Formularz zgłoszenia udziału w Targach EkoFlota 2016

Zgłoszenie udziału w charakterze Wystawcy w
I Międzynarodowych Targach Floty Ekologicznej EkoFlota 2016
20.10.2016 r. Centrum Kongresowo-Targowe MT Polska,
ul. Marsa 56c, 04-242 Warszawa
OSOBA KONTAKTOWA - sprawy operacyjne, techniczne, związane ze stoiskiem/dodatkowymi opcjami:
Ewa Niewiarowska nr 721-019-522, mail: [email protected]
1. Dane Wystawcy
Nazwa firmy:
NIP:
Adres:
Kod pocztowy i miasto:
Tel:
Fax:
Osoba kontaktowa:
Email:
www:
Email:
Tel:
2. Wynajem powierzchni wystawienniczej
2.1 Stoisko z zabudową standardową
□ Stoisko z zabudową w wersji standard – box (w cenie)
□ Stoisko z zabudową – box (zabudowa realizowana przez klienta)
□ Stoisko z zabudową – box w wersji maxima (dopłata 2500 zł)
Wybrany numer stoiska
nr …………………
Powierzchnia stoiska
………………… m2
Cena stoiska
……………………… zł netto
Do wszystkich podanych cen zostanie doliczony podatek VAT w wysokości 23%.
2.2 Powierzchnia pod stoisko bez zabudowy standardowej
Powierzchnia pod stoisko bez zabudowy standardowej
Wybrany numer stoiska
nr …………………
Powierzchnia stoiska
………………… m2
Cena stoiska
……………………… zł netto
Do wszystkich podanych cen zostanie doliczony podatek VAT w wysokości 23%.
2.2.1
Czy wystawca chce udostępnić pojazdy na potrzeby jazd testowych, odbywających się poza
terenem Centrum Kongresowo Targowego MT Polska, na drogach publicznych? Pojazdy
parkowane będą na ogrodzonym i nadzorowanym przez ochronę placu przy Hali. Wystawca
ponosi odpowiedzialność za pojazdy przekazane na potrzeby jazd testowych i zapewnia dla
każdego pojazdu opiekuna, który będzie obecny w czasie odbywania jazdy testowej.
□ nie
□ tak, liczba pojazdów: …………. .
Zgłoszenie udziału w charakterze wystawcy w I Międzynarodowych Targach Floty Ekologicznej EkoFlota 2016
Strona 1 z 7
2.4. ZABUDOWA STANDARDOWA STOISKA OBEJMUJE:
WERSJA STANDARD – w cenie stoiska:
■ montaż i demontaż stoiska
■ projekt architektoniczny stoiska (poglądowy rzut pionowy)
■ ścianki osłonowe w kolorze białym, wysokość 240 cm.
■ zaplecze o pow. 1 m2 wygrodzone drzwiami harmonijkowymi
■ instalację elektryczną (1 gniazdo podwójne 230V), wraz z kosztami
z zużycia energii
■ oświetlenie - 1 halogen o mocy 150W na każde 3 m2 powierzchni
stoiska
■ stół - 1 szt., krzesła tapicerowane - 4 szt.
■ ladę z półką 100x50 cm, h=100 cm - 1 szt.
■ 1 kosz na śmieci, 1 wieszak na ubrania
■ fryz z literniczą nazwą firmy i numerem stoiska na każdą otwartą
stronę
■ wykładzinę dywanową (nową), w kolorze: szarym,
■ sprzątanie stoiska poza godzinami otwarcia targów
Rezygnacja z poszczególnych elementów nie ma wpływu na cenę zabudowy.
WERSJA MAXIMA – dopłata 2500 zł netto:
■ montaż i demontaż stoiska
■ projekt architektoniczny stoiska (poglądowy rzut pionowy)
■ ściany osłonowe w kolorze białym, wysokość. 290cm,
■ zaplecze zamykane z drzwiami o pow. 1m2
■ oświetlenie - 1 halogen o mocy 150W na każde 3 m2 powierzchni
stoiska oraz 2 halogeny na wysięgniku na oświetlenie fryzu
poziomego,
■ instalację elektryczną (1 gniazdo podwójne 230V), wraz z
kosztami z zużycia energii
■ stół - 1 szt., krzesła tapicerowane - 4 szt., stołek barowy – 1 szt.
■ ladę z półką 100x50 cm, h=100 cm - 1 szt.
■ fryz poziomy i pionowy z nazwą firmy i numerem stoiska na
każdą otwartą stronę,
■ wykładzinę dywanową (nową), w kolorze: szarym, niebieskim
lub czerwonym
■ sprzątanie stoiska poza godzinami otwarcia targów
Rezygnacja z poszczególnych elementów nie ma wpływu na cenę zabudowy.
2.5 ZAMÓWIENIE STOISKA Z ZABUDOWĄ LUB POWIERZCHNI WYSTAWIENNIECZEJ GWARANTUJE W CENIE UDZIAŁU:
■ doprowadzenie do stoiska przyłącza energii elektrycznej 230V (wraz z kosztami zużycia energii)
■ koordynację prac specjalistycznych związanych z podwieszaniem elementów zabudowy niestandardowej
■ dostęp do Internetu poprzez sieć Wi-Fi (dla stoisk zlokalizowanych wewnątrz Hali B)
■ wizytówkę firmy w katalogu targowym (maksymalnie 1 strona)
■ udostępnienie i obsługę magazynu podręcznego dla Wystawców oraz punktu odbioru przesyłek kurierskich
■ możliwość wzięcia udziału w akcji rabatowej oferowanej przez Wystawcę dla uczestników targów
■ możliwość wzięcia udziału w konkursach targowych
■ możliwość wzięcia udziału w sesjach networkingowych
■ koordynację rezerwacji noclegów dla przedstawicieli/pracowników Wystawców
Zgłoszenie udziału w charakterze wystawcy w I Międzynarodowych Targach Floty Ekologicznej EkoFlota 2016
Strona 2 z 7
3. Usługi dodatkowe – w cenie udziału
Zamawiam dodatkowe usługi, wliczone w cenę uczestnictwa w targach w ramach pakietu dla Wystawców:
□ dostępność magazynu podręcznego
□ korzystanie z punktu odbioru przesyłek kurierskich
□ koordynacja rezerwacji noclegów dla przedstawicieli/pracowników Wystawcy
□ organizacja akcji rabatowej dla Zwiedzających
□ organizacja konkursu na targach
4. Usługi dodatkowe i wyposażenie dodatkowe stoisk (płatne osobno)
UWAGA: Wszelkie dodatkowe elementy zabudowy stoisk oraz usługi, które nie są gwarantowane w cenie
zamówionego stoiska zabudową standardową lub w cenie zamówionej powierzchni pod stoisko bez zabudowy
standardowej (elementy i usługi te określono w punktach 2.4 i 2.5 oraz punkcie 3), należy zlecać przy użyciu
osobnego formularza zamówienia usług dodatkowych. Usługi dodatkowe rozliczane będą osobno, zgodnie z
postanowieniami regulaminu.
OSOBA KONTAKTOWA - sprawy operacyjne, techniczne, związane ze stoiskiem/dodatkowymi opcjami:
Ewa Niewiarowska nr 721-019-522, mail: [email protected]
5. Pakiet świadczeń gwarantowanych dla Wystawcy
Pakiet świadczeń dla Wystawcy Targów EkoFlota obejmuje:
 powierzchnię pod wybrane stoisko,
 podłączenie do prądu o napięciu 230 V (wraz z kosztami zużycia prądu),
 catering,
 zaproszenia drukowane dla gości Wystawcy w liczbie 50 sztuk*,
 indywidualne zaproszenie elektroniczne dla gości Wystawcy,
 indywidualne identyfikatory dla reprezentantów Wystawcy,
 relację fotograficzną oraz logotyp w relacji wideo,
 informację o Wystawcy w katalogu targowym i na stronie Targów,
 czas targowy na organizację premiery produktu lub usługi, przy założeniu, że premiera nie była
prezentowana w danym roku na terenie Polski,
 wstęp do strefy networkingowej/strefy chillout,
 koordynację rezerwacji noclegów dla przedstawicieli/pracowników Wystawców,
 koordynację zamówienia prac specjalistycznych związanych z podwieszaniem elementów zabudowy,
 koordynację zamówienia sprzętu do rozładunku i załadunku elementów zabudowy niestandardowej,
 dostęp do internetu przez sieć Wi-Fi (wewnątrz obiektu),
 pakiet działań reklamowych i PR przeprowadzanych przed Targami, w ich trakcie i po zakończeniu Targów.
*Zaproszenia będą drukowane 20 września 2016 r. Zgłoszenie do udziału w Targach w charakterze Wystawcy po
tym terminie nie gwarantuje danej opcji.
Zgłoszenie udziału w charakterze wystawcy w I Międzynarodowych Targach Floty Ekologicznej EkoFlota 2016
Strona 3 z 7
Pakiet świadczeń związanych z reklamą i PR
Przed Targami:
 logotyp Wystawcy na stronie targowej www.targiekoflota.pl w sekcji Wystawcy,
 zamieszczenie logotypu Wystawcy w materiałach promujących Targi:
 logotyp Wystawcy w reklamie zapowiadającej Targi w medium ogólnopolskim,
 obecność logotypu w reklamach zapowiadających Targi na łamach „Menadżera Floty” (nakład 10 000
egzemplarzy, zasięg ogólnopolski),
 artykuł w miesięczniku „Menadżer Floty” nr 9/2016 zapowiadający Targi,
 informacja o obecności Wystawcy opublikowana w kanałach on-line: na portalu www.menadzerfloty.pl,
na fanpage’u www.facebook.com/menadzerfloty oraz w grupie „Menadżer Floty – Forum Biznesowe”
na portalu LinkedIn www.linkedin.com/grps/Menadżer-Floty-Forum-Biznesowe-8461487,
 mailingi reklamowe wysyłane do bazy mailingowej „Menadżera Floty” (20 000 kont) – minimum 3 mailingi,
 mailingi reklamowe wysyłane do bazy patronów merytorycznych oraz patronów medialnych,
 plakaty i banery reklamowe;
 indywidualne zaproszenie w formie elektronicznej zawierające wyłącznie logotyp Wystawcy, do
wykorzystania w celu zaproszenia gości ze strony Wystawcy (wymagana rejestracja na stronie Targów),
 logotyp Wystawcy w specjalnych newsletterach wysyłanych do bazy subskrybentów „Menadżera Floty”,
 patronów medialnych itp. Patroni medialni będą pozyskiwani do dnia samych Targów, wśród nich znajdą się
portale ogólnopolskie, magazyny branżowe i biznesowe, czasopisma branżowe z zagranicy,
 notka PR wysłana do dziennikarzy z branży motoryzacyjnej i reprezentantów mediów ogólnopolskich oraz
agencji PR, baza ponad 100 rekordów.
W trakcie Targów:
 możliwość zamieszczenia materiałów reklamowych, gadżetów itp. w welcome packach wręczanych
uczestnikom Targów przy wejściu;
 wizytówka Wystawcy oraz informacja o miejscu ekspozycyjnym Wystawcy w katalogu targowym
(maksymalnie 1 strona);
 możliwość zorganizowania dodatkowych atrakcji (np. konkurs, premiera, gość specjalny) w ramach stoiska
Wystawcy. Organizator daje Wystawcy pełną dowolność w wyborze formy i ram czasowych na realizację
dodatkowych atrakcji w ramach stoiska Wystawcy;
 zamieszczenie informacji o planowanych przez Wystawcę dodatkowych atrakcjach w katalogu targowym
oraz na stronie www.targiekoflota.pl;
 możliwość przeznaczenia pojazdów na potrzeby organizacji jazd testowych dla uczestników Targów. Do
każdego udostępnionego pojazdu Wystawca zobowiązany jest wyznaczyć opiekuna/reprezentanta, który
będzie obecny w pojeździe w czasie jazdy testowej;
 dokumentacja fotograficzna stoiska Wystawcy;
Po Targach:
 możliwość wysłania oferty specjalnej Wystawcy do wszystkich uczestników Targów;
 logotyp Wystawcy w relacji z Targów w magazynie „Menadżer Floty” nr 10/2016;
 logotyp Wystawcy w relacji opublikowanej na portalu www.menadzerfloty.pl, promowanej na fanpage’u
www.facebook.com/menadzerfloty oraz w grupie „Menadżer Floty – Forum Biznesowe” na portalu LinkedIn
www.linkedin.com/grps/Menadżer-Floty-Forum-Biznesowe-8461487;
 logotyp Wystawcy w relacji filmowej zamieszczonej na www.targiekoflota.pl oraz na portalu
www.menadzerfloty.pl;
 raport podsumowujący z Targów wysłany do wszystkich Wystawców, patronów i partnerów Targów;
 przekazanie Wystawcy zdjęć z Targów (minimum 20 sztuk, plik: JPG z minimalną kompresją w rozmiarze
2480 × 1748 pikseli na nośniku optycznym CD lub DVD) wraz z oświadczeniem, że jest autorem
udostępnianych zdjęć i ma do nich wszelkie prawa do wykorzystania ich we własnej kampanii wizerunkowej.
Zgłoszenie udziału w charakterze wystawcy w I Międzynarodowych Targach Floty Ekologicznej EkoFlota 2016
Strona 4 z 7
6. Usługi dodatkowe – promocja i wzmocnienie wizerunku (płatne dodatkowo)
Zamawiam dodatkowe usługi (zakres i wycena do ustalenia z Organizatorem):
□ dedykowany film promocyjny
□ ustawienie nośników reklamowych w holu przy wejściu do obiektu/przed budynkiem
□ ustawienie nośników reklamowych na parkingu samochodów przeznaczonych do jazd testowych
□ emisja spotów reklamowych na telebimach ustawionych na scenie w hali
□ umieszczenie materiałów promocyjnych w witrynach reklamowych rozmieszczonych na terenie targów –
□ możliwość wygłoszenia prelekcji eksperckiej / prezentacji produktowej w ramach paneli edukacyjnych
[Wypełnia Organizator] Łączna wartość świadczeń …..…………………. zł netto
Zgłoszenie udziału w charakterze wystawcy w I Międzynarodowych Targach Floty Ekologicznej EkoFlota 2016
7. Ustalenia dodatkowe
Uwagi dotyczące ustaleń dodatkowych pomiędzy Wystawcą a Organizatorem, jeżeli dotyczą zobowiązań innych niż
określone w „Regulaminie I Międzynarodowych Targów Floty Ekologicznej EkoFlota 2016”.
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Zgłoszenie udziału w charakterze wystawcy w I Międzynarodowych Targach Floty Ekologicznej EkoFlota 2016
Strona 5 z 7
8. Warunki cenowe – podsumowanie
Koszty związane z organizacją wystawy w trakcie targów
Wynajem powierzchni wystawienniczej pod stoisko
(z zabudową lub bez zabudowy)
Usługi dodatkowe – promocja i wzmocnienie wizerunku
Wartość
…………………………… zł netto
…………………………… zł netto
Razem …………………………… zł netto
Do wszystkich podanych cen zostanie doliczony podatek VAT w wysokości 23%.
Zgodnie z regulaminem Targów rozliczenie nastąpi na bazie dokumentów:
 Faktura VAT zaliczkowa w wysokości 30 % łącznej ceny udziału
 Faktura VAT zaliczkowa w wysokości 70% łącznej ceny udziału
 Faktura VAT rozliczeniowa w ciągu 7 dni od zakończenia Targów EkoFlota
9. Zgoda na e-fakturę
□ Akceptuję wystawianie i przesyłanie faktur VAT, w tym ich korekt i duplikatów, z tytułu usług świadczonych przez
KSJ Consulting sp. z o.o. drogą elektroniczną w formacie PDF, zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług
(Dz.U.2011, Nr 177 poz.1054 z późniejszymi zmianami). Faktury VAT będą przesyłane z adresu
[email protected] na następujący adres e-mail:
…………………………………………@…………………….……………………
10.Dane osoby zgłaszającej


Integralną częścią Zgłoszenia udziału jest „Regulamin I Międzynarodowych Targów Floty Ekologicznej
EkoFlota 2016” dalej zwany „Regulaminem”, dostępny pod adresem www.targiekoflota.pl
Podpisanie Zgłoszenia udziału jest równoznacznie z akceptacją Regulaminu.
Administratorem danych osobowych jest KSJ Consulting sp. z o.o. Dane osobowe zostały przekazane
dobrowolnie w celu realizacji zamówienia - Zgłoszenia udziału w I Międzynarodowych Targów Floty
Ekologicznej EkoFlota 2016. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom upoważnionym na
podstawie przepisów prawa. Osobie zamawiającej przysługuje prawo dostępu do treści przekazanych
danych osobowych oraz ich poprawiania.
Imię i nazwisko:
Pieczęć firmowa Zamawiającego
Dział/Stanowisko:
Telefon:
Email:
Data i podpis*:
*w przypadku Członka Zarządu: niniejszym oświadczam, że nie zostałem odwołany z funkcji członka zarządu Spółki,
mój mandat nie wygasł oraz
że jestem uprawniony do zawarcia niniejszej umowy
*w przypadku pełnomocnika: niniejszym oświadczam, że moje pełnomocnictwo jest ważne, nie wygasło ani nie
zostało odwołane i jestem uprawniony do zawarcia niniejszej umowy
Zgłoszenie udziału w charakterze wystawcy w I Międzynarodowych Targach Floty Ekologicznej EkoFlota 2016
Strona 6 z 7
11. Zatwierdzenie Zgłoszenia udziału przez Organizatora [wypełnia Organizator]
Wystawca (nazwa firmy)
Stoisko
Powierzchnia
Łączna wycena świadczeń
Nr ………….
…………. m2
……………………. zł netto
Organizatorem I Międzynarodowych Targów Floty Ekologicznej EkoFlota 2016 jest firma KSJ Consulting sp. z o.o., z
siedzibą we Wrocławiu (50-559), przy ul. Świeradowskiej 51-57, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego,
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS
0000423164.
Osoba reprezentująca:
Stanowisko:
Aleksandra Jania
Pieczęć firmowa Organizatora
Prezes Zarządu
Data i podpis:
Zgłoszenie udziału w charakterze wystawcy w I Międzynarodowych Targach Floty Ekologicznej EkoFlota 2016
Strona 7 z 7