Załącznik Nr 9 do wytycznych w zakresie przeprowadzania kontroli

WOJEWODA POMORSKI
Gdańsk, dnia 18 lipca 2016 r.
SO-II.431.8.2016.MR
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Nazwa i adres jednostki
kontrolowanej
Urząd Stanu Cywilnego w Starej Kiszewie
Ul. Ogrodowa 1
83-430 Stara Kiszewa
Data rozpoczęcia i zakończenia
kontroli
29 kwietnia 2016 r.
Okres objęty kontrolą
1 marca 2015 r. do dnia 28 kwietnia 2016 r.
Kierownik jednostki
kontrolowanej
Marian Wincenty Pick - Wójt Gminy Stara Kiszewa
Skład zespołu kontrolującego
Beata Kryger, inspektor wojewódzki – kierownik zespołu
kontrolnego, Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców,
Marta Ratowska - Magdziak, inspektor wojewódzki – członek
zespołu kontrolnego, Wydział Spraw Obywatelskich i
Cudzoziemców.
Informacje wstępne
Podstawę do przeprowadzenia kontroli stanowi ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji
rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092). Właściwość Wojewody jako organu nadzoru nad rejestracją
stanu cywilnego określa art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego
(Dz.U.2014.1741), dalej Prasc, poprzednio art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach
stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264 oraz z 2012 r. poz. 1529). Właściwość Wojewody jako
organu sprawującego nadzór nad zmianą imion i nazwisk określa art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 17 października
2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U.2016.10).
Ocena kontrolowanej
działalności
Wykonywanie zadań w kontrolowanym zakresie oceniam:
pozytywnie.
Za realizację zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk
w Urzędzie Miasta Starej Kiszewie odpowiada Urząd Stanu Cywilnego.
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax:058 301 17 33
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
WOJEWODA POMORSKI
Poniżej przedstawione jest zbiorcze zestawienie liczby sporządzonych aktów stanu cywilnego oraz
wydanych odpisów aktów stanu cywilnego w kontrolowanym okresie:
Liczba sporządzonych aktów
01.03.2015 r.- 28.04.2016 r.
Urodzeń
5
Małżeństw
41
Zgonów
24
Łącznie
70
Liczba wydanych odpisów
Skrócone (w tym na drukach
wielojęzycznych)
01.03.2015 r.- 28.04.2016 r.
630
Zupełne
55
Łącznie
685
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax:058 301 17 33
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
WOJEWODA POMORSKI
W omawianym okresie wydano następujące decyzje administracyjne i zaświadczenia:
Decyzje administracyjne i zaświadczenia
01.03.2015 r.- 28.04.2016 r.
Sprostowanie błędu pisarskiego
Odtworzenie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą
Uzupełnienie aktu stanu cywilnego
Rejestracja zdarzenia mającego miejsce za granicą
Wpisanie do polskich ksiąg aktu sporządzonego za granicą
(transkrypcja)
Skrócenie miesięcznego terminu oczekiwania na zawarcie
małżeństwa – art. 4 Krio
Zmiana imienia i nazwiska
Zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za
granicą
Zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających
zawarcie małżeństwa – art. 41 Krio
2
0
1
0
9
2
2
1
50
Inne decyzje, zaświadczenia
2
Łącznie
69
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax:058 301 17 33
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
WOJEWODA POMORSKI
Kontroli poddano następujące akty stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi – w tym decyzje
i zaświadczenia wydane odnośnie przedmiotowych aktów:
• akty urodzeń – akty sporządzone w rejestrze stanu cywilnego:
2206082/00/AU/2015/836622,
2206082/00/AU/2015/997098,
2206082/00/AU/2015/831785,
2206082/00/AU/2015/411630,
2206082/00/AU/2015/143072,
• akty małżeństw – akty sporządzone w rejestrze stanu cywilnego:
2206082/00/AM/2015/140927,
2206082/00/AM/2015/607639,
2206082/00/AM/2015/680410,
2206082/00/AM/2015/298846,
2206082/00/AM/2015/834265,
2206082/00/AM/2015/733423,
2206082/00/AM/2015/451633,
2206082/00/AM/2015/673811,
2206082/00/AM/2015/735055,
2206082/00/AM/2015/336373,
2206082/00/AM/2015/691846,
2206082/00/AM/2015/957970,
2206082/00/AM/2015/160879,
2206082/00/AM/2015/410546,
2206082/00/AM/2015/851647,
2206082/00/AM/2015/175094,
2206082/00/AM/2015/286111,
2206082/00/AM/2015/675905,
2206082/00/AM/2015/855328,
2206082/00/AM/2015/266885,
2206082/00/AM/2016/947172.
• akty zgonów – akty sporządzone w rejestrze stanu cywilnego:
2206082/00/AZ/2015/546716,
2206082/00/AZ/2015/673346,
2206082/00/AZ/2015/109233,
2206082/00/AZ/2015/671526,
2206082/00/AZ/2015/325786,
2206082/00/AZ/2015/542039,
2206082/00/AZ/2015/639536,
2206082/00/AZ/2015/001099,
2206082/00/AZ/2015/366732,
2206082/00/AZ/2015/154866,
2206082/00/AZ/2015/449584,
2206082/00/AZ/2016/345065,
2206082/00/AZ/2016/991939,
2206082/00/AZ/2016/978536,
2206082/00/AZ/2016/284709,
2206082/00/AZ/2016/866264,
2206082/00/AZ/2016/802785,
2206082/00/AZ/2016/509720,
2206082/00/AZ/2016/666210,
2206082/00/AZ/2016/621924,
Ustalenia
1. Obsada personalna w Urzędzie Stanu Cywilnego
Zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 28.11.2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego Kierownikiem
Urzędu Stanu Cywilnego w Starej Kiszewie jest wójt - Pan Marian Wincenty Pick, który sprawuje funkcję
od dnia 16 listopada 2014 r.
Liczba mieszkańców gminy wynosi 6731 osób (dane na dzień 28 kwietnia 2016 r.). W związku
z powyższym, zgodnie z art. 6 ust. 4 Prawa o aktach stanu cywilnego, wójt powinien zatrudnić zastępcę
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax:058 301 17 33
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
WOJEWODA POMORSKI
kierownika urzędu stanu cywilnego oraz może zatrudnić inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu
cywilnego.
Na stanowisku Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Starej Kiszewie od dnia 1 kwietnia
2015 r. zatrudniona jest Pani Kamila Filipkowska na podstawie umowy o pracę z dnia 1 kwietnia 2015 r.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie obsady personalnej w USC w Starej Kiszewie, w związku
z tym skontrolowany obszar oceniono pozytywnie.
2. Warunki lokalowe Urzędu Stanu Cywilnego, posiadane zasoby archiwalne oraz przechowywanie
ksiąg stanu cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego w Starej Kiszewie obejmuje swoim zasięgiem teren gminy Stara Kiszewa.
Urząd Stanu Cywilnego swoją działalność prowadzi w budynku Urzędu Gminy Stara Kiszewa. Na wysokim
parterze budynku mieści się sala ślubów, wystrój zapewnia uroczysty charakter zawarcia związku
małżeńskiego. Pomieszczenie USC znajduje się na pierwszym piętrze budynku i jest jednocześnie pokojem
pracy Zastępcy Kierownika USC oraz pokojem przyjęć interesantów. Archiwum USC znajduje się
w pomieszczeniu USC – księgi przechowywane są w szafach zamykanych na klucz, blankiety USC
przechowywane są w metalowej szafie zamykanej na klucz. Budynek Urzędu Gminy chroniony jest
alarmem, pomieszczenie USC wyposażone w termometr i higrometr.
Urząd Stanu Cywilnego w Starej Kiszewie jest w posiadaniu ksiąg własnych od roku 1945 oraz
dokumentacji odziedziczonej po zlikwidowanych urzędach stanu cywilnego (Wojtal, Konarzyny, Wielkie
Okoniny, Stare Polaszki, Stara Kiszewa, Zamek Kiszewski). Materiały archiwalne przekazywane są do
Archiwum Państwowego regularnie.
W zakresie warunków lokalowych nie stwierdzono nieprawidłowości. Księgi stanu cywilnego i akta
zbiorowe są zabezpieczone przed uszkodzeniem, zniszczeniem i kradzieżą. Skontrolowany obszar oceniono
pozytywnie.
3. Prowadzenie rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych
Od dnia 1 marca 2015 r. rejestracja stanu cywilnego prowadzona jest w rejestrze stanu cywilnego
ŹRÓDŁO – prawidłowo. Dla urodzeń, małżeństw i zgonów sporządza się akta zbiorowe rejestracji stanu
cywilnego, według kolejności sporządzania, oznacza je numerem nadanym aktowi stanu cywilnego.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie sporządzania aktów stanu cywilnego, w związku
z tym skontrolowany obszar oceniono pozytywnie.
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax:058 301 17 33
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
WOJEWODA POMORSKI
4. Sporządzanie aktów stanu cywilnego
Do dnia 28 lutego 2015 r. akty sporządzane były w oparciu o ustawę z dnia 29 września 1986 r.
Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 ze zm.), natomiast od dnia
1 marca 2015 r. podstawą wpisu w księgach stanu cywilnego była ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo
o aktach stanu cywilnego (Dz.U.2014, poz. 1741), dalej Prasc. Stwierdzono, co następuje:
Akty urodzeń
Od dnia 1 marca 2015 r. rejestracji dokonywano prawidłowo, w oparciu o ustawę z dnia 28 listopada
2014 r. Prasc – w systemie ŹRÓDŁO – prawidłowo. Wszystkie skontrolowane akty sporządzono
czynnością materialno – techniczną, dotyczyły rejestracji zdarzeń mających miejsce za granicą na
podstawie:

2206082/00/AU/2015/836622 – art. 104 Prasc,

2206082/00/AU/2015/997098 – art. 104 Prasc,

2206082/00/AU/2015/143072 – art. 104 Prasc,

2206082/00/AU/2015/831785 – art. 104 Prasc,,

2206082/00/AU/2015/411630 – art. 104 Prasc.
Rejestracji aktów dotyczących zdarzeń mających miejsce za granicą dokonano prawidłowo,
w oparciu o właściwe dokumenty źródłowe zgromadzone do akt zbiorowych. Pod aktami zamieszczono
adnotację o sporządzeniu aktu czynnością materialno-techniczną (art. 104 Prasc).
Uchybienie:

akt 2206082/00/AU/2015/836622 dotyczy osoby urodzonej w Norwegii, w której nie jest
prowadzona rejestracja stanu cywilnego, sporządzono go na podstawie art. 104 Prasc, a nie, jak
być powinno, art. 99, brak oryginału aktu zagranicznego.
Akty małżeństw
Od dnia 1 marca 2015 r. rejestracja dokonywana w oparciu o ustawę z dnia 28 listopada 2014 r.
Prasc, w systemie ŹRÓDŁO - prawidłowo. Wszystkie skontrolowane akty sporządzono zgodnie
z właściwością miejscową (art. 15 ust. 1 i 2 Prasc). W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty niezbędne
do zawarcia małżeństwa (art. 76 oraz 79 Prasc) i stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa
(art. 87 ust. 1 Prasc). Małżeństwa zawarte w sposób określony w 1 § 2 i 3 Krio zostały sporządzone
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax:058 301 17 33
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
WOJEWODA POMORSKI
w sposób prawidłowy, w oparciu o właściwe dokumenty (art. 81 Prasc). Wszystkie skontrolowane akty
zawierają przypiski dotyczące aktów urodzeń nupturientów.
Uchybienia:
- 2206082/00/AM/2015/175094 – dotyczy związku małżeńskiego zawartego z cudzoziemcem – zagraniczne
zapewnienie nie zawiera wskazania osoby, z którą cudzoziemiec może zawrzeć związek małżeński,
- 2206082/00/AM/2015/607639 – brak wniosku o skrócenie miesięcznego terminu, o którym mowa
w art. 4 KRiO oraz zezwolenia kierownika na zawarcie związku małżeńskiego przed upływem tego terminu
– zapewnienie złożono 7 maja 2015 r., zawarcie małżeństwa 6 czerwca 2015 r.,
- 2206082/00/AM/2015/266885 – brak wniosku o skrócenie miesięcznego terminu, o którym mowa
w art. 4 KRiO oraz zezwolenia kierownika na zawarcie związku małżeńskiego przed upływem tego terminu
– zapewnienie złożono 22 września 2015 r., zawarcie małżeństwa 17 października 2015 r.
Akty zgonu
Akty od dnia 1 marca 2015 r. sporządzono na podstawie ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prasc
w systemie ŹRÓDŁO - prawidłowo. Akty dotyczące zdarzeń z terenu gminy zostały sporządzone zgodnie
z właściwością. W aktach zbiorowych zgromadzone są protokoły zgłoszenia zgonu oraz karty zgonu. Pod
aktami stanu cywilnego naniesiono przypiski, dotyczące innych aktów stanu cywilnego osób. Akt
sporządzony czynnością materialno – techniczną dotyczący rejestracji zdarzeń mających miejsce za granicą
na podstawie art. 104 Prasc:
- 2206082/00/AZ/2015/001099, sprostowano na podstawie art. 35 Prasc,
- 2206082/00/AZ/2015/666210.
Uchybienie:
- 2206082/00/AZ/2015/449584 – w akcie zgonu wpisano datę zgonu, natomiast na karcie widnieje data
znalezienia zwłok.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie sporządzania aktów stanu cywilnego, w związku z tym
skontrolowany obszar oceniono pozytywnie.
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax:058 301 17 33
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
WOJEWODA POMORSKI
5. Zmiana imion i nazwisk
Sprawdzoną decyzję nr USC.5355.1.2016 wydano w oparciu o ustawę o zmianie imienia i nazwiska.
Wniosek złożono zgodnie z art. 10 i art. 11 ust. 1 – 6 ustawy. Wystąpiły ważne powody uzasadniające
zmianę imion i nazwisk (art. 4 ustawy). Postępowanie przeprowadzono prawidłowo, decyzję wydano
niezwłocznie, zawierała one wszystkie elementy określone w art. 107 kpa, doręczono ją prawidłowo.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wydawania decyzji o zmianie imienia i nazwiska,
w związku z tym skontrolowany obszar oceniono pozytywnie.
Wojewoda Pomorski
/-/ Dariusz Drelich
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax:058 301 17 33
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]