Krok 7: zatrudnić czy zlecić - Biuro rachunkowe

Krok 7: zatrudnić czy zlecić - Biuro rachunkowe
Przedsiębiorca ma możliwość prowadzenia urządzeń księgowych:
•
we własnym zakresie;
•
samodzielnie;
•
zatrudniając księgową;
•
w biurze rachunkowym.
Prowadzenie księgowości samodzielnie przez przedsiębiorcę nie posiadającego żadnych
uprawnień jest dopuszczalne. Również zatrudniona w firmie księgowa nie jest zobowiązana
do legitymowania się żadnymi uprawnieniami, wykształceniem czy doświadczeniem
zawodowym, i to niezależnie od podstawy zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenie,
umowa o dzieło czy kontrakt menedżerski).
Jednak biuro rachunkowe, które zawodowo, w ramach prowadzonej działalności
gospodarczej, trudni się świadczeniem usług księgowych, obowiązane jest posiadać stosowne
uprawnienia. Obecnie biuro rachunkowe prowadzić mogą jedynie:
•
•
•
•
•
•
doradca podatkowy;
biegły rewident;
adwokat;
radca prawny;
osoba posiadająca wpis na listę osób uprawnionych do usługowego prowadzenia ksiąg
rachunkowych;
podmioty (np. spółki) z udziałem ww.
Zlecenie prowadzenia ksiąg do biura rachunkowego, które nie posiada stosownych
uprawnień, skutkuje odpowiedzialnością karno-skarbową przedsiębiorcy, toteż warto upewnić
się, czy biuro takie uprawnienia posiada. Z kolei takie nielegalne biuro rachunkowe podlega
karze grzywny do 50'000zł.
UWAGA! Nie każde biuro rachunkowe doradzi i zachowa tajemnicę
Biura rachunkowe prowadzone przez osoby uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg
rachunkowych, które nie posiadają zarazem uprawnień doradcy podatkowego, biegłego
rewidenta, adwokata czy radcy prawnego, nie mają prawa do udzielania klientom porad,
opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych. Warto zatem zawrzeć umowę z
podmiotem uprawnionym do doradztwa podatkowego, aby wszystkie potrzebne
przedsiębiorcy usługi otrzymać w jednym miejscu.
Ponadto księgowi nie posiadający uprawnień doradcy podatkowego nie mają obowiązku
zachowania tajemnicy zawodowej, należy ją nałożyć odrębnie w umowie. Jednak taka umowa
nie zwalnia księgowego z obowiazku złożenia zeznań przed sądem czy urzędem skarbowym,
podczas gdy dla zeznań doradcy podatkowego wymagana jest odrębna procedura sądowa
zwalniająca go - w uzasadnionych wypadkach - z tajemnicy zawodowej.
www.e-Doradca.PIT.pl
Plusy i minusy
Cecha
Zatrudniona księgowa
Biuro
rachunkowe
Księgowy zawsze pod ręką w
firmie
Raczej TAK
NIE
Wynagrodzenie za usługi
księgowe
Wyższe
Niższe
Koszty szkoleń i literatury
fachowej
TAK
NIE
Odpowiedzialność finansowa za
błędy
NIE
(zlecenia i umowy o dzieło teoretycznie TAK
TAK)
Ubezpieczenie OC księgowego
NIE
TAK
Księgowy zawsze na miejscu w
firmie
Raczej TAK
NIE
usługi księgowe
Umowa z biurem rachunkowym
Zawierając umowę z biurem rachunkowym warto zwrócić uwagę na następujące elementy:
•
•
•
•
czy biuro rachunkowe posiada wymagane prawem uprawnienia zawodowe?
czy pracownik biura, który zajmie się obsluga klienta, posiada stosowne
wykształcenie lub doświadczenie zawodowe?
ile wynosi wynagrodzenie za usługi określone w umowie?
jeżeli wynagrodzenie zależy od ogólnego cennika biura rachunkowego, to czy o
zmianie cennika klient zostanie powiadomiony na pismie?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
za co należy się wynagrodzenie?
czy wysokość wynagrodzenia nie zależy czasem od ukrytych elementów: ilości
dokumentów, ilości składanych deklaracji, terminu przekazania dokumentów do biura,
wizyt przedstawiciela biura w urzędzie skarbowym czy zus, ilości osób
zatrudnionych?
czy zakres obowiązków biura, również tych dodatkowo płatnych, został określony
jasno, precyzyjnie i bez niedomówień?
w jakim zakresie biuro poprowadzi dokumentację kadrową, w tym czy sporządzi listę
płac?
jaki jest zakres odpowiedzialności biura rachunkowego za błędy w sztuce?
czy biuro rachunkowe posiada ważne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w
związku z prowadzeniem usług objętych umową?
jaki jest ostateczny termin przekazania dokumentów do biura rachunkowego?
jaki jest termin zwrotu zaksięgowanych dokumentów klientowi?
jakie procedury (np. protokoły) obowiązują przy przekazywaniu dokumentów?
czy biuro rachunkowe posiada obowiązek dokonania księgowań, przygotowania
sprawozdań podatkowych i zus oraz podania klientowi kwot podatków w terminie
umożliwiającym klientowi odprowadzenie podatków na czas?
czy ze strony biura rachunkowego umowę podpisuje osoba upoważniona do
reprezentowania biura?
Umowa nie zawierająca szczegółowych omówień ww. praw i obowiązków nie jest
niekorzystna dla klienta. Biuro rachunkowe to podmiot zobowiazany do wykonania usługi ze
szczególną dbałością o interesy klienta. Niemniej jednak jasna umowa to jasna sytuacja i brak
ewentualnych sporów w przyszłości.