Jak należy wypełnić i aktualizować harmonogram płatności będący

Jak należy wypełnić i aktualizować harmonogram płatności będący załącznikiem do umowy
o dofinansowanie projektu w ramach RPO WM 2014-2020?
SPORZĄDZANIE HARMONOGRAMU PŁATNOŚCI
I.
Umowa Standardowa
1. Do umowy o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności obrazujący
wysokość wnioskowanych transz oraz daty złożenia wniosków o płatność.
2. Harmonogram powinien zawierać w kolumnie Kwota transzy dofinansowania wyłącznie kwoty
dofinansowania z uwzględnieniem kwoty na zakupy inwestycyjne i wydatki inwestycyjne.
Kolumna Kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia powinna uwzględniać
zarówno kwoty transz dofinansowania, jak i wkład własny.
3. IP zaleca, aby w przypadku pierwszego wniosku o płatność okres rozliczeniowy był możliwie
krótki np. jednodniowy. W przypadku pozostałych wniosków o płatność okres rozliczeniowy
może wynosić maksymalnie trzy miesiące1.
4. Wydatki poniesione przed podpisaniem umowy powinny zostać ujęte w drugim wniosku
o płatność rozliczającym przekazaną zaliczkę składanym do IP.
5. W przypadku wskazanym w pkt. 4 IP dopuszcza, aby okres rozliczeniowy był dłuższy niż
3 miesiące i obejmował wydatki poniesione od początku realizacji projektu do dnia podpisania
umowy.
Gdy okres pomiędzy dniem rozpoczęcia realizacji projektu a podpisaniem umowy jest krótszy niż
3 miesiące wniosek o płatność może zostać złożony za okres do 3 miesięcy.
Przykład:
Okres realizacji projektu
01.07.201531.12.2017
Data podpisania umowy
01.12.2015
W harmonogramie płatności:
Transza
okres rozliczeniowy
kwota
01.07-01.07.2015
Transza 1
Np.
1
30 000,00
dla
pierwszego
wniosku o płatność
(tzw. „zerowy”)
Transza 2
Np. 40 000,00
02.07.201501.12.2015
Transza 3
Np. 50 000,00
02.12.2015-
Nie dotyczy sytuacji opisanej w pkt. 5
31.12.2015
Transza 4
Transza 4
Np. 130 000,00
0,00
01.01.201631.03.2016
01.04.201631.05.2016
6. Wyłącznie w Poddziałaniach 9.1.1, 10.1.1 i 10.1.2 IP dopuszcza możliwość, aby okresy
rozliczeniowe nie zamykały się w danym roku kalendarzowym tj. możliwe jest złożenie wniosków
np. za okres 02.12.2015-29.02.2016.
7. Wydatki w ramach projektu ponoszone są w pierwszej kolejności z najwcześniej otrzymanej
transzy dofinansowania. Ostateczne rozliczenie zaliczki następuje w końcowym wniosku
o płatność.
PRZY WYPEŁNIANIU POSZCZEGÓLNYCH WIERSZY HARMONOGRAMU NALEŻY WZIĄĆ POD UWAGĘ
NASTĘPUJĄCE KWESTIE:
1. Przekazanie pierwszej płatności (Transza 1) dokonywane jest na podstawie pierwszego wniosku
o płatność (tzw. „wniosek zerowy” nie rozliczający wydatków). Środki mogą zostać przekazane
dopiero po podpisaniu umowy o dofinansowanie i złożeniu przez Beneficjenta wymaganego
zabezpieczenia2. Pierwszy wniosek o płatność może zostać złożony w pierwszym dniu realizacji
projektu i obejmować jednodniowy okres sprawozdawczy np. dla projektu realizowanego
w okresie 01.07.2015-31.12.2017 pierwszy wniosek o płatność może być złożony za okres
01.07.2015-01.07.2015 (kolejny wniosek będzie składany np. za okres 02.07.2015-30.09.2015
i będzie rozliczał wydatki poniesione w okresie 01.07.2015-30.09.2015).
2. Termin złożenia wniosku o płatność ustala się następująco:

w przypadku pierwszego wniosku o płatność (tzw. „zerowy wniosek o płatność”) –
niezwłocznie po podpisaniu umowy, jednak nie wcześniej niż w pierwszym dniu realizacji
projektu,

w przypadku kolejnych wniosków o płatność w terminie do 8 dni roboczych od zakończenia
okresu rozliczeniowego,

w przypadku końcowego wniosku o płatność w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia
zakończenia okresu realizacji projektu.
3. Kwota dofinansowania na dany rok kalendarzowy przekazywana jest co najmniej w trzech
transzach. Wypłata drugiej i kolejnych transz jest uzależniona od rozliczenia co najmniej 70%
dotychczas otrzymanego dofinansowania w projekcie.
2
Jeśli dotyczy.
4. Suma transz, którą chce otrzymać Beneficjent w danym roku budżetowym (np. 2016) powinna
być równa przewidywanym wydatkom określonym w budżecie w tym roku we wniosku
o dofinansowanie.
5. Przy ustalaniu wysokości transz kwoty dofinansowania należy mieć na uwadze zapis § 5 Umowy
o dofinansowanie projektu wskazujący, iż w przypadku niezłożenia wniosku o płatność
w terminie lub nierozliczenia 70% przekazanych środków z kwoty dofinansowania będą naliczane
odsetki zgodnie z art. 189 ustawy o finansach publicznych.
6. Istnieje możliwość złożenia przez Beneficjenta wniosku rozliczającego zaliczkę, tj. wniosku,
którym Beneficjent będzie rozliczał mniej niż 70% dotychczas otrzymanych środków
i jednocześnie nie będzie wnioskował o kolejną transzę.
7. Zgodnie z zapisami § 3 Umowy o dofinansowanie, wydatki poniesione po zakończeniu realizacji
projektu można ująć w końcowym wniosku o płatność obejmującym ostatni okres rozliczeniowy
pod warunkiem, że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu.
8. Kwota transzy dofinansowania przekazana Beneficjentowi może zawierać wydatki w ramach:
a. kwot na zakupy inwestycyjne i wydatki inwestycyjne

cross-financing3 na zakup środków trwałych4 o wartości jednostkowej równej lub wyższej
niż 3.500 zł netto (w tabeli nazwane jako „zakup inwestycyjny”),

zakup wartości niematerialnych i prawnych5 o wartości jednostkowej równej lub wyższej
niż 3.500 zł netto (w tabeli nazwane jako „zakup inwestycyjny”),

cross-financing3 na dostosowanie budynków i pomieszczeń (prace remontowowykończeniowe), których wartość stanowi ulepszenie środka trwałego3 (w tabeli
nazwane jako „wydatki inwestycyjne”),

środki trwałe4 o wartości równej lub wyższej niż 3.500 zł netto (w tabeli nazwane jako
„wydatki inwestycyjne”),
b. kwot środków bieżących przeznaczonych na pozostałe wydatki.
Sporządzając harmonogram płatności należy zweryfikować wykazane w budżecie projektu wydatki
i zakwalifikować je odpowiednio jako wydatki inwestycyjne/na zakupy inwestycyjne i/lub wydatki
bieżące.
9. Po otrzymaniu od Wnioskodawcy wersji elektronicznej harmonogramu płatności w Systemie
e-RPO pracownik Referatu ds. Wyboru (ZW.I) weryfikuje jego poprawność. W przypadku
stwierdzenia braku uchybień, harmonogram ten stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie.
3
W projektach współfinansowanych z EFS cross-financing może dotyczyć wyłącznie:
•
zakupu nieruchomości,
•
zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe
przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku,
•
dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.
4 Środki trwałe - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z zastrzeżeniem inwestycji,
o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 17 tej ustawy.
5
Wartości niematerialne i prawne – zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
II.
Umowa ryczałtowa
1. Przy wypełnianiu harmonogramu płatności należy wziąć pod uwagę rekomendacje zawarte
w części I niniejszego dokumentu (Umowa standardowa) z uwzględnieniem poniższych punktów
zawierających specyfikę harmonogramów płatności umów ryczałtowych.
2. Przekazanie pierwszej płatności (Transza 1) dokonywane jest na podstawie pierwszego wniosku
o płatność (tzw. „wniosek zerowy” nie rozliczający wydatków), analogicznie jak w przypadku
umowy standardowej.
3. W przypadku projektów, których zadania realizowane są na przełomie lat transze mogą zostać
wypłacone w kilku częściach tj. wysokość części transzy wnioskowanej w danym roku odpowiada
wysokości wydatków określonej w budżecie WND w danym roku.
4. Wypłata drugiej i kolejnych transz jest uzależniona od rozliczenia co najmniej 70% dotychczas
otrzymanego dofinansowania w projekcie. Przekazanie kolejnej transzy uzależnione jest od
rozliczenia we wnioskach o płatność, co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych
środków w ramach kwoty dofinansowania tj. rozliczenia kwoty ryczałtowej przez Beneficjenta we
wniosku o płatność i jej zatwierdzenie przez IP.
5. Przy ustalaniu wysokości transz kwoty dofinansowania i okresów rozliczeniowych należy mieć na
uwadze termin zakończenia realizacji poszczególnych zadań objętych kwotami ryczałtowymi.
Przykład:
Okres realizacji projektu
01.07.201515.08.2016
Data podpisania umowy
01.12.2015
W harmonogramie płatności:
Transza
okres rozliczeniowy
kwota
01.07-01.07.2015
Transza 1
część 1
Np.
30 000,00
(środki potrzebne do
realizacji projektu w 2015
roku)
dla
pierwszego
wniosku o płatność
(tzw. „zerowy”)
02.07.201501.12.2015
Transza 1
część 2
Transza 2
Np.
40 000,00
(środki potrzebne do
realizacji projektu w I p.
2016 roku)
Np. 50 000,00
okres rozliczeniowy dla
drugiego wniosku o
płatnośćwniosek
sprawozdawczy
tj.
nierozliczający
kwot
ryczałtowych
02.12.201515.02.2016
(wniosek o kolejną transzę –
rozliczający min. jedną
kwotę ryczałtową/zadanie
oraz 70% dofinansowania)
Transza 3
Np. 130 000,00
16.02.201615.05.2016
(środki potrzebne do
realizacji projektu do
czasu złożenia kolejnego
wniosku o transze)
(wniosek o kolejną transzę –
rozliczający min. jedną
kwotę ryczałtową/zadanie
oraz 70% dofinansowania)
16.05.201615.08.2016
0,00
wniosek sprawozdawczy
tj. rozliczający kwotę
ryczałtową oraz 100%
dofinansowania
AKTUALIZACJA HARMONOGRAMU PŁATNOŚCI
1. Na etapie realizacji projektu harmonogram płatności może ulec aktualizacji i jest składany wraz
z wnioskiem o płatność lub odrębnym pismem.
2. Co do zasady harmonogram płatności, może podlegać aktualizacji ze skutkiem na kolejny okres
rozliczeniowy. Aktualizacja harmonogramu płatności wymaga akceptacji przez IP.
3. Wraz z wnioskiem o płatność w szczególności należy aktualizować kolumnę kwota planowanych
całkowitych wydatków do rozliczenia, w oparciu o dotychczas zatwierdzone wydatki tak, aby
suma poniesionych wydatków wraz z planowanymi była równa całkowitej wartości projektu.
4. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę stanowiącą co najmniej 70% łącznej kwoty
przekazanych wcześniej transz dofinansowania lub w terminie wynikającym z harmonogramu
płatności, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się
odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia
wniosku o płatność. Dotyczy to wniosków o płatność, które zgodnie z harmonogramem płatności
składane są w celu przekazania kolejnej transzy dofinansowania oraz końcowego wniosku
o płatność.
5. Aktualizacja harmonogramu płatności, złożona w związku z zaistnieniem okoliczności, o których
mowa w pkt. 4 (zagrożenie niewydatkowania 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz
dofinansowania), aby mogła zostać uznana za skuteczną od początku następnego okresu
rozliczeniowego, powinna zostać przekazana do IP do końca poprzedzającego go okresu
rozliczeniowego, zgodnie z zapisami § 5 umowy o dofinansowanie.
6. Sporządzając aktualizację harmonogramu płatności należy dotrzymać warunku zawartego w § 9
umowy o dofinansowanie, zgodnie z którym Beneficjent wnosi zabezpieczenie prawidłowej
realizacji umowy6 na kwotę stanowiącą co najmniej 150% najwyższej transzy dofinansowania
projektu, wskazanej w harmonogramie płatności będącym załącznikiem do umowy.
6
Jeśli dotyczy.