Microsoft Sharepoint Portal oraz Microsoft Sharepoint Services jako

Michał Szklarzewski, s3110
Microsoft Sharepoint Portal oraz Microsoft Sharepoint Services jako ułatwienie wspólnej
pracy
Tworzenie aplikacji czy wszelakiej dokumentacji może wymagać współpracy wielu osób.
Organizacje których pracownicy często komunikują się między sobą, mają w zasięgu ręki
oprogramowanie ułatwiające obieg informacji.
Jeśli korzystamy z programów pakietu Office do tworzenia prostych podań lub arkuszy,
pracujemy łatwo i przyjemnie. Gdy do naszych zadań należy przygotowanie
skomplikowanych raportów lub profesjonalnych ofert handlowych, możemy potrzebować
pomocy współpracowników czy kolegów z grupy projektowej. Oprócz konsultacji równie
ważny jest szybki dostęp do niezbędnych dokumentów, informacji o kontrahentach,
terminach spotkań, aktualnych postępach pracy. Zanim zostanie utworzona finalna wersja
dokumentu, czy też podobnego produktu możemy stracić dużo czasu. Centralne gromadzenie
i udostępnienie danych rozwiązuje problemy komunikacyjne. Microsoft SharePoint Services
to zespół technologii oferujących usługi do pracy zespołowej. Aplikacje wchodzące w skład
Microsoft Office 2003, takie jak Excel, Word czy FrontPage, zawierają mechanizmy łączące
ich bogate możliwości z SharePointem.
Czym jest SharePoint?
Microsoft SharePoint jest portalem intranetowym sprzęgającym dane i dokumenty firmy w
łatwo dostępne źródło informacji dla pracowników lub zespołów programistycznych. Zamiast
korzystać z wielu narzędzi do komunikacji lub wymiany plików, wystarczy sięgnąć do jednej,
zintegrowanej witryny WWW . Przekazanie użytkownikom dostępu do informacji przez
przeglądarkę internetową nie wymaga wysokich nakładów na wdrożenie oprogramowania
oraz długotrwałe szkolenia.
Wykorzystanie witryn intranetowych do publikowania informacji nie jest nowym pomysłem.
Typowe działanie intranetu wymagało jednak częstej aktualizacji wiadomości. Rozszerzenie
statycznych treści intranetu na obszar współdzielonego przechowywania i wymiany
dokumentów, kontaktów lub zadań zwiększa efektywność i wydajność pracy. Niezbędne
informacje są dostarczane błyskawicznie, a chaos związany np. z poszukiwaniem
odpowiednich dokumentów jest praktycznie eliminowany. Integracja portalu z pakietem
Office sprawia, że tworzone arkusze, prezentacje lub pisma mogą być zapisywane
bezpośrednio do intranetu.
Podział rozwiązań w miarę potrzeb
Microsoft oferuje dwie wersje oprogramowania SharePoint - w zależności od potrzeb można
skorzystać z serwera SharePoint Portal Server 2003 lub z dostarczanych wraz z Microsoft
Windows Server 2003 usług SharePoint Services.
Microsoft SharePoint Services to łatwa w instalacji, modyfikacji i obsłudze witryna
intranetowa. Osoby które zakupiły oprogramowanie Microsoft Windows Server 2003,
otrzymują wszystkie komponenty do utworzenia portalu. Zawartość pakietu obejmuje
biblioteki współdzielonych dokumentów, kontakty, kalendarze, dyskusje, listy zadań,
dyskusje i inne środki umożliwiające współużytkowanie informacji. Prostota instalacji, polski
interfejs oraz czytelna dokumentacja są dobrym rozwiązaniem dla małych i średnich
przedsiębiorstw, jak również dla studenckich zespołów projektowych.
SharePoint Portal Server 2003 jest przeznaczony do dużych firm, których zasoby obejmują
wiele witryn SharePoint Services. Zadanie portalu to integracja rozproszonych informacji w
jedno łatwe w zarządzaniu, przeszukiwaniu i skalowaniu środowisko. Z pakietem dostarczane
są odpowiednie narzędzia, za pomocą których administratorzy i programiści mogą skutecznie
panować nad dużą ilością informacji.
Podstawowe usługi SharePoint
Jedną z głównych zalet witryny SharePoint jest możliwość współdzielenia dokumentów.
Pracownicy zatrudnieni w poszczególnych działach firmy mogą centralnie składować pliki
ogólnego przeznaczenia. Mogą to być np. szablony raportów. Oprócz przechowywania
informacji portal pozwala na zarządzanie plikami, polegające na tworzeniu, edycji,
kopiowaniu oraz usuwaniu własnych lub wspólnych zasobów. Do wykonania tych czynności
niezbędne są odpowiednie uprawnienia. Biblioteki dokumentów mogą zostać podzielone na
kategorie związane z kontrahentami lub zakresami zbieranych informacji. Użytkownicy
portalu bezpośrednio z poziomu witryny mogą zakładać dokumenty należące do formatu
Office. Jeśli na komputerze jest zainstalowany Word lub Excel, po wybraniu typu dokumentu
zostanie uruchomiona odpowiednia aplikacja.
Praca nad wieloma dokumentami oraz centralne współdzielenie plików stanowi o sile
SharePointa. Kolejnym atutem portalu jest możliwość wykorzystania list. W ich skład
wchodzą takie elementy, jak anonse, kontakty, łącza, punkty pomocy, problemy oraz zadania,
a więc usługi, z których najczęściej korzystają uczestnicy zespołów projektowych. Każdy z
wymienionych obiektów realizuje wykonuje oddzielne funkcje. Za przykład mogą posłużyć
punkty pomocy, do których użytkownicy zgłaszają sprawy organizacyjne lub problemy
związane z działaniem systemów informatycznych. Prośba o pomoc ma przypisywany
priorytet, termin wykonania oraz osobę odpowiedzialną za realizację zgłoszenia.
Podejmowanie ważnych decyzji dotyczących projektów może być wspierane przez zbieranie
opinii lub uwag uczestników. Aby szybko poznać stanowisko innych osób, wystarczy sięgnąć
do ankiet witryny SharePoint. Do definiowania sondaży jest przeznaczony odpowiedni
kreator, w którym użytkownicy wprowadzają pytania oraz oczekiwane formaty odpowiedzi
(tak/nie, liczbę lub opis). Oprócz ankiet, portal umożliwia szybką burzę mózgów w postaci
dyskusji. Wymianę zdań rozpoczyna założenie tematu. Działanie tej funkcji jest zbliżone do
spotykanych w Internecie forów dyskusyjnych, jak chociażby dobrze znane phpBB.
Praca wielu użytkowników nad jednym bądź grupą dokumentów sprawia, że do plików są
nanoszone zmiany. Jeśli użytkownicy sieci chcieliby otrzymać informacje o tym, kiedy
nastąpiło uaktualnienie pliku, można posłużyć się alertami. Po skonfigurowaniu alertów do
zasobów, użytkownicy będą otrzymywali wiadomości e-mail o dodawaniu, zmianach lub
usuwaniu plików. Alerty można przypisywać do bibliotek dokumentów, list, ankiet i dyskusji.
Siła integracji
Działanie SharePoint Services nie zależy od zewnętrznych aplikacji. Wystarczy
zainstalowanie na komputerach użytkowników jednej z dostępnych przeglądarek
internetowych. Wymierne korzyści przynosi jednak połączenie możliwości portalu z
aplikacjami pakietu Microsoft Office 2003. Integracja obu aplikacji jest wykonywana z
poziomu witryn oraz aplikacji wchodzących w skład Office 2003. Przeglądając strony
intranetu, odnajdziemy wiele skrótów i odniesień do dokumentów Worda, Excela lub
zawartości Outlooka. Podczas pracy z pojedynczymi aplikacjami Office'a, wybierając
odpowiednie polecenia z menu kontekstowego lub pasków narzędzi, możemy znaleźć skróty
scalające dokumenty z portalem. W efekcie obszar roboczy użytkowników nie jest
ograniczony do jednego programu, a rozproszony na dwa poziomy pracy, indywidualny i
zespołowy.
Elementy wskazujące na integrację z usługami SharePoint odnajdziemy zaraz po otworzeniu
aplikacji Word lub Excel. Programy te mogą zapisywać lub otwierać dokumenty
bezpośrednio do współdzielonej przestrzeni. Z treścią dokumentu gromadzone są także
informacje, które go opisują. Dodanie dodatkowych danych pozwala na szybsze wyszukanie
dokumentu lub określenie jego kategorii. Z innych przydatnych funkcji obsługujących pracę
zespołową można wymienić śledzenie wersji plików oraz blokowanie dostępu do pliku, nad
którym aktualnie pracuje jeden z użytkowników portalu. Dopiero po zakończeniu edycji i
zapisaniu zmian, inni uczestnicy będą mogli wprowadzać zmiany do dokumentu. Wiele
aplikacji pakietu Office 2003, np. Word 2003, zawiera specjalny panel zadań, nazywany
Shared Workspace. Pozwala on na założenie witryny stanowiącej współdzieloną platformę
działań pracowników nad dokumentami. Daje to szybkie źródło dostępu do informacji
związanych z dokumentem, orientację w postępach pracy.
Zapisywanie i pobieranie dokumentów w witrynie jest jedną z zalet integracji. Kolejną
aplikacją współpracującą z SharePointem jest Outlook 2003. Intranetowa witryna firmy może
przechowywać informacje o kontaktach lub o osobistych i współużytkowanych terminach
spotkań. Dane umieszczone w portalu mogą być automatycznie synchronizowane z
informacjami przechowywanymi w Outlooku, a w celu szybkiego utworzenia listy kontaktów
w portalu dane można zaimportować z lokalnej aplikacji użytkownika. Planując spotkanie z
poziomu aplikacji Outlook 2003, można utworzyć witrynę Meeting Workspace, podobną do
omawianego wcześniej obszaru Shared Workspace. Jej zadaniem jest gromadzenie i
prezentacja danych związanych z planowanymi spotkaniami.
Czy to się opłaca?
Wdrożenie SharePointa przynosi korzyści organizacji, użytkownikom i administratorom sieci.
Przedsiębiorstwo działa wydajniej, efektywniej, może łatwo wyprzedzić konkurencje.
Dodanie SharePoint Services do serwera Windows 2003 pozwala na uniknięcie dodatkowych
opłat związanych z zakupem oprogramowania. Pracownicy, czy też uczestnicy projektu
unikają stresów związanych z problemami komunikacyjnymi, nauką obsługi nowych,
nieznanych narzędzi. Pełne źródło informacji znajduje się w zasięgu ręki, a dostęp do nich
jest zapewniają znane interfejsy przeglądarki internetowej i aplikacji Office. Administratorzy
dostają do obsługi niemal gotowy portal, łatwy w zarządzaniu i dostosowaniu do potrzeb
firmy. Dane portalu są przechowywane w wydajnym i stabilnym środowisku serwera MS
SQL 2000, dzięki czemu kłopoty związane z ewentualną utratą danych są zredukowane do
minimum.