Metody badania pracy i pracowników (3a)

Projektowanie i analiza pracy
Metody i narzędzia analizy pracy
Materiały pomocnicze do zajęć
ANALIZA PRACY
badanie pracy w celu opisania w określonych kategoriach natury zadań
wykonywanych przez pracownika. Polega na zbieraniu i analizowaniu informacji o:
 czynnościach wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy
 wymaganiach wobec osób wykonujących tę pracę
 kontekście, w jakim jest wykonywana praca
Cele analizy pracy:







wskazanie miejsca stanowiska w organizacji, pionie organizacyjnym,
dostarczenie informacji o roli i zakresie zadań pracownika,
projektowanie, usprawnianie i doskonalenie przebiegu pracy,
wskazanie trudności i niebezpieczeństw pracy – planowanie polityki
bezpieczeństwa i profilaktyki przeciwwypadkowej,
podstawa tworzenia systemów motywacyjnych i polityki wynagrodzeń –
wartościowania pracy,
podstawa prowadzenia polityki kadrowej – doboru, oceny, szkolenia, rozwoju i
optymalnego wykorzystania kadry
podstawa tworzenia systemów kompetencyjnych
2 podejścia do analizy pracy
 skierowane na pracę – analiza czynności, wyników pracy
 skierowane na pracownika:
- analiza zachowań pracownika
- analiza cech pracownika
Wykorzystanie analizy pracy (Job Analysis)
1. Opis pracy (job description)– krótka, pisemna informacja oddająca istotę danej
pracy. Zwykle zawiera identyfikatory (nazwa stanowiska, inne informacje
objaśniające miejsce stanowiska w strukturze), podsumowanie (cel istnienia danego
stanowiska), obowiązki i zadania, a także inne informacje jak, na przykład, relacje
wobec innych stanowisk, odpowiedzialność oraz minimalne wymagania.
2. Klasyfikacja pracy (job classification)– polega na grupowaniu jednej lub więcej prac
w rodziny lub kategorie na podstawie określonych kryteriów
3. Ocena pracy (job evaluation)– pozwala ocenić wartość wykonywanej pracy
4. Projektowanie i doskonalenie pracy (job design / redesign)
5. Wymagania i opisy dla rekrutacji i selekcji (human resources requirements /
specification)
-1-
Źródła danych:
 proces pracy
 dokumentacja stanowiska pracy
 pracownicy i ich wiedza
 rezultaty pracy
Metody zbierania danych:

obserwacja procesu pracy:
1. fotografia dnia pracy,
2. obserwacja migawkowa,
3. autoanaliza czynności i zadań dokonywana przez pracownika
4. desktop audit

analiza dokumentów, schematów organizacji, informacji o procedurach,
1. prowadzenie przez pracownika dziennika zadań, raportów czynności

wywiad z pracownikiem/pracownikami, a także z osobami współpracującymi
1. technika incydentów krytycznych (CIT, Critical Incidents Technique)

ankiety, listy kontrolne ze szczegółowymi pytaniami dotyczącymi zadań na
danym stanowisku pracy,

analiza wytworów – metoda pośrednia

metody kwestionariuszowe, np:
KAS - Kwestionariusz Analizy Stanowiska Pracy (PAQ, Position Analysis
Questionnaire), Kwestionariusz Lubelski Analizy Stanowiska Pracy

funkcjonalna analiza pracy

hierarchiczna analiza zadań (HTA, Hierarchical Task Analysis)
-2-
PROCEDURA PRZEPROWADZANIA ANALIZY STANOWISK
Przykładowy schemat przeprowadzenia analizy stanowisk pracy w firmie.
Źródło: Clifford, J.P. (1995): Job Analysis. Why Do It, And How Should it
Be Done? A Guide to Managing Work. Dogwood Meadows: Human
Resources System Institute, s. 18-20.
-3-
ZASADY DOBORU ODPOWIEDNIEJ METODY ANALIZY PRACY
Aby móc trafnie dobrać metodę odpowiedzmy sobie na kilka pytań:
1. Nasze cele, do czego potrzebna nam jest analiza? Do przygotowania procedur
rekrutacyjnych, szkoleniowych, stworzenia stanowiska pracy, wartościowania i
porównywania stanowisk pracy?
2. Na czym polega specyfika wybranej metody, a w szczególności:







jaki jest poziom szczegółowość analizy
czy wymagany jest pośredni czy bezpośredni kontakt z osobami dostarczającymi
informacji
chrakter metody, tzn. orientacja na identyfikację natężenia ogólnych cech pracy
i zadań (np. PQI, FJA) vs orientacja na identyfikację specyficznych cech pracy i
zadań (np. CIT)
jaka jest dostępność metody (czy wymaga odpowiednich uprawnień lub szkoleń)
jakie są koszty metody
jaka jest ilość czasu potrzebnego na realizację odpowiednich etapów
(przygotowanie, przeprowadzenie, analiza wyników)
jaki rodzaj danych, które otrzymujemy w wyniku zastosowania danej metody
(liczbowe, jakościowe)
3. Jakie są, w kontekście powyższych cech zadania i metody, nasze zasoby ludzkie,
czasu, materialne itp. - jakie mamy ograniczenia
WYBÓR METODY SPOŚRÓD CIT, HTA I PAQ:
−
HTA i PAQ obejmują wszystkie aspekty pracy w przeciwieństwie do CIT. Powoduje to
jednak, że mogą nie obejmować mniej oczywistych, ale istotnych aspektów pracy,
szczególnie ważnych podczas określania lepszego niż przeciętny poziomu
wykonywania zadań.
−
CIT i PAQ są zorientowane na osobę, koncentrują sie na umiejętnościach i atrybutach,
które nie są wychwytywane przez HTA. Jednak tylko HTA pozwala na identyfikację
szczegółowych i konkretnych zadań różnicujących pracę.
−
PAQ dostarcza dużej ilości danych numerycznych, podczas gdy HTA dostarcza
danych opisowych. CIT dostarcza danych obydwu typów danych.
−
Wysoko ustrukturalizowana metoda PAQ jest komercyjna i wymaga długotrwałego
treningu, podczas gdy HTA i CIT mogą być stosowane od momentu zrozumienia
głównej idei.
−
Podczas przeprowadzania HTA często stosowana jest bezpośrednia obserwacja
pracy, podczas gdy PAQ i CIT opierają sie na pośrednich relacjach pracowników.
−
Żadna z tych metod nie przynosi wyników satysfakcjonujących, gdy stosowana jest
samodzielnie, natomiast stosowane równocześnie dostarczają komplementarnych
danych pozwalając na analizę niemal wszystkich obszarów pracy (Pearn i Kandola,
1993).
-4-
INWENTARZE ZADAŃ







spisy zadań związane z danym stanowiskiem pracy lub typem pracy
technika wykorzystywana przez armię Stanów Zjednoczonych
technika przydatna podczas analizy dużej liczby typów prac zaliczanych do jednej
kategorii
podstawa tworzenia matryc wiedzy i umiejętności, określania wymogów szkoleniowych
metoda specyficzna – dostosowywana do konkretnego typu pracy (w przeciwieństwie
do np. PAQ)
tworzone na podstawie obserwacji, wywiadu, informacji zdobywanych z różnych źródeł
celem jest ustalenie zadań znaczących i ważnych dla danej pracy, ich udziału
procentowego w czasie pracy, częstotliwości zadań, trudności i poziomu wymagań dla
ich realizacji itp.
PRZYKŁAD
Inwentarz zadań pracownika apteki (technika)
Ilość czasu
1- niewielka
Zadanie
Poziom trudności
1- bardzo łatwe
Zaznacz X jeśli 2- poniżej średniej 2 – łatwe
zadanie jest
3- przeciętne
wykonywane 3- przeciętna
4- powyżej średniej 4 – trudniejsze niż inne
5 -znaczna
Obsługuje kasę
Odpowiada na
pytania klientów
dotyczące produktów
bez recepty
Prowadzi rejestr
wydanych leków
Przygotowuje
składniki do produkcji
leków
Rekomenduje
produkty klientom
Wydaje leki
przygotowywane
przez farmaceutę
-5-
5 – bardzo trudne
HIERARCHICZNA ANALIZA ZADAŃ (HTA, Hierarchical Task Analysis)
HTA – podział pracy na komponenty: zadania i sub-zadania. Dane zbierane są z różnych
źródeł, np. Na podstawie obserwacji pracy lub opisu pracy. Następnie tworzy się
hierarchię zadań wraz z planem ich wzajemnych relacji – diagramem HTA.
Zasady:
prezentacja zadań pracownika w formie hierarchicznego schematu obejmującego
czynności i operacje niezbędne do ich wykonania
system trzech elementów CEL (to co chcemy osiągnąć), ZADANIA (sekwencja czynności
niezbędnych do jego osiągnięcia) OPERACJE (proste czynności tworzące zadania)
przydatny w analizie pracy mającej na celu doskonalenie pracy
pozwala na szybką identyfikację krytycznych elementów procesu pracy
PRZYKŁAD
JAK TO ZROBIĆ?
stwórz możliwie
podziel zadania
najliczniejszy zbiór zadań związanych z wykonywaniem danej pracy
na grupy ze względu na ich podobieństwo, pamiętaj podział nie jest
ostateczny – może się zmieniać
nazwij kategorie zadań – określ CEL
zastanów się, jakie czynności i operacje są wykonywane aby osiągnąć rezultat w każdym
z zadań – pamiętaj o stosowaniu określeń czasownikowych
stwórz hierarchie czynności i operacji w obrębie każdej grupy, zastanów się: „co trzeba
umieć, aby móc wykonać to zadanie?”, „czy zadanie nadrzędne może być wykonywane
przez kogoś kto nie potrafi wykonać zadań podrzędnych?”
poproś kogoś kto wykonuje zadania o ocenę twojej hierarchii
(Seels & Glasgow, 1990)
-6-
TECHNIKA KRYTYCZNYCH ZDARZEŃ (CIT, Critical Incidents Technique)




identyfikacja krytycznych elementów zadań i prac, w oparciu o analizę zachowań
wyodrębnienia i szeregowanie zachowań istotnych dla wykonania danej pracy
gromadzenie rzeczywistych danych dotyczących wykonywania pracy
technika stosowana w analizie pracy, analizie zadań i ocenie potrzeb
SCHEMAT OPISU ZACHOWANIA
kontekst – okoliczności, które doprowadziły do tego zdarzenia,
zachowanie pracownika
rezultaty - konsekwencje zachowania
KROK PO KROKU
Na czym polega technika wydarzeń krytycznych i do czego się ją stosuje
Celem CIT jest “ocena tego, co składa się na pozytywne lub negatywne efekty,
poprzez analizę zdarzeń, które kończą się jednoznacznie pomyślnymi lub
niepomyślnymi wynikami”
(Armstrong, 2000,
s.266)
Ustalenie analizowanych obszarów
Jakie aspekty pracy będą analizowane? Jakie wyniki wg nas pozwalają uznać, że
osiągane są cele pracy?
Następnie, omówienie każdego obszaru działań / obszaru pracy oraz poproszenie
o podanie przykładu zdarzenia krytycznego
Przykład – obsługa klienta
Proszę opowiedzieć o sytuacji związanej z obsługą klienta, której był(a)
Pan(i) bezpośrednim obserwatorem lub uczestnikiem. Proszę zastanowić się
nad okolicznościami tej sytuacji, to znaczy przypomnieć sobie kto brał w niej
udział, o co poprosił klient i co Pan(i) lub inny członek personelu zrobił i jaki
był tego skutek
Zebranie informacji nt krytycznego wydarzenia
1.Proszę opisać efektywne/nieefektywne i zakończone sukcesem/porażką
wydarzenie
2.Proszę krótko wymienić okoliczności, które doprowadziły do tego wydarzenia
3.Co dokładnie zrobiła osoba, co sprawiło, że była efektywna
4.Jakie były rezultaty tego działania
5.Na jakim stanowisku pracuje ta osoba
6.Jak długo pracuje ta osoba
Analizowanie poprawności zebranego materiału
przekształcanie opisu w zdania wg schematu - okoliczności, wykonawca, jego
zachowanie, rezultat
ocena “krytyczności” tak przekształconych zdań – najlepiej jeśli dokonywana
jest przez kilka osób przy użyciu skal punktowych
-7-
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY
 brak wyodrębnienia jednego zdarzenia
 nadmierna szczegółowość opisu
 brak strony czynnej
 brak wyraźnego związku pomiędzy wydarzeniem a celem pracy
 opis osądzający, odwołujący się do motywów, postaw i umiejętności związanych z
opisywanym zachowaniem
PODNOSZENIE WIARYGODNOŚCI
 nie pytamy osoby o jej konkretne osiągnięcia,
 od analizowanego wydarzenia nie powinno upłynąć więcej niż 6-12 miesięcy
 zaczynamy od generowania pozytywnych przykładów
JAK SOBIE RADZIĆ PODCZAS PRZEPROWADZANIA CIT
 uwaga na nazwę budzącą złe skojarzenia, lepiej posługiwać się np. nazwą “badanie
zachowań”
 poprosić osobę badaną by wskazała osobę odnoszącą sukcesy na danym
stanowisku i opisała dokładnie jej zachowanie
lub
 poprosić o wymienienie rzeczy, które są niezbędne dla zakończenia jakiegoś
działania sukcesem/porażką
lub
 stworzyć listę działań (planowanie, przewodzenie, podejmowanie inicjatywy)
i pracowanie w odniesieniu do danych kategorii
-8-
KWESTIONARIUSZ ANALIZY STANOWISKA PRACY (KAS)


polska adaptacja Position Analysis Questionnaire (PAQ)
metoda zorientowana na pracownika - identyfikacja wymagań wobec pracownika
POWODY OPRACOWANIA PAQ:


potrzeba stworzenia wystandaryzowanej metody pozwalającej na ustalenie
wymagań poszczególnych stanowisk pracy
potrzeba opracowania metody skutecznego porównywania wymagań na
poszczególnych stanowiskach, a także efektywnego ustalania wynagrodzeń
ZALETY:







łatwość porównywania wymagań pracy
pomaga identyfikować kluczowe umiejętności i kompetencje niezbędne do
wypełniania wymagań pracy
umożliwia szybkie i efektywne przeprowadzanie analizy stanowisk
umożliwia grupowanie i klasyfikowanie pracy wg określonych kryteriów
metoda nadal rozwijana i doskonalona
wysoka standaryzacja i strukturalizacja narzędzia
komputerowe opracowywanie wyników
WADY:
 metoda komercyjna
 metoda wymagająca szkolenia i treningu
 sztywne i odgórne założenia dotyczące elementów pracy
 wysoka standaryzacja i strukturalizacja narzędzia
Na podstawie przeczytanej literatury proszę uzupełnić poniższą tabelę:
KLASP – KWESTIONARIUSZ
LUBELSKI ANALIZY
STANOWISKA PRACY
(Biela, 1992)
Liczba itemów
Budowa metody
(działy
kwestionariusza)
Skale pomiaru
Wyniki
kwestionariusza
(forma,
możliwości
wykorzystania)
-9-
KAS – KWESTIONARIUSZ
ANALIZY STANOWISKA PRACY
polska adaptacja
Position Analysis Questionnaire
PAQ
(McCormick, Jeanneret, Meham,
1975)
FUNKCJONALNA ANALIZA PRACY (FJA, Functional Job Analysis)





technika analizy pracy nastawiona na zadanie zawodowe
powstaje przy okazji opracowywania schematu klasyfikacji zajęć na potrzeby Słownika
Tytułów Zawodowych (DOT), lata 40-50-te USA
celem było stworzenie metody uniwersalnej, wystandaryzowanej i efektywnej
w przeciwieństwie do podejść metodologicznych koncentrujących się na ogólnym opisie
pracy FJA opisuje działania pracownika wykonującego daną pracę - zawód
FJA cechuje specyficzny język opisu pracy, o ściśle określonych słowach i gramatyce
PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA:
PRACA = seria ZADAŃ
ZADANIE = określone działanie lub seria działań mająca doprowadzić do osiągnięcia celu,
zadanie może mieć charakter fizyczny, umysłowy lub interpersonalny
OPIS ZADANIA SKŁADA SIĘ Z 5 KOMPONENTÓW:
KTO – wykonawca zadania
JAKIE DZIAŁANIE – wykonane działanie
W JAKIM CELU – cel działania
NA PODSTAWIE JAKICH INSTRUKCJI/INFORMACJI – opis działania
UŻYWAJĄC JAKICH NARZĘDZI, WYPOSAŻENIA, POMOCY – rzeczy
Działania mogą należeć do jednej z trzech skal funkcji pracowniczych, dotyczącej rzeczy,
danych lub ludzi. Każda ze skal zorganizowana jest hierarchicznie, od działań
najprostszych do najbardziej skomplikowanych. Oprócz tego dokonuje się oceny na
skalach wymagań: umiejętności logicznego myślenia, matematycznych, językowych.
Proszę zapoznać się z odpowiednimi fragmentami podręcznika Chmiela, 2002, s.66, ryc.
3.2!!
-10-
PROCEDURA
1.Wybierz pracę
2.Podziel pracę na zadania
a)obserwuj pracownika
b)w określonych odstępach czasu notuj lub w inny sposób nagrywaj jego działania
posługując się standaryzowaną skalą opisu lub listą kontrolną
3.Sporządź opisy zadań
a)wskaż wykonawcę
b)opisz zadanie posługując się czasownikami
c)wskaż obiekt czasownika (do kogo/czego podejmowane jest działanie)
d)opisz wyposażenie, narzędzia i pomoce używane do zadania (Machine, Tools,
Equipement, Work Aids, MTEWA)
Struk
tura zdań w funkcjonalnej analizie pracy
Źródło: Brannick, M.T., Levine, E.L. (2005). Job Analysis: Methods, Research, and
Applications for Human Resource. Sage Publications, s. 48.
e)opisz oczekiwany
wynik zadania (Materials, Products, Subject Matter and Services,
MPSMS)
-11-
4.Sklasyfikuj każde zadania na skali funkcji pracowniczych
a)określ interakcję – dane, rzeczy, ludzie
b)określ poziom trudności
5.Określ udział czasowy każdego obszaru
a)określ procentowy udział działań z danymi, rzeczami, ludźmi w każdym zadaniu
(suma ma wynieść 100%)
6.Określ dodatkowe wymagania
a)określ poziom wyszkolenia
b)określ poziom wymaganych umiejętności logicznego myślenia, matematycznych lub
językowych
7. Sporządź wystandaryzowaną notatkę
-12-