Załącznik Nr 5

Załącznik Nr 5
MINIMALNE WYMAGANIA FUNKCJONALNE SYSTEMU ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI
System musi umożliwiać planowanie i udostępnianie wymaganych informacji o projekcie, takich jak:
Lp.
Funkcjonalność
1.
2.
3.
Definiowanie inicjatyw projektowych (na podstawie szablonów)
Możliwość określenia odpowiedzialności i sposobu zatwierdzania inicjatyw.
Definiowanie projektów (na podstawie szablonów)
Możliwość określenia odpowiedzialności i sposobu zatwierdzania
projektów.
Możliwość określenia dla danego typu projektu wymagań formalnych
pozwalających na przejście do kolejnych etapów/faz projektu.
Przygotowanie harmonogramów (na podstawie szablonów)
Opis listy zadań do wykonania
Określenie struktury hierarchicznej zadań (WBS)
Określenie zależności między zadaniami – relacje,
Definiowanie zespołu projektowego + występowanie o zasoby (nowa
funkcjonalność w 2016)
Zapisywanie/wymazywanie planów bazowych tylko przez wyznaczonych
użytkowników
Zapisywanie projektów (PWA + MS Project)
Kalendarz dostosowany do Grupy CIECH
Przygotowanie szablonów harmonogramów i opublikowanie ich do
repozytorium szablonów,
Przygotowanie szablonów projektów i opublikowanie ich do repozytorium
szablonów,
Przygotowanie szablonów Witryn Projektowych i opublikowanie ich do
repozytorium szablonów,
Automatyczne przekształcanie inicjatyw projektowych w projekty przy
wykorzystaniu szablonów projektowych,
Auto-numerowanie projektów (numer będzie zawierał zdefiniowaną maskę)
4.
5.
6.
a)
b)
c)
d)
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Dostępna
w wersji
podstawowej
Dostępna
w opcji
- koszt netto
Niedostępna
Uwagi
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
a.
b.
c.
d.
21.
a.
b.
c.
d.
16.
a.
b.
17.
18.
W zależności od wybranych kategorii dla inicjatywy projektowej, tworzony
projekt powinien zawierać harmonogram szablonowy dla danego typu
projektu,
Opcje automatycznego planowania terminów zadań, wyliczające daty i
okresy trwania.
Definiowanie zespołu, przypisywanie zasobów do zadań, automatyczna
informacja do zasobu informująca o przypisanym zadaniu.
Funkcjonalności wbudowane w narzędziu: Zadania (do raportowania przez
zasoby) , Zatwierdzenia (do zatwierdzania zaraportowanych postępów prze
Kierownika Projektu)
Funkcjonalności wbudowane w narzędziu: Grafik by monitorować
obciążenie zasobów w projektach
Wizualizacja osi czasu przedstawiającej harmonogram i plan projektu.
Wsparcie dla planowania kroczącego i tworzenia prognoz,
wykorzystujących ręcznie wprowadzone do harmonogramu zadania
sumaryczne Top Down.
Identyfikacja braków zasobów poprzez porównanie zaplanowanych ręcznie
zadań sumarycznych z informacjami spływającymi z podzadań.
Definicja aktywnych i nieaktywnych zadań, umożliwiająca przeprowadzenie
analizy wielowariantowej.
Grupowanie projektów według zadanych kryteriów,
Faza projektu,
Status projektu
Lokalizacja projektu,
Kierownik projektu i inne
Sygnalizacja graficzna opóźnienia zadania względem planu bazowego
Informacja czy jest plan bazowy,
Informacja o odchyleniu względem czasu,
Informacja o odchylenia względem kosztu,
Informacja o odchyleniach względem pracy,
Śledzenie postępu realizacji projektu
Analiza czasu,
Analiza kosztu,
Dynamiczna zmiana właściciela biznesowego projektu na dowolnym etapie
realizacji
Dynamiczna zmiana właściciela projektu (Kierownika Projektu), zgodnie z
wyborem kierownika projektu,
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
Kontrola zmian pól opisujących projekt – zmianę pól może dokonywać
tylko administrator lub biuro projektów.
Łatwą analizę danych poprzez definiowanie filtrów dla kolumn.
Szeroki zakres formatowania tekstu.
Natywna integracja z składnikami pakietu biurowego między innymi
poprzez możliwość przenoszenia informacji do aplikacji pakietu biurowego
przy zachowaniu formatowania dzięki funkcjom kopiowania i wklejania.
Migracja danych (projekty) ze środowiska Microsoft Project Server 2013
(zamknięte tylko do przeniesienia, otwarte do przeniesienia, lecz będą
realizowane według przepływów w nowym wdrożeniu)
Możliwość przypisywania zasobów z Active Directory + requestowanie
zasobów (nowość w wersji 2016)
Zdefiniowany RBS, grupy użytkowników, kategorie zabezpieczeń
Integracja ze środowiskiem SharePoint Foundation 2016 (synchronizacja
listy zadań)
Obiegi akceptacyjne na SharePoint dokumentów inicjujących projekt
(CAPEX, Uzasadnienie Biznesowe, Karta Projektu)
Obieg akceptacyjny ‘Change Request’ dla dokumentów wymienionych w
pkt. 27
Graficzne przenoszenie (przeciągnij i upuść) zasobów w ramach
interaktywnego widoku zasobów w celu Uproszczenia zarządzania
zasobami.
Współdzielenie informacji o planach projektowych z innymi poprzez
zapisywanie plików w formatach PDF lub XPS.
Pola PDP dla pojedynczego projektu zawierające:
-opis projektu
-dokument inicjujący projekt (zależy od szablonu: CAPEX, Uzasadnienie
biznesowe, karta projektu)
-Change Request
-informacje finansowe
-Raport statusowy
-harmonogram
-opis produktu/korzyści z projektu/programu.
-zarządzanie przepływem oraz zarządzanie zawartością pól (do używania
tylko dla uprawnionych użytkowników)
Charakterystyka zawartości: pola tekstowe, listy rozwijane, pola zawierające
formuły.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
Możliwości wykonania analiz “co-jeśli” i śledzenia wpływu poszczególnych
czynników na harmonogram i zasoby z użyciem opcji zadań
aktywnych/nieaktywnych
Możliwości zarządzania inicjatywą, projektem, programem i portfelem
projektów.
Definiowanie portfeli (identyfikacja projektów, ocena, selekcja,
priorytetyzowanie, balansowanie)
Możliwość budowy portfela projektów w układzie hierarchicznym, w tym
portfela projektów inwestycyjnych (np. roczny plan projektów
inwestycyjnych) oraz przechowywanie wersji bazowej danego portfela i
wersji alternatywnych (aktualnych i/lub roboczych).
Pulpity menadżerskie.
Brak limitu co do liczby prowadzonych projektów z wykorzystaniem
oferowanego oprogramowania.
Możliwość nadawania priorytetów dla projektów i zadań w projekcie.
Możliwość „zamrożenia” planu bazowego projektu (przede wszystkim
harmonogramu i budżetu) oraz tworzenia planów alternatywnych
(aktualnych i/lub roboczych).
Import projektów tworzonych w MS Project Professional.
Możliwość określenia dla danego typu projektu wymagań formalnych
pozwalających na przejście do kolejnych etapów/faz projektu.
Elastyczne role w przepływach workflow -możliwość samodzielnego
definiowania uczestników workflow przez Zamawiającego, ścieżek
przepływów dla inicjatyw i projektów w oparciu o funkcjonalność
wspierającą ten proces.
Możliwość tworzenia, modyfikacji, usuwania i przeglądania inicjatyw i
projektów na każdym etapie (tylko wyznaczone osoby)
Elastyczne budowanie i modyfikowanie harmonogramu projektu poprzez
interfejs WWW (dostępność funkcji automatyzujących aktualizację
harmonogramu projektu w przypadku modyfikacji terminów jednego z
zadań na podstawie zależności pomiędzy zadaniami).
Dostępność funkcji pozwalających na określenie zależności pomiędzy
zadaniami w projekcie i pomiędzy samymi projektami.
Możliwość grupowania zadań w projekcie w etapy i fazy realizacji projektu.
Możliwość dołączania produktów w postaci plików i innych dokumentów na
poziomie zadań, etapów, faz projektu i samego projektu.
Zarządzanie ryzykiem, zmianami w projekcie i rejestrem zagadnień
projektowych (definiowanie, określanie właścicieli, statusu).
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
58.
59.
60.
61.
62.
63.
64.
65.
66.
67.
68.
Możliwość definiowania progów ostrożnościowych dla projektu (czas
trwania zadania, data rozpoczęcia zadania, budżet itp.)
Definiowanie zasobów osobowych (z wykorzystaniem Microsoft Active
Directory) oraz rzeczowych i ich kontraktacja w projektach.
Możliwość szczegółowego planowania projektu z wykorzystaniem etapów,
zadań, kamieni milowych.
Możliwość rejestrowania historii zmian w projekcie
Możliwość tworzenia budżetów projektów metodą „top-down” i „bottomup”
Możliwość rejestrowania historii zmian w budżecie projektu.
Możliwość raportowania budżetu w formie tabelarycznej i graficznej
Tworzenie okresów finansowych i przypisywanie danych o kosztach według
okresów finansowych.
Możliwość automatycznego raportowania wykonanych kosztów
Możliwość tworzenia prognoz z wykorzystaniem metody Earned Value.
Możliwość rejestrowania przepływów finansowych
Listą zadań przypisanych do danego użytkownika (w PWA) z możliwością
filtrowania względem statusu zadania, projektu, grupy projektów.
Rejestracja czasu pracy w odniesieniu do zadań projektowych i możliwość
akceptacji zarejestrowanego czasu pracy przez Kierownika Projektu.
Komunikowanie zadań projektowych i ich delegowanie (możliwość
definiowania powiadomień o przypisaniu zadania w projekcie dla
konkretnego użytkownika systemu, o zbliżającym się terminie rozpoczęcia
zadania, o zbliżającym się terminie zakończenia zadania, powiadomienia o
odchyleniach terminów realizacji zadań względem harmonogramu
bazowego, możliwość delegowania zadań).
Możliwość przypisania użytkownika systemu do kilku projektów z różnymi
prawami dostępu w zależności od projektu.
Możliwość raportowania stanu/statusu projektu wraz z krótką informacją
opisową o stopniu zaawansowania prac w projekcie.
Eksport danych tabelarycznych do MS Excel.
Graficzny przegląd postępu realizacji projektów w ramach danego portfela
projektów.
Możliwość weryfikacji postępu prac w projekcie, w szczególności dostęp
podglądu odchyleń od harmonogramu bazowego projektu.
Raporty przekrojowe, eksportujące dane z więcej niż jednego projektu
69.
70.
71.
72.
73.
74.
75.
76.
77.
78.
79.
80.
81.
82.
83.
84.
85.
86.
Dostępność raportów pozwalających na weryfikację budżetu,
harmonogramu i ryzyk w realizowanych projektach i portfelach projektów.
Możliwość samodzielnego definiowania przez kluczowych użytkowników
raportów tabelarycznych i graficznych.
Możliwość harmonogramowania raportów (jako opcja dodatkowa).
Możliwość drążenia (drill down) raportów (jako opcja dodatkowa).
Możliwość przedstawienia realizacji projektu i portfela projektów na
wykresie Gantta.
Możliwość weryfikacji obciążeń zasobów (wykres).
Możliwość weryfikacji postępów realizacji projektu w układzie
zadaniowym, produktowym i finansowym.
Możliwość automatycznego powiadamiania w przypadku nie zrealizowania
zadania (milestone) w terminie lub gdy zostaną przekroczone ustalone limity
( w zakresie czasu realizacji lub przyznanego budżetu).
System powiadomień przez email informujących o zbliżających się
zadaniach, aktualizacji projektów oraz innych kwestiach
Konfigurowalne widoki dla inicjatyw, projektu i portfela projektów
wspierające procesy decyzyjne.
Możliwość samodzielnego definiowania przez użytkowników kluczowych
witryn (jako opcja dodatkowa).
Diagram struktury produktów.
Dostępność narzędzi społecznościowych, np. fora dyskusyjne,
komunikatory, baza wiedzy (jako opcja dodatkowa).
Możliwość zarządzania uprawnieniami, m.in. w zakresie wprowadzania
poszczególnych zmian na poziomie projektu, jak i programów.
Możliwość samodzielnej parametryzacji systemu w zakresie
umożliwiającym swobodną eksploatację systemu (dla Biura IT)
Możliwość rozwoju systemu pod dedykowane potrzeby Zamawiającego.
Wielojęzyczność systemu (angielski, polski, rumuński).
Wielowalutowość systemu (kalkulacja i ewidencja kosztów projektów oraz
inicjatyw w PLN,EUR,RON).
Łączna kwota opcji systemu (należy uwzględnić w „OFEROWANYCH
KOSZTACH I ZAKRESIE USŁUG”
Załącznik nr 1w pozycji „Koszt funkcjonalności opcjonalnych Systemu
Zarządzania Projektami”).