Polityka - Lafarge

Polityka
Polityka zakupowa
28 lipca 2015
1. Ramy polityki
Polityka zakupowa LafargeHolcim stanowi integralny element polityk firmy. Należy ją interpretować
w połączeniu z politykami i wytycznymi LafargeHolcim wskazanymi w Załączniku nr 2.
Spis treści:






Zakres
Zasady polityki
Załącznik nr 1: Odpowiedzialność
Załącznik nr 2: Polityki i wytyczne LafargeHolcim związane z polityką zakupową
Załącznik nr 3: Zalecenia LafargeHolcim dotyczące polityk firmy – nie dotyczy
Załącznik nr 4: Definicje i skróty
2. Zakres
2.1 Obowiązywanie
Zakres polityki zakupowej obejmuje całość wydatków LafargeHolcim Ltd oraz spółek z jej grupy
kapitałowej („Grupa LafargeHolcim”) na rzecz podmiotów zewnętrznych. Polityka ta obowiązuje
w stosunku do 100% wydatków na rzecz podmiotów zewnętrznych oraz w odniesieniu do
wszystkich tego typu transakcji na wszystkich poziomach geograficznych oraz do wszystkich linii
produktowych. Dotyczy ona wydatków, nie ograniczających się wyłącznie do działu zakupów, i musi
być przestrzegana,niezależnie od działu, na przestrzeni wszystkich segmentów biznesowych.
[W spółkach powiązanych lub typu joint venture, w których LafargeHolcim nie sprawuje kontroli
kapitałowej ani zarządczej odpowiedzialny członek komitetu wykonawczego ma obowiązek
dopilnowania, by spółka taka została zaznajomiona z niniejszą polityką zakupową i zachęca do jej
przyjęcia lub do stwierdzenia jej obowiązywania.]
2.2 Treść
Zakupy w LafargeHolcim odpowiadają za 100% wydatków na rzecz podmiotów zewnętrznych.
Działając w oparciu o przyjęte globalnie podejście „jednego zespołu”, gdzie zarządzanie kategorią
odbywa się za pośrednictwem zespołów międzywydziałowych lub międzyregionalnych. Łączy to
dział zakupów z wszystkimi istotnymi działami na szczeblu globalnym, regionalnym/strefowym
i krajowym, zapewniając kompleksowość zarządzania od ustalenia strategii po jej realizację na
poziomie lokalnym.
Celem działu zakupów jest tworzenie wartości dla firmy dzięki podejściom wykorzystującym jej
rozmiar i wolumeny, wydajnym procesom i systemom oraz połączonej globalnej wiedzy, przy
jednoczesnych ciągłych działaniach na rzecz uzyskania jak najniższego całkowitego kosztu
posiadania – TCO (ang. Total Cost of Ownership).
Celem niniejszej polityki jest określenie istotnych zasad, które muszą być przestrzegane na
szczeblu zarówno krajowym i regionalnym jak i globalnym. Szczegółowe zalecenia dla zakupów
Polityka zakupowa LafargeHolcim © 28 lipca 2015
1
Polityka zakupowa
zawarte są w dodatkowych dokumentach podrzędnych (wyszczególnionych
Ewentualne polityki lokalne należy dostosować do niniejszej polityki.
w załączniku).
3. Zasady polityki
3.1 Zasady kluczowe
1.
2.
3.
Wszystkie czynności w ramach niniejszej polityki muszą być w pełni zgodne z kodeksem Grupy
dotyczącym postępowania w biznesie lub innymi obowiązującymi wytycznymi (np. wytycznymi
dotyczącymi zachowań naruszających zasady konkurencji, korupcji, konfliktów interesów itp.).
Wszystkie czynności muszą być w pełni zgodne z zaleceniami i wytycznymi Grupy w zakresie
BHP.
Wszystkie czynności muszą być dostosowane do założeń Grupy w zakresie zrównoważonego
rozwoju oraz do Inicjatywy dotyczącej zakupów zgodnych z zasadą zrównoważonego rozwoju.
3.2 Struktura
Zakupami w Grupie zarządza(ją):
1. Globalna rada ds. zakupów, która kieruje strategią zakupową Grupy i określa odpowiedni
poziom zakupów w ramach kategorii oraz dostosowanie procesów.
2. Trzy rady strefowe ds. zakupów, realizujące strategię zakupową Grupy poprzez:

kierowanie regionalnymi inicjatywami w zakresie zakupów i procesów oraz wspieranie ich
realizacji, w tym przydzielanie zasobów technicznych/operacyjnych dla zespołów
międzywydziałowych i międzyregionalnych.

kierowanie zakupami w poszczególnych krajach w swoich dziedzinach oraz monitowanie
wyników w tym zakresie.
3.3 Organizacja
Skuteczne wdrożenie strategii wymaga zintegrowania funkcji zakupów na szczeblu krajowym,
strefowym i globalnym. U podstaw tej integracji leżą następujące zasady:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Oddzielenie działań strategicznych od taktycznych oraz od czysto przejściowych to wymóg, jaki
należy zaszczepić we wszystkich organizacjach.
Wszystkie role zakupowe są definiowane poprzez standardowe opisy stanowisk, określające
obowiązki, wymagane umiejętności, wiedzę i kompetencje. Wszystkie organizacje krajowe
mają obowiązek wdrożenia tych opisów stanowisk w formie, w jakiej zostały sporządzone bądź
po ich dostosowaniu do warunków lokalnych, co wymaga akceptacji działu projektów i rozwoju.
Dyrektor działu zakupów na kraj odpowiada bezpośrednio przed dyrektorem generalnym na
kraj. Wszelkie wyjątki w zakresie podległości służbowej wobec dyrektora generalnego w linii
ciągłej (lub innych struktur zastępczych) należy ustalać w porozumieniu z dyrektorem
generalnym Grupy.
Wymaga się, by dyrektora działu krajowego z dyrektorem regionalnego działu zakupów łączyła
linia przerywana.
Każda organizacja szczebla krajowego zostaje uszeregowana w oparciu o szczegółowy
przegląd organizacji z uwzględnieniem lokalnych wymogów, ryzyk i poziomu złożoności.
Organizacje zakupowe szczebla krajowego muszą zostać ukształtowane i zaakceptowane
przez dyrektora Grupy ds. zakupów.
Obsadzenie stanowiska dyrektora działu na szczeblu krajowym odbywa się w porozumieniu
i po akceptacji dyrektora Grupy ds. zakupów.
Obsadzenie stanowisk kierowników klastrów wymaga akceptacji działu strefowego zakupów
wraz z dyrektorem klastra ds. zakupów.
Polityka zakupowa LafargeHolcim © 28 lipca 2015
2
Polityka zakupowa
8.
Dokonywanie systematycznej oceny personelu oraz opracowywanie planów szkoleń odbywa
się przy wsparciu ze strony specjalistów zewnętrznych lub wewnętrznych oraz zgodnie
z globalnymi wytycznymi kadr.
3.4 Role i odpowiedzialność w ramach zakupów
Kategorie i klastry(podkategorie) są ustalane globalnie i obowiązują w odniesieniu do wszystkich
wydatków we wszystkich krajach.
Podział odpowiedzialności pomiędzy zespołami operacyjnymi ds. zakupów oraz zespołami
zarządzającymi kategorią w przypadku braku aktualnych inicjatyw lub umów jest określany poprzez
progi graniczne w zakresie wydatków.
Działania zespołu zarządzającego daną kategorią w obszarach wydatków poniżej ustalonych
wartości granicznych są podejmowane wedle uznania zespołu.
Raportowanie wydatków, oszczędności i podobnych danych odbywa się we wszystkich krajach
zgodnie z metodami, narzędziami i harmonogramami ustalonymi globalnie przez dział.
Dla zakupów ustalone również zostaną globalnie kluczowe wskaźniki wydajności, celem
zapewnienia staranności i ciągłego doskonalenia w obszarach krytycznych. Obliczanie
i raportowanie wyników będzie określone globalnie i musi być realizowane przez wszystkie kraje
zgodnie z wymaganiami.
3.5 Procesy
Globalnym właścicielem procesu Procure-to-Pay (P2P) jest dział zakupów.
Procesy i środki kontroli na wszystkich szczeblach muszą być opracowane w porozumieniu
z działem Grupy i wymagają jego akceptacji.
Procesy i procedury szczebla krajowego muszą być zgodne ze standardami globalnymi i muszą
korzystać z najlepszych praktyk. W sytuacjach, gdy istnieją wymogi szczególne (np. spółki
notowane na giełdzie), rozwiązania należy określić zgodnie z informacjami przekazanymi przez dział
Grupy.
3.6 Akceptacja transakcji zakupowych
Jak wskazano w ust. 3.4 powyżej, działania zespołu zarządzającego kategorią podlegają
określonym progom granicznym. W sytuacji przekroczenia tych wartości przez poszczególne
transakcje, niezbędne jest zapewnienie pisemnej akceptacji odpowiedzialnego dyrektora strefowego
danej kategorii.
W przypadku transakcji z kategorii „logistyka”, wartość graniczna to 1 mln CHF.
Dla innych kategorii wynosi ona 500 tys. CHF.
Jeżeli wydatki przekraczają wartość graniczną, ale są rozłożone na kilka transakcji, zespół
uczestniczy w każdej z nich.
Zgodnie z główną zasadą we wszystkich kategoriach, nie należy rozbijać ani dzielić transakcji bez
ważnej przyczyny biznesowej, w celu uniknięcia wymogu uzyskania akceptacji.
Polityka zakupowa LafargeHolcim © 28 lipca 2015
3
Polityka zakupowa
Niniejsza Polityka została zaakceptowana przez komitet wykonawczy Grupy dnia 20 lipca 2015
i obowiązuje od dnia 1 września 2015.
Data pierwszego
wydania:
28 lipca 2015
Daty aktualizacji:
Data wydania bieżącej
wersji:
Odpowiedzialny członek komitetu wykonawczego
Grupy:
Urs Bleisch – dział wyników i kosztów
Osoba odpowiedzialna:
Uwe Wehnes – dyrektor działu zakupów
Polityka zakupowa LafargeHolcim © 28 lipca 2015
4
Polityka zakupowa
Załącznik nr 1: Odpowiedzialność
1. Szczebel centralny
1.1 Komitet wykonawczy Grupy LafargeHolcim
Komitet wykonawczy Grupy odpowiada za akceptację opracowania, zmian lub zawieszenia
niniejszej polityki zakupowej.
1.2 Członek komitetu wykonawczego odpowiedzialny za obszar objęty polityką
Członek komitetu wykonawczego Grupy odpowiedzialny za zakupy przedkłada komitetowi
wykonawczemu Grupy opracowanie, zmiany lub zawieszenie niniejszej polityki zakupowej do
akceptacji.
1.3 Dział centralny
Dział zakupów Grupy:



W razie konieczności proponuje poprawki do niniejszej polityki oraz do wytycznych.

Koordynuje informacje zwrotne od spółek Grupy w odniesieniu do interpretacji i adaptacji
polityki zakupowej.
Pomaga spółkom Grupy w zrozumieniu i stosowaniu polityki zakupowej.
Pomaga we wdrożeniu polityki zakupowej w spółkach Grupy oraz w szkoleniach jej
dotyczących.
1.4 Kierownictwo regionalne (jeżeli dotyczy)
Kierownictwo regionalne jest reprezentowane w zakupowej strukturze zarządzania poprzez
członkostwo i udział w strefowych radach zakupowych.
2. Szczebel krajowy
2.1 Dyrektor generalny na kraj (lub klastra)


Ponosi ostateczną odpowiedzialność za zgodność spółek Grupy z niniejszą polityką
Wraz z dyrektorem lokalnego (krajowego lub klastrowego) działu zakupów zapewnia
zgodność lokalnych polityk (jeżeli takowe są wymagane lub istnieją) z niniejszą polityką.
Polityka zakupowa LafargeHolcim © 28 lipca 2015
5
Polityka zakupowa
Załącznik 2a: Polityki LafargeHolcim związane z polityką
zakupową
Powiązana
polityka
Definicja / Opis
Odpowiedzialność
Zarządzanie
ryzykiem
w dziedzinie
energii w
LafargeHolcim
Polityka szczegółowa regulująca działanie pomiotu
odpowiadającego za zakup energii i zarządzanie energią
dla Grupy
Dyrektor Grupy ds.
zakupów
Zasady grupy
dotyczące procesu
akceptacji
Jak wskazano na szczeblu Grupy, konieczne jest wdrożenie Dyrektor Grupy ds.
poziomów uprawnień przydzielonych w organizacji.
zakupów
Przyznawanie
uprawnień
w krajach
Zgodnie z zasadami obowiązującymi w każdym kraju,
przyznawanie uprawnień kierownictwu odbywa się
w ramach procesów i systemów dotyczących wydatków na
rzecz podmiotów zewnętrznych
Dyrektor generalny na
kraj, dyrektor działu
zakupów
Załącznik 2b: Wytyczne LafargeHolcim związane z polityką
zakupową
Link do
polityki
zakupowej
Wytyczna
Definicja / Opis
Odpowiedzialność Oznaczenie
Do ustalenia
Załącznik nr 3: Zalecenia LafargeHolcim dotyczące polityki
Zalecenie
Definicja / Opis
Oznaczenie
Do ustalenia
Załącznik nr 4: Definicje i skróty
BoD
Zarząd
CEO
Dyrektor generalny
CFO
Dyrektor finansowy
CPO
Dyrektor ds. zakupów
Strefa
Zakupy funkcjonują w ramach 3 „Stref" zamiast regionów, przy
bezpośredniej podległości służbowej między strefami a szczeblem
centralnym. Te strefy to: Ameryki, Azja-Pacyfik oraz Europa, Bliski
Wschód i Afryka, których siedziby mieszczą się w Miami, Singapurze
i Paryżu.
Grupa
Grupa LafargeHolcim, oznaczająca skonsolidowaną Grupę, obejmującą
wszystkie spółki holdingowe i operacyjne.
Spółka Grupy/podmiot
Dotyczy spółki, w której LafargeHolcim ma pakiet kontrolny, niezależnie
Polityka zakupowa LafargeHolcim © 28 lipca 2015
6
Polityka zakupowa
zależny
od tego, czy jest to spółka holdingowa czy spółka operacyjna.
Kiedy o spółce takiej mówi się jako o podmiocie zależnym, obejmuje to
wszystkie jej organy, w tym zarząd, komitety oraz kierownictwo.
Polityka zakupowa LafargeHolcim © 28 lipca 2015
7