wystawienia
Dokumentów Obliczenia Opłaty.
Fakt wniesienie opłaty za uwierzytelnione materiały nie był odnotowywany.
Ze względu na brak odnotowanej daty wpływu wniosku o uwierzytelnienie dokumentów
opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych do organu, zespół kontrolujący nie mógł
dokonać oceny terminowości uwierzytelniania materiałów przeznaczonych dla zamawiającego
wykazanych we wniosku.
Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów były przechowywane w segregatorach łącznie z
Dokumentem Obliczenia Opłaty i zgłoszeniem pracy geodezyjnej.
/akta kontroli karta nr 318 – 359, 391 - 392/
17
Dz. U. z 2014 r., poz. 914
16
Z analizy przedłożonych w trakcie czynności kontrolnych dokumentów, sporządzono tabele
stanowiące załączniki nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 oraz arkusze ustaleń kontroli nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 8, 9
podpisane w dniu 25.11.2015 r. przez Wiceprezydenta Miasta Ostrołęka.
Na podstawie ww. dokumentów zespół kontrolujący dokonał ustaleń:
1. W zakresie ustaleń formalno – organizacyjnych:
a) niespójność zapisów w obowiązującym Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta
Ostrołęka dotyczącym właściwości Wydziału Geodezji i Kartografii w zakresie
prowadzenia spraw związanych z państwowym zasobem geodezyjnym i kartograficznym
oraz uzgadnianiem dokumentacji projektowej z zakresem zadań wynikającym z treści art. 7d
ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne18,
b) brak aktualnego dokumentu wskazującego osobę pełniącą funkcję Geodety Miejskiego,
c) rozbieżności w faktycznym wykonywaniu zadań wynikających z obsługi państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego przez pracowników z ich obowiązkami
wynikającymi z opisów stanowisk będących ich zakresami czynności i zakresu czynności,
d) brak upoważnień organu administracji geodezyjnej i kartograficznej, jakim jest w zakresie
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego Prezydent Miasta Ostrołęka do
podpisywania Dokumentu Obliczenia Opłaty, licencji, protokołów weryfikacji, wpisywania
do ewidencji powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
2.
W zakresie procedury obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych ustalono:
a) braki związane z rejestrowaniem i obsługą zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych
oraz zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych / kartograficznych,
dotyczące nie zawierania wszystkich informacji wymaganych we wzorach określonych w
Załącznikach Nr 1, Nr 2 i Nr 3 do rozporządzenia z dnia 11 lipca 2014 r. w sprawie
formularzy
dotyczących
zgłaszania
prac
geodezyjnych
i
prac
kartograficznych,
zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego19, lub zawierania informacje nieprawidłowe,
b) brak w Rejestrze Zgłoszeń wszystkich informacji wymaganych w § 8 rozporządzenia z dnia
5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego20, tj. nie wpisywanie nr REGON, celu zgłoszonej pracy,
identyfikatorów udostępnionych materiałów, dokumentu potwierdzającego dokonanie
Dz. U. z 2015 r., poz. 520 ze zm.
Dz. U. z 2014 r., poz. 924
20 Dz. U. z 2013 r., poz. 1183
18
19
17
opłaty, daty otrzymania wniosku wykonawcy o przyjęcie do zasobu operatu technicznego,
daty pozytywnego wyniku kontroli,
c) braki uzgodnień z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do
wykonania zgłoszonych prac,
d) wpisywanie w Dokumentach Obliczenia Opłaty jako organ Miasto Ostrołęka,
e) niezgodność sporządzania licencji z załącznikiem Nr 7 do rozporządzenia z dnia 9 lipca
2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty21.
3.
W zakresie zawiadamiania organu o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub
kartograficznych ustalono:
a) braki daty wpływu zawiadomienia do organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny
i kartograficzny,
b) niepełną treść zawiadomień względem obowiązku zawierania w nich informacji
wynikających z załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie
formularzy
dotyczących
zgłaszania
prac
geodezyjnych
i
prac
kartograficznych,
zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego22, tj. brak identyfikatora wykonawcy prac
geodezyjnych,
brak
nazwy
organu
prowadzącego
państwowy
zasób,
użycie
nieprawidłowego identyfikatora zgłoszenia prac geodezyjnych, brak wykazu zbiorów
nowych, zmodyfikowanych lub zweryfikowanych danych należących do zakresu baz, brak
podpisu wykonawcy.
4.
W zakresie weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do
powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego ustalono:
a) sporządzanie protokołów weryfikacji w jednym egzemplarzu,
b) zawieranie w protokołach weryfikacji nieprawidłowej nazwy organu prowadzącego
państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny,
c) braki informacji o osobach dokonujących weryfikacji,
d) braki identyfikatora wykonawcy prac,
e) braki daty podpisania protokołu weryfikacji przez organ.
21
22
Dz. U .2014 r., poz. 917
Dz. U. z 2014 r., poz. 924
18
5.
W zakresie przyjmowania zbiorów danych i innych materiałów do powiatowego zasobu
geodezyjnego
i
kartograficznego
oraz
opatrywania
klauzulami
dokumentów
dla
zamawiającego ustalono:
a) wykonywanie aktualizacji / zasilenie mapy numerycznej po dacie wpisania opracowania
do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,
b) dokonywanie opatrywania klauzulami dokumentów dla zamawiającego,
c) nadawanie identyfikatorów ewidencyjnych materiałom stanowiących pzgik,
d) braki odnotowywania daty wpływu wniosku o uwierzytelnienie dokumentów do organu,
e) nieprawidłową
nazwa
organu
prowadzącego
państwowy
zasób
geodezyjny
i
kartograficzny,
f) braki odnotowania potwierdzenia dokonania opłaty za uwierzytelnione materiały.
Przedstawiając
powyższe,
uwzględniając
założony
próg
negatywności
informuję,
że realizację zdania polegającego na prowadzeniu państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego w zakresie:

poprawność wypełniania zgłoszenia pracy geodezyjnej lub kartograficznej zarejestrowanych
w jednostce kontrolowanej – oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami,

poprawność, terminowość i kompletności wydanych licencji - oceniono negatywnie,

poprawność sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty - oceniono pozytywnie
z nieprawidłowościami,

prawidłowość prowadzenia Rejestru Zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych oceniono negatywnie,

poprawność sporządzenia zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub
kartograficznych zgłoszonych w jednostce kontrolowanej - oceniono pozytywnie
z nieprawidłowościami,

poprawność sporządzenia protokołów weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów
przekazywanych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego – oceniono
negatywnie,

terminowość przyjmowania zbiorów danych lub innych materiałów do powiatowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego – oceniono negatywnie,

poprawność sporządzenia wniosków o uwierzytelnienie dokumentów przeznaczonych dla
zamawiającego - oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami,

terminowość uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac
geodezyjnych – oceniono negatywnie,

zgodność i prawidłowość stosowanych klauzul – oceniono pozytywnie.
19
Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana do podjęcia działań w celu
wyeliminowania stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, poprzez:

Doprowadzenie do zgodności zapisów w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta
w Ostrołęce w zakresie prowadzenia spraw związanych z państwowym zasobem
geodezyjnym z zakresem zadań wynikającym z treści art. 7d ustawy z dnia 17 maja 1989 r.
Prawo geodezyjne i kartograficzne23.

Powołanie Geodety Powiatowego zgodnie z art. 6a ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy Prawo
geodezyjne i kartograficzne starosta wykonuje zadania przy pomocy geodety powiatowego
wchodzącego w skład starostwa powiatowego.

Doprowadzenie do zgodności zapisów w opisach stanowisk, zakresach czynności do
faktycznie realizowanych zadań przez pracowników Wydziału Geodezji i Kartografii
Urzędu Miasta Ostrołęka.

Rozważenie wydania upoważnień pracownikom realizującym zadania objęte kontrolą,
o których mowa w art. 12b, 40c, oraz 40e ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne.

Dokonywanie starannej weryfikacji wniosków wpływających do organu prowadzącego
państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, między innymi: zgłoszeń prac
geodezyjnych, zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych składanych
przez
wykonawców
prac
geodezyjnych
i
kartograficznych
oraz
wniosków
o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych lub
prac kartograficznych, w zakresie prawidłowości ich wypełnienia oraz stosowania
właściwej nazwy organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny –
jakim jest Prezydent Miasta Ostrołęka przez wnioskodawców.

Przestrzeganie przepisów wynikających z art. 12 ust.3 ustawy Prawo geodezyjne
i kartograficzne w zakresie udokumentowania uzgadnianie z wykonawcą listy materiałów
zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy.

Stosowanie prawidłowego wzoru Licencji dla wykonawcy prac geodezyjnych o której
mowa w § 1 stanowiący załącznik nr 7 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie
udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,
wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty24..

Prawidłowe prowadzenie Rejestru Zgłoszeń o którym mowa w § 8 rozporządzenia z dnia
5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu
23
24
Dz. U. z 2015 r., poz. 520 ze zm.
Dz. U .2014 r., poz. 917
20
geodezyjnego i kartograficznego25, poprzez wpisywanie wszystkich wymaganych
przepisami informacji w tym rejestrze

Przestrzeganie przepisów § 1 rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy
dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o
wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego26, poprzez prawidłowe sporządzania Protokołów
weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca
2011 roku o kontroli w administracji rządowej27 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują
środki odwoławcze oraz zobowiązuję Pana do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń albo
o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
z up. Wojewody Mazowieckiego
Aneta Konieczna
Dyrektor Wydziału Geodezji
Dz. U. z 2013 r., poz. 1183
Dz. U. z 2014 r., poz. 924
27 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092
25
26
21