D.7.1 Plan zbiorczej komunikacj zewnętrznej

WIELKOPOLSKA AGENCJA ZARZĄDZANIA ENERGIĄ SP. Z O.O.
Plan zbiorczej komunikacji
zewnętrznej
Bartosz Królczyk
2010-12-17
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 1
(w ramach Programu Inteligentna Energia –Europa)
Zawartość
Cel stworzenia systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej................................................................... 4
Opis organizacji ....................................................................................................................................... 5
Wizja WAZE i jej działania.................................................................................................................... 5
Podstawy istnienia WAZE .................................................................................................................... 5
Struktura organizacyjna....................................................................................................................... 6
Pracownicy WAZE ................................................................................................................................ 6
Charakterystyka kultury organizacyjnej i wizerunku Agencji .............................................................. 7
Wstępna analiza wymagao .................................................................................................................. 7
Analiza możliwości operacyjnych ........................................................................................................ 9
Analiza możliwości finansowych ....................................................................................................... 10
Analiza ryzyka .................................................................................................................................... 10
Narzędzia i taktyki używane w zewnętrznej komunikacji firmy WAZE ................................................. 10
Podział dokumentów i informacji ze względu na odbiorców i stopieo jawności .............................. 10
Strona internetowej Agencji.............................................................................................................. 11
Komunikacja e-mailowa .................................................................................................................... 12
Komunikacja pisemna........................................................................................................................ 12
Komunikacja typu fax ........................................................................................................................ 13
Telefon stacjonarny ........................................................................................................................... 13
Telefon mobilny................................................................................................................................. 13
Wiadomości tekstowe SMS ............................................................................................................... 13
Komunikacja bezpośrednia ............................................................................................................... 13
Broszury ............................................................................................................................................. 15
Współpraca i komunikacja z mediami ............................................................................................... 15
Portale społecznościowe ................................................................................................................... 16
Plan wdrożenia systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej .............................................................. 16
Kalendarium projektu........................................................................................................................ 16
Fazy Projektu ................................................................................................................................. 16
Produkty związane z fazami projektów ......................................................................................... 18
Działania niezbędne do stworzenia produktów koocowych poszczególnych faz ......................... 19
Zależności następstwa między działaniami ................................................................................... 20
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 2
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 3
Cel stworzenia systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej
Celem systemu zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią jest
umożliwienie, udokumentowanie i usprawnienie systemu interakcji między Agencją a podmiotami
zewnętrznymi.
Komunikacja polega na przepływie informacji pomiędzy stronami, rozumieniu i oddziaływaniu oraz
wzajemnej interakcji. Stanowi więc element procesu wymiany wiedzy. Istotą przepływu informacji
jest uzgodnienie przez strony jednakowego, wspólnego rozumienia danej sytuacji lub stanu.
Komunikowanie się jest skuteczne tylko wówczas, gdy dana sytuacja jest rozumiana w taki sam
sposób. Niniejszy dokument będzie zawierał opis wykorzystania narzędzi i taktyk zarówno
komunikacji ustnej, jak i pisemnej, ze szczególnym uwzględnieniem komunikacji elektronicznej,
mających na celu osiąganie optymalnego sposobu komunikacji zewnętrznej.
Głównym celem stworzenia zewnętrznego systemu komunikacji jest zapewnienie pracownikom
Agencji oraz podmiotom zewnętrznym możliwości wzajemnej komunikacji i dostępu do
niezbędnych faktów potrzebnych w podejmowaniu optymalnych decyzji biznesowych, przy
zapewnieniu standardów poufności, prywatności i spójności informacji.
Cel główny będzie realizowany poprzez cele pomniejsze:
1. Zapewnienie by każdy z pracowników i wszystkie zainteresowane podmioty zewnętrzne był
świadome wizji, misji, działao Agencji i jej wartości
2. Umożliwienie komunikacji między pracownikami Agencji i podmiotami zewnętrznymi
niezależnie od miejsca ich przebywania
3. Umożliwienie kontynuowania wspólnych projektów WAZE i podmiotów zewnętrznych także
w przypadku nieobecności jednego lub kilku pracowników Agencji
4. Umożliwienie łatwego dostępu zainteresowanym podmiotom zewnętrznym do wszystkich
dokumentów i informacji jawnych stworzonych bądź zebranych przez pracowników Agencji
5. Eliminowanie przypadków dublowania pracy
6. Promocja zagadnieo znajdujących się w obszarze działania WAZE
7. Zapewnienie spójności informacji przekazywanych przez pracowników WAZE na zewnątrz
organizacji
8. Zapewnienie pracownikom WAZE stałego dostępu do centralnej bazy kontaktów
9. Szybkie informowanie o nowościach i zmianach prawnych w dziedzinie OZE
10. Budowa spójnego, nowoczesnego i przyjaznego wizerunku Agencji
11. Zbieranie informacji o podmiotach związanych z rynkiem energetycznym i ich potrzebach
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 4
Opis organizacji
Wizja WAZE i jej działania.
Wizją Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią jest uzyskanie statusu centrum promocji i wiedzy
o efektywności energetycznej i odnawialnych źródłach energii.
Wizja ta będzie wdrażana przez realizację następujących działao:
Koordynowanie opracowania Wielkopolskiej Strategii Zarządzania Energią na lata 2011–2020.
Przygotowanie szkoleo dla powiatowych koordynatorów energetycznych i gminnych
energetyków.
Udział w budowaniu Wielkopolskiego KLASTRA OZE oraz w tworzeniu branżowych powiązao
sieciowych.
Przygotowanie działao dla spójnej edukacji i kierunków kształcenia energetycznego w
Wielkopolsce.
Aktywny udział w koordynacji, budowaniu i monitorowaniu instrumentów wsparcia dla
inwestorów energetycznych w regionie.
Promocja zagadnieo efektywności energetycznej i racjonalnego zużycia energii oraz
technologii OZE wśród społeczeostwa.
Jak widad większośd z ty działao będzie wymagała komunikacji pracowników Agencji z podmiotami
zewnętrznymi a zatem będzie wymagała Systemu Zewnętrznej Komunikacji.
Podstawy istnienia WAZE
Agencja została utworzona do realizacji zadao własnych Samorządu Województwa Wielkopolskiego
w zakresie efektywności energetycznej i odnawialnych źródeł energii w Wielkopolsce. WAZE sp. z o.o.
powstała przy wsparciu środków z programu Inteligentna Energia dla Europy II (IEE) będącego
elementem Programu Ramowego na rzecz Konkurencyjności i Innowacji 2007-2013 (CIP).
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 5
Struktura organizacyjna
Prezes WAZE
JÓZEF LEWANDOWSKI
Główny Księgowy
Asystent Zarządu
Mirosława Michalska
Ilona Nuszczyoska
Specjalista ds. rozwoju
lokalnego
Specjalista ds. energii
Jadwiga Twardowska
Stefan Pawlak
Specjalista ds. edukacji
i promocji
Młodszy specjalista ds.
energii i edukacji
Bartosz Królczyk
Maciej Kołowski
Stażysta
Justyna Turek-Plewa
Obecnie w WAZE zatrudnionych jest ośmiu pracowników. Pięciu z nich (Prezes i czterech
specjalistów) to pracownicy merytoryczni, natomiast stanowiska Asystenta Zarządu i Głównego
Księgowego mają charakter wspierający (chod zdarza się, że pracownicy Ci wspomagają
merytorycznie prowadzone projekty).
Pracownicy WAZE
Wszyscy pracownicy WAZE pracują w siedzibie firmy przy ulicy Piekary 19, w Poznaniu. W siedzibie
firmy wszyscy pracownicy mają dostęp do internetowej sieci bezprzewodowej i telefonów
stacjonarnych. Przewiduje się, że częśd obowiązków pracowników merytorycznych będzie wymagała
podróży zarówno na terenie Polski jak i zagranicę. Pracownicy podróżujący mogą w komunikacji
wewnętrznej używad komputerów przenośnych podłączanych do sieci hotelowych i konferencyjnych
a także telefonów komórkowych. Językiem obowiązującym w komunikacji wewnętrznej jest język
polski. Język angielski jest używany niemal wyłącznie w komunikacji z EACI (the Executive Agency for
Competitiveness and Innovation) i z zagranicznymi agencjami energetycznymi.
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 6
Grupa zainteresowanych (stakeholders) WAZE jest jednak o wiele bardziej rozbudowana.
GŁÓWNY
UDZIAŁOWIEC
sejmik
RADA
NADZORCZA
KOMITET DORADCZY
INNI UDZIAŁOWCY:
-lokalne władze
(powiaty)
ZARZĄD =PREZES
-przedsiębiorstwa i
organizacje
pozarządowe
PARTNERZY
(organizacje
współpracujące)
EACI
PERSONEL AGNECJI
Struktura stakeholders wskazuje na centralną rolę Prezesa WAZE w przepływie informacji na
zewnątrz organizacji. Nawet gdy dokumenty dla jednostek zewnętrznych są tworzone przez personel
merytoryczny Agencji, przepływają one przez ręce Prezesa, który je zatwierdza. Dopóki WAZE jest
niewielką organizacją taki scentralizowany przepływ informacji nie stanowi zagrożenia w jej działaniu.
Wraz w przyszłym rozwojem (powyżej 10 osób) WAZE będzie jednak musiała decentralizowad swój
przepływ informacji.
Charakterystyka kultury organizacyjnej i wizerunku Agencji
WAZE jest małą i stosunkowo młodą organizacją. Obecnie jest tu zatrudnionych 8 osób o średniej
wieku 39 lat. Konsekwencją tego jest luźna i niemal rodzinna atmosfera między pracownikami. Nieco
sztywniejsze ramy kultury nakłada na organizacje jej forma prawna, forma powstania i duży udział
Województwa Wielkopolskiego.
Wstępna analiza wymagań
Obecnie decyzje strategiczne dotyczące WAZE są podejmowane przez jej prezesa a decyzje taktyczne
i operacyjne za jego aprobatą lub wiedzą. Informacje wewnątrz firmy są rozpowszechnione głównie
trzema kanałami: emailem, na nieformalnych spotkaniach z Prezesem i poprzez komunikację
werbalną. Informacje i dokumenty, których celem są odbiorcy zewnętrzni rozpowszechniane są za
pomocą wielu kanałów: emaila (np. dokumenty których treśd jest uzgadniana), faksu (np. kopie
oficjalnych dokumentów), poczty potwierdzonej (np. dokumenty oficjalne), poczty zwykłej (np.
materiały reklamowe), telefonu (np. krótkie informacje, uzgadnianie spotkao), spotkao
bezpośrednich (np. w czasie pracy nad wspólnymi projektami), strony WWW (wszystkie informacje
przeznaczone dla ogółu mieszkaoców), notatki i artykuły w prasie (np. informacje promujące OZE
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 7
bądź działania samej Agencji), szkolenia (np. informacje dotyczące tematyki szkolenia), inne imprezy
masowe (np. prezentacja oferty WAZE na targach).
Wszystkie dokumenty wysyłane na zewnątrz organizacji tworzone są za aprobatą Prezesa.
Dokumenty formalne są numerowane, datowane i archiwizowane.
Redaguje dokument
Umieszcza poprawki
Jeśli dokument jest jawny, umieszcza finalną wersję na Wiki
Specjalista
TAK
NIE
Poufny
?
1
3
4
Asystent Zarządu
6
Specjalista przesyła projekt dokumentu
Proces redagowania koocowej wersji dokumentu
Proponuje poprawki, uwagi
Aprobuje treśd dokumentu
Podpisuje dokument
Prezes
Wiki
Archiwa
1.
2.
2
5
3.
4.
5.
Prezes przesyła koocową treśd dokumentu
Asystent Zarządu przedkłada dokument do podpisu
Prezes przekazuje dokument do wysłania
Numeruje dokumenty
Edytuje ostateczną formę dokumentu
Umieszcza pieczątki
Archiwizuje
Wysyła
6.
Asystent zarządu przesyła dokument do podmiotu
zewnętrznego
Podmiot
zewnętrzny
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 8
System zewnętrznej komunikacji WAZE musi uwzględniad zarówno charakterystykę operacyjną
organizacji (wielkośd, strukturę organizacyjną) jej kulturę wizerunek i jak i możliwości finansowe.
Jednocześnie system ten musi byd na tyle elastyczny, by mógł byd używany także w przypadku
wzrostu lub zmian organizacyjnych Agencji.
W przypadku WAZE, bardzo ważnym czynnikiem przy planowaniu jej systemu zewnętrznej
komunikacji jest uwzględnienie ograniczonych zasobów osobowych, stosunkowo poziomej struktury
organizacyjnej (tylko jeden szczebel zarządzania), dużej mobilności pracowników i ograniczonych
możliwości finansowych. Jednocześnie Agencja może wykorzystad wysoki poziom umiejętności
komputerowych pracowników oraz ich stały dostęp do przenośnych komputerów, telefonów
komputerowych i Internetu.
Uwzględniając powyższe wymagania i możliwości, naturalnym system zewnętrznej komunikacji jest
rozwiązanie, złożone z narzędzi umożliwiających wszystkim pracownikom uczestnictwo w tworzeniu i
edytowaniu treści.
Analiza możliwości operacyjnych
Jak już wspomniano w poprzednim punkcie, WAZE jest małą organizacją. Obecnie zatrudnia 8
pracowników z czego 5 to pracownicy merytoryczni (w tym jeden z pracowników merytorycznych
pracuje obecnie na pół etatu). Wszyscy pracownicy posiadają co najmniej wyższe wykształcenie i
stosunkowo dobre umiejętności komputerowe.
Sied komputerowa WAZE oparta jest o 8 komputerów przenośnych typu laptop połączonych z
Internetem za pomocą sieci bezprzewodowej Wifi. Firma wynajmuje zewnętrzny serwer WWW i ftp
używany obecnie do publikowania treści i dokumentów na stronach WWW.
Wszyscy pracownicy WAZE posiadają dostęp do strony WWW WAZE i mogą edytowad treści zawarte
w artykułach stałych jak i nowościach. Za wyjątkiem jednego wyznaczonego pracownika (w tej chwili
jest to Specjalista ds. Edukacji i Promocji – Bartosz Królczyk) pracownicy nie mają wpływu na wygląd i
strukturę strony www.
Innym ważnym elementem Systemu Zewnętrznej Komunikacji WAZE będzie centralna baza danych
zainteresowanych podmiotów zewnętrznych obejmująca zarówno klientów Agencji, jej partnerów i
udziałowców jak i wszystkie inne osoby i podmioty zewnętrzne mające wpływ na działania WAZE.
Taka baza danych musi byd uzupełniana i poprawiana przez wszystkich pracowników WAZE i byd
zintegrowana z systemami zarządzania projektami i zarządzania dokumentami. W chwili obecnej
rozważane są dwie możliwości budowy takiego systemu:
System oparty na otwartym standardzie Wiki
System oparty na narzędziu wbudowanym w aplikacje do obsługi emaila – Business Contact
Manager (BCM)
Oba rozwiązania są możliwe do wdrożenia na istniejącej infrastrukturze informatycznej Agencji i oba
mają zarówno plusy jak i minusy. System Wiki ma niewątpliwą przewagę w zarządzaniu wiedzą i
dokumentami system oparty na BCM ma przewagę w zarządzaniu projektami.
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 9
Analiza możliwości finansowych
Agencja powstała ze środków Województwa Wielkopolskiego i jest wspierana ze środków z programu
Inteligentna Energia dla Europy II. Chod stworzenie planu wewnętrznej komunikacji jest wymaganiem
projektu IEE to jednak stworzenie i wdrożenie systemu wewnętrznej komunikacji nie należy do
kosztów kwalifikowanych projektu. Stąd Agencja ma bardzo ograniczone środki finansowe na
stworzenie i wdrożenie systemu.
Narzędzie Wiki wchodzi w skład pakietu który Agencja już używa stąd stąd nie potrzeba na nie
dodatkowych środków finansowych.
Wariant z wynajęciem usługi Wiki jako taoszy w dłuższym terminie i wymagający mniej zasobów
wydaje się najlepszym rozwiązaniem dla Agencji.
Analiza ryzyka
Stworzenie systemu wewnętrznej komunikacji opartego na usłudze dostarczanej przez zewnętrzną
firmę ciągnie za sobą niewielkie ryzyko kradzieży lub utraty ważnych informacji Agencji (ryzyko to jest
znacznie większe gdy narzędzie jest instalowane na własnym serwerze spółki).
Ryzykiem, które należy jednak rozważyd jest ryzyko zachowania ciągłości usługi. Na szczęście na rynku
usług Wiki istnieje duża konkurencja, i w razie potrzeby można wybierad dostawcami usługi.
Narzędzia i taktyki używane w zewnętrznej komunikacji firmy WAZE
Podział dokumentów i informacji ze względu na odbiorców i stopień
jawności
Dokumenty i informacje powstające w Agencji można podzielid ze względu na trzy kryteria:
1. Rodzaj bezpośredniego odbiorcy
2. Ostateczny cel dokumentu (informacji)
3. Stopieo jawności dokumentu (informacji)
System Wewnętrznej
Komunikacji
Dokumenty
Zewnętrzne
Publiczne
Wewnętrzne
Niepubliczne
Jawne
Rodzaj bezpośredniego odbiorcy
Ostateczny cel
Poufne
Stopieo jawności
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 10
System Zewnętrznej
Komunikacji
Wszystkie dokumenty i informacje, których bezpośrednimi odbiorcami są podmioty zewnętrzne są
przedmiotem tego opracowania i są objęte Systemem Zewnętrznej Komunikacji. Należy jednak
zauważyd, że niemal każdy dokument jest na początku dokumentem wewnętrznym. Dopiero po
przejściu procedur poprawek i akceptacji staje się on dokumentem zewnętrznym.
Dokumenty publiczne zostają po zakooczeniu tych procedur opublikowane na stronie WWW Agencji,
lub rozpowszechnione za pomocą innych narzędzi np.: magazynów branżowych lub w postaci
broszury wysyłanych pocztą tradycyjną lub elektroniczną. Przykładem tego typu informacji są
wszelkie artykuły dotyczące technologii OZE bądź nowości o działaniach WAZE.
Wszelkiego rodzaju dokumenty niepubliczne ale jawne powinny zostawad wewnątrz Agencji
jednakże informacja o ich istnieniu może byd jednak upubliczniona. Przykładem dokumentów
niepublicznych ale jawnych mogą byd porozumienia w sprawie współpracy z podmiotami
zewnętrznymi.
Ostatnią kategorię stanowią dokumenty i informację, które są niepubliczne i tajne. Są to dokumenty i
informacje, które zostają wymienione pomiędzy Agencją a właściwym podmiotem z zewnętrznym a
informacji o tym fakcie nie jest upubliczniona. Przykładem tego typu dokumentów są wszelkie
umowy dwustronne.
Strona internetowej Agencji
Strona WWW Agencji (www.waze.pl) stanowi główne narzędzie służące do:
promocji i tworzenia wizerunku WAZE
informowaniu o Agencji i jej działaniach
promocji efektywności energetycznej i OZE
szerzeniu wiedzy na temat OZE i efektywności energetycznej
Strona WWW WAZE jest utrzymywana na zewnętrznym serwerze zarządzanym przez firmę Advisor.
Główny projekt strony został zaprojektowany przez Pawła Drożdża na podstawie otwartego systemu
zarządzania treścią Wordpress.
Taktyki stosowane przy użyciu strony WWW WAZE:
umożliwienie publikacji treści wszystkim merytorycznym pracownikom Agencji dzięki czemu
na stronie WAZE szybko publikowane są informacje o wszystkich projektach prowadzonych
przez WAZE (realizacja celów: 1, 2, 3, 6, 9)
kontrola wyglądu strony przez administratora i nie może byd zmieniany bez jego wiedzy
(realizacja celu: 10)
treści przed publikacją na stronie WWW muszą byd zatwierdzane przez Prezesa (realizacja
celów: 5, 7)
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 11
rejestracja na szkolenia, kursy, seminaria odbywa się dzięki stronie elektronicznym
formularzom, z których dane zachowywane są w centralnej bazie danych (realizacja celów: 8,
11)
każdego tygodnia na stronie są umieszczane „słoneczne myśli” – dowcipy i motywujące
cytaty (realizacja celu 10)
na stronie umieszczone są linki do przepisów prawnych, opracowao i prezentacji związanych
z zagadnieniami OZE i efektywnością energetyczną (realizacja celów: 4, 5, 6, 9)
Komunikacja e-mailowa
W Agencji WAZE email jest podstawowym narzędziem służącym zarówno w celu komunikacji
wewnętrznej pomiędzy pracownikami, jak i komunikacji zewnętrznej. Poczta elektroniczna służyd
będzie rozpowszechnianiu informacji o Agencji, nawiązywaniu kontaktów z innymi podmiotami. Za jej
pomocą wysyłane będą niektóre dokumenty, zapytania oraz oferty.
Taktyki używane przy wykorzystaniu emaila:
emaile do osób „prominentnych” (np.: prezesów spółek, szefów samorządów lokalnych,
władz regionalnych i centralnych) albo emaile masowe wysyłane są albo przez prezesa albo
po zatwierdzeniu przez niego treści
pracownicy Agencji pracujący nad wspólnymi projektami z podmiotami zewnętrznymi
(partnerami, klientami) używają emaila jako podstawowego narzędzia zawsze gdy potrzebny
jest „ślad” komunikacji a bezpośredni kontakt jest zbędny
pracownicy Agencji odpowiadają na emaile w ciągu 24 godzin od ich otrzymania, a w razie
gdy odpowiedź w ciągu 24 godzin jest niemożliwa pracownicy wysyłają w ciągu 24 godzin
emaila z wyjaśnieniem kiedy będą w stanie odpowiedzied
w razie nieobecności dłuższej niż jeden dzieo ustawiana jest wiadomośd na serwerze o
terminie nieobecności i emaile przesyłane są do zastępującego pracownika
emaile mają spójną stopkę z logo WAZE, informacjami adresowymi, imieniem i nazwiskiem
osoby wysyłającej oraz jej stanowiskiem
nowe kontakty i ważniejsza komunikacja emailowa (zwłaszcza dotycząca wymiany
dokumentów) z podmiotami zewnętrznymi jest rejestrowana przy użyciu aplikacji CRM
Komunikacja pisemna
Komunikacja z wykorzystaniem dokumentów papierowych będzie podstawową formą formalnej
komunikacji WAZE z jednostkami zewnętrznymi, udziałowcami, partnerami i klientami. W
szczególności obowiązywad ona będzie w przypadku ważnych dokumentów typu: umów, rachunków,
przepisów i strategii.
Taktyki stosowane przy użyciu komunikacji pisemnej:
Treśd dokumentów zewnętrznych jest zawsze zatwierdzana przez Prezesa (chyba, ze zwolni
on z takiego wymogu)
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 12
Komunikacja typu fax
Stanowid będzie alternatywną formę komunikacji pisemnej z podmiotami współpracującymi. ….
Telefon stacjonarny
Telefon stacjonarny służy głównie o codziennej komunikacji zewnętrznej. Numery telefonów do
poszczególnych pracowników są dostępne na stronie internetowej.
Telefon mobilny
Telefon komórkowy jest głównym medium komunikacji między pracownikami WAZE a osobami
zewnętrznymi, które otrzymają numer telefonu. Numer telefonu komórkowego zostanie przekazany
tylko tym osobom, które pracownik WAZE uzna za stosowne tak, aby komunikacja przebiegała w
sposób bezpośredni. Telefon komórkowy służy także do komunikacji z Agencją w sytuacji, gdy
pracownik jest w terenie i nie ma z nim innej możliwości kontaktu.
Wiadomości tekstowe SMS
Wiadomości sms będą rzadko używane jako narzędzie komunikacji zewnętrznej. Będzie to głównie
narzędzie uzupełniające na przykład w przypadku spotkao gdy nie można używad komunikacji
telefonicznej.
Komunikacja bezpośrednia
Ważną rolę w komunikacji zewnętrznej spędzad będą imprezy publiczne organizowane przez
Agencję. Tego typu działania pozwalają na bezpośrednią interakcję grup docelowych WAZE z jej
pracownikami. Jest to szczególnie ważne w celu tworzenia profesjonalnych sieci powiązao pomiędzy
WAZE a:
samorządami lokalnymi,
społecznością lokalną,
agencjami regionalnymi z Polski i zagranicy,
przedsiębiorstwami branży energetycznej,
szkołami i uczelniami.
Konferencje i fora
Agencja jest organizatorem i współorganizatorem wielu konferencji o tematyce związanej z OZE i
efektywnością energetyczną. Dodatkowo pracownicy WAZE występują jako zaproszeni eksperci na
konferencjach i forach organizowanych przez inne organizacje.
Do najważniejszych imprez tego typu organizowanych przez WAZE należą:
Forum Budownictwa Energooszczędnego i Pasywnego organizowane cyklicznie w
pierwszej połowie stycznia w trakcie Międzynarodowych Targów Budownictwa BUDMA.
Celem tego forum jest promocja technologii i najlepszych praktyk związanych z
efektywnością energetyczną w budownictwie. Jest to okazja dla zainteresowanych osób
na spotkanie, na wysłuchanie interesujących prezentacji i na wzięcie udziału w dyskusji z
ekspertami z dziedziny budownictwa energetycznego.
Forum Regionalnych Agencji Energetycznych organizowane cyklicznie w drugiej połowie
maja w trakcie Międzynarodowych Targów Green Power. Głównym celem tego forum jest
konsolidacja środowiska i koordynacja działao polskich regionalnych agencji
energetycznych. Dodatkowo, na spotkanie to zapraszane są regionalne agencje
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 13
energetyczne z zagranicy w celu prezentacji i wymiany najlepszych praktyk oraz
nawiązywania kontaktów prowadzących do wspólnych, międzynarodowych projektów.
Tydzieo Zielonej Energii – impreza organizowana cyklicznie w powiatach Wielkopolski na
tydzieo przed Międzynarodowymi Targami Green Power. Tydzieo Zielonej Energii ma na
celu promocję zagadnieo związanych z efektywnością energetyczną i OZE wśród
samorządów lokalnych i lokalnej społeczności Wielkopolski. Impreza ta będzie też okazją
na prezentacje oferty producentów, sprzedawców i instalatorów małych OZE i
praktycznych rozwiązao eko-energetycznych oraz z potencjalnymi klientami . WAZE
będzie pełnid głównie rolę lidera i koordynatora tego projektu.
Wielkopolskie Forum Energetyczne „Zarządzanie energią w gminie i powiecie” organizowane cyklicznie w pierwszej połowie listopada w trakcie Międzynarodowych
Targów Poleko. Forum to będzie okazją dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie energią
w samorządach Wielkopolski do wymiany doświadczeo a także wysłuchania i wzięcia
udziału w dyskusji ze specjalistami branży energetycznej. Dla WAZE jest to też szansa na
propagowanie idei stworzenia sieci gminnych energetyków i powiatowych koordynatorów
energetycznych i promocję szkoleo w tym zakresie.
Szkoleni/ warsztaty/programy edukacyjne
Szerzenie wiedzy na temat efektywności energetycznej i OZE jest jednym z głównych działao
mających wypełniad misję Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią. Szkolenia, warsztaty i udział w
programach edukacyjnych szkół i uniwersytetów jest też świetną okazją na promowanie zarówno
wizerunku Agencji jak i idei, które WAZE wspiera.
„Gminny Energetyk” jest najważniejszym szkoleniem organizowanym przez Wielkopolska Agencja
Zarządzania Energią Sp. z o.o. przy współpracy Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu i Polskiego
Towarzystwa Certyfikacji Energetycznej. Chod gminny energetyk ma byd osobą odpowiedzialna za
zarządzanie energią w gminie, szkolenie to jest skierowane także do urzędników powiatów, ale
również do pracowników firm i zainteresowanych osób prywatnych. Szkolenie to pomaga w
tworzeniu wizerunku WAZE i szerzeniu wiedzy o efektywności energetycznej i OZE poprzez realizacje
celów: 1, 3 i 6 strategii PR Agencji.
Innym ważnym działaniem Agencji jest udział w organizowaniu studiów podyplomowych "Strategia i planowanie biznesu w branży energetycznej" wraz z Uniwersytetem Ekonomicznym w
Poznaniu. Studia te przeznaczone są dla pracowników firm branży energetycznej a ich głównym
zadaniem jest rozszerzenie i uaktualnienie wiedzy z zakresu analizy, strategii i planowania biznesu w
sektorze energetycznym, a także nabycie niezbędnych umiejętności wykorzystania tej wiedzy do
podejmowania decyzji strategicznych i kierowania rozwojem firmy. Główną rolą Agencji w
organizowaniu tych studiów jest ich promocja, udział specjalistów w wykładach. Z punktu widzenia
wdrażania strategii PR uczestnictwo w tym projekcie pozwala na realizację celów: 1, 2, 4 i 6
Dodatkowo WAZE chętnie będzie uczestniczyd innych warsztatach dotyczących OZE i efektywności
energetycznej. Przykładem takich warsztatów mogą byd chociażby:
Prezentacje pracowników WAZE na konferencji ekologicznej w Sarbicach (gmina
Przykona).
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 14
Prezentacje pracowników WAZE na Seminarium p.t. Budowa biogazowni w Wielkopolsce
– inwestycja w odnawialne źródła energii i rozwój jednostek samorządu terytorialnego.
Działania te realizują cele: 1, 3, 5, 6 i 7 strategii PR Agencji.
Imprezy promocyjne
Wielkopolska Agencja Zarządzania Energią jest inicjatorem i koordynatorem Wielkopolskiego
Tygodnia Zielonej Energii. Impreza ta jest planowana jako wydarzenie cykliczne – organizowane przez
powiaty i gminy Wielkopolski przy współpracy w WAZE na tydzieo przed targami Green Power. W
czasie Wielkopolskiego Tygodnia Zielonej Energii przewidziane są:
imprezy o charakterze edukacyjnym dla dzieci i młodzieży promujące ideę efektowności
energetycznej i energii odnawialnej,
wystawa i prezentacja urządzeo zielonej energii ,
festyn zielonej energii .
Na targach Green Power każdego roku planuje się wręczenie statuetek „Promotora Zielonej
Energii” dla starostów powiatów które aktywnie uczestniczyły w Tygodniu Zielone Energii.
Organizowanie imprez promocyjnych tego typu wpisuje się w cele: 3, 4, 5, 7 strategii PR WAZE.
Broszury
Broszury są używane przez WAZE w celu przekazywania obszerniejszej informacji na temat
efektywności energetycznej i OZE dla podmiotów otoczenia zewnętrznego jak szkoły, samorządy i
społecznośd lokalna. Głównym celem używania broszur będzie promocja i edukacja. W chwili
powstania tego opracowania Agencja pracuje nad wydaniem dwóch broszur: „Efektywnośd
energetyczna w budynkach” i „Gminny energetyk”.
Współpraca i komunikacja z mediami
W pierwszych latach działalności Agencja umieści materiały promocyjne dotyczące bieżących i
planowanych działao WAZE w czasopismach regionalnych. W tekstach tych Agencja będzie
promowad wizerunek zgodny z celami 1-5 strategii a także reklamowad swoje działania komercyjne.
Do tego celu Agencja będzie wykorzystywad trzy publikacje:
Monitor Wielkopolski – comiesięczny dodatek regionalny do Gazety Wyborczej i Głosu
Wielkopolskiego
Welcome to – Poznao & Wielkopolska – dwujęzyczny miesięcznik promujący wydarzenia
odbywające się w Poznaniu i Wielkopolsce
Eko-fakty – biuletyn informacyjny WFOŚiGW w Poznaniu
Kalendarium publikacji materiałów promocyjnych zamieszczony jest na ilustracji poniżej.
Oprócz materiałów czysto promujących, WAZE będzie umieszczad materiały tematyczne związane
z promocją i informowaniem o efektywności energetycznej i odnawialnych źródłach energii. Chod
artykuły te będą ukazywad się mniej regularnie jednak będą one stanowiły ważną częśd kampanii PR
realizując cel 1 i cele 3-7. Artykuły tematyczne będą się ukazywad we wszystkich publikacjach, które
będziemy wykorzystywad do promocji Agencji a także w dodatkowych czasopismach jak Czysta
Energia i Wielkopolski Biuletyn Ekologiczny.
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 15
Portale społecznościowe
Do komunikacji z najszerszą grupą docelową WAZE efektywności energetycznej i OZE będzie
wykorzystywała portale społecznościowe jak: Facebook, Nasza-klasa i Goldenline. W tych mediach
Agencja skupi się głównie na promocji i rozpowszechnianiu rzetelnych danych związanych z naszą
dziedziną informując o imprezach organizowanych przez nas i naszych partnerów.
Plan wdrożenia systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej
Wdrożenie systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej będzie miało charakter iteratywnego procesu,
w którym przewidziane jest wielokrotne powtórzenie cyklu: analiza – planowanie – projektowanie –
wdrożenie – monitorowanie/ocena.
Ten Plan jest produktem koocowym etapów analizy początkowej i planowania w pierwszym cyklu
wdrażania systemu i stąd jest też podstawą projektowania prototypu systemu.
Celem koocowym wdrażania systemu jest sprawnie funkcjonujący system zewnętrznej komunikacji,
który wypełniałby cele założone na początku projektu.
Centralnym elementem systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej (i jednocześnie nowym
elementem w stosunku do systemu używanego obecnie) jest narzędzie Business Contact Manager.
Jego wdrożenie i jego współpraca z bieżącymi narzędziami będzie więc podstawą wdrożenia całego
systemu.
Kalendarium projektu
Fazy Projektu
System zewnętrznej komunikacji będzie wdrażany według iteratywnego schematu SDLC (System
Development Life Cycle) z wyodrębnionymi pięcioma fazami:
1. Analiza
2. Planowanie
3. Projektowanie
4. Wdrożenie
5. Monitorowanie/ocena
Wstępne kalendarium pierwszego cyklu projektu:
kwiecieo
Analiza
maj
czerwiec
lipiec
sierpieo
Planowanie
Projektowanie
Wdrożenie
Start projektu
Monitorowanie/ocena
Stworzenie planu
wewnętrznej komunikacji
+ decyzja o wdrożeniu
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 16
Start funkcjonowania
systemu wewnętrznej
komunikacji
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 17
Produkty związane z fazami projektów
Ponieważ Wielkopolska Agencja Zarządzania Energią jest nowo powstałą organizacją i jej system
zewnętrznej komunikacji jest tworzony od początku a fazy analizy i planowania są połączone.
Poniższa tabela przedstawia fazy projektu i produkty dostarczane po ich zakooczeniu.
Faza projektu
Analiza
Planowanie
Projektowanie
Wdrożenie
Monitorowanie
Produkty
Opis zakresu projektu,
Studium możliwości (w początkowym cyklu raport uwzględniony jest
w Planie)
Plan systemu zewnętrznej komunikacji
Fizyczny projekt systemu
Strony projektowe,
Dokumentacja systemu,
Materiały szkoleniowe,
Raport wdrożeniowy
Raport oceniający
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 18
Działania niezbędne do stworzenia produktów końcowych poszczególnych faz
Produkt
Opis zakresu
projektu
Studium
możliwości
Plan systemu
wewnętrznej
komunikacji
Fizyczny projekt
systemu
Materiały
szkoleniowe
Strony
projektowe
Dokumentacja
systemu
Raport
wdrożeniowy
Raport
oceniający
Działania
Analiza początkowa
Opis zakresu projektu
Wstępna analiza wymagao
Analiza możliwości operacyjnych
Analiza możliwości finansowych
Analiza ryzyka
Analiza wymagao użytkowników
Budowa planu wdrażania
Instalacja systemu BCM
Budowa schematów Kontaktu
Zbieranie opinii użytkowników
Przygotowanie materiałów szkoleniowych
Trening użytkowników
Testowanie prototypu
Zbieranie opinii użytkowników
Budowa dokumentacji systemu
Ocena wdrożenia systemu
Analiza jakości działania systemu
Wdrożenie wniosków z analizy jakości działania systemu
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 19
Zależności następstwa między działaniami
Analiza początkowa
Opis zakresu projektu
Wstępna analiza wymagao
Analiza możliwości operacyjnych
Analiza możliwości finansowych
Analiza ryzyka
Analiza wymagao użytkowników
Budowa planu wdrażania
Instalacja BCM
Budowa szablonów Kontaktu
Budowa bazy danych Kontaktów
Zbieranie opinii użytkowników
Stworzenie materiały szkoleniowych
Trening użytkowników
Import danych
Testowanie prototypu
Zbieranie opinii użytkowników
Budowa dokumentacji systemu
Ocena wdrożenia systemu
Analiza jakości działania systemu
Wdrożenie wniosków z analizy jakości
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
Strona 20
Osoby odpowiedzialne za działania niezbędne do stworzenia produktów koocowych
Działania
Analiza początkowa
Opis zakresu projektu
Wstępna analiza
wymagao
Analiza możliwości
operacyjnych
Analiza możliwości
finansowych
Analiza ryzyka
Analiza wymagao
użytkowników
Budowa planu
wdrażania
Instalacja BCM
Budowa bazy danych
Kontaktów
Budowa szablonów
Kontaktu
Zbieranie opinii
użytkowników
dotyczących projektu
Przygotowanie
materiałów
szkoleniowych
Budowa dokumentacji
systemu
Trening użytkowników
Importowanie danych
Testowanie prototypu
Zbieranie opinii
użytkowników
Wdrożenie opinii
użytkowników
Ocena wdrożenia
systemu
Analiza jakości działania
systemu
Wdrożenie analizy
jakości działania
systemu
Pracownicy
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Czas
(godz.)
10
2
2
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
2
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Mirosława Michalska – główny księgowy
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Wszyscy pracownicy WAZE
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
5
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Mirosława Michalska – główny księgowy
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Maciej Kołowski – młodszy specjalista ds. energii i edukacji
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Maciej Kołowski – młodszy specjalista ds. energii i edukacji
Maciej Kołowski – młodszy specjalista ds. energii i edukacji
5
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Maciej Kołowski – młodszy specjalista ds. energii i edukacji
5
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Maciej Kołowski – młodszy specjalista ds. energii i edukacji
Bartosz Królczyk – specjalista ds. promocji i edukacji
Maciej Kołowski – młodszy specjalista ds. energii i edukacji
Pracownicy
Wszyscy pracownicy WAZE
Maciej Kołowski – młodszy specjalista ds. energii i edukacji
8
Maciej Kołowski – młodszy specjalista ds. energii i edukacji
5
Maciej Kołowski – młodszy specjalista ds. energii i edukacji
5
Maciej Kołowski – młodszy specjalista ds. energii i edukacji
5
Maciej Kołowski – młodszy specjalista ds. energii i edukacji
10
Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią
5
5
5
20
5
2
2
10
5
5
Strona 21