lekcja 3 - Take Life In Your Hands

LEKCJA 3
Podsumuj i weryfikuj
Znamy już Twoje cele nadrzędne i szczegółowe, zaplanowaliśmy ich realizację w czasie. Ostatecznie
nie liczy się jednak kompletnie to co robisz, ale to co zrobisz. Czas przyjrzeć się, czy posuwasz się
naprzód. Jest takie jedno banalnie proste narzędzie, które pozwoli Ci to na bieżąco weryfikować –
podsumowanie.
Podsumowując, możesz spojrzeć na zadania z szerszej perspektywy, zobaczyć postępy, skorygować
błędne decyzje i źle zaplanowany czas. Oszczędzasz dzięki temu dziesiątki, a może i setki godzin
pracy. Dlaczego zatem tak rzadko je stosujemy?
Dlatego, że uwielbiamy „robić”. Wykonywać czynności, realizować zadania. Wtedy mamy poczucie, że
coś się dzieje, a my spełniamy obowiązek. Albo po prostu realizujemy czyjeś polecenie. Z kolei
„myślenie nad projektem” wydaje nam się stratą czasu, bo nie powstaje w jego wyniku nic konkretnego
(przynajmniej bezpośrednio).
Proporcja naszego „robienia” i „myślenia” jest zazwyczaj mocno zaburzona, dlatego często spędzamy
dziesiątki godzin nad zadaniami, które potem okazują się kompletnie niepotrzebne.
Namawiam Cię zatem, żebyś zaplanował właśnie teraz swój „czas na myślenie”. Wpisz go na stałe do
swojego kalendarza i strzeż jak oka w głowie. Na początek wypróbuj godzinę tygodniowo, potem
zobaczysz, czy jest to odpowiedni czas, czy chcesz go do siebie dostosować.
Czas na myślenie możesz wykorzystać na kilka sposobów, poniżej kilka z nich:
•
podsumowanie gdzie jestem i dokąd zmierzam – o tym szerzej za chwilę
•
rozłożenie na czynniki pierwsze złożonych problemów i szukanie rozwiązań
•
szukanie inspiracji
•
przemyślenie relacji w zespole
•
przemyślenie swoich mocnych i słabych stron
•
przeanalizowanie porażki i wyciągnięcie wniosków
•
przeanalizowanie sukcesu i wyciągnięcie wniosków
To tylko kilka przykładów, wszystko zależy od Twoich potrzeb. Pamiętaj jednak, że ta godzina to czas,
w którym nie wykonujesz konkretnych zadań, a po prostu myślisz.
Swój czas na myślenie odbywam w każdy piątek popołudniu lub poniedziałek rano. Zadaję sobie wtedy
następujące pytania:
Czy posunęłam się naprzód w istotnych projektach?
Jak bardzo jestem zaawansowana w ich realizacji?
Jakie powinny być moje kolejne kroki?
Czy mój kalendarz na nadchodzący tydzień/miesiąc odzwierciedla moje priorytety?
Czy powinnam zacząć jakieś nowe projekty?
Jak mogę pomóc swojemu zespołowi funkcjonować lepiej?
Możesz połączyć sesje myślenia/podsumowywania i planowania (o tej ostatniej mówiliśmy w
poprzedniej lekcji) w jedną dłuższą, podczas której najpierw podsumowujesz, inspirujesz, analizujesz,
potem wpiszesz do kalendarza kolejne kroki. Przetestuj ten system, założę się, że Twoja
produktywność znacząco wzrośnie.
Oprócz cotygodniowych sesji, zachęcam Cię również, by tuż przed wyjściem z pracy poświęcić minutę i
zadać sobie następujące pytania:
Czy to był dobry dzień?
Czy spożytkowałem dobrze swój czas?
Co konkretnie zrobiłem?
Czy nauczyłem się czegoś nowego?
Czy poprawiłem, albo pogorszyłem jakąś relację?
Czy wypłynęła jakaś sprawa, którą powinienem się zająć?
Podsumowania pozwalają nie tylko śledzić status projektów, ale są też fantastyczną okazją, by
zastanowić się nad tym, co nas spotyka i nauczyć czegoś nowego.
Najważniejszym odkryciem, jakie możesz poczynić dzięki regularnym podsumowaniom, to które
rzeczy chcesz na stałe wyeliminować ze swojej listy zadań. Czas nie jest z gumy, nie zrobisz
wszystkiego. Kluczem do lepszej organizacji i osiągania sukcesów, jest eliminowanie tych aktywności,
które nie prowadzą Cię do realizacji Twoich celów. Najlepiej od razu otwórz swój kalendarz na przyszły
tydzień i zdecyduj, które zadania od razu wykreślisz. Mniej znaczy lepiej. Jeśli ja Cię nie przekonałam,
może zrobi to autor tego nagrania.
Ostatnim typem podsumowań, które poprawią efektywność Twojej pracy, są podsumowania spotkań.
Na spotkaniach poruszamy wiele wątków, podejmujemy liczne decyzje, padają deklaracje na temat
kolejnych kroków, które trzeba wykonać. Właścicielami tych zadań zazwyczaj są różne osoby. Zawsze
powinny one zostać wykonane w określonym czasie, konkretnej sekwencji. Jeśli wszystkie te ustalenia
nie zostaną po spotkaniu podsumowane na piśmie – robi się bałagan. Możemy o części zapomnieć,
członkowie zespołu nie będą mieć jasności kto i do kiedy powinien zrealizować określone aktywności.
Dlatego zachęcam, aby po każdym spotkaniu wysłać choć krótkie pisemne podsumowanie.
Podsumowanie spotkania powinno zawierać:
Informację o podjętych decyzjach/ustaleniach.
Informację o kolejnych krokach.
Informację o tym kto i do kiedy je wykona.
Nie popełniaj tych błędów myślowych:
•
nie mam czasu na myślenie, mam dużo do roboty
•
w mojej pracy mam wykonywać określone rutynowo czynności
•
mam bardzo dużo pracy, więc na pewno idę w dobrą stronę
•
mojej pracy nie da się uprościć