Fakturownia

Fakturownia
Najważniejsze zmiany w wystawianiu faktur w 2014 roku
2013-12-27
1 stycznia 2014 roku wchodzi w życie nowelizacja ustawy o podatku od
towarów i usług, która przynosi wiele znaczących zmian w rozliczeniach
VAT-u. Zmiany nie ominą również zasad wystawiania faktur. Oto pierwsza
część artykułu o 10 najważniejszych zmianach w fakturowaniu, o których
powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca.
1. Większość przepisów o fakturach znajdzie się w ustawie, a
tylko część w rozporządzeniu
Pierwszą zmianą dotyczącą faktur jest to, gdzie od 1 stycznia 2014 roku należy szukać przepisów na ich
temat. Ustawodawca podjął decyzję, aby większość uregulowań dotyczących faktur przenieść do ustawy o
VAT i tym samym nadać im rangę ustawy. Znajdą się one w art. 106a – art. 106q ustawy.
Ustawodawca zastrzegł sobie jednak możliwość wydania dodatkowych rozporządzeń, które mogłyby w
uzasadnionych przypadkach ograniczyć wymagane dane na fakturach, wydłużyć termin wystawiania
faktur, a także wprowadzić inne odstępstwa od zasad określonych w ustawie. Jeszcze przed wejściem w
życie nowelizacji, Minister Finansów z tej możliwości skorzystał i wydał Rozporządzenie Ministra Finansów
z dnia 3.12.2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Rozporządzenie odnosi się głównie do faktur
dotyczących czynności zwolnionych z VAT oraz usług związanych z transportem.
2. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT wystawią faktury, a nie rachunki
Na przestrzeni lat, przedsiębiorcy przyzwyczaili się do rozróżnienia na tzw. vatowców (czynnych
podatników VAT), którzy wystawiają faktury VAT oraz tzw. nievatowców (podatników zwolnionych z VAT),
którzy wystawiają rachunki. Wystawianie faktur regulowała ustawa o VAT oraz rozporządzenie do niej, zaś
wystawianie rachunków – Ordynacja podatkowa i dodatkowe rozporządzenie.
Ustawodawca doszedł do wniosku, że nie ma uzasadnienia dla sytuacju, by jeden przedsiębiorca
dokumentował sprzedaż „fakturą”, a inny „rachunkiem”. Zmiany od 1 stycznia 2014 mają tym samym na
celu ujednolicenie tej kwestii – od tej daty wszyscy przedsiębiorcy będą upoważnieni do wystawiania
faktur, niezależnie od tej czy zwolnieni z VAT czy też nie.
Rozwiąże to wiele problematycznych dotychczas sytuacji. O ile przepisy dotyczące faktur przewidywały
możliwość wystawiania faktur korygujących ,to Ordynacja podatkowa nie przewidywała żadnych
przepisów szczególnych w zakresie korygowania rachunków. Od 1 stycznia będzie jasne, że błąd
popełnionych przez nievatowca na dokumencie sprzedaży skoryguje za pomocą faktury korygującej.
Nie zmieni się to, że przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie będą musieli potwierdzać każdej sprzedaży na
rzecz innego przedsiębiorcy lub osoby prywatnej dokumentem sprzedaży. Tak jak dotychczas, będą
musieli wystawić dokument tylko, jeśli klient sobie tego wyraźnie zażyczy. Różnica polegać będzie na tym,
że jeśli przedsiębiorca zostanie zobowiązany do wystawienia tego dokumentu, to od 1 stycznia tym
dokumentem będzie faktura, a nie rachunek. Nowością jest to, że brak obowiązku wystawienia faktury
zostanie rozszerzony na podatników VAT czynnych, którzy wykonują czynności zwolnione.
Wydaje się, że jest to zmiana, której nie są świadomi przedsiębiorcy. Jednakże, od 1 stycznia 2014
zacznie obowiązywać Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3.12.2013 r. w sprawie wystawiania
faktur. Zgodnie z tym rozporządzeniem, faktury wystawiane przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT
będą zawierać te same dane co do tej pory rachunki.
Dzięki temu rozwiązaniu, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, nie zaczną od 1 stycznia wystawiać wadliwych
dokumentów, jeśli przyzwyczaili się do rachunków. Nawet jeśli dokument zostanie przez nich
zatytułowany „rachunkiem” a nie „fakturą”, nie będzie to robić różnicy z punktu widzenia przepisów – jeśli
wystawiony dokument będzie zawierać wszystkie elementy typowe dla dotychczasowego rachunku, to
będzie stanowić fakturę. Tytuł zamieszczony na dokumencie będzie w tym wypadku nieistotny. Wynika to
z tego, że nie jest on obowiązkowym elementem faktury, dlatego faktura będzie prawidłowa zarówno, jeśli
w jej tytule znajdzie się „faktura”, „rachunek” czy też dowolny inny tytuł bądź nie będzie go w ogóle.
Istotną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę jest to, że faktury dla czynności zwolnionych z VAT z reguły
powinny zawierać podstawę zwolnienia tj. podanie konkretnego przepisu, z którego wynika zwolnienie z
VAT. Nie dotyczy to zwolnienia podmiotowego (podatników VAT zwolnionych) oraz usług finansowych.
Wszyscy pozostali np. świadczący usługi medyczne, udzielający korepetycji czy wynajmujący mieszkania,
muszą obowiązkowo podawać podstawę zwolnienia na wystawianych fakturach.
UWAGA: Oznacza to, że jeśli osoba prywatna wynajmuje lokal mieszkalny, to od 1 stycznia 2014 na
żądanie najmującego będzie zobowiązana do wystawienia faktury, a co więcej – obowiązkowego podania
podstawy zwolnienia z VAT.
3. Wydłuży się termin na wystawienie „standardowych” faktur
Obecnie, jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinno być potwierdzone fakturą, obowiązek
podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż 7. dnia, licząc od dnia dokonania
dostawy towarów lub wykonania usługi. W ciągu tego 7-dniowego terminu przedsiębiorca jest
zobowiązany do wystawienia faktury.
W praktyce oznacza to możliwość „przerzucenia” obowiązku podatkowego na kolejny miesiąc i późniejszą
zapłatę VAT-u od wystawionej faktury w pewnych wypadkach. Jeżeli przedsiębiorca zakończył
realizowanie usługi 28 marca 2013, a następnego dnia – 29 marca 2013 – wystawił fakturę, to będzie
zobowiązany do zapłaty VAT w rozliczeniu za marzec. Jeśli jednak poczekałby z wystawieniem faktury od
1 kwietnia, to wtedy obowiązek podatkowy wystąpiłby dopiero w kwietniu, a przedsiębiorca zapłaciłby VAT
z takiej faktury do 25. maja.
Od 1 stycznia 2014 roku taki zabieg nie będzie już możliwy. Dla większości transakcji, moment obowiązku
podatkowego wyznaczy dzień dokonania dostawy lub wykonania usługi. Na wystawienie faktury
przedsiębiorca będzie mieć czas natomiast do 15. dnia następnego miesiąca. Nowością będzie również
możliwość wystawienia faktury 30 dni przed wystąpieniem obowiązku podatkowego.
Przykład: Jeżeli przedsiębiorca wyświadczy usługę na rzecz klienta w dniu 5 marca 2014, to będzie
musiał wystawić fakturę do 15 kwietnia 2014 włącznie. Będzie mógł to zrobić również przed wykonaniem
usługi, ale wtedy fakturę może wystawić nie wcześniej niż 5 lutego 2014.
Można się zastanawiać, jaki zamysł miał ustawodawca, by tak znacząco wydłużyć termin na wystawienie
faktury, gdy od lat przedsiębiorcy musieli być w stanie zmieścić się w 7-dniowym terminie. Otóż zmiana
wynika wyłącznie z dostosowania polskich przepisów do przepisów unijnych tak, by w całej Unii
Europejskiej obowiązywały zbliżone zasady wystawiania faktur.
Przedsiębiorcy mogą zatem zupełnie zignorować wydłużony termin na wystawienie faktury i wystawiać je
na „starych” zasadach, czyli w ciągu 7 dni. Będzie to jak najbardziej zgodne z przepisami. Możliwość
wystawiania faktur przed wystąpieniem obowiązku podatkowego będzie również prawem, a nie
obowiązkiem. Wydaje się jednak, że nie będzie to popularne rozwiązanie, gdyż będzie to powodować
uciążliwości zarówno dla sprzedającego, jak i kupującego, związane z koniecznością rozliczenia VAT.
4. Dla niektórych dostaw i usług, lepiej będzie wystawić fakturę możliwie najpóźniej
W ustawie o VAT określono katalog czynności, dla których obowiązek podatkowy występuje na
szczególnych zasadach np. otrzymania całości lub części zapłaty, lecz nie później niż 30. dnia (dla usług
budowlanych) bądź upływu terminu płatności (dla usług telekomunikacyjnych). Od 1 stycznia 2014
większość szczególnych zasad zostanie zastąpionych jedną, która będzie brzmieć, że obowiązek
podatkowy wystąpi w dniu wystawienia faktury.
I tak, wystawienie faktury wyznaczy moment obowiązku podatkowego m.in. dla:
usług budowlanych lub budowlano-montażowych (UWAGA: tylko dla usług świadczonych na rzecz
innych podatników),
dostawy książek drukowanych oraz gazet, czasopism i magazynów, a także usług ich drukowania
(UWAGA: tylko dla dostaw realizowanych na rzecz innych podatników),
usług telekomunikacyjnych,
najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
ochrony osób i mienia i tym podobnych,
stałej obsługi prawnej i biurowej.
Pełną listę można znaleźć w art. 19a ust. 5 pkt 3-4 ustawy o VAT, która wejdzie w życie od 1
stycznia 2014.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca będzie miał zupełną dowolność co do momentu wystawienia
faktury. Będzie mieć wprawdzie pewną swobodę, przy czym w przepisach znajdą się maksymalne terminy
na wystawienie faktury. Jeśli przedsiębiorca nie wystawi faktury albo wystawi ją po terminie, to i tak
obowiązek podatkowy wystąpi w ostatnim dopuszczalnym przepisami terminie.
Na przykład, w przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych przedsiębiorca powinien
wystawić fakturę do 30 dni, licząc od dnia wykonania usługi. Jeśli chodzi o usługi telekomunikacyjne lub
najmu, przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawienia faktury maksymalnie w ostatnim dniu terminu
płatności. Pokazuje to poniższa tabela:
Czynność opodatkowana VAT
Moment obowiązku podatkowego
Najwcześniejszy termin
wystawienia faktury
Najpóźniejszy termin wystawienia
faktury
Wykonanie usługi budowlanej na
rzecz podatnika VAT
W dniu wystawienia faktury
30 dni przed wykonaniem usługi
30. dzień od wykonania usługi
Drukowanie książek
W dniu wystawienia faktury
30 dni przed wykonaniem usługi
90. dzień od wykonania usługi
Usługa telekomunikacyjna
W dniu wystawienia faktury
Bez ograniczeń
Z upływem terminu płatności
Najem
W dniu wystawienia faktury
Bez ograniczeń
Z upływem terminu płatności
Stała obsługa prawna
W dniu wystawienia faktury
Bez ograniczeń
Z upływem terminu płatności
Co zatem w przypadku usług, gdzie klient zazwyczaj płaci na podstawie faktury np. usług
telekomunikacyjnych? Do końca roku jest tak, że wystawienie faktury nie rodzi konsekwencji, gdyż
obowiązek podatkowy występuje dopiero w momencie upłynięcia terminu płatności wskazanego na
fakturze. Od 1 stycznia im wcześniej przedsiębiorca wystawi fakturę, tym wcześniej wystąpi obowiązek
zapłaty VAT-u. Jeśli wystawi ją przed terminem płatności, to zapłaci VAT z takiej faktury zanim otrzyma
płatność od klienta.
Polecanym rozwiązaniem będzie wysyłanie klientom np. zestawienia miesięcznych terminów wpłat lub
powiadomień o zbliżającym się terminie płatności, a wystawienie faktury w najpóźniejszym możliwym
terminie, czyli w terminie płatności. Termin płatności, o którym mowa, nie musi wynikać faktury – może
wynikać z umowy albo dowolnego innego dokumentu.
Należy przy tym zaznaczyć, że powyższe zasady dotyczą tylko transakcji w obrocie krajowym. Nie
dotyczy to transakcji realizowanych w ramach tzw. eksportu usług, czyli usług, dla których miejsce
świadczenia znajduje się poza terytorium kraju.
Przy tej okazji warto wspomnieć, że od 1 stycznia usługi transportowe oraz sprzedaż wysyłkowa za
zaliczeniem pocztowym będzie podlegać regulacjom ogólnym, a nie szczególnym, a zatem opisanych w
punkcie 3 artykułu.
5. Niektórych transakcji nie będzie wolno dokumentować fakturą zaliczkową
Zmiany w VAT wpłyną również na wystawianie faktur zaliczkowych. W przypadku większości towarów i
usług, obowiązek podatkowy wystąpi w tym samym momencie, co do tej pory – w dniu otrzymania
zaliczki. Fakturę zaliczkową będzie można wystawić podobnie jak dla „standardowych” faktur, czyli do 15.
dnia następnego miesiąca, ale nie wcześniej niż 30 dni przed.
Jednakże dla pewnych dostaw towarów i usług wystawienie faktury zaliczkowej będzie wykluczone.
Ogólnie rzecz biorąc, w stosunku do wszystkich transakcji, dla których znowelizowana ustawa wiąże
obowiązek podatkowy z wystawieniem faktury (opisane w punkcie 4 artykułu), otrzymanie zaliczki nie
będzie rodzić obowiązku podatkowego. Skoro obowiązek podatkowy nie wystąpi, to znaczy, że , że nie
będzie się wystawiać faktury zaliczkowej.
Fakturowanie może być proste i szybkie.
Wystawiaj faktury zgodnie ze zmianami z 2014 roku. Przetestuj system Fakturownia bezpłatnie przez 30 dni.
e-mail wpisz swój adres e-mail
hasło wpisz hasło
Przetestuj bezpłatnie
Posiadasz juz konto ? Zaloguj się tutaj
6. Nowa definicja faktury elektronicznej
Od 1 stycznia 2014 wprowadzona zostanie definicja faktury elektronicznej, która znajdzie się w tzw.
słowniczku do ustawy. Zgodnie z przepisami, będzie to „faktura w formie elektronicznej, wystawiona i
otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym”.
Skoro faktura może być wystawiona w „dowolnym formacie elektronicznym” oznacza to, że może to być
zarówno plik .pdf, .png, jak również dowolny inny format, który jest w stanie odczytać odbiorca faktury.
Powinien być to jednak format, który z zasady nadaje się tylko do odczytu.
Przepisy dopuszczają zarówno możliwość wysłania faktury (np. za pomocą poczty elektronicznej), jak i
udostępnienia go odbiorcy (np. jako link do strony, z której można ją pobrać).
Aby faktura mogła zostać uznana za prawidłowo wystawiony dokument, nadal będzie konieczność, by
przedsiębiorca zapewnił:
autentyczność pochodzenia,
integralność treści
oraz czytelność faktury.
Powyższe wymagania odnoszą się nie tylko do faktur elektronicznych, ale także faktur papierowych.
Przepisy określają, że spełnienie ich przedsiębiorca może zapewnić „za pomocą dowolnych kontroli
biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub
świadczeniem usług”.
Zgodnie z interpretacjami Ministerstwa Finansów, wysłanie faktury w formacie .pdf jak najbardziej spełnia
wszystkie trzy warunki. Co się tyczy innych formatów np. .doc lub .rtf, są to formaty, które umożliwiają
bardzo łatwą ingerencję w treść faktury, a zatem nie spełniają warunku dotyczącego konieczności
zapewnienia integralności treści. Dodatkowo, w ich przypadku często występuje problem, polegający na
tym, że zapisana faktura wyświetla się inaczej na komputerze sprzedawcy, a inaczej komputerze odbiorcy
np. brakuje pewnych elementów.
Chociaż format .pdf zapewnia spełnienie tych trzech warunków, to wciąż przedsiębiorca ma obowiązek
zapewnienia kontroli biznesowej. Nie musi mieć ona sformalizowanego charakteru ani szczególnej formy.
W praktyce, wystarczy, że przedsiębiorca jest w stanie powiązać wystawienie faktury z dodatkowym
dowodem np. otrzymanym zamówieniem, podpisaną umową lub potwierdzeniem wpłacenia zaliczki. Ma to
przeciwdziałać wystawianiu faktur na czynności, które nie zostały faktycznie dokonane (tzw. „puste”
faktury).
7. Jasny termin wystawienia faktury do paragonu
Przedsiębiorcy, którzy robią zakupy „na firmę”, często zaopatrują się w zwykłych sklepach detalicznych.
Najpierw otrzymują na swoje zakupy paragon, a później proszą o wystawienie do niego faktury. Nie
wszyscy przedsiębiorcy jednak proszą o fakturę od razu. Niektórzy zabierają paragon ze sobą, aby
dopiero po jakimś czasie zgłosić się do sklepu ponownie, aby poprosić o fakturę.
W tym miejscu nasuwa się pytanie: jaki jest maksymalny termin, w jakim sprzedawca powinien wystawić
fakturę do paragonu zgodnie z przepisami? Jest to 7 dni, 3 miesiące czy też przepisy nie nakładają w tym
względzie ograniczeń?
Niektóre sklepy, a także stacje benzynowe, uważają, że faktury wystawia się zawsze do 7 dni. W związku
z tym, jeśli kupujący życzy sobie fakturę, to musi się zgłosić z paragonem zanim upłynie tydzień. Jeśli
zgłosi się później, sklepy odmawiają wydania faktury. Niestety, jeśli przedsiębiorca nie zdąży, może nie
otrzymać faktury, przez co nie będzie mógł prawidłowo udokumentować zakupu na potrzeby księgowości.
Inne placówki deklarują, że wystawiają faktury nawet do 3 miesięcy od wydania paragonu. Ci sprzedawcy
uzasadniają to terminami wynikającymi z Ordynacji podatkowej. Jest to również przeważające stanowisko
urzędów skarbowych.
Od 1 stycznia 2014 nie będzie już w tej kwestii wątpliwości. Jeśli sprzedaż została potwierdzona
paragonem, kupujący ma prawo w dowolnej chwili zażądać wystawienia do niego faktury. Jednakże,
sprzedający ma obowiązek takie żądanie spełnić do 3 miesięcy od daty sprzedaży, licząc od końca
miesiąca. Jeśli kupujący zażyczy sobie faktury np. po pół roku, sprzedawca może, ale nie musi wystawić
faktury – wtedy będzie to zależeć od dobrej woli sprzedawcy.
8. Każda faktura korygująca będzie musiała zawierać przyczynę korekty
Faktury korygujące wystawia się z wielu przyczyn. Przepisy nakazują wystawiać faktury korygujące na
okoliczność m.in. udzielenia rabatu po sprzedaży, przyjęcia zwrotu towaru, ale także odkrycia wszelkiego
rodzaju pomyłek dotyczących cen, kwot, stawek VAT lub dowolnych innych pozycji faktur. Wyróżnia się:
- faktury korygujące „in minus”, które zmniejszają kwotę VAT wykazaną na pierwotnej fakturze np. z tytułu
udzielonego rabatu bądź przyjęcia zwrotu towaru,
- faktury korygujące „in plus”, w wyniku których wartość VAT została zwiększona np. na skutek zaniżenia
stawki VAT na pierwotnej fakturze albo w wyniku wzrostu ceny,
- faktury korygujące na dane formalne, które nie wpływają na kwoty wykazane na fakturze np. dotyczące
danych nabywcy.
Obecnie, przepisy nakazują podanie przyczyny korekty tylko w stosunku do faktur korygujących „in minus”,
które prowadzą do zmniejszenia kwoty VAT. Nie dotyczy to faktur „in plus”, a także faktur korygujących na
dane formalne.
Od 1 stycznia 2014 roku obowiązkowo należy podać przyczynę wystawienia faktury korygującej w każdym
wypadku, czyli zarówno dla faktur korygujących „in plus”, „in minus”, jak i na dane formalne.
9. Likwidacja faktur wewnętrznych
Obowiązujące do końca 2013 roku przepisy stanowią, że przedsiębiorcy mogą pewne transakcje
dokumentować fakturami wewnętrznymi np. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług,
nieodpłatne przekazanie towarów innych niż małe prezenty albo próbki itp. Przepisy posługują się
wyrażeniem „mogą”, a zatem przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą dokumentować wymienionych
transakcji fakturami wewnętrznymi.
Od 1 stycznia 2014 znika ten zapis całkowicie. Oznacza to, że przedsiębiorca będzie mieć zupełną
dowolność, w jaki sposób udokumentuje fakt naliczenia VAT od operacji, która nie stanowi potocznie
rozumianej sprzedaży. Może naliczyć VAT za pomocą oświadczenia, noty wewnętrznej albo zupełnie
zrezygnować z wystawiania osobnego dokumentu.
Mimo braku ustawowego obowiązku, warto jednak dla celów dowodowych, a także dla porządku w
dokumentacji firmowej, pozostać przy zwyczaju sporządzania dokumentu na potrzeby naliczenia VAT.
10. Oznaczenie „metoda kasowa” nie tylko dla „metody kasowej”
Sformułowanie „metoda kasowa” kojarzy się przedsiębiorcom z alternatywną metodą rozliczania podatku
VAT, w której obowiązek podatkowy powstaje nie w związku z wykonaniem określonej czynności
(dokonania dostawy towaru albo wykonania usługi), ale otrzymaniem części lub całości zapłaty. Do końca
2013 roku adnotacja „metoda kasowa” powinna być obowiązkowo zamieszczana na fakturach
wystawianych przez podatników, którzy wybrali ten sposób rozliczeń VAT.
Od 1 stycznia 2014 roku adnotację „metoda kasowa” zamieszczą na fakturze nie tylko przedsiębiorcy na
„metodzie kasowej”, ale także wszyscy, którzy wykonają czynność, która powoduje powstanie obowiązku
podatkowego w chwili otrzymania całości lub części zapłaty. Czynności te znajdą się w art. 19a ust. 5 pkt
1 ustawy i będą to:
wydanie towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu,
przeniesienia z nakazu organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w imieniu takiego
organu własności towarów w zamian za odszkodowanie,
dokonywanej w trybie egzekucji dostawy towarów,
świadczenia na zlecenie sądów powszechnych, administracyjnych, wojskowych lub prokuratury
usług związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym (z wyjątkiem eksportu usług).
Wprawdzie dla usług finansowych i ubezpieczeniowych obowiązek podatkowy również występuje w
momencie otrzymania całej lub częściowej zapłaty, ale na mocy dodatkowego rozporządzenia faktury
wystawione w związku ze świadczeniem tych usług nie wymagają zamieszczenia dodatkowej adnotacji
„metoda kasowa”. Adnotacji „metoda kasowa” nie należy zamieszczać również na fakturach zaliczkowych.