Zadbaj o bezpieczeństwo informacji

Zadbaj o bezpieczeństwo informacji
Pomimo rosnącej świadomości wrażliwości danych firmowych, wciąż sporo osób zapomina o
znaczeniu bezpiecznego obiegu dokumentów. W wielu podmiotach przygotowywane tam
raporty i analizy są produktem końcowym, a zawarta nich wiedza stanowi know-how
przedsiębiorstwa. Tym bardziej należy ją chronić. Można to zrobić dzięki zastosowaniu
specjalistycznych aplikacji i… zdrowego rozsądku. Trzeba tylko wiedzieć o zagrożeniu.
Kilka lat temu głośno było o pewnym studencie z Gdańska, który na wysypisku śmieci znalazł twardy
dysk pochodzący z jednego z dużych banków. Znajdowały się na nim dane osobowe tysiąca jego
klientów, numery ich krat płatniczych, informacje o ich kontach itp. Wszystko bez trudu można było
odczytać. Na podobne niebezpieczeństwo narażeni są także użytkownicy urządzeń wielofunkcyjnych,
gdyż tak samo jak komputery, wyposażone są one w twarde dyski, a każdy dokument zanim zostanie
skopiowany, jest skanowany i przetwarzany na plik cyfrowy.
W instytucjach gdzie bezpieczeństwo musi być utrzymywane na najwyższym poziomie popularnym
rozwiązaniem jest np. instalacja modułów szyfrujących na twardych dyskach urządzeń
wielofunkcyjnych. Dzięki temu osoby niepowołane nie mogą odczytać zapisanych na nich informacji. Z
myślą o poprawie bezpieczeństwa inżynierowie Konica Minolta opracowali pakiet bizhub SECURE,
który ma zapobiec zagrożeniu przed atakiem za pośrednictwem sieci oraz zwiększyć ochronę
informacji przesyłanych drogą elektroniczną. Rozwiązanie polega na szyfrowaniu zawartości twardego
dysku i ochronie jej specjalnym hasłem. Dzięki temu nawet jeśli zostanie on usunięty z urządzenia
wielofunkcyjnego nie będzie można go uruchomić i odczytać. Często dochodzi do tego po okresie
leasingowania, kiedy sprzęt trafia do innego użytkownika. Usługa polega też na automatycznym
usuwaniu danych z twardego dysku i pamięci RAM, co powoduje, że żaden kopiowany, skanowany
lub faksowany dokument nie zostanie zapisany w pamięci urządzenia. Automatycznie usuwane są
także wszelkie materiały znajdujące się w skrzynkach użytkowników.
Zagrożeniem dla bezpieczeństwa firmy mogą być także jej pracownicy. Kopiowanie poufnych
materiałów w przypadkowych miejscach, wynoszenie ich poza teren firmy, zapisywanie wrażliwych
danych na urządzeniach przenośnych, które można łatwo zgubić – w wielu przedsiębiorstwach jest to
nagminne. Podobnie, jak zapominanie o odebraniu dokumentów z drukarek.
- Słyszałem anegdotę o handlowcu jednej z firm, który idąc korytarzem pewnego przedsiębiorstwa na
negocjacje zebrał do ręki plik przypadkowych dokumentów zalegających w podajnikach drukarek.
Pokazał je osobie, z którą negocjował kontrakt z pytaniem czy są wśród nich dokumenty wrażliwe.
Stawką zakładu było podpisanie dużego kontraktu na optymalizację procesu druku. Szybko został on
zawarty, gdyż jak się okazało, niefrasobliwi pracownicy pozostawili w urządzeniach sporo takich
materiałów – opowiada Rafał Śliwiński, Kierownik Produktu ds. Oprogramowania Konica Minolta
Business Solutions Polska.
Najprostszym sposobem, aby zapobiec nieautoryzowanym wydrukom jest wprowadzenie kodów PIN
lub kart magnetycznych. Dzięki temu wydrukowane materiały można odebrać dopiero po podejściu
użytkownika do urządzenia. Rozwiązaniem zdecydowanie poprawiającym bezpieczeństwo jest
również aplikacja PageScope Enterprise Suite (PSES) Konica Minolta. Pozwala ona na pełną kontrolę
obiegu dokumentów w firmie i pracę w środowisku autoryzowanym oraz monitoring wszystkich
czynności związanych z drukowaniem, kopiowaniem, skanowaniem oraz faksowaniem materiałów.
Dzięki niej wiadomo kto i kiedy korzystał z urządzeń wielofunkcyjnych, ile materiałów wydrukował lub
zeskanował i gdzie je wysyłał. Administrator może też ograniczyć ilość osób uprawionych do
wysyłania dokumentów poza wewnętrzną sieć firmy.
Nowoczesne rozwiązania umożliwiają całkowitą kontrolę obiegu dokumentów w firmie. Poprawa
bezpieczeństwa w największym stopniu zależy jednak od samych pracowników, którzy muszą być
świadomi zagrożeń i przestrzegać obowiązujących procedur. Warto o tym pamiętać.