Umowa Zapewnienia Jakości (QSV)

Umowa Zapewnienia Jakości (QSV)
pomiędzy
EJOT Holding GmbH & Co.KG
z wszystkimi powiązanymi spółkami
i
…….
(dalej nazywanym Dostawcą)
1. Cel i zakres obowiązywania
Poniższe wytyczne jakościowe opisują podstawowe wymagania wobec dostawców grupy
EJOT. Służą do zapewnienia jakości produktów i powiązanych z nimi usług,
uwzględnionych w ofercie produktowej lub rozprowadzanych jako produkt EJOT.
Obejmują one systematyczne planowanie, realizację i weryfikację podjętych działań,
ukierunkowanych na ciągłą poprawę jakości, szczególnie w celu zapewnienia bezbłędnej
jakości dostaw (tzw. strategia zero błędów) oraz ciągłej poprawy świadczonych usług.
2. System Zarządzania Jakością
W celu zapewnienia jakości Dostawca musi określić i utrzymywać System Zarządzania
Jakością zgodny z wymaganiami normy ISO TS 16949 lub przynajmniej ISO 9001 oraz
uwzględniający warunki ekonomiczne. Jako dowód Dostawca powinien przedstawić
ważny certyfikat akredytowanej jednostki certyfikującej. Dostawca zobowiązany jest do
natychmiastowego powiadomienia o wszelkich zmianach w statusie certyfikacji (np. nie
przeprowadzone audity, utrata ważności certyfikatu, zmiany w normie).
07.09.2011
Strona 1 z 7
Umowa Zapewnienia Jakości (QSV)
3. Inne dokumenty jakościowe
Oprócz wyżej wymienionych standardów wiążące są również dokumenty dotyczące
zamówienia, np.:
• rysunki, z uwzględnieniem określonych w nich wymagań (normy EJOT, normy
DIN/EN/PN, techniczne warunki dostaw, itd.)
• VQS (Prewencyjne Zapewnienie Jakości)
• uzgodnione procedury i środki kontrolno-pomiarowe
• normy klientowskie
• szczególne wymagania prawne
• szczególne wymagania środowiskowe
Dostawca sprawdza dane zamówienia w zakresie swojej wiedzy pod względem
zawartości i kompletności. W przypadku uzasadnionych wątpliwości, co do skuteczności
realizacji zamówienia EJOT jest niezwłocznie informowany.
4. Audit
EJOT i/lub klient końcowy EJOT oraz osoby trzecie działające na zlecenie EJOT lub
klienta końcowego EJOT zastrzegają sobie prawo (po uprzednim powiadomieniu
i ustaleniu terminu auditu) do otrzymania i sprawdzenia obowiązującej dokumentacji
jakościowej Dostawcy oraz dostęp do pomieszczeń i urządzeń związanych z produkcją i
kontrolą towaru.
Podstawą przeprowadzenia auditu może być:
• zabezpieczenie procesu powstawania produktu i fazy uruchomienia produkcji
seryjnej (nowe produkty)
• braki jakościowe
• optymalizacja procesu
• zmiany w procesie
• przeniesienia procesu
Wyniki auditu i wnioski wyciągnięte z kontroli na miejscu będą traktowane jako poufne
i nie będą udostępniane osobom trzecim chyba, że ujawnienie to zostanie wyraźnie
uzgodnione.
W przypadku konieczności, z punktu widzenia EJOT, podjęcia odpowiednich środków
zaradczych, Dostawca zobowiązany jest stworzyć plan działań, terminowo go realizować
i informować EJOT o statusie podjętych działań.
5. Dostawy i oznakowanie towarów (odbiór towaru)
Dostawca zobowiązuje się zrealizować wszystkie dostawy/umowy i oznaczyć towar
zgodnie z zamówieniem i wcześniejszymi uzgodnieniami. Towar musi być jednoznacznie
oznakowany tak, aby zapewnić jego identyfikację i identyfikowalność. Dopuszcza się
możliwość zastosowania oznakowania do odczytu przy użyciu sprzętu do automatycznej
identyfikacji.
Specjalnie wydany materiał nie może być wymieszany z innymi materiałami/dostawami.
Materiał musi znajdować się w wyróżniających się pojemnikach i dostarczony nie
wymieszany. Dostawca jest odpowiedzialny za opakowanie dobre jakościowo i
bezpieczne na czas transportu. Na ogół odbywa się to w porozumieniu z EJOT. Dla
07.09.2011
Strona 2 z 7
Umowa Zapewnienia Jakości (QSV)
zleceń podwykonawstwa (dostawa następuje w opakowaniach EJOT) Dostawca jest
zobowiązany do zapewnienia dostaw zgodnie z zamówieniem w uporządkowanych
partiach.
6. Wzorcowanie (Próby początkowe)
Dostawca musi spełniać wymagania VDA Część 2 „Zapewnienie jakości dostaw” lub
PPAP wg. standardu QS 9000. Przed rozpoczęciem produkcji seryjnej nowych lub
zmienionych produktów (wyjątek: narzędzia szybko zużywające się, w przypadku braku
szczególnych uzgodnień) dostawca zobowiązuje się przeprowadzić wstępne
wzorcowanie poprzez odpowiednie badanie zdolności, w celu wykazania, iż jest w stanie
spełnić wymogi stawiane przez klienta/EJOT. Procedura pobierania próbek i lista
wymaganych badań zostały określone w wytycznych pobierania próbek EJOT
(http://www.ejot.de). Składniki wyrobu powinny być przekazywane w ramach próbki
początkowej za pomocą systemu IMDS (Data International Material System). Dostawy
seryjne mogą się rozpocząć dopiero po pisemnym zwolnieniu wzorców przez
klienta/EJOT.
Próby początkowe muszą być produkowane przy wykorzystaniu tych samych metod
i urządzeń produkcyjnych, które zostały zaplanowane przy produkcji początkowej lub
zostały uwzględnione przy produkcji seryjnej. Pierwsze wzory należy pobrać po
dokonania ustawień i ustaleniu procesu produkcyjnego zgodnie z posiadanym
doświadczeniem oraz po wykonaniu odpowiedniej wielkości serii próbnej.
Dostawca musi być pewny, że wzorce/przykłady są zgodne z dokumentacją techniczną.
Oznacza to m.in., że dostawca jest zobowiązany w własnym zakresie, gdy brakuje mu
własnych urządzeń kontrolujących, zlecić zewnętrznej instytucji kontrolującej badania, w
celu zbadania właściwości i/lub funkcji wyrobu. Niedokładnie przeprowadzone badania,
niekompletnie lub błędnie wypełnione formularze wyników mogą prowadzić do
negatywnej oceny wzorców.
Wyjątek od ogólnych zobowiązań dotyczących wzorcowania stanowią surowce
i materiały pomocnicze. Dla usług zewnętrznych, takich jak np. obróbka cieplna
i powierzchniowa obowiązują dodatkowe ustalenia (ujęte w pkt. 15). Ogólny obowiązek
informowania Dostawcy o zmianach zgodnie z ustaleniami VDA pozostaje nienaruszony.
7. Identyfikacja i wzorcowanie zmian
W przypadku zmian w bieżącej serii pierwsza dostawa zmodyfikowanych produktów musi
posiadać dodatkową etykietę z napisem: „Części zmodyfikowane”, krótki opis zmian oraz
raport z badania początkowego (VDA lub PPAP).
Zmiany podlegające obowiązkowi zgłoszenia:
• zmiany w wyrobie (projekt, specyfikacja, materiał, zasadnicze zmiany narzędzia)
• przeniesienie produkcji, np. zmiana lokalizacji produkcji
• zmiany w procesie produkcji, o ile mają wpływ na funkcji wyrobu
• w przypadku zmiany dostawcy surowców lub usług
• zmiany dotyczące części nabytych/zakupionych
• zmiany dotyczące pkt.15 ‘’Uzgodnienia specyficzne’’
Dostawca zobowiązany jest przedłożyć do EJOT na piśmie planowane zmiany przed ich
wprowadzeniem, celem zatwierdzenia.
07.09.2011
Strona 3 z 7
Umowa Zapewnienia Jakości (QSV)
8. Potwierdzenie zdolności
O ile jest to uzgodnione, należy przestrzegać wymagań zgodnie z VDA 2 lub QS
9000/PPAP (ang. Production Part Approval Process), dotyczących uzgodnionych cech
produktu istotnych dla jego funkcji.
W przypadku, gdy ustalone wskaźniki zdolności nie zostały osiągnięte, powinno dojść do
porozumienia między stronami o podjęciu odpowiednich środków.
9. Dokumentacja
Dla wyrobów wymagających dokumentacji obowiązują ustalenia VDA Część 1. Okres
przechowywania dokumentacji musi być zgodny z ustaleniami VDA Część 1
(przynajmniej 15 lat). Dokumenty muszą być przekazane upoważnionemu pracownikowi
EJOT lub organowi właściwemu na jego wniosek.
Dostawca zobowiązany jest do kontroli wyrobu i prowadzenia zapisów z badań.
Obowiązek przechowywania tych zapisów wynosi przynajmniej 10 lat. Poza tym
uwzględnia się też wymagania prawne dotyczące obowiązku prowadzenia zapisów (np.
odpowiedzialność za produkt). Na życzenie klienta/EJOT ww. dokumenty należy
udostępnić.
10. Certyfikaty / Dokumenty kontroli
EJOT ma prawo wymagać od dostawcy certyfikatu potwierdzającego zachowanie
istotnych właściwości produktu. Certyfikaty muszą być zgodne z wymaganiami normy EN
10204.
Dostawca musi dołączyć certyfikaty/dokumenty kontroli do dostawy lub przechować je
i udostępnić na żądanie. Zawsze powinna istnieć możliwość przyporządkowania ww.
dokumentów do numeru partii dostarczanego towaru.
11. Substancje niebezpieczne
Przepisy regulacji REACH dot. substancji chemicznych i ich mieszanin muszą być
przestrzegane (dotyczy w szczególności klasyfikacji, oznakowania, opakowania, kart
charakterystyki, jak również zasad produkcji i użytkowania).
Zgodnie z regulacją każdy pracodawca jest zobowiązany ocenić wszystkie stosowane
przez siebie wyroby, preparaty i materiały pod względem szkodliwości/potencjalnych
zagrożeń. Ma obowiązek poinformować o wynikach odpowiednie urzędy, klientów
i pracowników firmy.
Dostawca jest zobowiązany przy wzorcowaniu lub pierwszej dostawie, jednorazowo dla
każdego produktu zawierającego niebezpieczne substancje, preparaty lub wyroby
dołączyć kompletnie wypełnioną kartę charakterystyki zgodną z regulacją REACH (EG)
Nr. 1907/2006. W razie konieczności ponownej oceny produktów należy przekazać
klientowi zmienioną kartę charakterystyki.
W przypadku produktów, które nie zawierają wg regulacji REACH substancji
niebezpiecznych, dostawca jest zobowiązany na żądanie klienta potwierdzić ten fakt.
07.09.2011
Strona 4 z 7
Umowa Zapewnienia Jakości (QSV)
Potwierdzenie to może mieć formę prawidłowo wypełnionej karty charakterystyki.
Ponadto należy przestrzegać listy VDA dla materiałów objętych obowiązkiem deklaracji.
Dostawca musi udostępnić na żądanie klienta informacje na temat rodzaju i ilości
poszczególnych składników pisemnie lub poprzez bazę IMDS.
12. Zgodność dostawy
Dostawca jest zobowiązany do 100% zgodności dostaw (ilość i termin) z wymaganiami
jakościowymi. W przypadku odchyleniach należy podjąć natychmiastowe środki zaradcze
w porozumieniu z klientem/EJOT. Zgodność dostaw jest kontrolowana, w przypadku
niedopuszczalnych odchyleń Dostawca jest zobowiązany do podjęcia środków
naprawczych.
13. Reklamacje
Weryfikacja dostarczonych produktów odbywa się podczas kontroli na wejściu, wszelkie
niezgodności są niezwłocznie zgłaszane Dostawcy. W szczególnych przypadkach, gdy
proces kontroli zostaje wydłużony (np. test SSN) i nie można natychmiast poinformować
dostawcy o zidentyfikowanej niezgodności, Dostawca nie ma prawa odrzucenia
reklamacji z tytułu opóźnienia zgłoszenia wady. Dostawca otrzymuje niezgodne części
wraz z raportem reklamacji i jest zobowiązany przeanalizować odchylenia, a następnie
przekazać kompletny raportu 8D. Dostawca po otrzymaniu reklamacji musi niezwłoczne
podjąć krótkoterminowe działania w celu usunięcia błędów i powiadomić klienta/EJOT w
ciągu 24 godzin.
Zapasy magazynowe objęte reklamacją muszą być natychmiast zablokowane, aby
zapobiec dalszym wysyłkom. W przypadku wadliwych dostaw, dostawca musi w ciągu
tygodnia od daty reklamacji dostarczyć towar zamienny w odpowiedniej ilości. Jeśli
rodzaj i częstotliwość występowania niezgodności zezwalają na sortowanie, to wadliwa
partia jest sortowana przez Dostawcę w uzgodnionym terminie. Jeśli sortowanie nie jest
możliwe przez Dostawcę, to EJOT może zlecić sortowane firmie zewnętrznej na koszt
Dostawcy (za zgodą Dostawcy).
14. Postanowienia końcowe
Jeśli EJOT musi spełniać względem swoich klientów wymagania jakościowe
przekraczającej wymagania niniejszego QSV, to Dostawca w miarę swych możliwości
jest zobowiązany do rozpatrzenia i spełnienia tych dodatkowych wymagań.
Dostawca i EJOT zgadzają się, że wymagania przewidziane w niniejszej umowie mogą
być poprawione lub zmienione w razie potrzeby. Strony umowy zobowiązują się do
wzajemnej współpracy i podjęcia wszystkich możliwych starań w celu spełnienia
wymagań QSV.
15. Uzgodnienia specyficzne
15.1 Galwanizacja
15.1.1 Wzorcowanie (Próby początkowe)
W uzupełnieniu do ogólnych wymagań wzorcowania stosuje się dla procesu galwanizacji
następujące przyczyny wymagające ponownego wzorcowania:
• zmiana elektrolitów
07.09.2011
Strona 5 z 7
Umowa Zapewnienia Jakości (QSV)
•
•
zmiana pasywacji
zmiany w procesie wyżarzania (temperatura, czasy, urządzenia)
15.1.2 Praca dodatkowa
Wszelkie prace dodatkowe obejmujące procesy trawienia uzgadniane są z EJOT. Należy
postępować zgodnie z instrukcją roboczą AA1225, o ile są spełnione wymagania
specyficzne klienta końcowego (wskazane w zamówieniu). Towary te (po pracy
dodatkowej) muszą być również odpowiednio przy wysyłce oznakowane.
15.1.3 Inne
Procesy galwanizacji muszą spełniać wymagania CQI-11 (ang. Special Process: Plating
System Assessment) AIAG (ang. Automotive Industry Action Group). EJOT oczekuje
tutaj samodzielnej oceny zgodnie z kwestionariuszem ww. dyrektywy.
15.2 Obróbka cieplna
15.2.1 Wzorcowanie (Próby początkowe)
W uzupełnieniu do ogólnych wymagań wzorcowania stosuje się dla procesu obróbki
cieplnej następujące przyczyny wymagające ponownego wzorcowania:
• zmiana środka hartującego
• zastosowanie nowego urządzenia
• zmiana urządzenia
15.2.2 Praca dodatkowa
Wszelkie prace dodatkowe uzgadniane są z EJOT. Towary te (po pracy dodatkowej)
muszą być również odpowiednio przy wysyłce oznakowane.
15.2.3 Inne
Procesy obróbki cieplnej muszą spełniać wymagania CQI-9 (ang. Heat Treatment
System Assessment) AIAG (ang. Automotive Industry Action Group). EJOT oczekuje
tutaj samodzielnej oceny zgodnie z kwestionariuszem ww. dyrektywy.
15.3 Powlekanie
15.3.1 Wzorcowanie (Próby początkowe)
W uzupełnieniu do ogólnych wymagań wzorcowania stosuje się dla procesu powlekania
następujące przyczyny wymagające ponownego wzorcowania:
• zmiana urządzenia powlekającego
• zastosowanie nowego urządzenia
• zmiana dostawców środków powlekających
07.09.2011
Strona 6 z 7
Umowa Zapewnienia Jakości (QSV)
15.3.2 Praca dodatkowa
Wszelkie prace dodatkowe uzgadniane są z EJOT. Towary te (po pracy dodatkowej)
muszą być również odpowiednio przy wysyłce oznakowane.
15.3.3 Inne
Procesy powlekania muszą spełniać wymagania CQI-12 (ang. Coating System
Assessment) AIAG (ang. Automotive Industry Action Group). EJOT oczekuje tutaj
samodzielnej oceny zgodnie z kwestionariuszem ww. dyrektywy.
16. Cele jakościowe
Zarówno EJOT wobec swoich klientów, tak i Dostawca wobec EJOT, jest zobowiązany
do minimalizacji błędów (Reguła: ZERO BŁĘDÓW).
17. Postanowienie końcowe
Zmiany i uzupełnianie niniejszej umowy wymagają formy pisemnej.
Ciasna, dn. ………
Dostawca
Dział Jakości
Stanowisko
Nazwisko
Data
Podpis
Nazwisko
Data
Podpis
Nazwisko
Data
Podpis
Nazwisko
Data
Podpis
Kierownictwo
Stanowisko
EJOT
Dział Jakości
Stanowisko
Dział Zakupów
Stanowisko
07.09.2011
Strona 7 z 7