Zał.2. 111. 11

Załącznik nr 2 do SIWZ
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usługi kompleksowej organizacji
międzynarodowej konferencji ekspertów, organizowanej w ramach przewodnictwa Polski w
Radzie Unii Europejskiej pn.: Pierwszy Europejski Dzień Mózgu. Starzenie się, Udar Mózgu i
Choroba Alzheimera – w poszukiwaniu innowacyjnych rozwiązań. (1st European Day of the
Brain. Ageing, Stroke and Alzheimer’s Disease- finding innovative solutions), zwanej dalej
Konferencją. Celem Konferencji jest debata w poszukiwaniu rozwiązań w związku z
wyzwaniami demograficznymi dla ochrony zdrowia, w tym stanem badań mózgu i sytuacją
starszych pacjentów w Europie z uwzględnieniem wymienionych chorób. Planowane jest,
aby podczas konferencji został ogłoszony Europejski Rok Mózgu, który ma się odbyć
najprawdopodobniej w 2014 r.
A. Termin Konferencji: 18 listopada 2011 r
Program konferencji zakłada zorganizowanie 2 sesji plenarnych i konferencji prasowej wraz z
dwiema przerwami kawowymi oraz przerwą lunchową.
Ramowy program Konferencji, zawierający szczegółowy rozkład godzinowy został
przedstawiony w punkcie E niniejszego opisu.
B. Miejsce Konferencji:
Centrum Dydaktyczne Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, Warszawa, ul. Księcia
Trojdena 2a, Aula B.
C. Uczestnicy spotkania
Przewidywana liczba uczestników - 150 osób. Ostateczna liczba uczestników Konferencji
zostanie przekazana Wykonawcy nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem Konferencji.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby gości o 20%.
D. Zamówienie w szczególności obejmuje:
1. Zaprojektowanie i obsługa strony internetowej konferencji w dwóch wersjach
językowych (język polski i angielski) zawierającej m. in. następujące zakładki
a. Strona główna
b. Program
c. Komitet honorowy i/lub naukowy
d. Rejestracja
e. Organizatorzy/Komitet Organizacyjny
f. Kontakt
2. Zaprojektowanie banera do zamieszczenia na stronie internetowej Ministerstwa Zdrowia
i Prezydencji Polski w Radzie Unii Europejskiej.
3. Obsługa rejestracji elektronicznej gości z wykorzystaniem formularza zgłoszeniowego
zamieszczonego na stronie internetowej.
4. Organizacja transportu lotniczego z krajów europejskich (m.in. Bruksela, Kopenhaga,
Londyn, Mediolan, Lille, Florencja) do Warszawy i z Warszawy dla max 30 osób. Bilety w
klasie ekonomicznej. Oczekiwane terminy:
a. Przylot: dla 5-6 osób 16.11.11, pozostali 17.11.11,
b. Wylot: 18.11.11
5. Organizacja transportu kolejowego dla max 20 osób z Polski.
6. Odbiór gości zagranicznych z hali przylotów Lotniska im. F. Chopina w Warszawie w dniu
17.11.11. Wykonawca zapewni minimum cztery osoby obsługi (hostessy) biegle
posługujące się językiem angielskim.
7. Organizacja transportu samochodowego (autokary lub busy kilmatyzowane klasy lux)
a. w dniu 17.11.11. na trasie Lotnisko im. F. Chopina – hotel zaproponowany przez
Wykonawcę, dla ok. 25 osób
b. w dniu 18.11.11. na trasie hotel zaproponowany przez Wykonawcę – Warszawski
Uniwersytet Medyczny dla 65 osób nocujących w hotelu zaproponowanym przez
Wykonawcę
c. w dniu 18.11.11. na trasie Warszawski Uniwersytet Medyczny – Lotnisko im. F.
Chopina dla 30 osób
8. Zapewnienie obiektu, o standardzie co najmniej hotelu 3-gwiazdkowego o
podwyższonym standardzie (tzw. 3,5*), zlokalizowanego na terenie m. st. Warszawy.
Wymagania:
a) Zakwaterowanie (6 osób, nocleg z 16-17.11.11r. i z 17-18.11.11r.) oraz 59 osób,
nocleg z 17-18.11.11):
a. Pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania
wyposażone minimum w klimatyzację, mini bar, TV sat, suszarkę.
Zamawiający dokona rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego
wykorzystania miejsc hotelowych uczestników wskazanych przez
Zamawiającego.
b. W cenie śniadanie (stół szwedzki) oraz nielimitowany dostęp do bezpłatnego
Internetu
b) zapewnienie parkingów: samochody osobowe do 3 miejsc dla organizatorów oraz
możliwość podjazdu autokarów/busów;
9. Świadczenie usług gastronomicznych dla uczestników konferencji w dniu 18.11.11.
zgodnie z Ramowym Programem Konferencji (liczba osób zgodnie z punktem C):
a) przerwy kawowe – 2 szt. (kawa, herbata, soki owocowe, woda gazowana i
niegazowana, owoce, ciasta/ciasteczka z owocami, śmietanka lub mleczko do kawy,
cukier, cytryna),
b) lunch – w formie stołu szwedzkiego, menu składające się przynajmniej z (do wyboru,
przez uczestników) 4 przystawek, 1 z 2 zup, 1 z 3 ciepłych dań głównych oraz 1 z 3
deserów, a także napoje ciepłe i zimne). Menu jednolite;
c) dodatkowa przerwa kawowa dla ok. 30 przedstawicieli prasy, (kawa, herbata, soki
owocowe, woda gazowana i niegazowana, owoce, ciasta/ciasteczka z owocami,
śmietanka lub mleczko do kawy, cukier, cytryna)
Najpóźniej na 5 dni przed datą rozpoczęcia konferencji Wykonawca przedstawi menu do
akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, aby dodatkowo dla
zainteresowanych przygotowana została wersja wegetariańska śniadania i lunchu.
W przypadku zgłoszenia uwag do menu Wykonawca zobowiązuje się do ich
uwzględnienia i ponownego przedłożenia poprawionego menu w ciągu 1 dnia .
10. Zapewnienie sprzętu do tłumaczenia symultanicznego tj. kabina dwuosobowa- język
angielski-polski, polski-angielski; mikrofony (min. 4), odbiorniki dla uczestników
konferencji (liczba osób zgodnie z punktem C).
11. Zapewnienie dostępu do faxu, kopiarki, drukarki oraz bezpłatnego bezprzewodowego
Internetu dla organizatorów konferencji w dniu 18.11.11.
12. Opracowanie projektu graficznego i składu tekstu:
a. zaproszenia,
b. plakatów,
c. programu,
d. teczki,
e. smyczy,
f. ścianki łukowej na potrzeby konferencji prasowej
13. Wydrukowanie/produkcja:
a) 600 szt. zaproszeń na Konferencję w formacie A4 składane do A5, plus bigowanie,
druk dwustronny kolorowy (4+4), papier min. 200 g/m2 , w terminie nie później niż
na 21 dni przez Konferencją (28.10.11)
b) 200 szt. programu konferencji w formacie 2xA4 składane do A5 (łącznie 8 stron) plus
bigowanie, druk dwustronny kolorowy (4+4), papier min. 200 g/m2, w terminie nie
później niż na 5 dni przed Konferencją,
c) 180 szt. identyfikatorów imiennych, druk kolorowy (4+4), o wymiarach min. 85 x 110
mm. z etui (folia obustronnie przeźroczysta), w terminie nie później niż na 2 dni przed
konferencją, (ostateczna lista uczestników zostanie przekazana przez Zamawiającego
nie później niż na 5 dni przed konferencją)
d) 20-25 szt. tabliczek na stół prezydialny, w terminie nie później niż na 2 dni przed
Konferencją
e) ścianka łukowa na potrzeby konferencji prasowej, o wymiarach 3x4 m2, druk
atramentowy kolor (4+4), z laminatem
f) 50 szt. pendrive z nadrukiem na potrzeby prasy
g) 150 szt. teczek A4 z kartonu na gumkę z nadrukiem, szerokość grzbietu 3 cm
h) 150 kompletów materiałów informacyjnych, papier min. 120g/m2, druk czarnobiały,
dwustronny A4:
a. Tekst dokumentów KE – 10 kartek
b. Tekst ankiety (do celów ewaluacji konferencji) – 1 kartka
c. Tekst na temat EBC – 5 kartek
d. Szkic konkluzji – 3 kartki
e. Lista uczestników – 2 kartki
i) 10 szt. plakatów na piance lub pcv, format A0, zadruk jednostronny kolorowy (4+0),
papier fotograficzny min. 170g
j) 200 szt. smyczy z karabińczykiem, taśma o szerokości min. 1,5 cm, zadruk dwustronny
kolor (4+4)
Zamawiający przekaże materiały niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia nie
później niż na 5 dni przed terminami realizacji.
Wszystkie materiały konferencyjne muszą być oznaczone kolorowymi logami Prezydencji,
MZ i innych wskazanych instytucji zgodnie z dostarczonym tekstem i standardami
graficznymi.
14. Przekazanie materiałów, o których mowa w punkcie 13 i materiałów przekazanych przez
Zamawiającego (roll-up-y, torby, notatniki, itp. przygotowywane przez MZ) do ustawienia
w obiektach.
15. Zapewnienie przewozu materiałów z siedziby Zamawiającego na miejsce Konferencji i z
miejsca Konferencji do siedziby Zamawiającego.
16. Prowadzenie rejestracji i korespondencji z uczestnikami
17. Prowadzenie rejestracji uczestników w dniu konferencji, rozdawanie materiałów
konferencyjnych.
Przygotowanie,
druk
i
zmiana
tabliczek
na
stole
prezydialnym/mównicy, udzielanie uczestnikom wszelkich informacji organizacyjnych w
trakcie konferencji, itp.
18. Wsparcie organizacji konferencji prasowej, a w szczególności: stworzenie listy mediów,
potwierdzanie obecności poszczególnych dziennikarzy, prowadzenie rejestracji dla prasy
19. Rozesłanie do mediów noty informacyjnej po konferencji oraz opracowanie listy
doniesień medialnych na temat konferencji.
20. Zapewnienie odpowiedniej oprawy florystycznej, tj. dwóch dużych kompozycji
kwiatowych do postawienia na podłodze w Sali obrad oraz dwóch płaskich stroików:
jednego na stół prezydialny drugiego na stanowisko rejestracji.
21. Zapewnienie sztalug do ustawienia w obiekcie konferencyjnym na potrzeby postawienia
plakatów informacyjnych.
22. Wyznaczenie Koordynatora, bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę, kontakty i
koordynację organizacji konferencji, zarządzającego zespołem osób zaangażowanych w
realizację przedsięwzięcia. Sprawowanie nadzoru nad całością przebiegu konferencji.
Oddelegowanie 1 osoby do obsługi na czas trwania konferencji, która będzie
dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego.
23. Oznaczenie działań realizowanych w związku z konferencją, zgodnie z zasadami i
wymaganiami obowiązującymi dla Prezydencji Polski w Radzie Unii Europejskiej
(oznakowanie materiałów drukowanych i elektronicznych oraz sal konferencyjnych plus
oznaczenie wejścia do budynku, w którym odbędzie się konferencja).
24. Ubezpieczenie standardowe uczestników konferencji – NNW
Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli sposobu realizacji projektu na każdym jego
etapie.
E. Ramowy Program Konferencji
8:30 – 9:00 Rejestracja gości / przerwa kawowa
9:00 -10:30 Sesja poranna cz. I
10:30 -11:00 Przerwa kawowa
11:00 – 12:00 Sesja poranna cz. II
12.00 - 13.00 Lunch / Konferencja Prasowa
13:00 – 16:00 Sesja popołudniowa
Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji programu konferencji.