zal 04_Szczegolowy opis_41

Załącznik nr 1
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Cel i przedmiot zamówienia:
Organizacja i obsługa logistyczna konferencji informacyjno – promocyjnej na
zakończenie realizacji Projektu pn.: „Modernizacja stopnia Chróścice – przystosowanie
do III klasy drogi wodnej” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu
Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Priorytet VII:
Transport przyjazny środowisku – Działanie: 7.5 poprawa stanu śródlądowych dróg
wodnych.
Przedmiot zamówienia obejmuje:
1. Wynajem hotelu oraz Sali konferencyjnej.
2. Wyposażenie powierzchni konferencyjnej, w tym wyposażenie w sprzęt
multimedialny wraz z obsługą techniczną.
3. Zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca odbywania konferencji.
4. Rozprowadzenie materiałów promocyjno-informacyjnych przekazanych przez
Zamawiającego.
5. Produkcja materiałów konferencyjnych (wydrukowanie i wysyłka zaproszeń dla
uczestników konferencji).
6. Zapewnienie cateringu i powierzchni na catering oraz profesjonalnej obsługi
kelnerskiej i technicznej.
7. Zapewnienie usługi transportowej dla uczestników konferencji.
8. Zapewnienie serwisu fotograficznego konferencji prasowej.
9. Rezerwacja noclegów dla uczestników konferencji.
10. Rezerwacja co najmniej jednego pomieszczenia/pokoju do dyspozycji
Zamawiającego podczas konferencji.
11. Rejestracja uczestników konferencji.
12. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników konferencji.
Termin wykonania zamówienia:
1. Konferencja odbędzie się w dniu 19.11.2015r. rezerwacja dwóch noclegów
z 18 -19.11 i 19 - 20.11.2015r.
2. Zamawiający zaleca zorganizowanie konferencji najpóźniej na 2 tygodnie przed
jej rozpoczęciem.
1
Miejsce realizacji zamówienia:
Konferencja powinna odbyć się w województwie opolskim w odległości do 30 km od
granic administracyjnych miejscowości Chróścice. Ośrodek powinien spełniać
wymogi hotelu 3 gwiazdkowego.
Liczba uczestników i czas trwania:
1. Konferencja dla max 160 osób.
2. Czas trwania konferencji wynosić będzie 2 dni w tym dwa noclegi.
Ramowy plan konferencji:
1 dzień:
1. Rejestracja i zakwaterowanie uczestników konferencji w pokojach hotelowych
( dla max. 20 osób ).
2. Kolacja - zorganizowana w restauracji hotelowej, powinna zawierać ciepły posiłek
i przystawki oraz ciepłe i zimne napoje (dla max. 20 osób).
2 dzień:
1. Śniadanie tzw. „stół szwedzki” dla zakwaterowanych w hotelu uczestników
konferencji (dla max. 20 osób)
2. Rejestracja uczestników konferencji i odbiór materiałów promocyjno –
informacyjnych
3. Otwarcie konferencji i powitanie uczestników ( przez Dyrektora RZGW)
4. Wystąpienie zaproszonych gości:
Minister Środowiska,
Prezes KZGW,
Dyrektor CUPT,
Marszałek Województwa Opolskiego,
5. Prezentacja multimedialna na temat realizowanych inwestycji przez RZGW we
Wrocławiu.
6. Prezentacja multimedialna na temat realizowanej inwestycji pn. „Modernizacja
stopnia Chróścice – przystosowanie do III klasy drogi wodnej”.
7. Prezentacja filmu na temat realizowanej inwestycji pn. „Modernizacja stopnia
Chróścice – przystosowanie do III klasy drogi wodnej”.
8. Przerwa kawowa – catering
9. Podczas przerwy cateringowej odbędzie się konferencja prasowa – w formie
stand-breifing prasowego.
10. Wyjazd techniczny do miejscowości Chróścice – wizja lokalna zrealizowanej
inwestycji pn. „Modernizacja stopnia Chróścice – przystosowanie do III klasy
drogi wodnej”. Po przyjeździe do Chróścic uczestnicy konferencji ustawią się
pod namiotami rozłożonymi przez Wykonawcę w miejscu wyznaczonym przez
Zamawiającego. Wykonawca ustawi ściankę pop-up lub roll- up, dostarczoną
przez Zamawiającego oraz zapewni mikrofony na statywach + nagłośnienie +
przewody do podpięcia, sprzęt audio. Zamawiający zapewni źródło prądu do
podłączenia powyższych urządzeń.
11. Uroczyste otwarcie obiektu (przecięcie wstęgi).
2
Wykonawca zapewni:
⋅ błękitno-niebieską wstęgę z satyny, szerokość 10 cm i długość 10 mb. +
stojaki,
⋅ dwie kokardy do dekoracji,
⋅ nożyce duże 3 szt. (wykonane ze stali węglowej niklowane, kolor srebrny
min. 23 cm) oraz etui,
⋅ paterę do podawania nożyczek (np. szerokość 26 cm. wysokość 3 cm,
metal, srebrny kolor, niklowana)
⋅ stolik okolicznościowy z wytworną oprawą wizualną
⋅ oprawę muzyczną adekwatną podczas przecinania wstęgi.
12. Powrót do hotelu – uroczysty obiad dla 160 uczestników konferencji.
13. Sesja dyskusyjna na temat inwestycji w nowej perspektywie POIiŚ.
14. Kolacja dla około 80 osób.
3 dzień
Śniadanie tzw. „stół szwedzki” dla zakwaterowanych w hotelu uczestników
konferencji (dla max. 15 osób).
Harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia zostanie ustalony niezwłocznie po
podpisaniu umowy (tj. w dniu podpisania umowy – harmonogram ramowy, co najmniej
7 dni przed rozpoczęciem konferencji harmonogram szczegółowy, w uzgodnieniu
z Wykonawcą.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany/modyfikacji listy uczestników w celu
zapewnienia pełnego wykorzystania miejsc, nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem
konferencji.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia usług cateringowych na
podstawie rzeczywistej listy osób uczestniczących w konferencji, nie później niż 7 dni
przed rozpoczęciem konferencji.
Zakwaterowanie uczestników:
Zapewnienie noclegów z pierwszego na drugi dzień konferencji dla max. 20 osób oraz dla
15 osób w drugim dniu konferencji w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych,
z możliwością pojedynczego wykorzystania. Każdy pokój powinien posiadać łazienkę.
Zakwaterowanie uczestników ma nastąpić w jednym budynku hotelowym, względnie
w kilku budynkach, ale składających się na jeden zamknięty ośrodek. Niedopuszczalne
jest zakwaterowanie uczestników w tzw. formule „rozrzucenia na mieście”. Wykonawca
zobowiązany jest na życzenie zapewnić uczestnikom rezerwację dodatkowych noclegów,
w dniu poprzedzającym konferencję oraz w dniu następnym po konferencji. Rozliczenie
za wykorzystane przez uczestnika dodatkowe noclegi, o których mowa powyżej będą
dokonane przez uczestnika bezpośrednio z hotelem. Wykonawca zobowiązany jest
również do zapewnienia, co najmniej 50 miejsc parkingowych. W każdym z ośrodków,
gdzie zakwaterowani będą uczestnicy konferencji wymagane jest pomieszczenie
bagażowe zapewniające bezpieczne składowanie bagażu w przypadku przyjazdu przed
3
rozpoczęciem doby hotelowej lub w razie konieczności zwolnienia pokoi przed
zakończeniem konferencji lub w przypadku zakończenia konferencji po upływie ostatniej
doby hotelowej.
Rejestracja uczestników konferencji i odbiór materiałów promocyjno –
informacyjnych
1. Wykonawca zapewni punkt informacyjny tzw. recepcja konferencyjna, który ma
znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do Sali konferencyjnej.
2. Wykonawca zapewni 2 osoby do obsługi punktu do których należeć będzie:
rejestracja uczestników konferencji (lista obecności),
wydanie materiałów promocyjno – informacyjnych,
informowanie uczestników o sprawach organizacyjnych,
udzielenie ewentualnej pomocy uczestnikom.
Sala konferencyjna:
Sala konferencyjna powinna być w wielkości stosownej do liczby uczestników
konferencji ( 160 osób ) zapewniająca estetyczne, wygodne, bezpieczne i higieniczne
warunki konferencji (preferowana sala kwadratowa, z porównywalną odległością
prelegentów od uczestników konferencji) w ośrodku, w którym zakwaterowani są
uczestnicy konferencji. Sala musi posiadać sprawną instalację grzewczo - klimatyczną,
jasne oświetlenie, dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia sali do
prezentacji mulitimedialnych oraz z możliwością zapewnienia oświetlenia sztucznego.
Sala powinna być wyposażona w:
1. Mównicę z pulpitem umożliwiającym postawienie laptopa wraz z doprowadzonym
podłączeniem do sieci elektrycznej oraz podłączeniem nagłośnienia sali (mini jack
3,5 mm) zapewniając dobrą słyszalność obejmującą również mikrofony
bezprzewodowe, rzutnik multimedialny z możliwością podłączenia laptopa,
rzutnik na folie, ekran do rzutników, zapewnienie przewodowego
i bezprzewodowego dostępu do internetu oraz obsługę techniczną. Wszystkie
elementy czyste, sprawne oraz należycie przygotowane.
2. Stół prezydialny na 5 osób przykryty suknem lub obrusem ( powinno być czyste
wyprasowane, jednokolorowe, niejednorazowego użytku ) sięgającym do ziemi
(w taki sposób, iż nie będą widoczne nogi osób siedzących przy tym stole) oraz
krzesła. Na stole prezydialnym mają być umieszczone plastikowe tabliczki
informacyjne – identyfikatory imienne dla każdego z prelegentów wraz
z wydrukowanym imieniem i nazwiskiem, funkcją/stanowiskiem oraz nazwą
organizacji, oraz proporczyki (zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez
Zamawiającego najpóźniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem
konferencji). Na stole prezydialnym musi być umieszczona woda mineralna
w zakręcanych butelkach; gazowana i niegazowana 0,5 l min., po 5 butelek
każdego rodzaju oraz min. 5 szklanek.
3. Krzesła nie mniej niż 160 miejsc siedzących, ustawione z podziałem na dwa lub
trzy rzędy (w ułożeniu teatralnym) przodem do stołu prezydialnego. Uczestnicy
4
muszą mieć zapewnione swobodne dojście do wszystkich miejsc siedzących oraz
zapewniony widok na ekran i salę.
W budynku w którym odbędzie się konferencja musi być zapewniona szatnia z obsługą
(min. 2 osoby). Osoby, które będą obsługiwały szatnię będą odpowiadały za
przyjmowanie i wydawanie okryć przed rozpoczęciem konferencji i po jej zakończeniu,
będą odpowiedzialne za garderobę pozostawioną w szatni.
W budynku muszą być zapewnione toalety zaopatrzone w papier toaletowy, mydło oraz
jednorazowe ręczniki do rąk oraz powinna być obecna osoba, która będzie dbała
o czystość w toaletach i uzupełniała brakujące artykuły higieniczne podczas konferencji.
Konferencja nie może być zakłócana przez jakąkolwiek inną imprezę towarzyszącą
(zaleca się aby była to jedyna impreza na obiekcie).
W przypadku opadów śniegu musi być zapewniony dostęp do wejścia i dojazd do
budynku poprzez odśnieżenie oraz posypanie piaskiem/solą.
Wszystkie pomieszczenia, które zapewni Wykonawca muszą być czyste.
Wyżywienie:
Dania serwowane w trakcie uroczystego obiadu i kolacji nie mogą się powtarzać.
Zapewnienie cateringu i powierzchni na catering oraz profesjonalnej obsługi
kelnerskiej i technicznej
1. Powierzchnia na catering musi być przestronna i znajdować się w budynku,
w którym będzie odbywała się konferencja, wielkość powierzchni musi być
odpowiednia dla liczby zaproszonych gości ( 160 osób ), powinna znajdować się
w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej.
2. Catering musi być dostępny podczas rejestracji uczestników konferencji tj.
minimum półgodziny przed rozpoczęciem oraz w czasie trwania konferencji.
Zgodnie z agendą konferencji, planuje się jedną 30 minutową przerwę kawową.
3. Wykonawca jest zobowiązany zabezpieczyć odpowiednio (wystarczające) ilości
produktów spożywczych oraz zastawy stołowej dla wszystkich uczestników
konferencji (mają być na bieżąco uzupełniane).
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia dla każdego uczestnika konferencji co
najmniej:
1. Jednej filiżanki gorącej kawy o pojemności minimum 150 ml (kawa
z ekspresu/zaparzacza).
2. Jednej filiżanki gorącej herbaty o pojemności minimum 150 ml, do wyboru
minimum pięciu rodzajów herbaty w torebkach, w tym herbata czarna i zielona
(o wadze 1,5 ÷ 2,0 gram).
3. Minimum 200 ml stuprocentowego soku owocowego, zapewnionego w min.
trzech smakach, w tym co najmniej sok pomarańczowy i z czarnej porzeczki.
5
4. 0,5 litra wody mineralnej butelkowanej do wyboru spośród wody gazowanej
i niegazowanej, ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie wyższa niż
ilość wody gazowanej.
5. Kompozycja owoców: umieszczona w koszach, szklanych wazonach lub innych
naczyniach dekoracyjnych, składająca się z min. z sześciu rodzajów owoców
( w tym: banany, winogrona, jabłka, mandarynki, kiwi) o łącznej ilości minimum
100 gram na każdego uczestnika konferencji.
6. Wybór ciastek (minimum 4 rodzaje, np. rogaliczki nadziewane, babeczki
z owocami lub inne propozycje), minimum 2 sztuki na osobę, cukierki
czekoladowe lub galaretka w czekoladzie.
7. Ciasta porcjowane (minimum cztery rodzaje w tym sernik, ciasto z makiem
z kremem itp. w ilości co najmniej 3 porcje na osobę.
8. Dekoracyjne kanapeczki bankietowe lub tartinki na pieczywie jasnym i ciemnym
przygotowane z minimum czterema składnikami (np. masło, pasty, ser pleśniowy,
ser mozzarella, oliwki czarne lub zielone, wędlina, pieczone mięso, łosoś, tuńczyk,
sałata dekoracyjna, kiełki warzyw, ogórek kiszony lub konserwowy, pomidorki
koktajlowe. Minimalna ilość kanapek – 4 sztuki na osobę, waga jednej kanapki
minimum 60 gram.
Do podawanych w trakcie konferencji napojów Wykonawca zobowiązany jest zapewnić
dodatki: śmietankę do kawy w dzbanuszkach porcelanowych o pojemności nie większej
niż 300 ml, świeżą cytrynę (plasterki przekrojone na połowę), cukier biały oraz słodzik
(śmietanka do kawy, cytryna i cukier mają być na bieżąco uzupełniane).
Wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych,
niejednorazowego użytku. Napoje zimne będą w szklankach. Do konsumcji przygotowane
zostaną sztućce metalowe. Soki podane będą w szklanych dzbankach o pojemności od
0,7÷1l ( z przeźroczystego szkła). Użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona
i wysterylizowana. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie.
Wykonawca zobowiązany będzie także w ramach usługi cateringowej do:
1. Zapewnienia obsługi kelnerskiej w trakcie trwania konferencji.
2. Zapewnienia stołów nakrytych obrusami ze skirtingami ( obrusy nie mogą być
jednorazowe - papierowe) Użyte obrusy oraz skirtingi muszą być bezwzględnie
czyste i nieuszkodzone, wysterylizowane oraz wyprasowane.
3. Zapewnienie serwetek papierowych jednorazowych na stołach o wymiarach
ok. 15x15.
4. Obrusy na stołach, skirtingi oraz serwetki muszą być utrzymane w tej samej
tonacji kolorystycznej (kolory pastelowe, nierażące).
5. Zapewnienie dekoracji florystycznej na stołach bufetowych.
6. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie
świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, charakteryzować się wysoką
jakością w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania. Produkty
przetworzone (takie jak herbata, kawa, soki i inne) będą posiadały odpowiednią
datę przydatności do spożycia i temperaturę.
6
Podane gramatury dotyczą dań i posiłków po obróbce termicznej.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag w trakcie realizacji usługi, które
Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić.
Na 5 dni przed datą rozpoczęcia konferencji Wykonawca przedstawi menu do akceptacji
Zamawiającego. Zamawiający zobowiązany jest w ciągu jednego dnia roboczego nanieść
swoje uwagi bądź zaakceptować menu.
Sala obiadowa i obiad dla 160 osób.
1. Obiad musi mieć miejsce w tym samym budynku, w restauracji na terenie hotelu.
Restauracja standardem musi odpowiadać min. klasy Premium bądź restauracji
3 gwiazdkowej.
2. Obiad serwowany powinien być w jednym pomieszczeniu, zarezerwowanym
wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od Sali, w której odbywać się
będzie konferencja.
3. Posiłek w formie obiadu zasiadanego, stoły powinny być ustawione w kształcie
podkowy. Na stołach powinny znajdować się obrusy oraz subtelny, elegancki
i stylowy design dekoracji (skirtingi i/lub obrusy, coversy na krzesłach
w dobranych do obrusów kolorach, serwety, serwetki jednorazowe, bukieciki
świeżych kwiatów itp.). Użyte nakrycia muszą być bezwzględnie czyste
i nieuszkodzone, wysterylizowane oraz wyprasowane.
4. Wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych,
niejednorazowego użytku. Napoje zimne serwowane będą w szklankach. Do
konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe. Użyta zastawa będzie
czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Cała zastawa musi być utrzymana
w tym samym wzornictwie.
5. Wykonawca zapewni także doświadczoną i wykwalifikowaną obsługę kelnerską
(min. 2 kelnerów na każde 50 osób. Kelnerzy w jednolitym, stonowanym
schludnym stroju ).
6. Menu składające się z co najmniej następujących elementów: napoju podanego
przed obiadem (podanego przed wejściem do sali restauracji), przystawki, dania
głównego i deseru (z możliwością wyboru wersji wegetariańskiej), a także soków
owocowych (400 ml na osobę), wody mineralnej (gazowanej niegazowanej) kawy
świeżo parzonej, herbaty (ekspresowej w torebkach (min. 3 rodzaje), śmietanki,
cukru , cytryny.
Przystawki dwa rodzaje np.; pasztet mięsny pieczony w cieście francuskim
z żurawiną konfiturą, panierowany ser mozzarella na bukiecie sałat z sosem
czosnkowym, warzywny torcik na paprykowym sosie itp.( 100 gram na osobę)
Danie główne musi składać się np.;
⋅ jeden rodzaj zupy ( co najmniej 200 ml na osobę),
⋅ trzy rodzaje dania głównego do wyboru dwa rodzaje mięsa np. wołowego,
wieprzowego lub drobiowego, po 50%, jedno danie wegetariańskie np. ryba
(łącznie co najmniej 150 gram na osobę),
7
⋅ ciepłe dodatki do dań np. ziemniaki opiekane, gotowane/kluski/dziki ryż, sos
(100 gram na osobę), trzy rodzaje surówek/sałatek (100 gram na osobę).
Deser w formie ciasta tortowego lub tortu (łącznie co najmniej 200 gram na
osobę). Tort zostanie zaprezentowany uczestnikom obiadu, pokrojony oraz
podany przez kelnerów obsługujących gości ( zamawiający przedstawi projekt
tortu).
Napoje do obiadu:
soki owocowe min. 3 rodzaje (łącznie 200 ml na osobę), woda mineralna
(gazowana niegazowana) po 0,5 l na osobę, kawa świeżo parzona,
herbata (ekspresowa w torebkach (min. 3 rodzaje) (kawa i herbat
nielimitowana), śmietanka, cukier, cytryna.
Podane gramatury dotyczą dań i posiłków po obróbce termicznej.
Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże,
przyrządzone w dnu świadczenia usługi, muszą charakteryzować się wysoką jakością
w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania. Produkty przetworzone (takie
jak herbata, kawa, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia
i temperaturę.
Sesja dyskusyjna - wymiana uwag i doświadczeń oraz dyskusja na temat nowej
perspektywy POIiŚ;
Dyskusja w Sali konferencyjnej (program i czas trwania do uzgodnienia
z Zamawiającym.
Kolacja
1. Kolacja zorganizowana w restauracji po zakończonej dyskusji, w tym czasie
Wykonawca zapewni posiłek w formie stołu szwedzkiego oraz sprzęt audio.
2. Posiłek tzw. zimna płyta 4 do 5 rodzajów wędliny lub pieczonego mięsa, przekąski
(np. koreczki serowe zawijane w boczku, pieczarki nadziewane, pasztet
z dziczyzny, kulki mięsne nadziewane fetą i oliwkami, koreczki koktajlowe, itp.)
w ilości 80 gram na osobę. Sałatki (minimum 5 rodzajów, każda składająca się
z pięciu składników, w tym jedna sałatka ze świeżych warzyw) w ilości co
najmniej 100 gram na osobę. Jeno danie gorące co najmniej 250 gram na osobę.
3. Napoje do kolacji:
soki owocowe min. 3 rodzaje (łącznie 200 ml na osobę), woda mineralna
(gazowana niegazowana)
po 0,5 l na osobę, kawa świeżo parzona,
herbata
(ekspresowa
w
torebkach
min.
3
rodzaje)
(kawa
i herbat nielimitowana), śmietanka, cukier, cytryna.
4. Wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych,
niejednorazowego użytku. Napoje zimne serwowane będą w szklankach. Do
konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe. Użyta zastawa będzie
czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Cała zastawa musi być utrzymana
w tym samym wzornictwie
5. Na stołach przy których będą zasiadać uczestnicy kolacji powinny znajdować się
obrusy oraz subtelny, elegancki i stylowy design dekoracji (obrus, serwety,
serwetki jednorazowe, bukiecik świeżych kwiatów itp.). Obrusy muszą być
8
bezwzględnie czyste i nieuszkodzone, wysterylizowane oraz wyprasowane. Stoły
ustawione w kształcie podkowy.
Na 5 dni przed datą rozpoczęcia konferencji Wykonawca przedstawi menu do akceptacji
Zamawiającego. Zamawiający zobowiązany jest w ciągu jednego dnia roboczego nanieść
swoje uwagi bądź zaakceptować menu.
Wydrukowanie zaproszeń dla uczestników konferencji.
Wykonawca zobowiązany jest do wydrukowania zaproszeń dla wszystkich
uczestników konferencji 160 szt.(oraz 20 dodatkowo bez wydrukowanych imion
i nazwisk) w formacie DL , składane na papierze kredowym 250-300 gr/m2
uszlachetniony jednostronnie folią błyszczącą. Mają zawierać logotypy, nazwę
projektu/konferencji oraz imię i nazwisko osoby zaproszonej na konferencję, datę
i godzinę konferencji oraz program konferencji.
Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia projektu graficznego zaproszenia
w terminie 5 dni od daty podpisania umowy, na podstawie wskazówek
i materiałów przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego w ciągu 2 dni od
dnia podpisana umowy. Zamawiający ma prawo do korekty graficznej. Uwagi
będą przesłane Wykonawcy telefonicznie i e-mailowo. Wykonawca wprowadzi
uwagi w ciągu kolejnego 1 dnia roboczego. Po wprowadzeniu wszystkich
poprawek Zamawiający dokona ostatecznej akceptacji projektu do wykonania.
Termin wykonania
zaproszeń min. 14 dni
przed konferencją w celu
rozprowadzenia.
Wykonawca roześle zaproszenia wg listy dostarczonej przez Zamawiającego wraz
z przesłaniem skanów zaproszeń pocztą elektroniczną na 7 dni przed
rozpoczęciem konferencji.
Zapewnienie usługi transportowej dla uczestników konferencji.
Wykonawca zapewni transport lokalny (wraz z kierowcami) w dniu konferencji
19.11.2015r. dla 160 osób z obiektu ( hotelu) w którym odbędzie się konferencja i będą
zakwaterowani uczestnicy konferencji do miejscowości Chróścice na teren inwestycji
oraz z powrotem do obiektu (hotelu) na uroczysty obiad i kolację. W przypadku ośrodka
usytuowanego poza Opolem, transport z pod siedziby RZGW do miejsca konferencji
oraz po obiedzie i po kolacji z powrotem do Opola.
Minimalne wymagania stawiane środkom transportu:
Musi posiadać m.in. klimatyzację, odpowiedni standard m.in. wygodne siedzenia,
czystość, stan techniczny idealny.
Przewoźnik powinien posiadać wymagane dokumenty m.in. licencję przewoźnika
oraz zobowiązać się do:
⋅ Podstawienia sprawnego techniczne środka transportu, posiadającego pełną
dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie
zgodnie z obowiązującymi przepisami (m.in. aktualne badania techniczne
pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy konferencji, aktualną licencję
na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób – dla przewoźnika,
odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać
odpowiednie ubezpieczenie;
9
⋅ Podstawienia środka transportu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie
czystym, zarówno na zewnątrz jaki i wewnątrz oraz do dbania o jego czystość
podczas podróży.
Zapewnienie serwisu fotograficznego konferencji prasowej.
Wykonawca zapewnia obsługę fotograficzną konferencji zorganizowanej w sali oraz
w terenie inwestycji w tym samym dniu, tj. udokumentwanie przebiegu konferencji
i przekazanie Zamawiającemu ww. dokumentacji w postaci plików elektronicznych
zapisanych trwale na nośniku CD/DVD (min. 30 zdjęć w sali oraz 100 zdjęć w terenie
inwestycji, w tym różne ujęcia) w 2 egzemplarzach i możliwością wielokrotnego
kopiowania w terminie 5 dni po zakończeniu konferencji.
Zapewnienie co najmniej jednego pomieszczenia/pokoju do dyspozycji:
Zamawiającego podczas konferencji w budynku, w którym będzie miała miejsce
konferencja. Pokój powinien posiadać łazienkę musi być wyposażony w mydło, papier
toaletowy oraz ręczniki papierowe.
Zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca odbywania konferencji.
Wykonawca zapewni oznakowanie wszystkich pomieszczeń sali, szatni w których
odbywać się będzie konferencja gwarantująca bezproblemowe dotarcie uczestników
w dniu konferencji.
Przed salą konferencyjną Wykonawca zapewni ustawienie tablicy informacyjnej ze
szczegółowym opisem programu konferencji, z nazwiskami prelegentów itp. ( wymiary
do uzgodnienia z Zamawiającym) , tablica usztywniona, na stojaku.
Wykonawca zadba o umieszczenie nazwy Projektu, stosownych logotypów unijnych
dotyczących źródła finansowania Projektu pn. „Modernizacja stopnia Chróścice –
przystosowanie do III klasy drogi wodnej” w stosownych miejscach powierzchni
konferencji według wskazania Zamawiającego (np. w formie zainstalowanej ścianki
promocyjnej w lobby hotelowym oraz w sali konferencyjnej + 1 roll-up oraz na terenie
realizowanego projektu w Chróścicach (dostarczonych przez Zamawiającego roll-up
i inne materiały promocyjne).
Pozostałe obowiązki Wykonawcy:
1. Wykonawca zobowiązany jest współpracować z Zamawiającym na każdym etapie
prac oraz niezwłocznie uwzględni jego uwagi i spostrzeżenia.
2. Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia wszystkich elementów przedmiotu
zamówienia zgodnie z jego opisem.
3. Szczegółowy harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia zostanie ustalony
niezwłoczne po podpisaniu umowy (tj. w dniu podpisania umowy – harmonogram
ramowy, maksymalnie do 7 dni od dnia podpisania umowy – harmonogram
szczegółowy, w uzgodnieniu z Wykonawcą).
4. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przekazania Zamawiającemu
raportów z wykonanych działań dotyczących realizacji przedmiotu umowy. Raporty
będą przekazywane Zamawiającemu na bieżąco licząc od dnia podpisania umowy,
na wcześniej podane adresy e-mailowe osób upoważnionych do kontaktu
z Wykonawcą.
10
5.
Wszelka organizacja dotycząca umeblowania sali/pomieszczeń konferencji, recepcji,
oznakowania konferencji, itp. Będzie przygotowana przed rozpoczęciem
konferencji.
6. Wykonawca wyznaczy koordynatora, bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę,
kontakt i koordynację organizacji konferencji, zarządzającego zespołem osób
zaangażowanych w jej realizację, sprawującego nadzór nad całością przebiegu
działań. Koordynator na czas trwania realizacji konferencji zobowiązany jest
dysponować telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla Zamawiającego.
7. Wykonawca w trakcie realizacji zadania zobowiązuje się do przestrzegania
przepisów ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997r. (Dz.U.
z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Szczegółowe postanowienia w tym zakresie
reguluje umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu
realizacji zamówienia na każdym jego etapie.
Opracowała:
Elżbieta Skoczylas
11
12