Nowy system pomoŜe zintegrować BOT

Nowy system pomoŜe zintegrować BOT
Autor: Piotr Stępniewski (BOT Górnictwo i Energetyka)
JuŜ wkrótce wszystkie spółki Grupy BOT połączy wspólny zintegrowany system
informatyczny. Usprawni on procesy biznesowo - organizacyjne i przyspieszy ostateczną
integrację grupy. Nowy zintegrowany system zarządzania klasy ERP będzie jednym z
najnowocześniejszych i największych tego typu rozwiązań w Polsce.
W Grupie BOT trwają zaawansowane prace związane z budową zintegrowanego systemu
zarządzania (ZSZ) klasy ERP (Enterprise Resource Planning). Budowa wspólnego systemu
umoŜliwi Grupie BOT zdobycie lepszej pozycji konkurencyjnej na rynku. Będzie to efekt
wprowadzenia zmian biznesowo-organizacyjnych, opracowanych w ramach Projektu
Integracji Grupy BOT, usprawnienia i integracji systemów zarządzania, wymiany
wyeksploatowanych systemów informatycznych wspomagających zarządzanie oraz
wprowadzania unifikacji i standaryzacji w zakresie wspólnych rozwiązań IT w całej grupie.
Realizacja rządowego programu dla energetyki oraz rosnąca konkurencja w wytwarzaniu i
obrocie energią elektryczną prowadzą nieuchronnie do głębokich zmian w strukturze całego
sektora elektroenergetycznego. Głównymi celami tych przemian jest obniŜanie kosztów,
wzrost efektywności wykorzystywanego majątku trwałego oraz poprawa jakości
świadczonych usług. Zmiany te wiąŜą się z koniecznością ciągłego usprawniania i
reorganizacji procesów, tak by rosła ich efektywność, oraz usprawnianiem systemów
zarządzania. Wspólną platformą tych zmian w konkurencyjnej firmie musi
być zintegrowany system informatyczny, obejmujący swym zakresem kluczowe obszary jej
działalności, a nawet wykraczający swym zasięgiem poza nią.
Korzyści ekonomiczne i biznesowe
WdroŜenie zintegrowanego systemu zarządzania wpłynie na prawie wszystkie obszary
działalności Grupy BOT. Spodziewane są zarówno korzyści najłatwiej zauwaŜalne,
wynikające z usprawnienia procesów, stworzenia nowych moŜliwości, np. w zakresie
automatycznej konsolidacji zakupów, usprawnienia kontrolingu, a takŜe te mniej widoczne,
dotyczące np. terminowego dostarczania wiarygodnych informacji przy podejmowaniu
strategicznych dla Grupy BOT decyzji na najwyŜszych szczeblach zarządzania. WdroŜenie
nowego systemu klasy ERP, będącego praktycznie standardem w największych światowych
korporacjach, wpłynie znacząco na wzrost wartości całej Grupy BOT. Prawidłowo wdroŜony
system będzie dla właścicieli i przyszłych inwestorów gwarancją stosowania w Grupie BOT
przejrzystych standardów dotyczących procesów zarządzania oraz sygnałem właściwej
organizacji podstawowych procesów w grupie. Przeprowadzenie, Związanej z procesem
wdroŜeniowym, gruntownej reorganizacji i unifikacji procesów przyczyni się do znaczącego
wzrost ich efektywności.
Podczas wdroŜenia systemu pracownicy zdobędą unikalne doświadczenia i nowe
kompetencje w zakresie wdraŜania, konfiguracji oraz eksploatacji zintegrowanego systemu
zarządzania. Zostaną przeprowadzone liczne szkolenia i warsztaty podnoszące ich
kwalifikacje. Osoby uczestniczące we wdroŜeniu gruntownie pogłębią swoją znajomość
organizacji poszczególnych spółek oraz całej grupy.
Zintegrowany System Zarządzania ułatwi prowadzenie sprawozdawczości skonsolidowanej,
zgodnej z krajowymi i międzynarodowymi standardami oraz z wymaganiami prawa
giełdowego. Stworzy on teŜ moŜliwość realizacji strategii Grupy BOT w zakresie wydzielania
wyspecjalizowanych centrów usług wspólnych (np.: centrum finansowo-księgowe, centrum
logistyczno-zakupowe, centrum remontowe itp.), które będą świadczyć usługi na rzecz
wszystkich spółek Grupy BOT.
Poprawa warunków bieŜącej działalności operacyjnej, to następny waŜny aspekt
wprowadzenia ZSZ.
Dzięki integracji systemów oraz łatwemu dostępowi do danych z poszczególnych jego
modułów, poprawi się aktualność oraz jakość informacji. Zintegrowany system zarządzania
wymusi konieczność wprowadzania aktualnych informacji dotyczących ewidencji zdarzeń
gospodarczych i technicznych w miejscu ich powstawania. W rezultacie poprawi się jakość
oraz zakres posiadanych informacji, niezbędnych do podejmowania decyzji. Dzięki
moŜliwości sięgania do aktualnych danych źródłowych, nawet z najwyŜszych szczebli
zarządzania, stworzona zostanie moŜliwość łatwej weryfikacji i kontroli poprawności
otrzymywanych sprawozdań . i raportów. Przed uŜytkownikami systemu otworzy się
moŜliwość prowadzenia zaawansowanych analiz i symulacji,, równieŜ dzięki zwiększeniu
ilości danych gromadzonych przez system. W związku ze słabym obecnie stopniem integracji
wykorzystywanych systemów, duŜa część danych jest dzisiaj trudno dostępna, a brak
jednolitych standardów zarządzania danymi utrudnia sięganie do nich z poziomu innych
systemów. Wiarygodne i dostępne dane stworzą takŜe moŜliwość budowy korporacyjnej
hurtowni danych oraz wdroŜenia związanych z nią modułów analiz, planowania i symulacji
dla całej grupy. Skróceniu ulegnie czas, a zmniejszeniu nakład pracy związany z
przygotowaniem wymaganych sprawozdań oraz raportów. W systemie będą dostępne gotowe
formularze i raporty zdefiniowane przez uŜytkowników. Raporty i sprawozdania będą
generowane automatycznie w jednolitym formacie dla wszystkich spółek Grupy BOT, bez
konieczności przygotowywania danych wsadowych z poszczególnych modułów lub
systemów spółek. Zlikwidowana zostanie, dzięki przepływowi i wykorzystaniu wspólnych
danych oraz wspólnemu zarządzaniu danymi podstawowymi, konieczność wielokrotnego
wprowadzania do róŜnych systemów tych samych danych przez róŜne jednostki
organizacyjne Grupy BOT.
ZSZ będzie fundamentem przyszłego szerszego rozwiązania informatycznego dla Grupy
BOT. Sam zintegrowany system zarządzania będzie moŜna dalej rozwijać, po jego
wdroŜeniu, m.in. poprzez jego integrację z innymi systematami łub wdroŜenie nowych
zaawansowanych funkcjonalności, takich jak: Ąctivity Based Costing, Customer Relationship
Management, Suppły Chain Management, Balanced Scorecard itp.
Istotnym efektem wdroŜenia ZSZ będą oszczędności w zakresie rozwoju i eksploatacji
systemów informatycznych. Wprowadzenie systemu zintegrowanego pozwoli wyeliminować
wzrastające koszty eksploatacji wielu niezintegrowanych systemów w grupie, wydatki
związane z budową interfejsów, a takŜe te, które grupa musiałaby ponieść w przypadku
dostosowania aktualnie wykorzystywanych systemów do wymagań UE oraz
międzynarodowych standardów rachunkowości.
Oszczędności wynikające z efektu skali oraz wspólnego wykorzystania systemu, a takŜe
infrastruktury teleinformatycznej przez wszystkie spółki, to kolejne korzyści wynikające z
moŜliwości realizacji jednolitej polityki IT w całej Grupie BOT w zakresie danych, sprzętu i
systemów, i w oparciu o opracowane podczas wdroŜenia ZSZ standardy.
Szczegółowy plan wdroŜenia i zakres funkcjonalny Zintegrowanego Systemu Zarządzania
zostaną określone na etapie realizacji analizy przedwdroŜeniowej. Wstępny zakres wdroŜenia
obejmie następujące obszary funkcjonalne:
1. Finanse i księgowość,
2. Kontroling,
3. Zarządzanie kadrami,
4. Gospodarka materiałowa,
5. Zarządzanie inwestycjami i projektami,
6. Gospodarka remontowa,
7. Zarządzanie ryzykiem,
8. Zarządzanie przepływem prac (Business workflow).
Od analiz przez model procesów do wdroŜenia systemu
Ze względu na bardzo duŜe znaczenie zintegrowanego systemu zarządzania dla
funkcjonowania Grupy BOT i jej dalszego rozwoju prace związane z budową systemu
rozpoczęto od wykonania szczegółowej analizy przedwdroŜeniowej, realizację której
powierzono wybranej w drodze przetargu firmie doradczej (wybrano IDS Scheer Polska Sp. z
o. o.).
Jednym z najwaŜniejszych i zarazem najtrudniejszych zadań realizowanych w ramach analizy
jest opracowanie docelowego modelu procesów, obejmującego wszystkie spółki Grupy BOT.
Model jest przygotowywany w oparciu o szczegółową analizę obecnie funkcjonujących w
spółkach Grupy procesów oraz zmiany biznesowo-organizacyjne zaprojektowane przez
zespoły zadaniowe Projektu Integracji Grupy BOT. Prace te obejmują takŜe tzw. procesy
integrujące (np. sprawozdawczość skonsolidowaną, zarządzanie płynnością finansową grupy,
kontroling strategiczny, zarządzanie inwestycjami strategicznymi), a takŜe procesy, które
będą realizowane w związku z planowanym wydzielaniem centrów usług wspólnych (np.
centrum finansów i księgowości, centrum zakupów, centrum zarządzania personelem itp.).
Zbudowanie jednego wspólnego modelu procesów dla całej grupy pozwoli na ujednolicenie i
udoskonalenie ich funkcjonowania w poszczególnych spółkach. MoŜliwe będzie wzajemne
przenoszenie najlepszych praktyk pomiędzy spółkami grupy. Zapewniona zostanie
przejrzystość i standaryzacja całej organizacji. Stworzy to podstawy do wprowadzenia
jednolitego procesowego zarządzania w Grupie BOT. To z kolei ułatwi przyłączanie nowych
podmiotów do grupy i ich włączanie do jednego wspólnego rozwiązania informatycznego.
Wykonanie prac związanych ze szczegółowym projektowaniem procesów, jeszcze przed
wyborem rozwiązania informatycznego, pozwoli na prawidłowe określenie wymagań
funkcjonalnych w zakresie zintegrowanego systemu zarządzania oraz sprecyzowanie załoŜeń
dotyczących jego budowy. UmoŜliwi to wybór rozwiązania informatycznego ZSZ, w
największym stopniu spełni stawiane wymagania, zarówno dzisiaj, jak i w przyszłości, a takŜe
ułatwi późniejsze zarządzanie samym procesem wdraŜania systemu. Gruntowna analiza
przedwdroŜeniowa znacznie ograniczy ryzyko niepowodzenia projektu i pozwali na szybsze
wdroŜenie ZSZ ze względu na wcześniejsze wykonanie prac, które zwykle zabierają
najwięcej czasu i absorbują największą ilość zasobów podczas wdroŜenia.
Realizacja projektu
Realizacja projektu analizy przedwdroŜeniowej zintegrowanego systemu zarządzania została
podzielona na następujące etapy:
- Etap 0 - organizacja prac projektowych,
- Etap I - diagnoza środowiska biznesowego oraz wykorzystywanych systemów i technologii
informatycznych w Grupie BOT - „Stan JEST",
- Etap II - opracowanie modelu procesów ,Stanu BĘDZIE" na potrzeby wyboru systemu,
- Etap III - opracowanie załoŜeń dotyczących zintegrowanego systemu zarządzania oraz planu
jego wdroŜenia,
- Etap IV - opracowanie dokumentacji na potrzeby przeprowadzenia publicznego
postępowania przetargowego dotyczącego wdroŜenia systemu.
Trwają ostatnie prace związane z diagnozą środowiska biznesowego oraz wykorzystywanych
w Grupie BOT systemów i technologii informatycznych, a takŜe akceptacją opracowywanych
modeli procesów istniejących w poszczególnych spółkach Grupy BOT. Zakończeniem
projektu analizy przedwdroŜeniowej ERP będzie przygotowanie specyfikacji istotnych
warunków zamówienia na wybór systemu. Zgodnie z harmonogramem całość projektu
analizy przedwdroŜeniowej zakończy się w grudniu bieŜącego roku. W realizację projektu w
całej Grupie BOT zaangaŜowanych jest dziś około 170 osób.
W celu realizacji projektu w Grupie BOT powołano:
• Komitet Sterujący składający się z przedstawicieli BOT Górnictwo i Energetyka SA
oraz przedstawicieli firmy IDS Scheer Polska Sp. z o. o.,
• dyrektora Projektu ze strony BOT Górnictwo i Energetyka SA,
dwóch kierowników Projektu Ŝe strony BOT Górnictwo i Energetyka SA oraz
ze strony IDS Scheer Polska Sp. z o. o.,
• pełnomocników zarządów spółek ds. analizy ERP - kierowników Zespołów
WdroŜeniowych Spółek,
• Zespoły WdroŜeniowe w poszczególnych spółkach Grupy BOT, w skład których
wchodzą pracownicy spółek oraz konsultanci IDS Scheer Polska Sp. z o. o., i
funkcjonujące w ich ramach Zespoły Zadaniowe.
• koordynatorów Zespołów Zadaniowych.
Ze względu na duŜe znacznie i rolę projektu funkcję przewodniczącego Komitetu Sterującego
objął osobiście prezes zarządu BOT Górnictwo i Energetyka SA Paweł Skowroński. Ze strony
naszego partnera funkcję wiceprzewodniczącego Komitetu Sterującego równieŜ objął prezes
zarządu IDS Scheer Polska Sp. z o.o.
W celu przyśpieszenia prac związanych z wdroŜeniem zintegrowanego systemu zarządzania
realizowanych jest szereg zadań i projektów pomocniczych. Są one głównie związane z
budową oraz integracją infrastruktur teleinformatycznych spółek Grupy BOT. Największym z
nich jest budowa wspólnej sieci WAN (Wide Area Network) opartej na nowoczesnej technologii MPLS, która umoŜliwi bezpieczne
połączenie systemów teleinformatycznych wszystkich spółek grupy. Sieć WAN zostanie
uruchomiona we wrześniu bieŜącego roku. Na początku 2007 roku w Grupie BOT zostanie
uruchomiona wspólna infrastruktura klucza publicznego, umoŜliwiająca uwierzytelnienie i
kontrolę dostępu uŜytkowników systemów informatycznych oraz obsługę certyfikatów
wymaganych do podpisu elektronicznego. JuŜ wcześniej wdroŜono wspólną platformę
informatyczną, wspomagającą zarządzanie wszystkimi projektami prowadzonymi przez BOT
GiE SA, zbudowaną w oparciu o rozwiązanie Project Serwer firmy Microsoft (EPM). System
EPM znacznie usprawnia komunikację pomiędzy uczestnikami projektu oraz wprowadza
jednolite standardy w zakresie zarządzania projektami. Poprzez zwykłe przeglądarki
internetowe uczestnicy projektu mają moŜliwość współdzielenia bibliotek projektów,
przeglądania i aktualizacji harmonogramów, zgłaszania ryzyk i problemów projektowych,
niezaleŜnie od lokalizacji w której się znajdują. System EPM umoŜliwia takŜe bieŜące
raportowanie oraz prowadzenie analizy stanu projektu, koordynację zasobów pomiędzy
projektami, a takŜe tworzenie społeczności internetowych związanych z realizacją
poszczególnych projektów.
Rozpoczęcie procedury przetargowej na zakup i wdroŜenie rozwiązania informatycznego jest
planowane na styczeń 2007, rozpoczęcie wdraŜania systemu ZSZ przewiduje się na połowę
2007 roku.