instrukcja tworzenie

INSTRUKCJA - Centralna Aplikacja Raportująca CAR
Raportowanie część I
Dotyczy raportowania dobowego i doraźnego M/PCZK – WCZK – RCB.
Raport dobowy zostaje utworzony automatycznie po zalogowaniu do sytemu i przejściu do
bieżącego raportowania. Raporty dobowe są wysyłane do szczebla wyższego po zakończeniu
doby. W zależności od szczebla raportującego przyjęto następujące terminy raportowania
dotyczące danej doby:
• Poziom M/PCZK – raportowania od godziny 0.00 do godziny 24.00,
• Poziom WCZK – raportowanie od godziny 3.00 do godziny 3.00 następnej doby,
• Poziom RCB – raportowanie od godziny 8.00 do godziny 8.00 następnej doby.
Raporty doraźny tworzony jest na podstawie bieżących informacji o wybranych zdarzeniach
z raportu dobowego.
Informację o nowym zdarzeniu zawsze należy wprowadzać jako nowe zdarzenie w raporcie
dobowym. W przypadku konieczności i zasadności wysłania wprowadzonych informacji
raportem doraźnym należy dodać wybrane zdarzenie z raportu dobowego do raportu
doraźnego. Po weryfikacji informacji zawartych w raporcie doraźnym należy je niezwłocznie
zatwierdzić. Wówczas raport zostanie przekazany do jednostki szczebla wyższego.
Uwaga: W przypadku zdarzeń, które trwają dłużej niż 1 dobę, należy dodawać
(kontynuować) zdarzenie na podstawie informacji z poprzedniej doby. Dzięki temu system
będzie mógł odtworzyć informację, że dane zdarzenie ma charakter narastający i jest dalej
aktualizowane.
Uwaga: Kontynuacja zdarzeń z poprzedniej doby, a także wysyłanie zaktualizowanych
informacji na temat danego zdarzenia pozwoli w przyszłości odtwarzanie przebiegu zdarzeń.
1
RAPOTOWANIE BIEŻĄCE
TWORZENIE RAPORTU DOBOWEGO
W celu utworzenia raportu dobowego podejmujemy następujące kroki:
Krok 1- Wybrać Raportowanie część I
Krok 2 – Wybrać Bieżące raportowanie
W tym momencie automatycznie
utworzy się raport dobowy.
Automatycznie zostaje nadany numer raportu, data, godzina utworzenia oraz dane osoby
sporządzającej raport.
Widok raportu dobowego z poprzedniej doby
Pod bieżącym raportem dobowym widoczny jest raport dobowy z poprzedniej doby. Główną
ideą tej sekcji jest możliwość przeglądania raportu z poprzedniej doby, w celu zapoznania się
z zaistniałymi zdarzeniami, bądź ewentualnej ich kontynuacji. Pozostałe, wcześniejsze
raporty możemy przeglądać w zakładce Raportowanie bieżące, Poprzednie raporty.
2
DODAWANIE NOWYCH ZDARZEŃ
Za pomocą ikony dodajemy nowe zdarzenie/ zagrożenie. Z wiersza kategoria
zdarzeń/ zagrożeń, po rozwinięciu „drzewka kategorii zagrożeń”, wybieramy
odpowiednie zagrożenie.
Następnie wypełniamy poszczególne wiersze dot.:
- przebieg (opis) zdarzenia/ zagrożenia,
- przyczyny zdarzenia,
- podjęte działania,
- przewidywany rozwój wydarzeń,
- wnioski i rekomendacje (uwagi).
W wierszach powinny być umieszczone wszystkie istotne informacje w sposób zwięzły
i czytelny. System sugeruje, że każdy wiersz nie powinien zawierać więcej niż 1000 znaków.
Po przekroczeniu tej liczby obramowanie wiersza będzie miało kolor żółty. Istnieje
możliwość zapisania raportu zawierającego powyżej 1000 znaków, jednak zostanie to
odznaczone kolorystycznie.
Po wprowadzeniu danych zapisujemy informację o zdarzeniu. Pojawia się również
komunikat, że operacja zakończyła się powodzeniem.
Dodawanie kolejnych zdarzeń dokonujemy analogicznie, jak powyżej. Jeden raport dobowy
może zawierać wiele zdarzeń (o różnych kategoriach). Ich liczba jest umieszczona
w nagłówku raportu.
Podczas dodawania nowych zdarzeń aktualizowana jest liczba zdarzeń, godzina modyfikacji
raportu oraz dodawane są dane osoby dodające nowe informacje. Dana osoba jest dodawana
do listy osób sporządzających raport w przypadku dodania, aktualizacji oraz usunięcia
zdarzenia.
W lewym górnym rogu raportów są umieszczone informacje dot. rodzaju raportu i ilości
zdarzeń. Przy braku zgłoszeń ikonka ma kolor zielony, natomiast kiedy raport zawiera
informacje o zdarzeniach, ikonka ma kolor czerwony.
raport dobowy
ilość zgłoszonych zdarzeń – 3
raport doraźny
ilość zgłoszonych zdarzeń – 1
raport dobowy
ilość zgłoszonych zdarzeń – 0
3
OPIS RAPORTU DOBOWEGO
Lista zdarzeń/ zagrożeń
Ikona umożliwia wyświetlenie pełnego raportu lub ukrycie listy zdarzeń raportu.
Daj nowe zdarzenie/ zagrożenie
Ikonka umożliwia dodawanie nowych zdarzeń/ zagrożeń.
Scalanie zdarzeń w raporcie
Scalanie zdarzeń jest to opcja, która umożliwia połączenie kilku informacji z kilku
zdarzeń w jedną całość.
Dodawanie zdarzeń do raportu doraźnego (tworzenie raportu doraźnego)
Ikonka umożliwia dodanie wybranego zdarzenia do raportu doraźnego.
Dodawanie zdarzeń z raportów doraźnych i dobowych jednostek odległych
Ikona Dodaj do raportu dobowego umożliwia dodanie wybranych zdarzeń z raportów
dobowych i doraźnych otrzymanych od jednostek podległych.
Edycja zdarzenia/ zagrożenia
Każdy raport można edytować, zmieniając kategorię zagrożenia oraz informacje
umieszczone w kolejnych wierszach. Jeśli edytowane zdarzenie w raporcie dobowym
będzie umieszczone także w raporcie doraźnym, jego teść również się zmieni.
4
Usuwanie zdarzenia/ zagrożenia
Każde dodane zdarzenie można usuwać pojedynczo poprzez potwierdzenie usunięcia
wybranego zdarzenia/ zagrożenia.
Uwaga: Nie wszystkie zdarzenia można usunąć. System nie pozwoli na usunięcie zdarzenia,
które posłużyły nam do wytworzenia raportu doraźnego.
Uwaga: Opcja usuwania zdarzeń/ zagrożeń jest dostępna w przypadku zdarzeń dotyczących
danej doby. Nie ma możliwości usuwania zdarzeń z raportów z poprzednich dób i raportów
już
wysłanych
i zatwierdzonych.
OPIS RAPORTU DORAŹNEGO
W raporcie doraźnym jest dodatkowa ikonka, za
pomocą której zatwierdzamy raport (wysłanie do
jednostki nadrzędnej).
Podczas usuwania zdarzeń w raporcie doraźnym, zdarzenie zostanie usunięcie tylko
w raporcie doraźnym, w dobowym pozostanie bez zmian. Usunięcie zdarzenia w raporcie
dobowym spowoduje równocześnie usunięcie tego zdarzenia z raportu doraźnego.
Jeśli raport doraźny będzie zwierał tylko jedno zdarzenie, to po jego usunięciu zostanie
automatycznie usunięty cały raport doraźny.
Podczas edycji tekstu w raporcie doraźnym będzie się on zmieniał automatycznie w raporcie
dobowym.
5
DODAWANIE ZDARZEŃ Z RAPORTÓW JEDNOSTEK PODLEGŁYCH
Po otrzymaniu raportu doraźnego lub
raportów
dobowych
od
jednostek
podległych można dodać wybrane zdarzenia
do raportu dobowego poprzez ikonę
Dodaj do raportu dobowego
W przypadku gdy w raporcie dobowym jest więcej niż 2 zdarzenia istnieje możliwość wyboru
do którego zdarzenia ma być dodane zdarzenie z raportu jednostki podległej.
Numery zdarzeń są przypisane w linii zdarzenie/ zagrożenie.
W raportach doraźnych zawsze jest informacja czy jest to raport doraźny NOWY, dotyczący
nowego zdarzenia, czy raport doraźny AKTUALIZACJA, dotyczący trwającego zdarzenia
o konkretnym numerze.
6
Po
dodaniu
jednostki
informacji
podległej
z
raportu
oprócz
treści
meldunku dodana będzie informacja, na
podstawie
utworzona
jakiego
raportu
informacja.
została
Informacje
można także edytować.
Odczytywanie raportów dobowych
W celu odczytania raportów dobowych jednostek podległych należy je pobrać.
Po
pobraniu
raportów
dobowych jednostek podległych zostaną
wyświetlone
wszystkie
raporty.
Jednocześnie pojawi się informacja
o ilości raportów dobowych i doraźnych
pozytywnych i negatywnych.
7
Informacja o ilości raportów dobowych i doraźnych
DB – raporty dobowe: 5 negatywnych, 7 pozytywnych
DR – raporty doraźne: 0 negatywnych, 4 pozytywne
Przenoszenie raportów do archiwum
Po przeanalizowaniu raportów z jednostek
podległych należy przenieść je do archiwum.
Wszystkie raporty negatywne można przenieść do
archiwum poprzez ikonkę przenieś negatywne
raporty do archiwum.
Pozostałe
przeanalizowaniu
raporty
pozytywne
przenosimy
poprzez
po
ikonkę
przenieś do archiwum.
Jeżeli raporty nie będą przenoszone do archiwum przez 2 doby pojawi się poniższy
komunikat: Proszę przenieść odczytane raporty z jednostek podległych do archiwum.
Wysyłanie raportów dobowych
Raporty dobowe utworzone przez M/PCZK są automatycznie wysyłane do jednostki
nadrzędnej o godz. 24:00. Natomiast raporty dobowe WCZK do RCB o godz. 03:00.
Drukowanie raportów
W celu
wydrukowania raportu w pierwszej
kolejności należy wygenerować raport.
Należy zaznaczyć Dodaj raport do
wydruku, a następnie Drukuj raporty
i Generuj raport. Na nowej stronie
zostaną wygenerowane wybrane raporty.
Raporty można zapisać w różnych formatach np. pdf, xls, rtf i inne przez opcję export.
8
TWORZENIE RAPORTU DORAŹNEGO
Podczas wystąpienia zdarzenia, które wymaga niezwłocznego przekazania informacji
do jednostki nadrzędnej, należy stworzyć raport doraźny.
Raport doraźny jest tworzony na postawie informacji umieszczonych w raporcie dobowym.
W związku z tym wszystkie informacje o zaistniałym zdarzeniu umieszczamy w raporcie
dobowym, z którego przesyłamy wybrane zdarzenie do raportu doraźnego. Czynność tą
wykonujemy za pomocą powyższej ikonki – Dodaj do raportu doraźnego. Informacje
o zdarzeniu są umieszczone zarówno w raporcie
dobowym i doraźnym. Kolejne przesyłane zdarzenia
do raportu doraźnego umieszczone są w tym samym
(jednym) raporcie doraźnym.
Po utworzeniu raportu doraźnego należy go sprawdzić i niezwłocznie zatwierdzić w celu
wysłania do szczebla wyższego. Raport doraźny można edytować. W przypadku edytowania
informacji w raporcie doraźnym zmieniają się automatycznie informacje dotyczące tego
zdarzenia w raporcie dobowym i odwrotnie.
Po zatwierdzeniu raportu doraźnego,
raport zostanie wysłany do jednostki
szczebla wyższego i nie będzie już
widoczny w bieżącym raportowaniu,
lecz w poprzednich raportach.
Nie zatwierdzony raport doraźny zostanie automatycznie usunięty po 10 minutach od czasu
jego utworzenia. Czas zostanie przedłużony w przypadku edycji, dodania, usunięcia
zdarzenia. Doraźność oznacza niezwłoczne wysłanie przygotowanej informacji.
Zdarzenia z raportu dobowego, które posłużyło do wytworzenia raportu doraźnego, nie można
usunąć. Podczas próby usunięcia ww. zdarzenia pojawi się następujący komunikat:
9
Usuwanie raportu doraźnego
Nie ma możliwości bezpośredniego usunięcia raportu doraźnego, ale jest możliwość
usuwania poszczególnych zdarzeń z raportu doraźnego. W przypadku usunięcia
ostatniego zdarzenia z raportu doraźnego cały raport jest usuwany. Usunięcie zdarzenia
z raportu doraźnego nie ma żadnego wpływu na informację w raporcie dobowym.
Zatwierdzanie raportu doraźnego
Po sporządzeniu raportu doraźnego, w celu wysłania raportu do jednostki nadrzędnej,
należy go zatwierdzić. Po zatwierdzeniu raportu doraźnego automatycznie
umieszczony jest w poprzednich raportach.
POPRZEDNIE RAPORTY
W zakładce Poprzednie raporty umieszczone
są archiwalne raporty dobowe oraz doraźne.
Raporty z jednostek podległych (PCZK lub
WCZK) oznaczone są innym kolorem.
W raportach archiwalnych jest możliwość przywracania do Raportowania bieżącego
raportów jednostek podległych.
Istnieje możliwość szybkiego filtrowania raportów własnych i podległych:
oraz filtrowania raportów wg daty, rodzaju raportu, kategorii jednostki organizacyjnej
oraz typu raportu (pozytywny, negatywny).
10
DANE TELEADRESOWE
Zakładka Baza danych teleadresowych zawiera dane teleadresowe użytkownika i wszystkich
pozostałych użytkowników- pracowników zarządzania kryzysowego.
W zakładce Baza danych teleadresowych poprzez Dodaj nowego użytkownika można
utworzyć konta kolejnym użytkownikom tego samego szczebla.
11
Zmiana hasła
Aby zmienić swoje hasło należy zalogować się do systemu. Następnie kliknąć na login
znajdujący się w górnym prawym rogu.
Następnie za pomocą poniższego formularza wprowadzić nowe hasło.
12