Procedury windykacyjne należności cywilno – prawnych

Załącznik do Zarządzenia Dyrektora Josz
nr 27.2013 nr z dnia 28.II.2013
Procedury windykacyjne należności cywilno – prawnych występujących w
JOSz
i szkołach Gminy Siechnice
(§) Rozdział 1
Cel i przedmiot procedury
1. Wprowadzenie procedury ma na celu usystematyzowanie prawidłowego i
terminowego windykowania należności z tytułu dochodów występujących w JOSZ i
obsługiwanych szkołach.
2. Przedmiotem procedury jest przedstawienie postępowania windykacyjnego
zmierzającego do odzyskania niezapłaconej w terminie należności cywilnoprawnej
oraz pozostałych należności.
3. Procedurą objęte są czynności windykowania należności głównej oraz koszty uboczne
( odsetki, koszty upomnień)
§2
Słowniczek
1. Jednostka – odpowiednio: JOSz, SP Siechnice, SP Radwanice, SP Katarzyna, SP Żerniki,
Gimnazjum
2. Dłużnik – osoba fizyczna lub prawna zobowiązana do uregulowania wobec
wierzyciela zobowiązania pieniężnego, wynikającego z istniejącego między nimi
stosunku prawnego.
3. Wierzyciel – osoba fizyczna lub prawna uprawniona do otrzymywania świadczenia
pieniężnego od osoby fizycznej lub prawnej ( dłużnika). Niedopełnienie zobowiązania
w ustalonym terminie uprawnia wierzyciela do wkroczenia na drogę sądową w celu
odzyskania swojej należności (wierzytelności).
4. Należności cywilno – prawne - uprawnienie do otrzymywania w określonym terminie
określonego świadczenia pieniężnego od osoby fizycznej lub prawnej.
5. Egzekucja sądowa – postępowanie prowadzone w sprawach cywilnych w celu
zaspokojenia wymagalnego roszczenia wierzyciela. Egzekucję sądową wszczyna się na
wniosek wierzyciela na podstawie tytułu egzekucyjnego, orzeczenia sądowego,
zaopatrzonego w tzw. klauzulę wykonalności. Organami postępowania
egzekucyjnego są sąd i komornik.
6. Prowadzący windykację – oznacza pracownika administracyjnego poszczególnych
jednostek wytypowanego przez dyrektora danej jednostki do prowadzenia spraw
windykacyjnych, którego zadaniem jest monitorowanie należności, prowadzenie
czynności wstępnych, wszczynanie procedury windykacyjnej.
7. Zaległość – należności stają się zaległościami następnego dnia po upływie terminu
płatności, jeśli nie jest on dniem ustawowo wolnym od pracy. Jeżeli termin płatności
przypada na dzień ustawowo wolny od pracy to terminem płatności jest najbliższy
dzień roboczy.
§3
Wykaz odpowiedzialności
1. Pracownicy administracyjni poszczególnych jednostek odpowiadają za:
a) systematyczną kontrolę terminowości wpływów należności pieniężnych
b) wszczynanie windykacji zgodnie z terminem i sposobem podanym w niniejszej
procedurze w przypadku braku zapłaty należności
2. Dział finansowo – księgowy odpowiada za:
a) prawidłową i terminową ewidencję należności
b) właściwe naliczanie odsetek od należności, których termin płatności minął
(naliczanie odsetek powinno odbywać się nie później niż na koniec każdego
kwartału roku budżetowego)
c) sporządzanie wykazów z informacją o naliczonych odsetkach i przekazywanie
ich pracownikom administracyjnym poszczególnych jednostek w celu
wystawienia obciążenia dłużnikom.
d) sporządzenie za każdy m-c wykazów z informacją o zadłużeniu występującym
w poszczególnych jednostkach, ścisła współpraca w tym zakresie z
poszczególnymi jednostkami.
§4
Wyjaśnienia kwestionowanych wierzytelności
1. W przypadku zakwestionowania przez dłużnika wierzytelności ( wysokość roszczenia,
termin wymagalności) pracownik administracyjny prowadzący windykację wyjasnia
sprawę i prowadzi korespondencję z dłużnikiem w celu ustalenia stanu faktycznego
wierzytelności.
2. W przypadku szczegółowych wyjaśnień pracownik administracyjny prowadzący
windykację zwraca się do Działu Finansowo – Księgowego o wydruk zaległości.
3. Każda korespondencja z dłużnikiem ( wychodząca i przychodząca) oraz ustalenia
osobiste, rozmowy telefoniczne w przedmiotowej sprawie powinny być zapisane w
formie notatki służbowej.
4. Wyjaśnienia i prowadzenie korespondencji nie może przekroczyć 2 m-cy od daty
wysłania wezwania do zapłaty.
5. Windykacja powinna odbywać się w danym roku kalendarzowym, aby zapobiec
przeterminowaniu należności.
§5
Ustalenie należności
1. Kierujący jednostką dyrektor zawiera umowy w jej imieniu, umowy te stanowią
podstawy powstania należności cywilnoprawnych z tytułu dochodów budżetowych.
2. Pracownik administracyjny jednostki przekazuje niezwłocznie rachunki, oraz wykazy
należności podpisane przez dyrektora w terminie do 15-go dnia każdego
następującego po sobie m-ca do księgowości wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 1.
3. Pracownik księgowości ewidencjonuje wykazy, o których mowa w punkcie 2 w
terminie maksymalnym do końca m-ca.
4. Pracownik księgowości księguje wpłaty należności maksymalnie do 4 dni po
otrzymaniu dokumentacji potwierdzającej wpłatę (np. WB)
5. Pracownik administracyjny odpowiedzialny za pobierania opłat dokonuje wpłat na
rachunek bankowy:
- gdy kwota wpłat przekracza 1.500,- - najpóźniej następnego dnia m-ca
- w pozostałych przypadkach – do każdego piątku,
- w przypadku gdy w danym tygodniu upływa ostatni dzień m-ca wpłaty dokonuje się
w dniu poprzedzającym ostatni dzień m-ca
6. Wykaz należności wymagalnych pracownik księgowości przekazuje do 15- go każdego
m-ca kierownikom jednostek.
§6
Egzekucja należności
1. Rodzaje należności podlegających egzekucji: należności wynikające z umów
cywilnoprawnych oraz pozostałe należności na podstawie rachunku, noty i innych
dokumentów.
2. Wyznaczony przez dyrektora pracownik administracyjny w terminie maksymalnie 14
dni od otrzymania wykazu zadłużenia kieruje do dłużnika upomnienie w formie pisma
informacyjnego lub telefonicznie. Upomnienie ma być dwukrotne w odstępach
dwutygodniowych.
3. W przypadku braku dobrowolnej wpłaty, po dwukrotnym upomnieniu w terminie 14
dni od ostatniego drugiego upomnienia pracownik administracyjny kieruje do
zobowiązanego wezwanie przed sądowe do zapłaty pisemnie za potwierdzeniem
odbioru wg. wzoru nr 2. Termin zapłaty wierzytelności przez dłużnika określony w
wezwaniu wyznacza się w ciągu 7 dni od daty doręczenia.
4. Nie wystawia się wezwań przed sądowych, gdy wysokość zaległości nie przekracza
50 złotych. W tych przypadkach na koniec roku budżetowego wystawia się jedno
wezwanie, ograniczając się do comiesięcznego monitu w formie pisma informującego
lub telefonicznie .
5. W przypadku, gdy zobowiązany złoży wniosek o udzielenie ulgi czynności
windykacyjne podlegają zawieszeniu do chwili rozpatrzenia tego wniosku.
6. Wyznaczony przez dyrektorów jednostki pracownik administracyjny gromadzi
dokumentację niezbędną do skierowania sprawy do postępowania sądowego (są to:
umowa, dokumenty księgowe) i przekazuje niezwłocznie do radcy prawnego.
7. W przypadku skierowania sprawy na drogę sądową reprezentujący wierzyciela radca
prawny ustala kwotę zadłużenia z odsetkami na dzień złożenia pozwu.
8. W przypadku uzyskania wyroku zasądzającego na rzecz wierzyciela radca prawny
niezwłocznie zwraca się do właściwego sądu o nadanie wyrokowi klauzuli
wykonalności.
9. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego kieruje go niezwłocznie do właściwego komornika
sądowego i jednocześnie kopię wyroku kieruje do księgowości JOSz.
10. Po umorzeniu postępowania egzekucyjnego tytuł wykonawczy zwracany jest do
jednostki. W przypadku umorzenia postępowania przez komornika sądowego na
skutek jego bezskuteczności, po upływie 1go roku tytuł wykonawczy jest kierowany
ponownie do radcy prawnego w celu ponownego wszczęcia postępowania
egzekucyjnego.
11. W przypadku braku zasadności kierowania tytułu wykonawczego do ponownej
egzekucji dyrektor jednostki podejmuje decyzje o ewentualnym umorzeniu
należności, kiedy w toku postępowania egzekucyjnego nie uzyska się kwoty wyższej
niż koszty egzekucyjne.
Załącznik nr 1 – tabela odpłatności
NALICZENIE ODPŁATNOŚCI ZA POBYT DZIECKA PRZEBYWAJĄCEGO POWYŻEJ 5 GODZIN
W ODDZIALE PRZEDSZKOLNYM W SZKOLE PODSTAWOWEJ w ……………………. ZA MIESIĄC ………………
Lp.
nazwisko i imię
dziecka
wart. godz.
ilość
godzin
płatnych
należność
zaległość za
miesiące
poprzednie
Do
zapłaty
zapłata bieżąca
gotówka/przelew
Zaległość
(pozostaje
do zapłaty)
termin zapłaty
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
RAZEM
data i podpis sporządzającego
sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym
zatwierdzono do zapłaty
Załącznik nr 2 - Wezwanie przed sądowe
Wezwanie przed sądowe
W imieniu wierzyciela _________________________________ na podstawie umowy nr
_______________________ z dnia ______________________ wzywam pana/panią
_____________________________do uregulowania należności w wysokości:
Należność główna Odsetki Należność płatna jest w ciągu 7 dni od daty doręczenia. W przypadku braku uregulowania
wyżej wymienionej kwoty w wyznaczonym terminie zostanie skierowane powództwo do
właściwego sądu, a w dalszej kolejności postępowanie egzekucyjne.
Powyższe czynności będą skutkować znacznym wzrostem zadłużenia.
_________________________
Wierzyciel
Otrzymują
1. Dłużnik
2. a/a
Zarządzenie nr 27.2013
Dyrektora Josz z dnia 28.II.2013 roku
w sprawie wprowadzenia procedury windykacji należności cywilno-prawnych
w JOsz i szkołach gminy Siechnice
Na podstawie art.254 ustawy o finansach publicznych dnia 27.VIII.2009 r( Dz. U. nr 157
poz. 1240 ze zmianami) zarządzam, co następuje:
§1
Wprowadzam do stosowania w Josz i obsługiwanych szkołach procedury windykacji
należności cywilno-prawnych, stanowiącą załącznik do zarządzenia.
§2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.