Zasady wartościowania dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej a

Zasady wartościowania dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej a

Halina Robótka
Zasady i metody selekcji dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej
a potrzeby badań obecnych i przyszłych
Materiały archiwalne, które pozostaną po dzisiejszych jednostkach organizacyjnych
i osobach fizycznych będą wynikiem 3 współpracujących ze sobą czynników:
zasad i metod selekcji,
narzędzi stosowanych w ich trakcie, zwanych kryteriami,
archiwistów, którzy te zasady, metody i narzędzia będą stosować .
Niszczenie części powstającej dokumentacji było zjawiskiem tak dawnym, jak dawne
było jej sporządzanie. Początkowo usuwano najczęściej tekst wstępnych wersji dokumentacji,
tzw. konceptów lub minut, zachowując materiał pisarski, bowiem zakup nowego wiązał się ze
sporym wydatkiem. Wielu badaczy narzeka z tego powodu na brak źródeł do rekonstrukcji
obiegu informacji i dokumentacji w dawnych urzędach. Zjawisko masowego usuwania
dokumentacji i to nie tylko jej wersji pośrednich, ale dużego procentu wytworzonej całości,
nastąpiło na przełomie XVIII i XIX wieku, w czasach gdy agendy państwowe zaczęły
przenikać do różnorodnych obszarów życia politycznego, społecznego, gospodarczego
a nawet prywatnego. Liczebność instytucji przekładała się bezpośrednio na wzrost wielkości
produkowanej dokumentacji, wzrost wyznaczany postępem geometrycznym. Masowość
narastających materiałów, oczywiście, nie dotyczyła archiwów historycznych, a jedynie
kancelarii lub co najwyżej archiwów urzędowych. Wraz z upływem czasu zjawisko
masowości pogłębiało się do tego stopnia, że w okresie międzywojennym zaczęto je określać
mianem „zalewu dokumentacji”.
Powstaje pytanie w jakim celu, czy w ogóle, i jak sobie radzono z ową masowością
w przeszłości. Po najstarszym sposobie, służącym odzyskiwaniu wtórnego materiału
pisarskiego, doszły inne powody niszczenia dokumentacji. Były to jednak nadal praktyczne
potrzeby producenta materiałów. To najstarsze narzędzie stosowane do wartościowania
pozwalało jedynie na oddzielanie materiałów potrzebnych do bieżącej działalności od
materiałów tej wartości nie posiadających. Narzędziem tym posługiwali się głównie
urzędnicy w swoim miejscu pracy. Oni też byli zainteresowani niszczeniem dużych partii,
ponieważ od ilości wybrakowanej dokumentacji zależała wysokość gratyfikacji za tę
czynność.
Nowo powstała wówczas zasada kwalifikująca starsze materiały do grupy źródeł
historycznych narodziła się w osiemnastowiecznej Francji i powoli torowała sobie drogę
w innych krajach. Widocznym jej skutkiem było tworzenie archiwów historycznych i powierzanie im funkcji przechowywania i opracowywania oraz udostępniania zasobu do celów
badawczych. Natomiast poza archiwami tylko nieliczni urzędnicy, i to raczej wysokiej rangi,
zdawali sobie sprawę, z naukowej wartości tworzonych materiałów1. Ale nawet oni nie umieli
się posługiwać tą wiedzą i odróżniać materiały o charakterze źródeł od materiałów takiej
wartości nie posiadających. Niewiele też mogli im tym względzie pomóc archiwiści z archiwów historycznych, które – jak wiadomo- nie miały wpływu na zasób narastający. Mimo to
z ich środowiska wychodziły propozycje ograniczenia spontanicznego brakowanie na rzecz
wprowadzenia ściśle określonych zasad. Czynili więc starania, by władze drogą oficjalnych
przepisów ograniczyły samowolę urzędniczą, a całość procedur związanych z brakowaniem
oddały po ich nadzór. Starania te w niektórych krajach zostały uwieńczone formalnymi
sukcesami, ale przy ówczesnym niezbyt wysokim poziomie wiedzy ogólnej o zasadach
selekcji, należy wątpić w pełną skuteczność owych zbiegów.
Dopiero na przełomie XIX i XX wieku, gdy okrzepły już struktury archiwalne, a poziom
wiedzy archiwalnej podniósł się znacząco, pojawiły się pierwsze kryteria naukowej oceny
narastającego zasobu2. Dzisiaj można już powiedzieć, że archiwistyka zaczęła wtedy tworzyć
podstawowe narzędzia do oceny wartości dokumentacji. Lista tych narzędzi, zwanych
kryteriami oceny, rozwijała się stopniowo, a obecnie obejmuje ok. 20 pozycji. Poczesne
miejsce na nich zajmuje wspomniana już wartość historyczna materiałów. Powrócimy jeszcze
do tych zagadnień.
Równolegle do wyżej wspomnianych zjawisk rodziły się inne pomysły na skuteczna
„walkę„ z masowością narastającej dokumentacji. Podejmowano ten temat, ponieważ
masowość w odniesieniu do dokumentacji i źródeł historycznych może sprawiać ściśle
określone trudności. Po pierwsze zachowanie całego produktu utrudni lub wręcz uniemożliwi
1
H. Robótka, Jak dawniej archiwa urządzano. Na podstawie dziewiętnastowiecznych wskazówek w
sprawie brakowania materiałów z Archiwum komisji Rządowej Spraw Wewnętrznych, Echa Przeszłości III,
2002, s. 107 i dalsze; E. Sęczys, Brakowanie akt w archiwach urzędów Królestwa Polskiego w latach 18151867, Archeion t. 77, 1984, s. 155 i dalsze.
2
A. Bachulski, Brakowanie akt, Archeion t. 19-20, 1951.
badaczowi swobodne ich badanie, bo trudno poruszać się swobodnie w gąszczu. Po drugie
spiętrzy prace nad opracowaniem informacji o ich zawartość Po trzecie, jeżeli nawet uda się
uporać z dwoma pierwszymi przeszkodami, to pojawi się kolejna w postaci zbyt szczupłych
pomieszczeń magazynowych, niezdolnych do przechowana całej dokumentacji.
Propozycji było wiele. Na przykład rozważano możliwości zmikrofilmowania całej
dokumentacji, która pomniejszona do wymiarów klatki mikrofilmowej 2x3,3 cm zajmowałaby mniejsze powierzchnie magazynowe, szacowane na 5% w stosunku do oryginałów,
a jednocześnie stwarzające możliwości magazynowania większej części produkowanej
dokumentacji3. Pomysł ten napotkał na poważne przeszkody techniczne – wysokie koszty
przy jednoczesnym braku pewności, czy i jak długo mikrofilm przetrwa w magazynach
archiwalnych. Ten pomysł odżywa cyklicznie, w miarę jak pojawiają się nowinki techniczne,
ale zawsze słychać te same argumenty: zbyt kosztowne i nieznany czas przetrwania.
Niektórzy podnoszą inne jeszcze mankamenty, np. wiarygodność kopii w procedurach
dowodowych, utrudnione odczytywanie (korzystanie), pracochłonność.
Inną ochroną przed „zalewem dokumentacji” miały być archiwa przejściowe (zbiorcze)
ze swoim zadaniem głównym w postaci przechowywania i prowadzenia bardziej efektywnej
selekcji (oceny wartości)4. Tę metodę „walki z masowością” upowszechniano od lat dwudziestych ubiegłego wieku, a od 1972 roku zyskała rekomendację Międzynarodowej Rady
Archiwów.5 Ten swoisty rodzaj przedsionka archiwum historycznego stał się poligonem
rozległej, kompleksowej, selekcji, w wyniku której do magazynów archiwalnych miały trafiać
najbardziej wartościowe materiały. Te właśnie zalety skupiały uwagę krajów, w których
wybrano inny, wariant przechowywania narastającego zasobu. W Polsce, jak wiadomo, archiwa przejściowe i zbiorcze dopiero w stadium rozwoju i to prawie wyłącznie w sektorze prywatnym, gdzie skutecznie poszukuje się oszczędności i wybiera warianty realizujące tę ideę.
Obecnie można stwierdzić, że na całym świecie (o tym pewnie będzie mówił kto inny),
selekcja stała się najskuteczniejszą formą ochrony archiwów przed zalewem dokumentacji.
Jej skuteczność szacuje się różnie: od 2,5% w USA, 2-5% w grupie najliczniejszej, po 20-
3
B. Kroll, XXII Międzynarodowa Konferencja Okrągłego Stołu 1983, Archeion t. 79, 1985 s. 78-79
(sprawozdanie).
4
T. Manteuffel, Brakowanie akt w świetle ankiety Międzynarodowego Instytutu Współpracy Umysłowej,
Archeion t. 15, 1937-1938, s. 49 i dalsze.
5
L. Chajn, VII Miedzynarodowy Kongres Archiwów w Moskwie, Archeion t. 59, 1973, s. 187.
40 % (w tej grupie lokuje się Polska), 50% np. w b. Jugosławii i 85 % w Zairze6. Żeby sobie
uzmysłowić z jaki wartościami mamy do czynienia warto przytoczyć wielkość zasobu
przejmowanego co roku przez archiwa. W liczbach bezwzględnych przedstawiało się to
następująco w skali rocznego przyrostu:
ZSRR – 50 tys. mb
Włochy – 10 tys. mb
Rumunia – 10 tys. mb
Czechosłowacja – 9 tys. mb
Hiszpania – 6,5 tys. mb
Norwegia – 5,5 tys. mb
Belgia – 4 tys. mb
Polska – 3,5 tys. mb
Węgry – 2 tys. mb
Holandia – 1,5 tys. mb
Dania, Finlandia i Jugosławia ograniczyły akcesję, a Costa Rica i Indie wstrzymały
całkowicie przejmowanie zasobu.
W przeliczeniu na 1000 mieszkańców to zjawisko prezentuje następujące zestawienie:
Australia – 2 m
Belgia – 3 m
Czechosłowacja (Słowacja) – 8 m
Finlandia – 10 m
Hiszpania – 6 m
Izrael – 5 m
Polska – 10 m7
Rumunia – 2 m
Szwecja – 10 m
Trzeba w tych szacunkach uwzględnić ograniczony do administracji rządowej zakres
gromadzenia w krajach Europy zachodniej i północnej, natomiast w pozostałych jest znacznie
rozleglejszy. Oznacza to m. in. akcesje zespołów o 100 % kompletności, jak np. archiwa
6
B. Kroll, XXII Międzynarodowa Konferencja..., s. 83.
7
Sprawozdanie z działalności archiwów państwowych w 1999 roku, msp w NDAP.
prywatne, towarzystw i kół naukowych itp. Dlatego być może tak wysoki jest wskaźnik
polski – 10 m. na 1000 mieszkańców8.
Czym zatem dzisiaj polski archiwista dysponuje przystępując do selekcji, jakimi
zasadami, metodami i narzędziami, ale także jaką dysponuje wiedzę profesjonalną? Przed
ponad 30 laty Bogdan Kroll uważał, że pierwszy powojenny okres selekcji, w którym
„wystarczały intuicja i zdrowy rozsądek archiwisty”, trzeba zastąpić dogłębnymi analizami
porównawczymi i badaniami prowadzonymi w precyzyjnym warsztacie naukowym
archiwisty-historyka9. Ten postulat został zrealizowany w 1985 roku, w momencie
opublikowania pracy B. Ryszewskiego Problemy i metody badacze archiwistyki (Toruń
1985). Rozdział trzeci – Archiwistyka a nauki systemowe” (s.72 i następne) został m. in.
poświęcony naukowym metodom oceny wartości materiałów. Autor szeroko omawia walory
stosowania metod systemowych w procedurach selekcji archiwalnej. Dzisiaj już wiadomo, że
te metody dobrze się sprawdzają w archiwach zbiorczych, archiwach bardzo popularnych
w zachodniej części Europy ze względu na obniżone koszty utrzymania i łatwość zarządzania
narastającym zasobem, w tym prowadzenia selekcji. W podręczniku opublikowanym kilka lat
później po wspomnianych Problemach i metodach... powrócono do tej propozycji rekomendując dodatkowo metodę historyczno-ustrojową i funkcjonalno-organizacyjną10. Treści
tyczące tych metod zostały zredukowane do kilku zdań, wskutek nacisków wydawnictwa
PWN na zmniejszenie objętości podręcznika. W nowo przygotowywanej edycji podręcznika
te zagadnienia skomentowano szerzej11. Wydaje się jednak, że ten zestaw winien być
wzbogacony innymi metodami, które byłyby w stanie wspomagać przy procedurach wyboru
zespołów i materiałów reprezentatywnych, typowych i in. Najbardziej przydatne są tutaj
metody socjologiczne, statystyczne i demograficzne. One w dużym stopniu winny się stać
odpowiedzialne za gromadzenie źródeł typowych i reprezentacyjnych jednocześnie, ale także
winny wspierać zakres ich wyboru. W literaturze archiwalnej podnosi się role stałych
konsultacji z użytkownikami i zasięganiu ich opinii ad hoc, obok równolegle prowadzonych
systematycznych badań ich potrzeb12. Przestrzega się jednocześnie, aby selekcji nie cedować
8
Ibidem.
9
B. Kroll, Uwagi w sprawie.... Archeion t. 57, 1972, s. 83.
10
11
H.
Mowa tu o przygotowywanej wersji wielotomowego podręcznika z metodyki archiwalnej. Jest już
gotowy t. 1: H. Robótka, Metodyka archiwalna. Opracowanie i opis archiwaliów, msp; tego samego autora:
Gromadzenie i przechowywania zasobu, msp.
12
J. G. Bradsher, Managing Archives and Archival Instittutiones, Chicago 1988, s. 53 i nastêpne.
w żadnym ułamku na badacza, bowiem jest to wyłącznie funkcja archiwów. Tymczasem
u nas coraz częściej archiwa pozbywają się tych zadań i powierzają np. promotorom prac
magisterskich na uniwersytetach kwalifikacje archiwalną tych prac a prokuratorom i sędziom
w pionie resortu sprawiedliwości, kwalifikacje akt dochodzeniowych i sądowych. Pomijając
brak wiedzy tych osób nt. selekcji, to nie można wykluczyć intencji pozaarchiwalnych,
kierujących ich wyborami.
Oprócz wykorzystania wyżej wymienionych metod selekcji, należy stosować się do kilku
zasad. Są one półwiekowym dorobkiem archiwistów, rygorystycznie przestrzeganym w światowej skali. Jedna z nich ustala dwustopniowości oceny wartości. W ramach I fazy dokonuje
się wyboru twórców zasobu archiwalnego, w ramach II fazy ma miejsce selekcja dokumentacji u wybranych podmiotów. Jest to już ogólnie zaakceptowana praktyka i trudno
byłoby wskazać kraje nie stosujące tej normy. W warunkach polskich zasada ta ma ograniczony zakres, ponieważ de facto dotyczy tylko jednostek państwowych, do których nadzorowania są uprawnione archiwa. Ta strefa oddziaływania archiwów w latach dziewięćdziesiątych ubiegłego wieku ulegała redukcji, ale od początku 2000 roku ustabilizowała się
na stałym poziomie ponad 13 tys. jednostek organizacyjnych. Jednak relatywnie w stosunku
do wciąż rosnącego sektora prywatnego i części publicznego, liczba ta oznacza zmniejszanie
się wpływów archiwów na narastający zasób archiwalny. Może to oznaczać pozbawienie
historyka materiałów tych jednostek organizacyjnych, w których praktyka przekształceń
własnościowych, gospodarczych, politycznych jest najlepiej udokumentowana.
Druga zasada selekcji wskazuje na konieczność permanentnego oceniania dokumentacji
na różnych etapach jej powstawania, a więc na początku drogi urzędowej, tuż po wejściu
pisma do urzędu, po zakończeniu sprawy, po włączeniu do teczki, odłożeniu do akt
podręcznych”, przy przekazaniu do archiwum bieżącego, w archiwum bieżącym, przy akcesji
do archiwum historycznego i w trakcie archiwizacji już w archiwum historycznym.
Z realizacją tej zasady różnie bywa. Obecnie, w epoce wydruków komputerowych ilość
materiałów powtarzalnych, bezwartościowych kopii, wzrosła wielokrotnie. Z nadmiarem tego
materiału radzą sobie nieźle wszechwładne niszczarki, będące stałym elementem wyposażenia biurowego. Niestety, trudno kontrolować ich działalność, co może się okazać bardzo
groźne dla materiałów archiwalnych, zwłaszcza że niszczarki są obsługiwane przez
urzędników nie zawsze świadomych wartości innej niż bieżąca tworzonej dokumentacji. To
zagrożenie potęguje się obecnie wprowadzaniem do obsługi biurowej programów komputerowych, zupełnie pozbawionych cech kancelaryjnych, np. elementów stałych z wykazów
akt. Nie wiadomo więc nic o okresie przechowywania informacji komputerowej, o ich
kwalifikacji archiwalnej, o zasadach łączenia spraw, o upoważnieniach do usuwania
informacji z pamięci komputerowej itp. Jakie to skutki dla przyszłego zasobu archiwalnego
mieć może, w tym gronie mówić chyba nie trzeba.
Kolejna zasada dotyczy postrzegania selekcji w szerokim kontekście, co znaczy, że
oceny wartości dokonywać się winno w odniesieniu do całego systemu; w którym jest
osadzony nasz obiekt. Takie podejście ma na celu przede wszystkim redukcję materiałów
powtarzalnych co do treści i formy. Z realizacją tej zasady bywa nie najlepiej, chociaż pewną
inicjatywę przejawiały władze archiwalne różnych krajów, polskie też. Najczęściej dotyczy to
opracowania wzorcowych wykazów dokumentacji typowej lub kwalifikatorów archiwalnych,
które mają zaoszczędzić wysiłku przy każdorazowych ich ocenianiu, a jednocześnie maja
spełniać tę podstawową rolę – eliminatora materiałów powtarzalnych co do treści, jak i formy
(kopii). I można chyba uznać takie rozwiązanie problemu za wystarczające, o ile wykaz
będzie stabilny i konsekwentny, podobnie jak jego stosowanie w praktyce. Ale powstaje
pytanie co czynić z pozostałymi materiałami, materiałami specyficznymi dla danego twórcy?
W tym zakresie są w stanie pomóc stosowane rzetelnie metody i procedury badawcze. Zaleca
się tutaj szczegółowe zbadanie przepływu informacji i utrwalania jej w dokumentacji
w całym systemie. Zaleca się ponadto wykorzystywanie w takim samym stopniu wiedzy
urzędników co znajomości pomocy kancelaryjnych i innych norm prawnych dotyczących
sfery kancelaryjnej. Coraz częściej w rozwoju technik dokumentacyjnych pojawiają się
propozycje wykorzystywania w tych badaniach wiedzy specjalistów (inżynierów przy
dokumentacji technicznej, kartografów przy dokumentacji kartograficznej, inżynierów przy
dokumentacji elektronicznej itd.), która może wspomagać wybory archiwisty. Równie często
zaczyna się mówić o konieczności tworzenia zespołów oceniających, zespołów z udziałem
pracowników naukowych. Główny cel zasady systemowej – wyrugowanie lub przynajmniej
zmarginalizowanie materiałów powtarzalnych, nie zawsze w warunkach polskich udało się
osiągnąć. Potwierdza to nawet pobieżna analiza będących w użyciu wykazów akt. W pewnym
stopniu mankament ten można złożyć na karb braku warunków do efektywnej analizy
systemowej - a mianowicie archiwów zbiorczych. Ale sądzę, że są i inne powody, o których
jeszcze będzie mowa.
Wydaje się, że winno się wprowadzić jeszcze jedno postępowanie jako zasadę – zalecenie jednoczesnego stosowania przynajmniej dwóch kryteriów oceny. Tylko pozytywny wynik
zastosowania dwóch powinien obligować do podejmowania ostatecznych decyzji.
Wspomniane kryteria selekcji rodziły się przez ostatnie stulecia, od rewolucji francuskiej
począwszy. Obecnie różne kraje posługują się różnym zestawem, nadając im przy okazji
pierwszorzędne lub drugoplanowe znaczenie. Generalnie można powiedzieć, że kanon
kryteriów może zawierać nawet 20 pozycji, nigdzie jednak nie występuje w takiej rozbudowanej wersji.
W Polsce do najczęściej stosowanych, w obu fazach selekcji, czyli wyboru twórców
państwowego zasobu archiwalnego i wyboru produkowanej przez nich dokumentacji, są
następujące:
1. znaczenia jednostki organizacyjnej/osoby/rodu/rodziny
Kryterium to wskazuje na najwyższą wartość jednostek organizacyjnych wysokich
szczebli zarządzania. Te, ze względu na rolę w administrowaniu, uznaje się za twórców
narodowego (czy raczej państwowego) zasobu archiwalnego. Dosyć szybko jednak okazało
się, że te jednostki są dysponentami materiałów z bardzo syntetycznymi informacjami, co dla
badań jednostkowych lub terytorialnie węższych jest zupełnie nieprzydatne. W miarę rozwoju
badań regionalnych (notabene z dużym udziałem samych archiwów i zasobu), badań
pojedynczych zjawisk i faktów, pojawiły się propozycje pozostawiania także materiałów
wytworzonych przez instytucje z niższych szczebli hierarchii administracyjnej. Zatem dzisiaj
to kryterium stosowane jest w odniesieniu do wszystkich jednostek, które funkcjonują
w danym systemie zarządzania, jednak z pewnymi ograniczeniami odnoszącymi się do
najniższych szczebli – tylko niektóre przechodzą przez gęste sito selekcji. Przez nie winny
przechodzić tylko te, które są najbardziej reprezentatywne dla regionu, jego mieszkańców,
zjawisk społecznych, demograficznych, politycznych itp.
2. znaczenia historycznego jednostki organizacyjnej/osoby/rodu/rodziny
To kryterium stwarza możliwość zachowania tych jednostek, które nie mogą być zakwalifikowane na podstawie innych kryteriów do twórców zasobu archiwalnego, a które ze
względu na historyczną rolę, jaka im przypadła w udziale. Umożliwia ono zachowanie
w miarę kompletnej dokumentacji z tzw. przełomów historycznych i daje dużą swobodę
w doborze jednostek i dokumentacji. Nawiasem mówiąc, w Polsce powojennej, takich przełomowych okresów nie brakuje. Z tego też powodu wydaje się, że stosowanie tego kryterium
powinno się odbywać w ścisłej konsultacji z gronem badaczy-historyków.
3. wartości informacyjnej
Kryterium rozumiane dosyć szeroko. Może być kluczem do wybierania jednostek odgrywających naczelną rolę w zarządzaniu, ale może także ułatwiać wybór dokumentacji zasobnej
w informacje właściwe wyłącznie dla danej jednostki organizacyjnej, czyli najlepiej oddającej podstawowe funkcje merytoryczne i terytorialne; inaczej – dokumentacja powstająca
w ściśle określonym celu. Natomiast materiały typowe, spotykane w prawie każdej jednostce,
kwalifikowana jest tylko wówczas, gdy zawiera informacje odnoszące się do jej twórcy. Nie
określa się przy tym o jaka informację chodzi: czy o jej wartość dowodową np. w procesach
podejmowania decyzji, czy wartość dokumentująca procedury legislacyjne, czy wartość
źródłowa w rekonstrukcji historii danej jednostki, struktury, systemu.
Proponuje się poddawanie tej ocenie całych grup dokumentacji powiązanych ze sobą
jakimiś relacjami – tzw. serii. Cel powstania dokumentacji i relacje mogą być najefektywniej
zbadane w trakcie stosowania metody funkcjonalno-organizacyjnej. Na przykład rekonstrukcja procesu legislacyjnego będzie możliwa tylko wówczas, gdy z danego ośrodka powołanego
do pełnienia funkcji legislacyjnych, zachowamy obok produktu finalnego, także udokumentowane dochodzenie do tegoż produktu finalnego. Rekonstrukcja funkcjonowania
współczesnej kancelarii w wybranych obiekcie, będzie możliwa tylko wówczas, gdy
zakwalifikujemy do trwałego przechowywania źródła dokumentujące system, organizację,
fazy i sposoby dokumentowania itp. zjawiska kancelaryjne. Zbadanie funkcjonowania
dzisiejszego wymiaru sprawiedliwości będzie możliwe m. in. poprzez prześledzenie kompletu
akt sądowych, a nie tylko ferowanych wyroków (taką praktykę proponują dzisiaj niektórzy
archiwiści nadzorujący pracę sądów).
4. niepowtarzalności informacji (treści)
Kryterium dosyć oczywiste i praktyczne, pozwalające na eliminację materiałów o powtarzających się treściach. Jednak jego zastosowanie wymaga dosyć żmudnych badań nad
obiegiem informacji nie tylko w wybranej jednostce organizacyjnej, ale w całym systemie, bo
zwykle w systemie powstają treści identyczne. Celem tych badań powinno być ustalenie
miejsc odkładania się dokumentacji z informacją niepowtarzalną. Realizacji tego celu sprzyjają archiwa zbiorcze lub archiwa przejściowe oraz wspominana metoda analizy systemowej.
5. niepowtarzalności tekstów
Również dosyć oczywiste i praktyczne kryterium. Jego zadaniem jest eliminacja takich
samych tekstów co do formy i treści. Obecnie zaczyna stanowić ważny argument w walce
z tworzeniem i zachowywaniem nadmiernej ilości kopii (dubletów). To kryterium zdaje się
być przydatne na każdym etapie powstawania dokumentacji.
6. reprezentatywności (dawniej zwane kryterium typowości)
Nazwa tego kryterium nie jest precyzyjna, bowiem uznając jednostki organizacyjne czy
dokumentację za typową zaleca dokonanie wyboru najbardziej typowego, czyli reprezentatywnego dla danego systemu, regionu, czasu i miejsca. Obecnie, wobec kurczącej się
powierzchni magazynowej archiwów-instytucji, nie do przyjęcia jest wcześniejsze rozumienie
tego kryterium, które oznaczało pozostawienia materiałów po każdej jednostce organizacyjnej. Aby jednak reprezentatywność zrekompensowała brak pozostałych materiałów,
konieczne jest korzystanie z naukowych metod statystycznych, socjologicznych i demograficznych, które zagwarantują właściwy stopień, zgodny z naukowymi prawidłami, wybór.
To kryterium budzi najwięcej kontrowersji użytkowników nie tylko w Polsce, ponieważ
w niewielkim stopniu uwzględnia ich postulaty.
Kryterium stosowane najczęściej do akt administracji rządowej najniższych szczebli, akt
sądowych także niższych szczebli, akt administracji gospodarczej, akt oświatowych.
Stosowane bywa często do oceny wewnętrznej, np. skarg i wniosków.
7. unikatowości
To kryterium pozwala wybrać jednostki organizacyjne/osoby fizyczne, których działalność jest specyficzna i odmienna lub których dokumentacja jest odmienna pod względem
treści, formy dyplomatycznej, techniki powstawania i utrwalania informacji, form artystycznych, językowych, graficznych i innych. Niektórzy dzielą to kryterium na szereg drobniejszych, np. formy dyplomatycznej, autora, formy artystycznej, pisma i języka itd. Być
może podział na kilka odrębnych jest wygodniejszy w stosowaniu i nadziej oczywisty w
praktyce, ale dla dzisiejszych rozważań wymieniam je łącznie pod hasłem „kryterium
unikatowości”.
8. dawności
To kryterium wyrosło z przeświadczenia, że wartość dokumentacji rośnie wraz z jej
wiekiem. Kryterium najczęściej wprowadzane administracyjnie przez władze archiwalne
stanowią określają cezurę chronologicznej powyżej której nie wolno niczego usuwać –
w polskiej praktyce tym wskazaniem jest rok powstania styczniowego. Ten rok przyjęto
dlatego, że przed tym wydarzeniem miało miejsce samowolne, żywiołowe i nienaukowe
brakowania akt w urzędach, w wykonaniu urzędników, co spowodowało nie odwracalne
straty w źródłach historycznych. Zatem wszystko co przetrwało winno pozostać w magazynach archiwalnych.
9. stopnia zachowania materiałów archiwalnych (raczej „czasu powstania” lub „znaczenia historycznego”)
Dosyć osobliwe kryterium, które znalazło się w podręczniku archiwistyki, a do którego
komentarz wskazuje na szczególne walory materiałów powstających w okresach przełomowych, burzliwych, w rezultacie czego powstają materiały zdekompletowane, złej kondycji
fizycznej i merytorycznej. To kryterium pozwala chronić te materiały, jako jedyne źródła do
rekonstrukcji, czasem jedynie szczątkowe czy fragmentaryczne. Ono także nakłania i usprawiedliwia zachowywanie materiałów, które wydają się być materiałem drugorzędnym.
10. autora, 11. pisma (duktu), 12. formy dyplomatycznej, 13. czasu i miejsca powstania
Kryteria o których już była mowa wcześniej przy okazji referowania kryterium unikatowości. Wspominam o nich oddzielnie dlatego, że w niektórych krajach zyskały one status
odrębnych kryteriów, np. w Niemczech
14. tradycji
Dosyć interesujące kryterium i obecnie zyskujące na znaczeniu, a przynajmniej pozwalające archiwom zatrzymać status quo. Rozumiane jest jako nakaz zachowywania jednostek
organizacyjnych lub materiałów, które bywają kontynuacją poprzednich zaliczanych do
twórców zasobu. Np. po roku 1989 wiele jednostek wymknęło się spod kurateli archiwów
państwowych, stosując to kryterium można ten nadzór kontynuować. W przeciwnym razie
oznacza to dla badaczy nagłe zniknięcie materiałów z tego samego zespołu i niemożność
kontynuowania badań. Taka sytuacja może zaistnieć w odniesieniu np. do Grupy Lotos, która
od końca lat dziewięćdziesiątych nie jest objęta nadzorem, mimo iż wcześniej była.
Podobnych przykładów jest więcej.
15. wymiany międzyarchiwalnej
Całkiem nowe kryterium, które pozwala zachować materiał zbędny w danych zespołach,
ale przydatny do wymiany z innymi krajami. O zastosowaniu tego kryterium w warunkach
polskich niewiele wiadomo.
16. roli zastępczej
Kryterium narodziło się z potrzeb praktycznych uzupełniania luk w materiale archiwalnym. Zezwala ono na przekwalifikowanie dokumentacji mniej wartościowej na najwyższą
kategorię archiwalną, jeżeli to ma służyć skompletowaniu zespołu. Ono też umożliwia
zachowanie materiałów dla celów udostępniania, zastępując oryginały.
Jak już powiedziano wymienione kryteria należy stosować przynajmniej parami, nigdy
pojedynczo. Dopiero pozytywny wynik jednoczesnego zastosowania dwóch lub kilku jest
miarodajny. W niektórych innych krajach13 opracowano gotowe wzorce postępowania
w procedurach selekcji. Na przykład selekcja w Niemczech rozpoczyna się od oceny wartości
informacyjnej, czasu i miejsca powstania. Pozytywny wynik tej oceny jest promocją do
dalszej oceny, z zastosowaniem kryterium formy dyplomatycznej, proweniencji, autora,
stopnia abstrakcji informacji i ponownie treści. Jak łatwo zauważyć kryteria selekcji nie mają
tam jednakowej wagi i podobnie jest w wielu innych krajach. W Polsce próbowano
w przeszłości ustalić pewne procedury postępowania w instrukcjach (wytycznych,
wskazówkach) metodycznych, opracowywanych dla poszczególnych typów dokumentacji,
np. akt bankowych, gminnych, dokumentacji nieaktowych. Jednakże w żadnej z nich nie
mówi się expresis verbis o zastosowaniu jakiś konkretnych kryteriach oceny, służących
wyłonieniu takich a nie innych grup (serii) materiałów archiwalnych.
Można chyba, bez większego ryzyka, stwierdzić, że polska archiwistyka ma już poważny
dorobek w zakresie metod, zasad i narzędzi selekcji i ze wychodzi z tym dorobkiem do
archiwistów.
Czas na postawienie pytania, czy ten cały warsztat jest w stanie skonsumować dzisiejszy
archiwista archiwum bieżącego i archiwum-instytucji. Według danych ze sprawozdania za
rok 1999, na całym etacie w archiwach bieżących było tylko 1400 osób. Czyli z ogólnej
ówczesnej liczby ok. 10 tys. archiwów, tylko w 14% była wymagana obsada. Jeszcze gorzej
było pod względem merytorycznego przygotowania owych 1400 archiwistów. To samo
13
Archivwesens der DDR, Berlin 1984, s. 248.
źródło mówi, że tylko 70 osób (5%) miało wykształcenie wyższe archiwalne, 21 osób (1,5 %)
ukończyło średnie szkoły pomaturalne, a 93,5 % ukończyło kursy archiwalne. O pozostałych
ponad 8 tys. danych nie ma.
Jak wygląda profesjonalizm archiwistów państwowych, wykształcenie i staż oraz efekty,
wiedza dobrze władze archiwalne. Osoba z zewnątrz może jedynie zetknąć się z pewnymi
przejawami ich działalności. Jeżeli więc wiem, że archiwista zaleca wydzielanie z teczek akt
sądowych wyroków i ich dalsze przechowywanie, a usuwanie wszystkich pozostałych materiałów, to jest to dla mnie postępowanie wbrew wszelkim zasadom. Jeżeli spotykam się ze
zjawiskiem ciągłych zmian wykazów akt, czasem nawet co 2 lata, które przecież dla
niewykształconej części urzędników i archiwistów z archiwów bieżących są jedyną
merytoryczna pomocą, to budzi obawy, czy aby na pewno właściwa osoba sprawuje nadzór
nad narastającym zasobem. Jeżeli ponadto wydaje się wykazy akt niespójne z wcześniej
opublikowanymi, np. z 1984 roku, to śmiem wątpić czy selekcja jest oddawana we właściwe
ręce. Obawy te pogłębia swoboda zatrudniania w archiwach osób bez przygotowania archiwistycznego, np. prawników, ekonomistów, politologów, filologów, i przekazywania im
nadzoru nad archiwami bieżącymi, w tym selekcji, zanim uzupełnia wiedzę i zdobędą
praktykę w tym względzie. Większość z nich zgłasza się na studia podyplomowe, ale i tak jest
to zbyt mało na wykonywanie odpowiedzialnej selekcji źródeł historycznych. Czy oni będą
w stanie, mimo najlepszych chęci i starań, prawidłowo nadzorować i prowadzić naukową
przecież selekcję, skoro warsztat naukowy wszystkich wyżej wymienionych dyscyplin bardzo
się różnią od warsztatu naukowego archiwisty, a tej luki podyplomowe studia nie wypełniają?
Czy tę lukę są w stanie uzupełnić samodzielnie, studiując zasady, metody i kryteria selekcji,
lub, co gorsza, ucząc się metodą prób i błędów? Zatem wydaje się, że obecna kadra
archiwalna, bez jakieś rewizji polityki zatrudniania i audytu zewnętrznego, może stać się
najsłabszym ogniwem w procesie selekcji narastających materiałów.
Zapytajmy, co przy dzisiejszym stanie wiedzy o selekcji archiwalnej i jej praktycznej
realizacji, pozostanie jako zbiór źródeł historycznych. W porównaniu z poprzednim okresem,
Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej, w której wszystko było państwowe i państwowej
poddane kontroli, pozostanie znacznie mniej. Wiąże się to ściśle z wyłączeniem spod nadzoru
archiwalnego całego sektora prywatnego i części publicznego. Wprawdzie archiwa mają
obowiązek rejestrowania części materiałów publicznych, chroniąc je w ten sposób przed
utratą lub zniszczeniem, ale de facto są to tylko ustawowe zapisy. Ograniczenie nadzoru litylko do rejestracji, może powodować różne niekorzystne dla dokumentacji działania. Już
w tej chwili wiadomo, że niektóre wielkie prywatne spółki postępują dowolnie ze zbędną
dokumentacją, niszcząc ją bez zezwolenia (np. Grupa Lotos). Często też ich kancelaria to
dwie szafy, w jednej dokumentacja przychodząca, w drugiej korespondencja wychodząca.
Jaki konkretnie ma zasięg to zjawisko, trudno ustalić, ale totalny brak wiedzy o zasadach
funkcjonowania kancelarii i archiwów bieżących, może świadczyć o niedobrej tendencji
i raczej szerokim jego zakresie. Utrata tych materiałów może znaczyć utratę ważnych źródeł
dokumentujących przekształcenia własnościowe, gospodarcze, społeczne zachodzące w ostatnim dziesięcioleciu.
Bez bieżącej kontroli archiwalnej funkcjonuje także cały sektor prywatny, stanowiący
duży procent ogółu producentów narodowego zasobu archiwalnego. On też jest skarbnicą
wiedzy o wielokierunkowych przemianach ostatniego okresu. Co i gdzie z tej skarbnicy
przetrwa, nikt nie jest w stanie przewidzieć.
Co zatem jest pewne lub pewne być powinno? Pewne jest, że cały proces wyboru źródeł
dla historyków zostanie w gestii archiwów, że za stan tych źródeł odpowiedzialni będą
archiwiści. Pewne jest także, że mają oni dobrze przygotowany warsztat badawczy i od ich
wiedzy, umiejętności, rzetelności i kontroli władz archiwalnych, zależy jak z tego zdania się
wywiążą. Potrzebne są także działania wspierające w postaci zespołów fachowców, doradców
czy konsultantów ds. selekcji, korzystania w większym stopniu z kadr uniwersyteckich.
Dobrze byłoby tworzyć w większym niż dotychczas zakresie archiwa bieżące zbiorcze, które
odciążają archiwa od nadmiaru archiwaliów, w których selekcja jest bardziej efektywna,
w których łatwiej zatrudnić personel ekspercki i które są tańsze.
W utrzymaniu dobrego kierunku selekcji powinny pomóc systematyczne badania potrzeb
użytkowników. Badacze nie za bardzo mają miejsce i okazję do artykułowania swoich
oczekiwań. Tylko niektóre archiwa gromadzą te wiedzę w specjalnych bazach danych. Czas,
aby te działania nie były jednostkowe i uzależnione od dobrych chęci pojedynczych
archiwów.
I na koniec uwaga do sformułowania „dokumentacja komputerowa”, które pojawiło się w
tytule wystąpienia, a o którym nie było dotąd ani słowa. Nie mówiłam celowo, ponieważ
uważam, że dokumentacja elektroniczna jest tylko nowym typem dokumentacji, takim samym
jak w swoim czasie były mapy, fotografie czy dokumentacja techniczna. Kłopot z nią polega
na tym, że od samego początku, głównie z powodu niedopilnowania ze strony archiwów
nadzorujących,
pozostała
poza
głównym
nurtem
działalności
kancelaryjnej:
nie
znowelizowano instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych, wprowadzano programy do obsługi
kancelaryjnej bez niezbędnych cech kancelaryjnych, nie zadbano by w tych programach
rozwiązano sposób łączenia w większe całości, analogicznie do spraw i teczek, nie zadbano
by można było tę dokumentacje wygodnie przechowywać. W wyniku tych niedociągnięć
dokumentację elektroniczną traktuje się z nienależną jej czcią, tak jak wszystko czego nie
można ogarnąć samodzielnie. Zatem niezwłoczne się staje, w imię zachowania dla potomnych i tej postaci dokumentacji, poddanie jej wszystkim procedurom i obróbkom kancelaryjnym. W tych działaniach aktywni powinni być archiwiści. Pewnie przez jakiś czas potrzebni
też będą informatycy, by usunąć niedoróbki producentów programów.
Podsumowując
zasady
i
metody
wartościowana
dokumentacji
tradycyjnej
i
elektronicznej w świetle potrzeb badań obecnych i przyszłych, mogę odesłać do załączonego
niżej schematu przebiegu selekcji. Pokazuje on skalę produkcji i archiwizacji dokumentacji.