METODYKA IDENTYFIKACJI I OCENY RYZYKA
Transkrypt
METODYKA IDENTYFIKACJI I OCENY RYZYKA
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 6 Prezesa i Dyrektora Sądu METODYKA IDENTYFIKACJI I OCENY RYZYKA WPROWADZENIE 1. Zarządzanie ryzykiem jest nieodłącznym elementem zarządzania Sądem i jako proces ciągły odbywa się na każdym poziomie jego funkcjonowania. 2. Celem zarządzania ryzykiem jest poprawa funkcjonowania wszystkich obszarach działania Sądu oraz ograniczenie ewentualnych negatywnych skutków, do poziomu akceptowanego przez Kierownictwo Sądu. ETAPY ZARZĄDZANIA RYZYKIEM 3. Na proces zarządzania ryzykiem składa się z: 1. szacowania ryzyka: a. identyfikacji ryzyka, b. oceny ryzyka; 2. reakcji na ryzyko, 3. monitorowaniu ryzyka, 4. działań korekcyjnych. SZACOWANIE RYZYKA 4. Identyfikacja ryzyka ma na celu wskazanie niekorzystnych zjawisk, zdarzeń, praktyk, itp., które w konsekwencji mogą zagrozić realizacji celów i zadań Sądu lub/i jego komórek organizacyjnych. 5. Identyfikacji ryzyka dokonuje się w oparciu o własne obserwacje, spostrzeżenia, doświadczenie oraz informacje i materiały, w szczególności: • skargi, wnioski, zażalenia - liczba zażaleń, adresat, (osoby, komórki organizacyjne), terminowość i skuteczność ich rozpatrywania, • sprawozdania okresowe - porównanie wyników w czasie, • sprawozdania z audytu wewnętrznego, • protokoły z kontroli zewnętrznych (MS, NIK), • realizację budżetu oraz jego wpływ na jakość i dostępność świadczonych przez Sąd usług, wystąpienia niekorzystnych zdarzeń w innych jednostkach sądownictwa powszechnego; sondaże społeczne wskazujące na stopień zadowolenia obywateli z wymiaru sprawiedliwości, • informacje medialne wskazujące na poziom świadczenia usług przez jednostki sądownictwa powszechnego (artykuły prasowe, audycje telewizyjne), • przyjmowanie przez Kierownictwo Sądu (Prezes, Przewodniczący Wydziałów, Dyrektor) skarg i wniosków składanych przez interesantów Sądu, • udział zewnętrznego czynnika towarzyszący procesowi wymiaru sprawiedliwości (akcje protestacyjne, demonstracje, publiczna dezaprobata dla działań sędziów i urzędników sądowych). 6. Celem ujednolicenie procesu szacowania ryzyka na poziomie Ministerstwa Sprawiedliwości zidentyfikowano i zdefiniowano ryzyka wspólne dla sądów powszechnych. Wykaz ryzyk ustalonych przez Ministerstwo Sprawiedliwości zawiera załącznik. OCENA RYZYKA 7. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są ocenie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz jego wpływu na realizację zadań i osiągania celów. 8. Oceny ryzyka dokonywana jest różnymi metodami, w tym: • metodą ilościową - bazującą na informacjach i danych z przeszłości, które mają charakter liczbowy: ilość, częstotliwość, zmienność, • metodą jakościową - stosowaną jeśli ryzyko nie poddaje się obliczeniom lub brak jest dostępu do danych je charakteryzujących, albo gdy ich uzyskanie byłoby zbyt kosztowne; jakość oceny jest tu częściowo oparta na kompetencjach (wiedzy, doświadczeniu) osób dokonujących tych analiz, a częściowo ma charakter intuicyjny, tzw. profesjonalny osąd, • metodą ilościowo-jakościową - będącą połączeniem wskazanych wyżej dwóch technik. 9. Określenie wpływu polega na wskazaniu stopnia zagrożenia dla realizacji zadań lub celów według poniższej skali ocen: Wpływ Skala Opis Wysoki 4 Zdarzenie sądu. Średni 3 Zdarzenie uniemożliwia realizację i zadań przez sąd. Niski 2 Zdarzenie utrudnia realizację celów i zadań przez sąd. Znikomy 1 Zdarzenie w nieznaczny sposób wpływa na funkcjonowanie sądu. uniemożliwia funkcjonowanie 10. Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu możliwości wystąpienia ryzyka, według poniższej skali ocen: Prawdopodobieństwo Skala Opis 4 Istnieją powody, aby sądzić, że ryzyko wystąpienia zdarzenia jest pewne lub prawie pewne. 3 Istnieją powody, aby sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie /często/ w ciągu roku. 2 Istnieją powody, aby sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem może zdarzyć się kilkakrotnie /rzadko/ w ciągu roku. 1 Istnieją powody, aby sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się raz w ciągu roku lub nie wystąpi w ogóle. Wysokie Średnie Niskie Znikome 11. W oparciu o ocenę wpływu oraz prawdopodobieństwa ustalany jest poziom istotności ryzyka: • ryzyko bardzo poważne, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu wynosi 12 lub 16 punktów; • ryzyko poważne, którego, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu wynosi 8 lub 9 punktów; • ryzyko umiarkowane, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu wynosi 4 lub 6 punktów • ryzyko niskie, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu wynosi 1, 2, lub 3 punkty. 12. Ustalona istotność ryzyka wpływa na poziom akceptacji dla danego ryzyka: 1. Poziom ryzyka jest nieakceptowany w przypadku: • ryzyka bardzo poważnego, które wymaga bezwzględnie natychmiastowej reakcji Kierownictwa • ryzyka poważnego, które wymaga reakcji kierownictwa, jednak jest ona uzależniona od aktualnych możliwości, a działania zapobiegawcze mogą być odłożone w czasie pod warunkiem stałego monitorowania ryzyka. 2. Poziom ryzyka jest akceptowany warunkowo w przypadku: • ryzyka umiarkowanego, dla którego wskazana jest w reakcja Kierownictwa Sądu, która może zostać przesunięta w czasie z zastrzeżeniem bieżące monitorowanie. Poziom ryzyka jest akceptowany w przypadku: • ryzyka niskiego, dla którego podjęcie działań uzależnia się od decyzji Kierownictwa Sądu, biorąc pod uwagę ewentualne nakłady. PRAWDOPODOBIEŃSTWO 3. 4 4 8 12 16 3 3 6 9 12 2 2 4 6 8 1 1 2 3 4 1 2 3 4 WPŁYW 13. Ocena ryzyka w Sądzie przeprowadzana jest z wykorzystaniem narzędzia informatycznego „Risk Manager”. 14. Właściciele ryzyk dokonują oceny w terminie do ostatniego dnia drugiego miesiąca każdego kwartału. 15. Po dokonaniu oceny ryzyka przez właścicieli ryzyk wyznaczony w sądzie koordynator przekazuje Kierownictwu Sądu zbiorcze raporty oraz właścicielom ryzyka jednostkowe raporty zawierające: komórkę organizacyjną, właściciela ryzyka, obszar ryzyka, kategorię ryzyka, prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, wpływ na realizację zadań, istotność ryzyka. 16. Akceptacja dokonanej w Sądzie oceny ryzyka przez Kierownictwo Sądu następuje do 15 dnia ostatniego miesiąca kwartału. 17. Na podstawie sporządzonych raportów, o których mowa w pkt. 15, opracowuje się rejestry ryzyka, według ustalonych wzorów, które stanowią załącznik nr 1 do niniejszej metodyki. 18. W uzasadnionych okolicznościach, za zgodą Sądu Apelacyjnego w Katowicach, terminy, których mowa w pkt. 14 i 16 mogą ulec zmianie. REAKCJA NA RYZYKO 19. 1. W stosunku do każdego istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, unikanie, działanie). 2. Należy określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. 20. Zidentyfikowane i wyrażone wartością ryzyka poddaje się ocenie celem podjęcia odpowiednich decyzji, które mogą polegać na: • działaniu - oznacza podejmowanie czynności mających na celu wyeliminowanie lub zminimalizowanie negatywnych skutków działalności • przeniesieniu - oznacza przesunięcie występującego ryzyka na inną komórkę organizacyjną Sądu lub podmiot zewnętrzny. • unikaniu - ograniczenie lub wycofanie się z działań, które wywołują negatywny wpływ na działanie Sądu. • tolerowaniu - akceptacja negatywnych skutków działania Sądu, ze względu na znikome wpływ na realizację zadań i osiąganie celów. 21. W praktyce reakcją na ryzyko są konkretne działania, które mogą polegać m.in. na: • przeprowadzeniu szkolenia wewnątrz Sądu lub skierowanie na szkolenie zewnętrzne, • przeprowadzeniu audytu lub kontroli, • wydaniu zarządzeń, wytycznych i zaleceń, • dokonaniu zmian organizacyjnych, • wprowadzenie nowych rozwiązań. MONITOROWANIE I PRZEGLĄD RYZYKA 22. Ustalone i wyrażone wartością ryzyka są na bieżąco monitorowane zarówno na poziomie Kierownictwa Sądu jak i komórek organizacyjnych. Monitorowanie jest procesem ciągłym wykonywanym w toku czynności bieżących, celem ewentualnej weryfikacji realizowanych działań. DZIAŁANIA KOREKCYJNE 23. W przypadku stwierdzenia odstępstwa od zaplanowanych działań podejmuje się działania korygujące, które mają na celu osiągniecie zakładanych celów. Działania korekcyjne mogą być podejmowane zarówno na poziomie Kierownictwa Sądu jak i komórek organizacyjnych. Dyrektor Sądu Rejonowego w Tychach Grzegorz Petka Prezes Sądu Rejonowego w Tychach SSR Ewa Modrzejewska-Gumułka