Polityka - Lafarge

Transkrypt

Polityka - Lafarge

Polityka
Zasady Grupy dotyczące
procesu akceptacji
20 lipca 2015
Ramy polityki
Zasady Grupy dotyczące procesu akceptacji stanowią integralną część ogółu polityk LafargeHolcim.
Niniejszą politykę należy interpretować w połączeniu z politykami i wytycznymi Grupy wskazanymi
w Załączniku nr 2.
Spis treści:
 Zakres
 Zasady polityki


Załącznik nr 1: Odpowiedzialność


Załącznik nr 3: Zalecenia Grupy dotyczące polityk
Załącznik nr 2: Polityki i wytyczne Grupy związane z zasadami Grupy dotyczącymi procesu
akceptacji
Załącznik nr 4: Definicje i skróty
1. Zakres
1.1 Cel
Niniejsze Zasady Grupy dotyczące procesu akceptacji gromadzą w jednym dokumencie wszystkie
uprawnienia w zakresie akceptacji zobowiązań finansowych podejmowanych przez LafargeHolcim
lub jej podmioty zależne. Niniejsza polityka:
 jest zgodna ze schematami funkcji zarządu, wykraczającymi poza poziom komitetu
wykonawczego
 wskazuje finansowe wartości graniczne
 łączy zasady pochodzące z różnych polityk i wskazuje regulacje międzywydziałowe.
Zasady te przyczyniają się do efektywnego podejmowania decyzji w organizacji LafargeHolcim,
oferując przejrzyste ramy dotyczące tego procesu dla poszczególnych krajów i działów.
1.2 Obowiązywanie
Zasady Grupy dotyczące procesu akceptacji obowiązują wszystkie spółki, w których LafargeHolcim
1
posiada pakiet kontrolny („spółki kontrolowane przez LafargeHolcim”), tj.:
 spółki w pełni stanowiące własność LafargeHolcim oraz
 inwestycje, nad którymi Grupa sprawuje kontrolę
Spółki niekontrolowane:
Przed skorzystaniem z prawa głosu na posiedzeniu zarządu/podczas zgromadzenia wspólników
(akcjonariuszy) spółki (lub równoważnego organu spółki), w której LafargeHolcim posiada znaczące
1
W zakresie, w jakim stosowanie niniejszych Zasad nie jest sprzeczne z jakąkolwiek bieżącą
umową z wspólnikiem.
Zasady Grupy LafargeHolcim dotyczące procesu akceptacji © 20 lipca 2015
1
Zasady Grupy dotyczące procesu akceptacji
2
wpływy, ale nad którą nie sprawuje kontroli
(„spółki niekontrolowane”) członkowie
zarządu/udziałowcy/akcjonariusze reprezentujący Grupę LafargeHolcim muszą zastosować się do
niniejszych Zasad (tj. przewidzieć i zapewnić uzyskanie niezbędnych akceptacji) w związku
z wszelkimi zobowiązaniami finansowymi, gwarancjami oraz/lub dopłatami do kapitału popieranymi
przez spółkę kontrolowaną przez LafargeHolcim, posiadającą udział w takiej spółce
niekontrolowanej.
1.3 Schemat funkcji zarządu
Termin
BoD
•
Articles of incorporation
•
Organizational rules
Functions Diagram
•
Committee charters
ExCo
Policy landscape
Policies for functions and managerial processes
Group Approval Rules
Financial
•
Authorization thresholds, other rules
Organizational
•
ExCo governance
•
Governance between Group, regions, countries
(reporting lines, councils, …)
Tłumaczenie
Zarząd
•
Umowa spółki
•
Regulamin organizacyjny
Schemat funkcji
•
Statuty komitetów
Komitet wykonawczy
Ogół polityk
Polityki dotyczące działów i procesów kierowniczych
Aspekt finansowy
•
Wartości graniczne uprawnień, inne zasady
Aspekt organizacyjny
•
Struktura komitetu wykonawczego
•
Struktura zarządzania między Grupą, regionami, krajami
(podległości służbowe, rady, ...)
1.4 Zakres
Zasady Grupy dotyczące procesu akceptacji obejmują swym zakresem:
 wydatki CAPEX – patrz polityka Grupy w zakresie wydatków CAPEX
 umowy handlowe – patrz pkt. 2.1
 umowy kupna i najmu/dzierżawy – patrz 2.2
2
Posiadanie 20% lub więcej praw głosów (bezpośrednio lub za pośrednictwem spółek zależnych)
będzie oznaczało istotny wpływ, chyba że można wyraźnie wykazać, że tak nie jest.
2

finanse i gospodarkę pieniężną – patrz 2.3
Dodatkowe dziedziny (jak ład korporacyjny, zasoby ludzkie i inne umowy szczególne, dotyczące
m.in. lobbowania, sponsoringu, datków, pośrednictwa, rozwoju biznesowego oraz ugody) są
uwzględniane w miarę konieczności.
2. Zasady polityki
Wszystkie wartości graniczne i kwoty w poniższych tabelach są wyrażone w milionach CHF.
2.1 Umowy handlowe
Wartość graniczna
zobowiązania (lub inne
kryteria) (1)
Dyrektor
generalny na
kraj
Dyrektor działu
(2)
Dyrektor
regionu(3)
Członek komitetu
wykonawczego
ds. wzrostu
i Innowacji
Dyrektor
generalny Grupy
Umowy sprzedaży i o świadczenie usług (a)
< 25 mln (niezależnie od okresu
obowiązywania umowy)
Akceptuje
< 25 - < 50 mln (niezależnie od
okresu obowiązywania umowy)
Opiniuje
> 50 mln (niezależnie od okresu
obowiązywania umowy)
Opiniuje
Umowy ramowe obejmujące kilka krajów (z kluczowymi klientami)
Akceptuje
(4)
Zostaje
poinformowany
Opiniuje
Opiniuje
Akceptuje
(b)
< 50 mln
Opiniuje
Zostaje
poinformowany
Akceptuje
> 50 mln
Opiniuje
Opiniuje
Opiniuje
Akceptuje
Globalne/obejmujące kilka krajów umowy sprzedaży i o świadczenie usług dotyczące ropy i gazu
Brak wartości granicznej
Opiniuje
Opiniuje
Akceptuje
Lokalne umowy sprzedaży i o świadczenie usług dotyczące ropy i gazu z kluczowymi klientami globalnymi/obejmującymi kilka
krajów
Akceptuje
Opiniuje
Lokalne umowy sprzedaży i o świadczenie usług dotyczące ropy i gazu z klientami lokalnymi (klienci niekluczowi)
Akceptuje
Zostaje
poinformowany
Umowy franczyzowe i licencyjne obejmujące prawa własności intelektualnej Lafarge-Holcim (patenty, marki, znaki towarowe,
know-how)
Opiniuje
Opiniuje
Komunikacja
Akceptuje, jeżeli
ma związek
z daną branżą
Akceptuje
(a) Umowy dotyczące produktu Ductal wymagają akceptacji dyrektora działu ds. Ductal
(b) Porozumienia o współpracy z grupami międzynarodowymi (pozostające bez bezpośredniego
wpływu na sprzedaż lub ceny) podlegają akceptacji członka komitetu wykonawczego ds.
wzrostu i innowacji. Relacje z tymi klientami wymagają bliskiej koordynacji z jednostkami
biznesowymi.
(1) Wartość graniczna ustalona dla całego okresu obowiązywania umowy (dla uniknięcia
wątpliwości)
(2) Powiązany dział wzrostu i innowacji (np. dyrektor ds. ropy i gazu, dyrektor ds. infrastruktury
i zarządzania klientami kluczowymi)
(3) W tym dyrektor generalny na Indie.
(4) Dyrektor regionu może przekazać swoje uprawnienia dyrektorom obszaru do pewnej wartości
granicznej w oparciu o własną ocenę sytuacji.
3
2.2 Umowy kupna i najmu/dzierżawy
Tabele akceptacji obowiązują w odniesieniu do wszystkich umów kupna i najmu lub dzierżawy
(wydatki CAPEX lub OPEX):
 umowy kupna surowców oraz towarów/urządzeń przemysłowych (w tym ciężarówek,
pojazdów ciężkich etc.)
 umowy dostawy energii i towarów
 umowy transportowe (umowy transportu, przewozu)
 umowy o świadczenie usług informacyjnych/informatycznych
 kontrakty budowlane
 usługi, opłaty z tytułu audytów i konsultacje (w toku zwykłej działalności)
2.2.1
Zakupy lokalne/regionalne
Wartość
graniczna
zobowiązania (1)
Dyrektor
generalny na kraj
(2) (4)
< 500 tys. (a)
Akceptuje
> 500 tys. - < 10
mln
Akceptuje
> 10 mln - < 25
mln
Dyrektorzy
strefowi ds.
zakupów
Globalny
dyrektor ds.
zakupów dla
danej
kategorii
Dyrektor
zakupów
Grupy
Udziela zgody
Akceptuje
Członek
komitetu
wykonawczego
ds. wyników
i kosztów
Dyrektor
regionu(3)
Dyrektor
generalny
Grupy
Komitet
wykonawczy
Udziela zgody
Akceptuje (5)
> 25 mln - < 200
mln
Udziela
zgody
Udziela zgody
Udziela
zgody
> 200 mln - < 400
mln
Udziela
zgody
Udziela zgody
Udziela
zgody
Akceptuje
Akceptuje
(a) 1 mln dla logistyki
(1) Dotyczy szacunkowej wartości zobowiązania przez cały okres obowiązywania umowy
(2) Poniższe wartości progowe nie dotyczą energii, w tym AF – specjalny proces akceptacji jest
w trakcie opracowywania
(3) W tym dyrektor generalny na Indie
(4) Leasing: każde zobowiązanie powyżej 5 mln wymaga akceptacji dyrektora ds. gospodarki
pieniężnej Grupy
(5) Dyrektor regionu może przekazać swoje uprawnienia dyrektorom obszaru do pewnej wartości
granicznej w oparciu o własną ocenę sytuacji
Akceptacje globalnego i strefowego działu zakupów są wymagane dla umów, a nie dla
poszczególnych zamówień lub transakcji. Na przykład: podpisuje się umowę dotyczącą węgla na 12
miesięcy o łącznej wartości 10 mln CHF, a następnie w trakcie roku wystawia się na jej podstawie
20 zamówień zakupu. Akceptacji globalnego/strefowego działu zakupów wymaga wyłącznie umowa
na 10 mln, a nie poszczególne zamówienia.
Powyżej 400 m obowiązuje schemat funkcji zarządu.
4
2.2.2
Zakupy globalne
Wartość graniczna
zobowiązania (1)
Dyrektorzy
strefowy ds.
zakupów
Globalny
dyrektor ds.
zakupów dla
danej kategorii
- < 10 mln
Udziela zgody
Akceptuje
> 10 mln - < 25 mln
Udziela zgody
> 25 mln - < 50 mln
Dyrektor
zakupów
Grupy
Członek
komitetu
wykonawczego
ds. wyników
i kosztów
Komitet
wykonawczy
Akceptuje
Udziela zgody
> 50 mln - < 200 mln
Akceptuje
Udziela zgody
> 200 mln - < 400
mln
Dyrektor
generalny
Grupy
Udziela zgody
Akceptuje
Udziela zgody
Akceptuje
(1) Dotyczy szacunkowej wartości zobowiązania przez cały okres obowiązywania umowy (patrz
Załącznik nr 4)
Powyżej 400 m obowiązuje schemat funkcji Zarządu.
Więcej informacji na temat zakupów można znaleźć w Załączniku nr 5.
2.3 Finanse i gospodarka pieniężna
Dyrektor
generalny na
Wartość graniczna
Komitet Grupy
Dyrektor
kraj wspólnie
Komitet
zobowiązania (lub
ds. instrumentów
generalny
z dyrektorem
wykonawczy
(1)
inne kryteria)
finansowych
Grupy
finansowym na
kraj
Gwarancje i inne formy zabezpieczeń udzielane przez spółkę Grupy na rzecz spółki
zależnej(2):
Brak wartości
granicznej
Akceptuje
- Wszelkiego rodzaju finansowanie zewnętrzne spółek Grupy(3)
< 5 mln
> 5 mln - < 25 mln
> 25 mln - < 200 mln
Akceptuje
Akceptuje
Zostaje
poinformowany
Udziela zgody
Akceptuje
> 200 mln - < 400
mln
Akceptuje
(1) Przewodniczącym jest dyrektor finansowy Grupy
(2) Koncern LafargeHolcim (Grupa) z zasady nie udziela gwarancji firmom działającym lokalnie
w danym kraju.
(3) Nie zachęca się do stosowania zabezpieczeń i faktoringu należności. W razie wystąpienia
sytuacji wyjątkowej obowiązkowe jest uzyskanie akceptacji dyrektora finansowego Grupy.
5
Wartość graniczna
zobowiązania
Dyrektor działu
gospodarki
pieniężnej
Komitet Grupy ds.
instrumentów
finansowych (1)
Dyrektor
generalny
Grupy
Komitet
wykonawczy
Finansowanie wewnętrzne ze strony koncernu LafargeHolcim (Grupy) na rzecz spółki należącej
do Grupy (dłużne / kapitałowe)
Akceptuje
Zostaje
poinformowany
Udziela zgody
Akceptuje
Zostaje
poinformowany
> 25 mln < 200 mln
Udziela zgody
Akceptuje
> 200 mln < 400
mln
Udziela zgody
< 5 mln
> 5 mln < 25 mln
Akceptuje
(1) Przewodniczącym jest dyrektor finansowy Grupy
Niniejsza Polityka została zaakceptowana przez komitet wykonawczy Grupy dnia 20 lipca 2015
i obowiązuje od dnia 1 sierpnia 2015.
Data pierwszego
wydania:
20 lipca 2015
Daty aktualizacji:
Data wydania
bieżącej wersji:
Odpowiedzialny członek komitetu wykonawczego Grupy:
Thomas Aebischer, dyrektor
finansowy Grupy
Osoba odpowiedzialna: Dyrektor ds. kontroli wewnętrznej Grupy
6
Załącznik nr 1: Odpowiedzialność
Komitet wykonawczy Grupy
Komitet wykonawczy Grupy odpowiada za prawidłowe opracowanie i monitorowanie Zasad Grupy
dotyczących procesu akceptacji zgodnie ze schematem funkcji zarządu.
Dyrektor finansowy Grupy
Dyrektor finansowy Grupy wspiera proces koordynacji i aktualizacji Zasad Grupy dotyczących
procesu akceptacji.
Dział kontroli wewnętrznej Grupy
Dział kontroli wewnętrznej Grupy odpowiada za zarządzanie procesem aktualizacji Zasad Grupy
dotyczących procesu akceptacji i za koordynowanie go ze wszystkimi odpowiednimi członkami
komitetu wykonawczego Grupy i dyrektorami działów.
Odpowiada również za odzwierciedlenie niniejszych Zasad Grupy dotyczących procesu akceptacji
w standardach kontroli wewnętrznej Grupy.
Załącznik 2a: Polityki Grupy związane z Zasadami Grupy dotyczącymi procesu akceptacji
Powiązana
polityka
Definicja / Opis
Odpowiedzialność
Polityka
finansowa
Nakreśla obowiązujące w LafargeHolcim podejście do
zarządzania finansami oraz zasady dotyczące ryzyka na
przestrzeni całej polityki finansowej. Koncentruje się na
tworzeniu wartości i zasadach inwestowania oraz określa
zasady dotyczące finansowania i dywidend, jak również
inne istotne zasady dotyczące zarządzania finansami oraz
ryzyka finansowego. Polityka finansowa nie obejmuje
zarządzania ryzykiem biznesowym, audytów wewnętrznych
czy relacji z inwestorami.
Dyrektor Grupy ds.
finansów i
gospodarki
pieniężnej
Polityka
dotycząca
gospodarki
pieniężnej
Obejmuje zagadnienia z zakresu gospodarki pieniężnej
w Grupie LafargeHolcim, w tym zakresy odpowiedzialności,
zasady finansowania zewnętrznego i wewnętrznego oraz
zarządzanie ryzykiem finansowym.
Dyrektor finansowy
Grupy, dyrektor
centralnego działu
finansów i
gospodarki
pieniężnej
Polityka
w zakresie
wydatków
CAPEX
i inwestycji
Do ustalenia
Do ustalenia
Polityka
zakupowa
Obowiązuje w stosunku do 100% wydatków na rzecz
podmiotów zewnętrznych oraz w odniesieniu do wszystkich
tego
typu
transakcji
na
wszystkich
poziomach
geograficznych oraz do wszystkich linii produktowych
Grupy.
Dyrektor działu
wyników i kosztów,
dyrektor działu
zakupów
Polityka
marketingu
i sprzedaży
Do ustalenia
Do ustalenia
7
Kolejne polityki będą wyszczególniane w miarę uwzględniania powiązanych z nimi zasad akceptacji
w Zasadach Grupy dotyczących procesu akceptacji, gdy tylko będą dostępne.
Załącznik 2b: Wytyczne LafargeHolcim związane z Zasadami Grupy dotyczącymi procesu
akceptacji
Powiązana
polityka
Wytyczna
Definicja / Opis
Odpowiedzialność
Marketing
i sprzedaż
Ropa i gaz
Do ustalenia
Do ustalenia
Marketing
i sprzedaż
Ductal
Do ustalenia
Do ustalenia
Załącznik nr 3: Zalecenia LafargeHolcim dotyczące polityki
Nie dotyczy
Załącznik nr 4: Definicje i skróty
Obliczanie
finansowej wartości
granicznej dla
zobowiązania
W przypadku wydatków CAPEX należy sięgnąć do polityki dotyczącej
wydatków CAPEX
W pozostałych przypadkach (zakup lub sprzedaż) kwota zobowiązania musi:
 być określona jako kwota, do której zapłaty LafargeHolcim się
zobowiązuje, niezależnie od wysokości umowy jaka została
oszacowana, ale nie jest objęta zobowiązaniem (która może być
wyższa) i niezależnie od formy (umowa, zamówienie itp.);
 być oszacowana w odniesieniu do całego okresu trwania
zobowiązania / umowy (w tym umów długoterminowych);
 być wolna od upustów, w przypadku jej rozłożenia na kilka lat
(z wyjątkiem zmian w świadczeniach pracowniczych);


być wyrażona w walucie EUR/CHF. Wartość wyrażoną w walucie
obcej należy przeliczyć na EUR/CHF po ostatnim znanym kursie
wymiany z końca miesiąca;
uwzględniać wycenę wbudowanych instrumentów pochodnych
(w razie wątpliwości należy zasięgnąć porady komitetu ds.
instrumentów finansowych)
Serię zobowiązań/zamówień o wspólnym celu (wiązanych) uważa się za
jedno zobowiązanie.
Załącznik nr 5: Zakupy
Kluczowe punkty:
 Akceptacje nie koncentrują się na transakcjach, tylko na umowach
 W braku wyznaczonego globalnego systemu zarządzania umowami większość komunikacji
i akceptacji odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej
 Podpisy na umowach to fizyczne podpisy na dokumentach
 Poniższe slajdy przedstawiają dwa przykładowe zastosowania procesu
 Oba przykłady są zgodne z aktualnymi wartościami granicznymi dla zakupów oraz
procesami zarządzania daną kategorią
8
Przykład dotyczący zakupów: Umowa lokalna w Indiach
dotycząca węgla
Wartość 800 tys. CHF
Termin
Proposed contract (copy) and a summary are emailed for
review and approval to proceed for signatures (Clearance)
Tłumaczenie
Propozycję umowy (kopię) wraz ze streszczeniem przesyła
się e-mailem do wglądu i akceptacji przed przejściem do
etapu podpisu (Zgoda)
Zone Procurement Head
Proposed Contract
Contract Summary
CHF 800k
Zone Category Team
Actual contract (and a summary if required or requested) is
physically signed based on committed value (Approval)
Dyrektor strefowy ds. zakupów
Propozycja umowy
Streszczenie umowy
800 tys. CHF
Zespół strefowy danej kategorii
Rzeczywista umowa (oraz jej streszczenie, jeżeli jest
wymagane) zostaje fizycznie podpisana w oparciu o kwotę
objętą zobowiązaniem (Akceptacja)
Dyrektor generalny na kraj
Umowa
Członkowie zespołu danej kategorii negocjują umowę na
Indie
Lokalne zamówienia są wystawiane i składane zgodnie
z lokalnymi politykami i wymogami
Country CEO
Contract
Category Team members negotiate contract for India
Local orders are placed and released according to local
policies and requirements
Przykład dotyczący zakupów: Umowa strefowa w Latam
na opakowania o łącznej wartości 28 mln CHF
9
Termin
Proposed contract (copy) and a summary are emailed for
review and approval to proceed for signatures (Clearance)
Global Category Manager
Proposed Contract
Contract Summary
CHF 28m
Zone Category Team
Category Team members negotiate contract for countries
in Latam
Actual contract (and a summary if required or requested) is
physically signed based on committed value for all
participating countries (Approval)
Head of Group Procurement
Contract
Local orders and contracts are approved, placed, and
released according to local policies and requirements in
each country
Tłumaczenie
Propozycję umowy (kopię) wraz ze streszczeniem przesyła
się e-mailem do wglądu i akceptacji przed przejściem do
etapu podpisu (Zgoda)
Globalny dyrektor kategorii
Propozycja umowy
Contract Summary
28 mln CHF
Zespół strefowy danej kategorii
Członkowie zespołu danej kategorii negocjują umowę dla
krajów w Latam
Rzeczywista umowa (oraz jej streszczenie, jeżeli jest
wymagane) zostaje fizycznie podpisana w oparciu o kwotę
objętą zobowiązaniem dla wszystkich krajów, które biorą
udział w przedsięwzięciu (Akceptacja)
Dyrektor zakupów Grupy
Umowa
Akceptacja, składanie i realizacja lokalnych zamówień
następuje zgodnie z lokalnymi politykami i wymaganiami
danego kraju
10

Polityka - Lafarge

Transkrypt

Podobne dokumenty

Monitor Sądowy i Gospodarczy

plan pracy żłobka samorządowego nr 17 w kielcach w zakresie

Polityka Jakości eService Sp. z o.o.

Akceptacja i niezwykła wartość rozmowy

Wniosek o wykorzystanie zdjęć.rtf

wycofanie akceptacji e-faktura18I2016

Hip-hop na tle innych subkultur

Zobacz szczegóły ogłoszenia

Polityka - Lafarge