Informacja z kontroli w Zakładzie Gospodarczym Ministerstwa

Biuro Dyrektora Generalnego
Wydział Kontroli
BDG – VIII – 092 - 02/ 06
Informacja z kontroli
w Zakładzie Gospodarczym Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego
w Warszawie
1. Kontrola została przeprowadzona na podstawie upoważnienia Nr 2/2006 Ministra
Kultury i Dziedzictwa Narodowego w dniach od 20 lutego do 10 marca 2006 roku.
2. Celem kontroli było zbadanie prawidłowości gospodarki transportowej w 2005 r.
prowadzonej przez Zakład Gospodarczy Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa
Narodowego.
3. Przedmiotem działalności Zakładu jest obsługa gospodarcza Ministerstwa Kultury i
Dziedzictwa Narodowego m.in. w zakresie transportu samochodowego i napraw
bieżących pojazdów pozostających w służbowej dyspozycji.
4. Kontrolę przeprowadził pracownik Biura Dyrektora Generalnego – Wydziału
Kontroli.
5. W toku kontroli ustalono:
W 2005 r. w Zakładzie Gospodarczym zatrudnionych było 10 kierowców (w tym
dyspozytor) oraz mechanik samochodowy. Umowy o pracę zostały rozwiązane z 3
osobami zatrudnionymi na stanowisku kierowca samochodu osobowego.
W dyspozycji Zakładu Gospodarczego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego
w 2005 r. było 14 samochodów. Każdy z samochodów miał określoną normę zużycia
paliwa na podstawie badania przeprowadzonego przez rzeczoznawcę, akceptacji
Dyrektora
Generalnego
Ministerstwa,
Kierownika
Zakładu
Gospodarczego
Ministerstwa, bądź też na podstawie protokołu komisyjnego ustalenia faktycznego
zużycia paliwa. Ponadto każdy z samochodów miał różną pojemność zbiornika na
paliwo.
1
Samochód służbowy przydzielany był do wyłącznej dyspozycji osób zajmujących
stanowiska: Ministra, Sekretarza i Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego
oraz
Dyrektora
Generalnego.
Służbowe
potrzeby
komórek
organizacyjnych
Ministerstwa realizowane były przez dyspozycyjną kolumnę transportową na podstawie
stosownych zleceń.
Korzystanie z samochodów służbowych dokumentują karty drogowe.
Z analizy kart drogowych wynika, że zawierają liczne błędy, m.in. brakuje wyliczenia
przebiegu kilometrów, zużycia paliwa, brakuje podpisów kierowcy jak również osoby,
która obliczyła wyniki oraz osoby kontrolującej wyniki. Ponadto stwierdzono, że
dokonywano tankowań paliwa w ilości większej niż pojemności zbiorników paliwa.
Weryfikacja kart drogowych dokonywana była przez Dyspozytora Transportu w
zakresie kontroli zużytego paliwa, ilości przejechanych kilometrów i przepracowanych
godzin przez kierowców ZG MKiDN. Dodatkowo (w trakcie naliczania pensji)
sprawdzania kart drogowych w kwestii ilości godzin pracy kierowców dokonywała
Starsza Księgowa.
Największe nieprawidłowości stwierdzono w kartach drogowych samochodu marki
Opel Vectra nr. rej. WUA 005 C. Karty drogowe służące do rozliczenia zużytego
paliwa, ilości przejechanych kilometrów i czasu pracy kierowców wydawane są przez
Dyspozytora Transportu. Nie jest prowadzona ewidencja wydawanych pustych
formularzy kart drogowych. Kierowcy ZG na koniec każdego miesiąca przedkładają
Dyspozytorowi Transportu do rozliczenia karty drogowe, które podlegają weryfikacji i
sprawdzeniu. Karty drogowe są przechowywane przez minimum 5 lat. Jednocześnie
kierowcy zdają także paragony z Orlenu za tankowane paliwo w trakcie tego okresu.
Zgodnie z zawartą umową z PKN ORLEN zakupy paliwa dokonywane były w formie
bezgotówkowej przy użyciu kart czytnikowych. Dokumentami potwierdzającymi
dokonanie zakupu paliwa były paragony, na podstawie których kierowcy dokonywali
wpisów do kart drogowych odnośnie zatankowanego paliwa. Zdarzały się również
uzasadnione przypadki, w których płatności za paliwo dokonywano w formie
gotówkowej.
W 2005 r. za zakup oleju napędowego oraz benzyny do samochodów służbowych
Zakład Gospodarczy Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego poniósł koszty w
wysokości 263 818,91 zł. Zakupiono łącznie 80 litrów oleju, który zużyto na dolewki.
W związku z powyższym poniesiono koszty w wysokości 4 141,08 zł.
2
Na przeglądy samochodów służbowych Zakładu Gospodarczego Ministerstwa Kultury
i Dziedzictwa Narodowego w 2005 r. wydatkowano 37.682,58 zł., natomiast na
naprawy i remonty samochodów służbowych w 2005 r. poniesiono łącznie koszty w
wysokości 111.115,80 zł.
W wyniku kontroli zobowiązano Zakład Gospodarczy Ministerstwa Kultury
i Dziedzictwa Narodowego do:
-
wprowadzenia wewnętrznych uregulowań dotyczących prowadzenia i ewidencji kart
drogowych,
-
zwiększenia nadzoru ze strony Kierownika Sekcji Technicznej i Dyspozytora
Taboru Samochodowego w celu wyeliminowania nieprawidłowości w wypełnianiu
kart drogowych przez kierowców samochodów służbowych,
-
rzetelnego kontrolowania paragonów za paliwo przedkładanych przez kierowców
Zakładu Gospodarczego MKiDN.
6. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne Kierownik Zakładu Gospodarczego
Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego poinformował o podjęciu działań
mających na celu wyeliminowanie uchybień i nieprawidłowości wynikających z
protokołu kontroli.
Informacja została zaakceptowana przez p.o. naczelnika Wydziału Kontroli.
3