"Zarządzanie kompetencjami w realizacji strategii firmy"

"Zarządzanie kompetencjami w realizacji strategii firmy"
Moje wystąpienie będzie miało charakter wyraźnie "hr'owski", gdyŜ jest to dziedzina mi
bliska ze względu na fakt, iŜ reprezentuję agencję doradczą Intersource. Pojawiam się w
gronie zaproszonych gości takŜe dlatego, iŜ zajmuję się w naszej spółce zarządzaniem
personelem. Specyfika działania agencji doradczej, podobnie jak w mediach, jest znacząco
odmienna od innych przedsiębiorstw. Podobieństwo do branŜy mediów opiera się na
stwierdzeniu - ludzie w naszej organizacji to WSZYSTKO.
W kontekście podnoszenia kwalifikacji na pewno natychmiast przychodzą nam wszystkim do
głowy szkolenia, nadawanie dodatkowych uprawnień, przenoszenie odpowiedzialności, czyli
wszelkie elementy składające się na proces rozwoju zawodowego pracownika. JakŜe często
jednak nie bierzemy tu pod uwagę właściwego procesu rekrutacji i selekcji, rozumianej jako
kompleksowe działania w ramach polityki personalnej w odróŜnieniu od działań o charakterze
administracyjnym.
Warto pamiętać, Ŝe najpotęŜniejszą przeszkodą w podnoszeniu kwalifikacji pracowników jest
niewłaściwy dobór osób. Dodatkowo są to olbrzymie koszty, zarówno bezpośrednie jak i
pośrednie:
Funkcje polityki personalnej
Do podstawowych funkcji polityki personalnej naleŜy zaliczyć:
•
Dobór odpowiednich pracowników do przedsiębiorstwa.
Aby z sukcesem realizować tę funkcje trzeba przede wszystkim wiedzieć, jakich
pracowników się zatrudnia, w jaki sposób realizują powierzone im zadania, kogo
jeszcze zatrudnić.
•
•
Identyfikacja i zaspakajanie potrzeb szkoleniowych.
Istotna funkcja, która pozwala na ciągły rozwój pracowników, ale dla jej realizacji
naleŜy wcześniej ustalić w jakie szkolenia zainwestować, jak mierzyć ich efekty?
Odpowiednie motywowanie pracowników do pracy.
Tę funkcję powierza się głównie kadrze menedŜerskiej, ale bez odpowiedniego
przygotowania i zainteresowania całej firmy, prawie niemoŜliwa do zrealizowania.
•
Opracowanie ścieŜek rozwoju zawodowego.
Nie wystarczy zatrudnić odpowiednich pracowników, bez umoŜliwienia im dalszego rozwoju,
w krótszym bądź dłuŜszym czasie najlepsi z nich odejdą lub stracą motywację do pracy.
W realizacji powyŜszych funkcji polityki personalnej bardzo przydatne jest ustalenie zestawu
wymaganych w firmie kompetencji i narzędzi ich pomiaru.
Odpowiedzialność za dobór, umiejętność pomiaru i rozwijanie kompetencji pracowników
spoczywa w rękach pracodawców. Chcąc utrzymać się na konkurencyjnym rynku,
organizacje muszą dbać o zapewnienie odpowiednich kompetencji wynikających z potrzeb
realizowanej strategii. Oparcie polityki personalnej przedsiębiorstwa na kompetencjach jest
sposobem na szybkie przygotowanie przedsiębiorstwa do zmian wywołanych np. wahaniami
koniunktury, inwestycjami w nowe produkty lub nowe rynki.
Definiowanie kompetencji
Pierwszym elementarnym krokiem w procesie wdraŜania systemu zarządzania
kompetencjami jest zdefiniowanie kluczowych kompetencji - kompetencji, dzięki którym
firma realizować będzie swoje cele strategiczne. Kolejny etap to przełoŜenie tych kompetencji
na poszczególne obszary działalności przedsiębiorstwa, aŜ po zdefiniowanie kompetencji
stanowiskowych. W celu pomiaru i tworzenia warunków do rozwoju kompetencji naleŜy do
kaŜdej definicji przypisać odpowiednie poziomy miar, a te z kolei opisać, zrozumiałym dla
całej organizacji, językiem zachowań. Aby róŜnice na poszczególnych poziomach nie budziły
Ŝadnych wątpliwości, język kompetencji powinien być prosty i dostosowany do języka
organizacji, a więc na tyle precyzyjny, aby nikt nie miał wątpliwości, co do ich interpretacji.
W celu uzyskania akceptacji wypracowanych rozwiązań naleŜy zaangaŜować w ten proces
kadrę kierowniczą i przedstawicieli załogi. Stopień zaangaŜowania pracowników wynika z
kultury organizacyjnej, stylu zarządzania, a takŜe etapu rozwoju organizacji.
To, co osiągniemy dzięki zdefiniowaniu i określeniu profili kompetencyjnych dla
poszczególnych stanowisk i ról w przedsiębiorstwie to dopiero początek. Zdefiniowane
profile kompetencyjne stanowią waŜny element kultury firmy, w ramach której strategiczne
cele firmy rozpisane są na role komórek organizacyjnych i indywidualne wymagania, co do
kompetencji poszczególnych pracowników. Aby w pełni zarządzać kompetencjami naleŜy
oprzeć na nich politykę personalną całego przedsiębiorstwa.
Istnieje wiele narzędzi do oceny kompetencji pracownika, np. testy psychologiczne lub
metoda Assessement/Development Center. Najczęściej jednak spotykaną formą diagnozy
kompetencji jest ocena okresowa, podczas której przełoŜony dokonuje oceny pracownika w
odniesieniu do wymaganego profilu stanowiska, czy teŜ roli w organizacji. Dobiera dla
pracownika szkolenia w celu uzupełnienia kompetencji i planuje jego rozwój.
Zarządzanie kompetencjami a informatyka
W przeciwieństwie do dotychczas stosowanych opisów stanowisk czy nieaktualizowanych
zakresów obowiązków kompetencje wymagają nieustannej opieki i konfrontacji z
rzeczywistością, Kompetencje powinny odzwierciedlać ciągłe zmiany zachodzących w Ŝyciu
organizacji, a więc powinny być wciąŜ aktualizowane. Jak zarządzać tak olbrzymią, wciąŜ
zmieniającą się informacją w firmie, jak optymalizować procesy administracji systemem
kompetencyjnym? W nieduŜym przedsiębiorstwie moŜna posłuŜyć się podręcznikiem
kompetencji lub arkuszami ocen. Dla większych przedsiębiorstw wskazane są rozwiązania
informatyczne, w których raz zdefiniowane kompetencje stanowią bazę danych do procesów
selekcji, rekrutacji, szkoleń, rozwoju i oceny pracownika. Przykładem takiego systemu jest
IFS Applications - zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem w obszarach: finanse,
dystrybucja, produkcja, remonty, zarządzanie zasobami ludzkimi (HR), projektowanie, CRM.
Zarządzanie kompetencjami z wykorzystaniem systemu informatycznego stwarza łatwy
dostęp do informacji, poprawia komunikację w firmie, ułatwia szybkie wprowadzanie zmian.
Poprzez dostęp do systemu, nie tylko pracowników komórek personalnych, ale przede
wszystkim kierowników poszczególnych jednostek, a takŜe samych pracowników,
udostępniamy szeroki wachlarz moŜliwości wykorzystania kompetencji. W firmach, gdzie
jedynie dział personalny odpowiedzialny jest za rozwój pracowników, trudno jest oczekiwać
zwrotu inwestycji w kapitał ludzki. Brak umiejętności zarządzania ludźmi i dyscypliny ze
strony kadry kierowniczej jest potęŜnym hamulcem realizacji strategii firmy. Dlatego teŜ
szczególną uwagę przedsiębiorstwa powinny poświęcić definiowaniu i rozwojowi
kompetencji kierowniczych, przywódczych.
Zarządzanie kompetencjami przy wsparciu systemu IFS Zasoby LudzkieTM
System IFS stwarza bardzo szerokie moŜliwości w zakresie zarządzania kompetencjami.
Pozwala bowiem na:
•
•
Dobór odpowiednich pracowników do zadań/ról w organizacji poprzez automatyczne
przeszukiwanie bazy danych pracowników i kandydatów do pracy w celu selekcji i
doboru najbardziej właściwych osób.
Identyfikację potrzeb szkoleniowych dla indywidualnych pracowników, grup
pracowniczych jak i całego przedsiębiorstwa.
Rys 1. Porównanie kompetencji pracownika z profilem stanowiska
Na rys.1 przedstawiono analizę wymagań stanowiska z aktualnym poziomem
kompetencji pracownika. Posiadając wymagania stanowiskowe i aktualne profile
kompetencyjne pracowników moŜna ocenić, jaki potencjał wiedzy, umiejętności i
kompetencji istnieje w organizacji. Teraz moŜna odpowiednio zaplanować rozwój
poszczególnych pracowników, grup zawodowych i całej organizacji.
Idealnym rozwiązaniem jest przypisanie do kaŜdego poziomu kompetencji
odpowiednich szkoleń lub programów rozwojowych. Wówczas system automatycznie
podpowie jakie wymagane są szkolenia dla danego pracownika. Taka analiza
umoŜliwia na inwestowanie tylko w szkolenia wynikające z potrzeb firmy, a więc
koncentrację działań, oszczędzanie na szkoleniach nieprzydatnych dla organizacji.
•
Zbiorczą analizę wnętrza przedsiębiorstwa
System umoŜliwia przeprowadzenie zbiorczej analizy kompetencji, dzięki której
moŜliwa jest ocena całego przedsiębiorstwa lub konkretnej grupy zawodowej.
Zbiorcza analiza jest nie tylko narzędziem pomiaru aktualnego poziomu kompetencji
pracowników, ale równieŜ systemem wczesnego ostrzegania, poniewaŜ w jej wyniku
uzyskiwane są informacje typu: ilu pracowników z uprawnieniami mistrzowskimi
będzie w firmie za 5 lat? Czy nie okaŜe się, Ŝe część tych osób odejdzie na emeryturę?
W kogo zainwestować teraz? Co stanie się w momencie wprowadzenia nowego
produkutu, zmiany technologii? Czy będą w organizacji wystarczające kompetencje,
aby przeprowadzić taką zmianę? Czy firma jest gotowa na takie zmiany?
•
Planowanie rozwoju pracownika
Nie wszystkie kompetencje moŜna nabyć poprzez szkolenia, dlatego teŜ istnieje
moŜliwość planowania indywidualnego rozwoju pracownika wykorzystując takie
narzędzia, jak:
o
o
o
o
o
powierzenie odpowiedniego zadania,
przypisanie do danego zespołu, projektu,
oddelegowanie do innej pracy,
przyznanie mentora/coach'a,
samodoskonalenie.
Dla pracownika juŜ sama świadomość wymagań, jakie stawia przed nim organizacja
oraz moŜliwość rozwijania i uzupełniania kompetencji stanowi potęŜny czynnik
motywujący do samokształcenia, samorozwoju.
Integracja działań o obszarze zarządzania zasobami ludzkimi
W przedsiębiorstwach, gdzie system informatyczny obsługuje tylko takie obszary jak
administracja kadrowa i naliczanie wynagrodzeń, prowadzone są osobne bazy danych do
administracji szkoleniami, ocen pracowniczych.
System IFS umoŜliwia integrację wszystkich tych obszarów, a takŜe wyjście poza obszar
kadrowo - płacowy w celu wymiany danych np. z systemem finansowym, zarządzania
produkcją czy remontami. Osoba, która zatrudnia pracownika wprowadza jego dane osobowe,
dane o zatrudnieniu, wykształceniu, uprawnieniach czy teŜ odbytych wcześniej szkoleniach.
Te informacje automatycznie udostępniane są specjalistom naliczającym wynagrodzenia,
analizującym opisy stanowisk, zarządzającym szkoleniami. Powstaje integralna baza danych,
do której upowaŜnione osoby, po nadaniu odpowiednich poziomów autoryzacji, mają dostęp.
Wnioski
Odpowiednie zarządzanie zasobami ludzkimi stanowi w obecnych czasach o sukcesie
kaŜdego przedsiębiorstwa. Prowadzenie spójnej, adekwatnej do strategii firmy polityki
personalnej jest jednym z głównych zadań kadr kierowniczych i komórek personalnych.
Zarządzanie ludźmi poprzez kompetencje znacznie ułatwia sprzęgnięcie aktywności
pracowników z celami strategicznymi firmy, a dzięki wykorzystaniu zintegrowanego systemu
zarządzania, zapewnieni odpowiednią jakość kompetencji pracowników w skali całej
organizacji.
BoŜena Stępień - IFS Poland Sp. z o.o.