Internetowy System Obsługi Konferencji

Internetowy System Obsługi Konferencji
coffee.ispsa.pl
Internetowy System Obsługi Konferencji
Instytut Studiów Programistycznych S.A. wychodząc
naprzeciw potrzebom organizatorów konferencji,
stworzył Internetowy System Obsługi Konferencji - coffee.
Coffee ma postać rozbudowanego systemu informatycznego, obsługiwanego w niezwykle prosty sposób
za pomocą stron WWW. Oferuje szereg funkcji, które
zastępują żmudną pracę sztabu ludzi odpowiedzialnych
za organizację konferencji, kongresów lub zjazdów.
Usprawnienie, które wprowadzi coffee oraz łatwość
obsługi zostaną natychmiast zauważone przez organizatora konferencji oraz jej uczestników, co z pewnością
przyczyni się do wzrostu ich liczby.
Czas spojrzeć w przyszłość
Coffee jest pierwszym systemem do
kompleksowej obsługi konferencji na
polskim rynku. Dzięki niezwykle bogatej funkcjonalności, którą posiada
system, macie Państwo okazję na
zaoszczędzenie cennego czasu oraz
redukcję kosztów. System coffee został
stworzony z myślą o usprawnieniu pracy organizatorów konferencji. Dlatego
tak wiele wysiłku włożyliśmy w dopracowanie każdego z modułów, aby
zastąpił on, w możliwie jak największym
stopniu, pracę wykonywaną dotychczas
przez organizatora.
Już teraz możecie Państwo skorzystać
z nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Bogata funkcjonalność
systemu coffee z pewnością przyczyni
się do podniesienia standardu
oferowanych przez Państwa usług.
System coffee składa się ze zintegrowanych ze sobą modułów. Dzięki temu możecie Państwo skorzystać z wersji
systemu przygotowanych przez nas, bądź samodzielnie kompletować moduły (wersja Moje coffee) w zależności
od funkcjonalności, którą chcecie Państwo uzyskać. Każdy z modułów odpowiedzialny jest za inny obszar procesu
organizacji konferencji.
Rejestracja i zarządzanie uczestnikami
Jest to podstawowy moduł systemu coffee odpowiedzialny
za rejestrację i zarządzanie uczestnikami. Umożliwia
rejestrację uczestników konferencji oraz zarządzanie
danymi zebranymi w czasie rejestracji. Organizator
posiada dostęp do statystyk uczestników, może także
eksportować dane do formatu Microsoft Excel. Moduł
umożliwia zalogowanym uczestnikom konferencji samodzielne edytowanie wprowadzonych danych.
Płatności i fakturowanie
Zadaniem tego modułu jest rozliczanie i rejestrowanie
płatności uczestników konferencji. Daje on możliwość
wystawiania faktur indywidualnych i zbiorowych. Moduł
płatności obsługuje faktury pro-forma, zaliczkowe oraz
zwykłe faktury VAT. Organizator ma stały dostęp do
statystyk wszystkich należności oraz możliwość eksportu
wszystkich danych do formatu Microsoft Excel.
coffee 3
Usługi informacyjne
Dzięki temu modułowi macie Państwo zapewniony stały,
szybki i bezproblemowy kontakt on-line z uczestnikami
konferencji. Pozwala on na rozsyłanie poczty zbiorowej,
czyli tzw. newslettery. Dzięki specjalnym filtrom możliwe
jest wyselekcjonowanie żądanej grupy odbiorców, do
których chcecie Państwo wysłać wiadomość. Moduł ten
pozwala także na drukowanie etykiet adresowych na
kopertach pocztowych.
Drukowanie identyfikatorów i certyfikatów
Ten moduł ma za zadanie usprawnić proces wydruku identyfikatorów i certyfikatów uczestnictwa, które następnie
przydzielane są poszczególnym uczestnikom konferencji.
Możecie Państwo skorzystać z narzędzia do definiowania
szablonów identyfikatorów i certyfikatów. Umożliwia to
drukowanie materiałów dla wielu osób jednocześnie, co
bardzo przyspiesza pracę.
Rezerwacja i rozdział miejsc hotelowych
Moduł zakwaterowania pozwala organizatorowi na
bardzo proste i przyjazne zarządzanie hotelami, pokojami oraz rozmieszczeniem w nich uczestników konferencji. Możliwe jest dowolne definiowanie hoteli oraz
kategorii pokoi wraz z ich cenami. Dla tak przyjętych
warunków zakwaterowania uczestnicy określają swoje
preferencje podczas rejestracji. Następnie organizator ma możliwość dowolnego rozlokowania uczestników
pomiędzy dostępne pokoje, mając na uwadze ich preferencje
prezentowane przez system coffee. Wszystkie listy zakwaterowania można wydrukować lub eksportować do
formatu Microsoft Excel.
Układanie programu konferencji
Dzięki temu modułowi macie Państwo możliwość
ułożenia planu dla każdego dnia konferencji w niezwykle
prosty sposób. Poza tym moduł ten pozwala na wygodny wybór streszczeń na poszczególne sesje prezentacyjne oraz przeglądanie całego programu konferencji.
Uczestnicy za pomocą tego modułu mogą tworzyć swój
indywidualny program konferencji. Również w tym
module istnieje możliwość eksportu wszystkich danych
do Microsoft Excel i Adobe Acrobat (PDF).
Przyjmowanie, recenzja i dobór streszczeń
Moduł ten jest bezcennym narzędziem podczas przyjmowania streszczeń prac naukowych i tematycznych.
Dzięki temu modułowi możliwe jest nie tylko składanie
streszczeń przez Internet, ale także zarządzanie ich
recenzją. Po wybraniu recenzentów oraz przydzieleniu
im prac, organizator może już tylko czekać na wyniki
recenzji. Dodatkowo system udostępnia narzędzie,
które w inteligentny sposób podpowiada organizatorowi, które streszczenia powinien wybrać do ostatecznej
prezentacji na konferencji. Wszystkie streszczenia
można eksportować do popularnego formatu Adobe
Acrobat (PDF).
Obsługa kart kredytowych i przelewów on-line
Obsługa kart kredytowych jest zintegrowana z modułem
obsługującym płatności i fakturowanie. Pozwala na
wygodną dla uczestników możliwość płatności przelewami on-line oraz za pomocą kart kredytowych.
Organizator dostaje natychmiastową informację o uregulowaniu należności przez uczestnika.
coffee 4
4
Funkcje systemu
Funkcje systemu
3
Kompleksowa obsługa konferencji
Otwórz się na nowe technologie
Chcąc podążać z duchem czasu,
a tym samym nie dać się zostawić
w tyle konkurencji, warto korzystać
z najnowszych osiągnięć informatycznych. Instytut Studiów Programistycznych S.A. daje Państwu taką
możliwość dzięki swoim produktom.
Organizowanie konferencji nigdy dotąd
nie było tak łatwe i przyjemne.
Instytut Studiów Programistycznych S.A.
przygotował trzy pakiety konferencyjne
systemu coffee. Wybór pakietu zależy
od funkcjonalności, której Państ wo
oczekujecie na swojej konferencji.
Istnieje również możliwość stworzenia
swojego własnego pakietu dzięki wersji
Moje coffee.
Wersje systemu
3
CAPPUCCINO
LATTEE
ESPRESSO
Jest podstawowym pakietem konferencyjnym.
Składa się z modułów, które pomogą w podstawowych czynnościach organizacyjnych.
Jest to profesjonalny pakiet stworzony dla
organizatorów, którzy oczekują czegoś więcej
niż standard.
Jest ekskluzywnym pakietem konferencyjnym
stworzonym dla organizatorów, których
konferencje są na najwyższym poziomie.
coffee CAPPUCCINO składa się
z następujących modułów:
coffee LATTEE poza funkcjonalnością coffee
CAPPUCCINO posiada:
coffee ESPRESSO poza funkcjonalnością coffee
CAPPUCCINO posiada:
• Rejestracja i zarządzanie uczestnikami
• Płatności i fakturowanie
• Usługi informacyjne
• Drukowanie identyfikatorów i certyfikatów
• Rezerwacja i rozdział miejsc hotelowych
• Przyjmowanie, recenzja i dobór streszczeń
• Rezerwacja i rozdział miejsc hotelowych
• Przyjmowanie, recenzja i dobór streszczeń
• Obsługa kart kredytowych i przelewów on-line
• Układanie programu konferencji
coffee 5
Moje
Jest to elastyczna wersja systemu ściśle dopasowana do indywidualnych potrzeb klienta.
W tej wersji to Państwo jesteście twórcami systemu coffee i możecie w dowolny sposób połączyć
ze sobą moduły. Sposób w jaki zestawicie Państwo
moduły zależy tylko i wyłącznie od funkcjonalności,
której potrzebuje dana konferencja.
coffee 6
4
Wersje systemu
Wersje dopasowane do Państwa
potrzeb
Coś dla zdecydowanych
Jeżeli zainteresował Państwa system
coffee, warto rozważyć możliwość
posiadania go na własność. Instytut
Studiów Programistycznych S.A.
przewidział taką możliwość. Poniższe
dwie opcje zakupu zostały stworzone
właśnie z myślą o tych z Państwa,
którzy chcieliby stać się właścicielami
coffee.
Instytut Studiów Programistycznych S.A.
przygotował dla Państwa szeroką ofertę
związaną z metodami płatności. Możecie
Państwo dokonać wyboru w zależności
od tego, czy chcecie zorganizować jedną
konferencję, czy też jesteście częstymi
organizatorami konferencji.
Metody płatności
3
Licencja
Jest to opcja dla tych z Państwa, którzy organizują konferencje nie częściej niż dwa razy do roku. Ta metoda nabycia
systemu coffee umożliwia zorganizowanie dokładnie jednej
konferencji przy użyciu systemu. Cena za licencję uzależniona
jest od wybranego pakietu konferencyjnego lub zestawu
modułów w wersji Moje coffee. System coffee umieszczony
jest na dedykowanym serwerze WWW, dlatego Państwo jako
nabywcy licencji nie musicie ponosić kosztów związanych
z hostowaniem, czy obsługą techniczną systemu. Dodatkowo
zespół konsultantów zapewni wsparcie i pomoc w obsłudze
systemu bez żadnych dodatkowych opłat. Po zakończeniu
konferencji nabywca licencji ma 30 dni, aby zdecydować,
które dane chciałby zarchiwizować. Operacja ta wykonywana
jest w ramach obsługi technicznej i nie podlega dodatkowej
opłacie.
coffee 7
Abonament
Instytut Studiów Programistycznych S.A. umożliwia
niedostępną do tej pory na rynku opcję abonamentową.
Dzięki niej istnieje możliwość stałego dostępu do systemu
coffee oraz zorganizowanie dowolnej liczby konferencji
i zarejestrowanie dowolnej liczby uczestników. Wysokość
miesięcznej opłaty jest uzależniona od liczby uczestników,
którą organizator ma zamiar zarejestrować w czasie trwania
abonamentu. Organizator ma możliwość wybrania dowolnej
wersji systemu każdorazowo, gdy zaczyna proces organizacji konferencji przy użyciu systemu coffee. Podobnie jak
w przypadku licencji na jedną konferencję, nabywca abonamentu nie ponosi żadnych dodatkowych opłat związanych
z hostowaniem i utrzymaniem systemu coffee. Przysługuje
mu również darmowa pomoc konsultantów w czasie trwania
całego abonamentu.
Licencja wieczysta
Ta forma rozliczenia jest przeznaczona dla organizatorów,
którzy mają do czynienia z bardzo dużą liczbą organizowanych
konferencji. Zakup licencji wieczystej umożliwia zorganizowanie dowolnej liczby konferencji z nielimitowaną liczbą
uczestników przy pomocy systemu coffee. Nabywca uiszcza
jednorazową opłatę równoważną wartości całego systemu.
Za dodatkową opłatą może także nabywać aktualizacje
systemu coffee, które podnoszą funkcjonalność aplikacji.
Przez cały okres licencjonowania nabywca ma prawo
korzystać z darmowej pomocy technicznej konsultantów.
Nabywca licencji wieczystej może wybierać dowolne wersje
systemu coffee każdorazowo przy nowym procesie organizacji konferencji.
Dedykowane
Wychodząc naprzeciw potrzebom wymagających klientów
oferujemy system coffee w wersji dedykowanej. Jest on
tworzony na bazie standardowego systemu coffee,
jednak budowany jest z uwzględnieniem indywidualnych
potrzeb klienta. Coffee dedykowane może być zintegrowane
z istniejącym już w firmie klienta systemem informatycznym. Dodatkowo klient może dowolnie rozszerzać każdy
z modułów, dostosowując jego funkcjonalność do swoich
indywidualnych potrzeb.
Projektantem dedykowanego coffee jest sam zamawiający.
To od niego zależy wielkość oraz funkcjonalność systemu.
Jeśli pragniecie Państwo zintegrować coffee z używanymi
przez siebie systemami lub przebudować któryś z modułów
tak, aby sprostał konkretnym potrzebom - ta opcja jest
stworzona dla Państwa.
coffee 8
4
Metody płatności
Wersje dopasowane do Państwa
potrzeb
Zadbamy o wszystkie szczegóły
NOTATKI
Usługi dodatkowe
Z każdą organizowaną konferencją
wiąże się wiele dodatkowych
czynności, które wymagają od organizatora poświęcenia choć trochę czasu
i pracy. Dlatego też Instytut Studiów
Programistycznych S.A. oferuje szereg
usług dodatkowych, które zapewnią
kompleksową obsługę konferencji.
Notatki
3
Oficjalna strona www konferencji
Obecnie większość organizowanych konferencji nie
może obyć się bez strony WWW umieszczonej w globalnej sieci Internet. Witryna internetowa zapewnia wiele
użytecznych informacji oraz jest oczywistą promocją
danej konferencji. Dlatego też oddajemy do dyspozycji
doświadczonych webmasterów oraz grafików, którzy
zapewnią profesjonalny serwis WWW poświęcony konferencji. Dodatkowo zostanie on przygotowany w taki
sposób, aby możliwe było bezpośrednie zalogowanie się
do systemu coffee. Organizator może sam zdecydować o
wyglądzie graficznym serwisu lub po prostu dostarczyć
szablon graficzny zakupiony na specjalnie poświęconych
temu zagadnieniu portalach internetowych.
Studio graficzne
Każda organizowana konferencja wymaga rożnego typu
materiałów konferencyjnych, ulotek, programów konferencji, zaproszeń na imprezy towarzyszące. Z tego
względu oferujemy usługi naszego studia graficznego, które
zrzesza wyłącznie zawodowych grafików. Dzięki ich profesjonalnemu podejściu oraz bogatemu doświadczeniu
gwarantujemy, że przygotowane przez nich materiały na
długo zapadną w pamięci uczestników konferencji.
coffee 9
System zarządzania treścią (CMS)
System zarządzania treścią jest obecnie bardzo popularnym narzędziem umożliwiającym dowolne aktualizowanie informacji na stronie WWW. Ponadto daje
możliwość określania sposobu prezentowania tych
informacji, co daje ogromne możliwości zarządzania
stroną WWW. Dlatego też oferujemy zintegrowanie
systemu CMS z oficjalną stroną WWW konferencji oraz
systemem coffee. Dzięki temu organizator konferencji
będzie mógł wygodnie zarządzać informacjami prezentowanymi na witrynie internetowej poświęconej konferencji.
Stanowiska komputerowe
W dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić życie bez
Internetu. Jest on niezbędnym narzędziem w codziennej
pracy. Z tego względu oferujemy przygotowanie dowolnej liczby stanowisk komputerowych z bezpośrednim
podłączeniem do Internetu oraz z zainstalowanymi
popularnymi programami narzędziowymi np.: Microsoft Word, Excel, PowerPoint lub Adobe Acrobat.
Na specjalne życzenie możemy także udostępnić sieć
bezprzewodową WiFi (tzw. hot spoty) w określonych
miejscach obiektu konferencyjnego.
coffee 10
Copyright © 2007 coffee. All rights reserved
coffee.ispsa.pl
Instytut Studiów Programistycznych S.A.
Warszawa 04-085, Korytnicka 28
KRS: 0000254547
Sąd Rejonowy dla M.St.Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
NIP: 113-259-73-14
Kapitał zakładowy: 500 000,00 zł