1669_AW_zał. do zarz._Program poprawy - Kędzierzyn

Załącznik do zarządzenia nr 1669/AW/2013
Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia
28 października 2013 r.
Program Zapewnienia i Poprawy Jakości Audytu Wewnętrznego realizowanego w
jednostce samorządu terytorialnego – Gminie Kędzierzyn-Koźle
1.
Głównym celem Programu Zapewnienia i Poprawy Jakości Audytu Wewnętrznego jest
stworzenie możliwości dokonania oceny działalności audytu wewnętrznego
realizowanego w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle oraz w jednostkach organizacyjnych
Gminy Kędzierzyn-Koźle, w zakresie:
1) zgodności działalności audytu wewnętrznego z przepisami prawa regulującymi
funkcjonowanie audytu wewnętrznego,
2) zgodności działalności audytu wewnętrznego z obowiązującą Definicją audytu
wewnętrznego określoną w Międzynarodowych standardach praktyki zawodowej
audytu wewnętrznego opublikowanych przez Międzynarodowe Stowarzyszenie
Audytorów Wewnętrznych /The IIA/,
3) zgodności działalności audytu z Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach
sektora finansów publicznych,
4) stosowania przez audytora wewnętrznego Kodeksu Etyki.
2.
Program Zapewnienia i Poprawy Jakości Audytu Wewnętrznego służy także ocenie
wydajności i skuteczności audytu wewnętrznego oraz identyfikacji możliwości poprawy
funkcjonowania audytu wewnętrznego.
3.
Audytor wewnętrzny ma obowiązek zapewnienia niezależności organizacyjnej oraz
funkcjonalnej audytu wewnętrznego. O wszelkich nieprawidłowościach w zakresie
niezależności audytor wewnętrzny na bieżąco informuje Prezydenta Miasta KędzierzynKoźle.
4. Program Zapewnienia i Poprawy Jakości Audytu Wewnętrznego określa wymagania stawiane
audytorowi wewnętrznemu w zakresie realizacji programu kontynuacji edukacji zawodowej.
5. Użyte w niniejszym dokumencie sformułowania oznaczają:
1) Urząd –Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle,
2) Prezydent Miasta - Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle,
3) Audytor wewnętrzny –samodzielne stanowisko Audytora Wewnętrznego Urzędu
Miasta Kędzierzyn-Koźle,
4) Komórka audytowana - komórka organizacyjna i/lub samodzielne stanowisko pracy w
Urzędzie i/lub jednostce organizacyjnej Gminy Kędzierzyn-Koźle i/lub jednostka
organizacyjna Gminy Kędzierzyn-Koźle, w których prowadzony jest audyt
wewnętrzny,
5) Definicja - definicja audytu wewnętrznego opracowana przez The Institute of Internal
Auditors, zgodnie z którą „Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i
obiektywną, której celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie działalności
operacyjnej organizacji. Polega na systematycznej i dokonywanej w uporządkowany
sposób ocenie procesów: zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego, i
przyczynia się do poprawy ich działania. Pomaga organizacji osiągnąć cele
dostarczając zapewnienia o skuteczności tych procesów, jak również poprzez
doradztwo”,
1
6) Standardy - Międzynarodowe Standardy Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego
wykonywania audytu wewnętrznego opracowane przez The Institute of Internal
Auditors przyjęte, jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów
publicznych,
7) Kodeks Etyki - dokument opracowany przez The Institute of Internal Auditors mający
na celu promowanie etycznych zasad wykonywania zawodu audytora wewnętrznego,
8) zadanie audytowe – zadanie zapewniające i czynności doradcze.
Ciągłe doskonalenie zawodowe
6.
7.
8.
Audytor wewnętrzny zobowiązany jest do ustawicznego doskonalenia zawodowego, obejmującego
poszerzanie wiedzy, umiejętności i kwalifikacji.
Rozwój zawodowy audytora wewnętrznego jest czynnikiem warunkującym jakość świadczonych
usług audytu wewnętrznego oraz wpływającym na zapewnienie skuteczności oraz efektywności
działań audytu wewnętrznego.
Audytor wewnętrzny, w celu realizacji standardu ciągłego doskonalenia zawodowego (Standard
1230), wykorzystuje samokształcenie, uczestnictwo w szkoleniach podnoszących poziom
kwalifikacji zawodowych, uczestnictwo w Programie Ustawicznego Kształcenia. Program
ustawicznego profesjonalnego dokształcenia /Program CPE/, w którym uczestniczy audytor
wewnętrzny przewiduje konieczność uzyskania 40 punktów CPE w okresie dwóch lat objętych
raportowaniem.
Wielostopniowa ocena funkcjonowania audytu wewnętrznego
9.
Program Zapewnienia i Poprawy Jakości Audytu Wewnętrznego zakłada dokonywanie oceny
funkcjonowania audytu wewnętrznego obejmującej wszystkie aspekty działania audytu
wewnętrznego oraz monitorowanie w sposób ciągły jego efektywności.
10. Właściwa realizacja Programu Zapewnienia i Poprawy Jakości Audytu Wewnętrznego przewiduje
bieŜące oraz okresowe dokonywanie oceny audytu wewnętrznego (oceny wewnętrzne i
zewnętrzne) oraz samoocenę audytu wewnętrznego.
Oceny zewnętrzne
11. Oceny zewnętrzne dotyczą przeglądu systemu audytu wewnętrznego pod względem zapewnienia
odpowiedniej jakości usług świadczonych przez audytora wewnętrznego.
12. Zasadne jest przeprowadzenie, co najmniej raz na pięć lat, oceny zewnętrznej pracy audytu
wewnętrznego. Oceny winna dokonać niezaleŜna i wykwalifikowana osoba lub zespół spoza
jednostki.
13. Wyboru osoby lub zespołu dokonuje się na podstawie dostarczonych informacji potwierdzających
kompetencje i kwalifikacje w zakresie praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, z uwzględnieniem
kryterium niezaleŜności zapewniającego, iŜ nie występuje rzeczywisty lub domniemany konflikt
interesów.
Ocena kompetencji dotyczy doświadczenia w audycie wewnętrznym i dotychczasowych dokonań
zawodowych. Ocena kwalifikacji uwzględnia wielkość i złoŜoność organizacji, z którymi oceniający
był w przeszłości związany, w porównaniu do wielkości i złoŜoności Urzędu Miasta KędzierzynKoźle.
14. Ocena zewnętrzna moŜe być przeprowadzona w formie:
1) pełnej zewnętrznej oceny przeprowadzonej przez wykwalifikowaną, niezaleŜną osobę lub
zespół oceniający spoza jednostki,
2
15.
16.
17.
18.
19.
20.
2) niezaleŜnej walidacji przez wykwalifikowaną, niezaleŜną osobę lub zespół oceniający spoza
jednostki samooceny sporządzonej przez audytora wewnętrznego,
3) przeglądu partnerskiego.
Osoba lub zespół oceniający pracuje w siedzibie jednostki, przeprowadzając rozmowy,
badania, sporządzając zestawienia i analizy porównawcze oraz przeglądy dokumentacji
roboczej.
Walidacja samooceny dokonywana jest przez niezależną i kompetentną osobę lub zespół,
która zatwierdza prawidłowość przeprowadzenia samooceny i uzyskanych dzięki niej
wyników. Oprócz badania samooceny, walidator potwierdza niektóre z czynności
samooceny, odbywa wizytę na miejscu, gdzie rozmawia z członkami wyższego
kierownictwa. Końcowym efektem oceny zewnętrznej jest zatwierdzenie dokonanej przez
audytora wewnętrznego samooceny, dotyczącej zgodności audytu wewnętrznego z
Standardami lub sporządzenie osobnego raportu wyszczególniającego wykryte
rozbieżności. Warunkiem zastosowania tej metody jest wcześniej przeprowadzona
samoocena przez audytora wewnętrznego.
Przegląd partnerski polega na przeprowadzeniu niezaleŜnej oceny zewnętrznej przez audytora
wewnętrznego lub zespół audytorów wewnętrznych. Podstawą przeprowadzenia oceny jest
porozumienie obejmujące co najmniej 3 jednostki samorządu terytorialnego. Przeprowadzenie
przeglądu dla dwóch jednostek nie spełnia wymogu niezaleŜnej oceny zewnętrznej.
Po zakończeniu oceny jej wyniki przekazywane są na piśmie Prezydentowi Miasta oraz
audytorowi wewnętrznemu. Informacja o wynikach wskazuje na zgodność lub brak
zgodności działalności audytu wewnętrznego z Standardami oraz zawiera zalecenia
przeprowadzenia możliwych usprawnień.
Jeśli Prezydent Miasta uzna zasadność uwag i wniosków wynikających z przeprowadzonej oceny
podejmuje niezbędne działania w celu ich wdroŜenia. JeŜeli działania te mieszczą się w zakresie
uprawnień Audytu Wewnętrznego, za ich wdroŜenie odpowiada audytor wewnętrzny.
Audytor wewnętrzny informuje Prezydenta Miasta o efektach i sposobie wdroŜenia uwag i wniosków
wynikających z przeprowadzonej oceny zewnętrznej.
Oceny wewnętrzne
21. Oceny wewnętrzne powinny słuŜyć poprawie jakości realizacji zadań audytowych prowadzonych
przez audytora wewnętrznego.
22. Na oceny wewnętrzne składają się:
1) wynikające z przepisów obowiązki sporządzenia planu audytu na rok następny oraz
sprawozdania z wykonania planu za rok poprzedni,
2) okresowe przeglądy przeprowadzane drogą samooceny,
3) bieŜące monitorowanie działalności audytu wewnętrznego,
4) okresowa ocena pracownicza dokonywana przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle, w trybie
przewidzianym odrębnymi przepisami.
Bieżące monitorowanie działalności audytu wewnętrznego
23. BieŜące monitorowanie działalności audytu wewnętrznego jest nieodłącznym elementem zasad i
praktyki zarządzania audytem wewnętrznym i jako takie stanowi integralną część codziennego
nadzoru i przeglądu bieŜącej działalności audytu wewnętrznego.
24. BieŜące monitorowanie będące częścią zasad, procedur i praktyk wykorzystywanych do
zarządzania działalności audytu wewnętrznego odbywa się z wykorzystaniem następujących
procesów i narzędzi:
3
1) przeglądu akt bieŜących audytu wewnętrznego, przeprowadzonego przez audytora
wewnętrznego w celu potwierdzenia kompletności dokumentacji audytowej,
2) zatwierdzenia przez audytora wewnętrznego ostatecznego Sprawozdania z wykonania zadania
zapewniającego oraz zaleceń zawartych w tym dokumencie,
3) uzyskania bieŜącej informacji zwrotnej pochodzącej od kierowników komórek audytowanych
dotyczącej pracy audytora wewnętrznego. W tym celu wykorzystuje się badanie prowadzone po
zakończeniu realizacji zadania audytowego z wykorzystaniem ankiety stanowiącej załącznik do
niniejszego Programu Zapewnienia i Poprawy Jakości Audytu Wewnętrznego.
Samoocena audytu wewnętrznego
25. Kompleksowa samoocena audytu wewnętrznego, prowadzona raz w roku przez audytora
wewnętrznego, słuŜy zapewnieniu zgodności działalności audytu wewnętrznego z Definicją i
Standardami oraz ocenie stosowania Kodeksu Etyki, co przyczynia się do identyfikacji obszarów lub
elementów audytu wewnętrznego wymagających ulepszeń.
26. Samoocenę audytu wewnętrznego prowadzi się w oparciu o analizę spełnienia kluczowych
kryteriów oceny obszaru audytu, które naleŜy wziąć pod uwagę oceniając jego funkcjonowanie w
kontekście warunków, w jakich prowadzona jest działalność.
27. Kryteria samooceny mogą ulegać zmianie wraz z ewaluacją audytu wewnętrznego.
28. Wyniki samooceny naleŜy udokumentować wraz ze wskazaniem działań, które naleŜy podjąć w
celu zapewnienia poprawy jakości działalności audytu wewnętrznego. Kolejne samooceny powinny
uwzględniać wyniki poprzednich.
Rozwiązywanie sporów
29. W sytuacji, gdy na skutek wypracowania odmiennych poglądów na tematy, które są przedmiotem
audytu, wystąpi spór dotyczący zaopiniowania kwestii będącej przedmiotem audytu, winien on
zostać bezwzględnie rozstrzygnięty z zachowaniem zasady kontradyktoryjności.
30. W przypadku braku porozumienia między audytorem wewnętrznym a kierownikiem komórki
audytowanej, ostateczne rozstrzygnięcie sporu naleŜy do Prezydenta Miasta. O decyzji tej informuje
się kierownika komórki audytowanej.
UŜycie formuły zgodności z Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu
wewnętrznego
31. UŜycie formuły „Zgodny z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu
Wewnętrznego” wymaga uzyskania wyników Programu Zapewnienia i Poprawy Jakości dających
racjonalne zapewnienie, Ŝe audyt wewnętrzny funkcjonuje zgodnie z Standardami, Definicją oraz
Kodeksem Etyki. Wyniki muszą pochodzić z przeprowadzonych ocen wewnętrznych i
zewnętrznych. Deklaracja zgodności nie jest moŜliwa bez przeprowadzonej w ciągu pięciu lat oceny
zewnętrznej oraz bez wprowadzenia wszystkich zalecanych wcześniej usprawnień w celu usunięcia
wykrytych znaczących niezgodności.
4