Innowacyjna recepcja

INWESTYCJE
FACILITY MANAGER 4/2015
Innowacyjna recepcja
wizytówką biurowca
Hines i wdrożenie nowoczesnej recepcji
F
acebookowy fanpage „Kupiłbym tę książkę, gdyby nie okładka” ma już niemal pięć tysięcy fanów. Zasada mówiąca,
że pierwsze wrażenie robi się tylko raz, funkcjonuje po dziś dzień. Działa również w branży nieruchomości. Pierwsze
wrażenie dla gości, partnerów biznesowych czy potencjalnych najemców zaczyna się w recepcji. Nie przypadkiem
wyznaczane są tam miejsca siedzące wkomponowane architektonicznie w wizerunek firmy lub biurowca, zatrudniane
są uśmiechnięte, przyjazne osoby, pojawiają się miejsca z prasą czy kawą. Ostatnimi czasy króluje digital signage –
ekrany z prezentowanymi treściami dla osób oczekujących w recepcji. Digital Signage jest pierwszym elementem tzw.
interaktywnej recepcji. Głównie dlatego, że prezentowane treści mogą, a nawet powinny być dedykowane gościom
odwiedzającym tę konkretną nieruchomość.
Krzysztof Kogut
Wszystkie pomysły na usprawnienie i uatrakcyjnienie recepcji wyniknęły przede wszystkim z chęci
poprawy wizerunku nieruchomości. Początkowo
traktowane jako dodatek, teraz stanowią podstawowy element wymagany przez najemców. To
oni zapraszają swoich gości do swojej siedziby
62
i dlatego oczekują najwyższej jakości obsługi.
Jakość zaczyna się od pierwszego wrażenia i przyjaznego środowiska, kończy natomiast na sposobie
obsługi i czasie oczekiwania.
Przykłady na usprawnienie i uatrakcyjnienie
miejsca oczekiwania, jakim jest recepcja, można
mnożyć – od zatrudnienia większej liczby osób,
zaproponowania kawy i zaproszenia na wygodną
kanapę w lobby. Te działania nie spowodują jednak, że obsługa gościa będzie znacząco lepsza,
a on sam zapamięta cały proces jako nowoczesny
i profesjonalny.
INNOWACYJNA RECEPCJA WIZYTÓWKĄ BIUROWCA
Powyższe aspekty spowodowały, że pojawiły się
rozwiązania pozwalające usprawnić zarówno rejestrację gościa, jak i zwiększyć prestiż i innowacyjność nieruchomości. Jednym z przykładów innowatorów w zakresie nowoczesnych recepcji jest
firma Hines Polska, zarządca nieruchomości biurowych i logistycznych o łącznej powierzchni ponad
350 tys. m2, w tym kompleksu biurowego New City.
Obiekt codziennie odwiedzają setki gości, są to
bardzo różne grupy osób, goście VIP, osoby spieszące się, stali dostawcy czy typowi goście odwiedzający najemców. Firma Hines poszukiwała rozwiązań, które pozwolą przyspieszyć obsługę osób
oczekujących na spotkanie, poprawią bezpieczeństwo przebywających w budynku, ale także idealnie wpasują się w nowoczesny wizerunek nieruchomości i zwiększą jej innowacyjność.
a najemcy mają ciągły podgląd, kto znajduje się na
ich powierzchniach.
Firma Hines poza nowoczesną recepcją poszła
o krok dalej. W holu recepcji znajduje się nowoczesne stanowisko samoobsługowe służące rejestracji
do platformy car pooling. System wdrożony również
przez firmę Velis tworzy zamkniętą dla budynku New
City społeczność osób, które współdzielą dojazdy
do pracy, dbając o środowisko oraz zmniejszając
liczbę samochodów dojeżdżających do biurowca.
Adam Penkala
członek zarządu firmy
Velis IT Systems
Karolina
Kucharczyk
dyrektor Działu Zarządzania
Nieruchomościami Biurowymi w firmie Hines Polska
– Naszym celem było zastosowanie takich narzędzi, aby odwiedzający nasz kompleks gość czuł się
bezpiecznie, został obsłużony w oparciu o najwyższe standardy, czas jego obsługi był jak najkrótszy, a pozytywne wrażenie po pobycie w nowoczesnej nieruchomości pozostało jak najdłużej.
Zależało nam też na zwiększeniu zadowolenia
najemców oraz wskazaniu, że miejsce, w którym
pracują, wpasowuje się w nowoczesny profil ich
firm – mówi Karolina Kucharczyk, Dyrektor Działu
Zarządzania Nieruchomościami Biurowymi w firmie Hines Polska. – Pozytywny odbiór naszej
recepcji, poprawa jakości obsługi oraz zadowolenie gości spowodowały, że elektroniczną księgę
gości wdrożyliśmy w innych naszych nieruchomościach – dodaje.
Głównym elementem wdrożonego przez Hines
Polska narzędzia jest dotykowy ekran logowania, umożliwiający samodzielną rejestrację wejścia przez gościa. Rejestracja powoduje wysłanie
powiadomienia do recepcji najemcy. Informację
o przybyciu gościa najemcy mogą awizować
odpowiednio wcześnie poprzez odpowiedni
portal najemcy, goście są oczekiwani w recepcji, a ich obsługa staje się błyskawiczna. Dzięki
rejestracji w systemie IT wszystkich wejść i wyjść
gości zwiększyło się również bezpieczeństwo
w obiekcie. Służby obiektowe mogą jednym kliknięciem wygenerować raport ewakuacyjny gości,
– Stworzyliśmy rozwiązania informatyczne dla
recepcji głównie dlatego, że oczekiwał tego od
nas rynek. Jesteśmy autorem oprogramowania
do zarządzania oraz utrzymania technicznego
nieruchomości, ale rynek poza takimi produktami zaczął poszukiwać innowacji skierowanych
na najemcę oraz gości. Wspólnie z naszymi klientami uznaliśmy, że obsługa recepcji jest czymś,
INWESTYCJE
z budynku), wysyłać podczas awizacji e-mail do
gościa z droga dojazdową, hasłem do Wi-Fi czy
najbliższymi kawiarniami w przypadku wcześniejszego przyjazdu. Dla obcokrajowców ważna
jest możliwość korzystania z różnych języków na
ekranie logowania. Identyfikacji gościa może posłużyć jego zdjęcie. W celu szybszego poinformowania hosta o przybyciu gościa można wykorzystać
SMS. Zdarzają się też wymagania dotyczące regulaminu, który gość musi podpisać przed wejściem
do budynku. Odpowiednie narzędzie pozwoli na
etapie rejestracji takie dane szybko uzupełnić,
znacznie usprawniając cały proces.
Specyficzne wymogi dotyczące rejestracji osób
odwiedzających mają zakłady produkcyjne, gdzie
gość przed wejściem musi byś przeszkolony
z zakresu BHP oraz poinformowany o niezbędnym
sprzęcie, w który musi się zaopatrzyć. Narzędzia
mogą wspierać ten proces, np. wyświetlając film
instruktażowy BHP, a nawet sprawdzając jego zrozumienie poprzez zadanie prostych pytań kontrolnych. W wypadku firm centrów logistycznych kluczowe są funkcje awizacji wjazdów z połączeniem
rozpoznawania tablic rejestracyjnych czy informowaniu kierowców SMSem, że już mogą wjeżdżać, gdyż poprzedni dostawcy zwolnili miejsce.
Wjeżdżający pojazd na teren fabryki czy centrum
jest automatycznie rozpoznawany poprzez odczytanie tablicy rejestracyjnej z wykorzystaniem odpo-
Istnieje szereg usprawnień, które
wykorzystywane są dla lepszego
funkcjonowania tzw. front desku
w biurowcu czy firmie logistycznej
co najmocniej oddziałuje na wizerunek nieruchomości. Stworzyliśmy portfel rozwiązań dla nieruchomości komercyjnych, które skupiają się na
dostarczeniu innowacyjności oraz pewnej przewagi wizerunkowej naszych klientów. Już w wstępnej fazie projektów udało się wdrożyć rozwiązania
w kilkunastu krajach na świecie, a sposoby zastosowań równie dobrze wpasowują się w centra
logistyczne oraz produkcję. Te sukcesy pokazały
nam, iż obrana strategia rozwoju produktów jest
właściwa – mówi Adam Penkala, członek zarządu
firmy Velis IT Systems.
Istnieje szereg usprawnień, które wykorzystywane są dla lepszego funkcjonowania tzw. front
desku w biurowcu czy firmie logistycznej. Można
wykorzystać QR kody (drukowane na identyfikatorze gościa, służące do rejestracji wejść i wyjść
wiednio usytuowanej kamery z funkcją analityki.
Skutkuje to podniesieniem szlabanu czy nawet
skierowaniem kierowcy do właściwej bramy/rampy.
Możliwości jest mnóstwo. Należy zastanowić
się, co tak naprawdę chcemy osiągnąć oraz jakie
obszary należy usprawnić. Podstawowe kryterium,
dlaczego firmy decydują się na systemy elektronicznej obsługi gości oraz dostawców, stanowi
chęć usprawnienia procesu oraz ciągłego podnoszenia bezpieczeństwa.
Nowoczesne narzędzia zawsze są po coś i dla
kogoś. W wypadku narzędzi dedykowanych recepcjom ich główne cele to usprawnienie obsługi,
poprawa bezpieczeństwa, zwiększenie prestiżu
oraz chęć wyróżnienia się. Niezależnie od powodu
wdrażane rozwiązania wpływa na nasze pierwsze
wrażenie. A o nie zawsze warto dbać.
63