Poufne wydruki pod kontrolą

Poufne wydruki pod kontrolą
Oprogramowanie instalowane na urządzeniach wielofunkcyjnych skutecznie zapobiega
wyciekowi poufnych dokumentów drukowanych
Firmy stosują coraz bardziej zaawansowane systemy zabezpieczeń wrażliwych danych przed
ich wyciekiem lub dostępem do nich osób nieuprawnionych. Szczególną ochroną objęte są
pliki cyfrowe. Jednak nadal niewiele firm wdraża rozwiązania, które chronią dokumenty
drukowane. Tymczasem jest to bardzo ważne, np. w sytuacji, gdy kopia istotnego dokumentu
pozostawiona na urządzeniu – może dostać się w ręce osoby spoza firmy oczekującej w
korytarzu na spotkanie… Co wtedy?
W najlepszym wypadku – uczciwy znalazca, zorientowawszy się, że ma do czynienia z poufnymi
danymi odda wydruk pracownikowi firmy. W najgorszym – osoba, w której ręce dostanie się tajemnica
służbowa, dane personalne czy inne wrażliwe informacje, może je wykorzystać. Jak zatem chronić
wydruki, a przy okazji firmowe pieniądze? Wszystko jest kwestią wyboru odpowiednich rozwiązań.
- Bezpieczeństwo procesów druku to jeden z poważniejszych problemów zwłaszcza dużych i bardzo
dużych firm. Najbardziej odczuwalne z nich to oczywiście odbiór wrażliwych wydruków przez osoby
nieupoważnione oraz druk dużych ilości dokumentów prywatnych przekraczający obciążenia
urządzenia i zwiększający koszty jego eksploatacji – tłumaczy Mateusz Macierzyński, kierownik
produktu ds. software w Konica Minolta Business Solutions Polska. Firmy mogą jednak w prosty
sposób zminimalizować te zagrożenia. Na rynku dostępny jest szereg rozwiązań dedykowanych
problemom bezpieczeństwa procesów druku, zarówno w obszarze poufności, jak i stabilności
wydatków, związanych z posiadana flotą. -Firmy mogą skorzystać z oprogramowania SafeQ lub
PSES, a zamiast kilku drukarek, skanerów i faksów skorzystać z systemów wielofunkcyjnych, które
choć nieco droższe w momencie zakupu – zwracają się w procesie eksploatacji ze względu na dużo
niższą cenę jednostkowego wydruku – dodaje Mateusz Macierzyński.
Rozwiązania dedykowane firmom w zakresie bezpieczeństwa to przede wszystkim oprogramowanie
PageScope Enterprise Suite. Oprogramowanie, w skrócie nazywane PSES, oparte jest na modułowej
budowie, dzięki czemu może być przeznaczone dla szerokiego i posiadającego różne potrzeby grona
użytkowników. Nowy moduł w ostatniej aktualizacji oprogramowania – My Print Manager, posiadający
funkcję „follow me” – umożliwia druk na dowolnym urządzeniu Konica Minolta i zatrzymanie
dokumentu do czasu jego odbioru przez właściciela po autoryzacji kodem lub kartą. Oprogramowanie
uruchamia proces druku wyłącznie po uwierzytelnieniu, co zwiększa bezpieczeństwo i eliminuje
problem produkcji niepotrzebnych dokumentów, o których odbiorze pracownik zapomina. Oprócz
wydruku podążającego znajdziemy takie funkcjonalności, jak obsługa PIN kodów, nowoczesny moduł
raportowy czy dostęp do swoich ulubionych prac. Dzięki PSES obawy, że dokument zawierający
wrażliwe dane trafił w niepowołane ręce po prostu znikają.
PSES w swojej budowie ma również inne moduły pozwalające na monitorowanie wszystkich
urządzeń, ich stanu oraz dostępności, wydajności i obciążenia. Pozwala także administratorom IT na
efektywną personalizację funkcjonalności poprzez nadawanie praw konkretnym użytkownikom.
Oprogramowanie gromadzi dane dotyczące odczytów liczników, zwiększając jakość druków i
kontrolując koszty. Ważnym modułem w ramach PSES jest
My Panel Manager umożliwiający konfigurowanie paneli i książek adresowych dla poszczególnych
użytkowników, dzięki czemu łatwością stała się obsługa urządzeń w sieci. Technologia ta umożliwia
również centralne zarządzanie uprawnieniami dostępu do skanowania. W ten sposób wyeliminowana
zostaje możliwość, że dokument zawierający poufne dane anonimowo dostanie się poza granice
firmy.
Firmy powinny pomyśleć też o bezpieczeństwie „w drugą stronę”, czyli odpowiedniej ochronie
dokumentów zawierających wrażliwe dane, które trafiają do firmy z zewnątrz. Aby je odpowiednio
zabezpieczyć lub przetworzyć dane w nich zawarte przy zachowaniu ochrony i minimum czasu warto
zainwestować w urządzenia ze zintegrowanym oprogramowaniem OCR. – Z portfolio Konica Minolta
to rozwiązanie bizhub OCR, które pozwala efektywnie poprawić funkcjonowanie procesu archiwizacji
firm. Dokument papierowy wystarczy zeskanować, a urządzenie przetworzy je na plik Word, Excel lub
PDF. Pozwala to na usprawnienie pracy i ograniczenie liczby urządzeń i oprogramowania do
przetwarzania skanów, instalowanego w komputerach użytkowników - mówi Mateusz Macierzyński.
Oprogramowanie do ochrony i archiwizacji dokumentów to rozwiązania o bardzo wysokiej
efektywności, które idealnie wpisują się w potrzeby administrowania i zarządzania urządzeniami
wielofunkcyjnymi oraz dokumentami drukowanymi. Łączą w sobie użyteczne udoskonalenia zarówno
dla codziennej pracy działu IT, jak i pracowników. W połączeniu z urządzeniami Konica Minolta
gwarantują bezpieczeństwo wydruku i przede wszystkim – zmniejszenie kosztów i tak bardzo
rozbudowanej i drogiej w eksploatacji floty dużych firm.