tworzenie grup pokoi

TWORZENIE WŁASNEJ BAZY POKOI
1. TWORZENIE WYPOSAŻENIA POKOI
Do każdego pokoju można dodać domyślne
wyposażenie pokoi lub stworzyć własną
bazę. W tym celu należy w „Wykazie Pokoi”
kliknąć widok „Wyposażenie pokoi”, a
następnie „Dodaj nowy przedmiot”.
2. TWORZENIE GRUP POKOI
Grupa pokoi zrzesza pokoje o tych samych parametrach (np. liczbie osób, cenie,
wyposażeniu) w celu łatwiejszego ich zarządzania. Jest to opcja przeznaczona do większych
obiektów, w których wiele pokoi posiada określony standard (jak simple, double, twin itp.)
oraz przy synchronizacji z systemami i portalami rezerwacji on-line (tj. Booking.com,
eHoliday itp.) oraz z channel manager’ami (np. YieldPlanet, BookApart itp.). Dodatkowo
jeśli w przyszłości obiekt noclegowy chce zarządzać dynamicznie cenami (zmieniać je w
zależności od okresu lub dni) również zaleca się stworzenie grup pokoi.
Uwaga! Jeśli w obiekcie każdy pokój jest inny, a chcą Państwo zarządzać dynamicznie
cenami lub zsynchronizować swój program z portalami rezerwacji on-line, należy stworzyć
jedną grupę dla każdego pokoju (taka sama nazwa grupy, co pokoju).
Aby stworzyć grupę pokoi należy postępować zgodnie z poniższą instrukcją.
1. Wchodzimy w „Wykaz Pokoi”, a następnie w pasku Widok zaznaczamy opcję „Grupy
pokoi”.
2. Klikamy na „Dodaj nową grupę”'.
3. Uzupełniamy nazwę grupy, np. „Pokój 2-osobowy”, „Simple”, „Pokój z łazienką”.
4. Wybieramy typ grupy pokoi (pokój, apartament).
5. Uzupełniamy liczbę łóżek pojedynczych, małżeńskich (traktowanych jako 2 osoby) oraz
dostawek.
1
oraz zaznaczamy czy będzie ona
stała czy zmienna.
Komentarz. Jeśli opcja „Stała liczba
łóżek w grupie” będzie zaznaczona,
przy tworzeniu nowego pojedynczego
pokoju nie będzie możliwości zmiany
liczby łóżek. Jest to przypadek grupy
„Pokój 2-osobowy”, w którym liczba
łóżek jest stała. Jednak w ”Pokój z
łazienką” opcja ta powinna być
odznaczona, ponieważ grupa ta może
dotyczyć pokoi z wieloma łóżkami.
6. Uzupełniamy opis grupy.
Komentarz. Opis należy pominąć w przypadku, gdy każdy pokój ma inną lokalizację i różne
cechy. Opis można uzupełnić bezpośrednio przy tworzeniu pojedynczego pokoju.
7. Uzupełniamy ceny.
Komentarz. Jeśli obiekt korzysta z nowego systemu rezerwacji on-line, Booking.com,
eHoliday lub channel manager’a zaawansowane pakiety cenowe ustawiane są w module
Plany Cenowe. Ponadto jeśli hotel zarządza dynamicznie cenami, tzn. dla każdego okresu
lub dnia jest inna cena, również powinien zarządzać cenami w Planach Cenowych.
W innych przypadkach można ustawić ceny w grupach pokoi, które będą widoczne w dwóch
zakładkach w oknie rezerwacji.
Widok w oknie rezerwacji
Cena ustalana w Grupie pokoi
Cena ustalana w Grupie pokoi
Cena ustalana w Planach Cenowych
Uzupełnienie ceny jest obowiązkowe w przypadku, gdy nie korzysta się z modułu Planów
Cenowych, ponieważ moduł rezerwacji będzie bazował na tych cenach.
STAŁA CENA POKOJU – nie zależy od liczby osób go wynajmujących
W białym polu należy podać cenę za cały pokój.
STAŁA CENA ZA OSOBĘ – zależy od liczby osób go wynajmujących
Należy uzupełnić „Minimalną cenę za pokój”, a następnie dla poszczególnych grup
wiekowych. Jeśli nie przewidujemy wynajęcia pokoju dla mniejszej liczby osób niż
zaplanowano należy pominąć pole minimalnej ceny i uzupełnić tylko dla grup wiekowych.
Komentarz. „Minimalna cena za pokój” sumuje się z cenami dla poszczególnych grup
wiekowych. Jest to opcja, która umożliwia wynajęcie pokoju dla mniejszej ilości osób niż
przewidziano, jednak za większą kwotę.
2
Przykład. Pokój 2-osobowy
Minimalna cena za pokój = 30 zł
Cena za osobę dorosłą = 30 zł
Przy wynajęciu pokoju dla 1 osoby,
cena: 30+30=60 zł
Przy wynajęciu pokoju dla 2 osób,
cena: 30+30+30=90 zł
8. W zakładce „Wyposażenie” możemy:
- Zaznaczyć wyposażenie grupy pokoi. Wyposażenie można również modyfikować i
dodawać bezpośrednio przy tworzeniu pojedynczego pokoju.
Komentarz. Wyposażenie pokoi możemy tworzyć w
tym samym module, klikając w menu na „Wyposażenie
pokoi” i dodając nowe przedmioty.
- Ustalić ceny sezonowe.
Należy kliknąć na „Dodaj” wybrać okres obowiązywania taryfy, dni tygodnia oraz ceny.
9. W zakładce „Zaawansowane” można przydzielić danej grupie status „Apartamentów”, nie
uwzględniać grupy na kalendarzu i przy rezerwacjach on-line, czy też w statystykach. Można
również ustawić minimalną liczbę osób w pokoju, co będzie miało wpływ na przydzielanie
osób w oknie rezerwacji.
10. Po zapisaniu grupy i powtórnym jej otwarciu pojawi się zakładka „Tłumaczenie”. W
zakładce można uzupełnić nazwę i opis grupy, który pojawi się w systemie rezerwacji on-line
firmy KajWare dostępnym do wersji Pro. Należy uzupełnić symbol języka tłumaczenia, który
następnie pojawi się do wyboru w systemie rezerwacji on-line.
Komentarz. W systemie rezerwacji pojawi się lista z wpisanymi językami lub symbolami,
które użytkownik sam nada, zarówno oryginalnymi symbolami poszczególnych języków, jak i
własnymi symbolami.
3
3. TWORZENIE NOWEGO, POJEDYNCZEGO POKOJU
Aby dodać pokój należy:
1. Kliknąć na „Wykaz pokoi” i zaznaczyć „Wszystkie pokoje”.
2. Wybrać „Dodaj nowy pokój”.
3. Uzupełnić „Symbol pokoju” wpisując jego numer.
Komentarz. Pokoje sortowane są według kolejnych znaków swoich symboli, dlatego program
automatycznie postawi pokój 11 przed pokojem 2. Aby pokoje były posortowane w
odpowiedniej kolejności należy:
- przed numerem pokojów jednocyfrowych dodać „0” lub spację – w przypadku, gdy liczba
pokoi nie przekracza 99 (np. 02 i 11),
- przed numerem pokojów jednocyfrowych dodać „00” lub dwie spacje, a przed numerami
pokojów dwucyfrowych dodać „0” lub spację – w przypadku, gdy liczba pokoi przekracza 100
(np. 002 i 011).
4. Uzupełnić „Piętro” oraz „ID budynku” (pola nie są obowiązkowe).
5. Uzupełnić „ID zamka” w przypadku współpracy oprogramowania z zamkami hotelowymi.
6. Wybrać wcześniej stworzoną grupę pokoi lub ręcznie uzupełnić resztę danych.
Komentarz. Nawet jeśli ktoś stworzył jedną grupę odpowiadającą jednemu pokojowi, należy
stworzyć ten pokój i przydzielić go do grupy.
7. Uzupełnić liczbę łóżek pojedynczych, małżeńskich (traktowanych jako 2 osoby) oraz
dostawek.
8. Uzupełnić opis pokoju, który umożliwia umieszczenia dodatkowych informacji.
9. Uzupełnić ceny.
STAŁA CENA POKOJU – nie zależy od liczby osób go wynajmujących
W białym polu należy podać cenę za cały pokój.
STAŁA CENA ZA OSOBĘ – zależy od liczby osób go wynajmujących
Należy uzupełnić „Minimalną cenę za pokój”, a następnie dla poszczególnych grup
wiekowych. Jeśli nie przewidujemy wynajęcia pokoju dla mniejszej liczby osób niż
zaplanowano należy pominąć pole minimalnej ceny i uzupełnić tylko dla grup wiekowych.
4
Komentarz. „Minimalna cena za pokój” sumuje się z cenami dla poszczególnych grup
wiekowych. Jest to opcja, która umożliwia wynajęcie pokoju dla mniejszej ilości osób niż
przewidziano, jednak za większą kwotę.
Przykład. Pokój 2-osobowy
Minimalna cena za pokój = 30 zł
Cena za osobę dorosłą = 30 zł
Przy wynajęciu pokoju dla 1 osoby,
cena: 30+30=60 zł
Przy wynajęciu pokoju dla 2 osób,
cena: 30+30+30=90 zł
10. W zakładce „Wyposażenie” możemy:
- Zaznaczyć wyposażenie pokoju pojedynczego.
Komentarz. Wyposażenie pokoi możemy tworzyć w
tym samym module, klikając w menu na „Wyposażenie
pokoi” i dodając nowe przedmioty.
- Ustalić ceny sezonowe.
Należy kliknąć na „Dodaj” wybrać okres obowiązywania taryfy, dni tygodnia oraz ceny.
11. W zakładce „Zaawansowane” można przydzielić danemu pokojowy status „Apartament”,
nie uwzględniać pokoju na kalendarzu i przy rezerwacjach on-line, czy też w statystykach.
Można również wyłączyć pokój na Grafiku Rezerwacji ustawiając status „Remont pokoju”, a
także ustawić początkowy status czystości. Ponadto pola opisów dodatkowych są
wykorzystywane na różnego rodzaju dokumentach.
5