PM-9/OZ - Meditrans

PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA
WSPRiTS „MEDITRANS” SP ZOZ w Warszawie
Nr wersji - 4
ISO 9001:2015; ISO 14001:2015; PN-N 18001:2004
„PROCEDURA ZARZĄDZANIA LEKAMI I MATERIAŁAMI
MEDYCZNYMI”
DATA
Strona
1z6
Barbara Sołtysik
08.09.2016r.
Barbara Sołtysik - Kosiło
Nr
egz.
1
PODPIS
Kierownik Działu Farmacji Szpitalnej
OPRACOWAŁ
PM-9/OZ
- Kosiło
dr n.med. Jerzy
Zastępca Dyrektora ds. Medycznych
Sprawdził
dr n.med. Jerzy Rekosz
Rekosz
08.09.2016r.
Dyrektor
ZATWIERDZIŁ
Karol Bielski
08.09.2016r.
Karol Bielski
1. Celem Procedury jest:
1.1.
Ujednolicenie
zasad
postępowania
związanego
z
prawidłowym
zarządzaniem lekami i materiałami medycznymi będących na stanie Działu
Farmacji Szpitalnej.
2.
2.1.
Zakres stosowania:
Postanowienia zawarte w niniejszej procedurze obowiązują w WSPRiTS
„Meditrans” SP ZOZ w Warszawie.
3.
3.1.
Odpowiedzialność:
Kierownik Działu Farmacji Szpitalnej odpowiada za:

Zaopatrzenie i rozdysponowanie leków i materiałów medycznych
w celu prawidłowego funkcjonowania WSPRiTS „Meditrans” SP ZOZ
w Warszawie.
PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA
WSPRiTS „MEDITRANS” SP ZOZ w Warszawie
PM-9/OZ
„PROCEDURA ZARZĄDZANIA LEKAMI I MATERIAŁAMI MEDYCZNYMI”
4.
4.1.
Wersja
4
Strona
2z6
Terminologia:
WSPRiTS „Meditrans” – Wojewódzka Stacja Pogotowia Ratunkowego
i Transportu Sanitarnego „Meditrans” Samodzielny Publiczny Zakład Opieki
Zdrowotnej w Warszawie.
4.2.
Zespół Ratownictwa Medycznego – wyróżniamy dwa rodzaje zespołów
ratownictwa medycznego:

zespoły specjalistyczne - w skład których wchodzą co najmniej trzy osoby
uprawnione do wykonywania medycznych czynności ratunkowych, w tym
lekarz systemu oraz pielęgniarka systemu lub ratownik medyczny
(Dz.U.06.191.1410 ),

zespoły podstawowe - w skład których wchodzą co najmniej dwie osoby
uprawnione do wykonywania medycznych czynności ratunkowych, w tym
pielęgniarka systemu lub ratownik medyczny (Dz.U.06.191.1410 ).
5.
Tryb postępowania:
( Wytyczne niniejszej Procedury obejmują następujące obszary działalności WSPRiTS w Warszawie:
oddziały Dzielnicowe,, Oddział kardiologiczny, Izbę Przyjęć, Poradnie Specjalistyczne )
5.1.
Podstawą działań w ramach dystrybucji leków i materiałów medycznych jest:

aktualny stan magazynowy leków i materiałów medycznych,

Receptariusz leków zespołów ratownictwa medycznego podstawowego,

Receptariusz
leków
zespołów
ratownictwa
medycznego
specjalistycznego,
5.2.

Receptariusz Oddziału Kardiologicznego,

Receptariusz Izby Przyjęć,

Receptariusz Poradni Chirurgii Urazowo - Ortopedycznej,
Receptariusze leków stosowanych w WSPRiTS ,, Meditrans” ustalane są
przez Komitet Terapeutyczny powołany przez Dyrektora.
5.3.
Kierownik
Oddziału,
Pielęgniarka
Koordynująca
zobowiązani
są
do
bieżącego monitorowania stanu leków i materiałów medycznych będących
PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA
WSPRiTS „MEDITRANS” SP ZOZ w Warszawie
PM-9/OZ
Wersja
4
„PROCEDURA ZARZĄDZANIA LEKAMI I MATERIAŁAMI MEDYCZNYMI”
Strona
3z6
na wyposażeniu podległego obszaru oraz terminowego składania zamówień
do Działu Farmacji Szpitalnej.
5.4.
Pobranie leków i materiałów medycznych możliwe jest tylko i wyłącznie
w sytuacji kiedy:

sporządzono
dokument
recepty
na
podstawie
receptariusza
zatwierdzonego przez lekarza danego Oddziału/ Koordynatora Zespołu
Ratownictwa Medycznego/ lekarza Oddziału Kardiologicznego/Lekarza
pełniącego dyżur w Izbie Przyjęć/ Poradni Specjalistycznej,

stany magazynowe poszczególnych obszarów wskazują
na konieczność
złożenia zamówienia celem zapewnienia ciągłości działania.
5.5.
Zamówienia kierowane są do Działu Farmacji Szpitalnej (w miarę potrzeb
z Oddziału Kardiologicznego, Oddziałów Dzielnicowych oraz w tygodniu z
Izby Przyjęć oraz Poradni Specjalistycznych oraz Oddziału Śródmieście).
5.6.
O ile zaistnieje konieczność leki i materiały medyczne wydawane są poza
wyznaczonymi terminami na bieżąco.
5.7.
W sytuacji braku leków/ materiałów medycznych Pracownik Działu Farmacji
Szpitalnej umieszcza je w Księdze Braków i Zamówień.
5.8.
Kierownik Oddziału pobrane leki przechowuje w podręcznym magazynie
odpowiednio zabezpieczonym a braki w Zespołach są na bieżąco
uzupełnianie.
5.9.
W
przypadku
Specjalistycznych
Oddziału
Kardiologicznego,
pobrane
leki
Izby
przechowywane
Przyjęć,
są
w
Poradni
specjalnych
zamkniętych szafach.
5.10. Środki odurzające i substancje psychotropowe, przechowywane są w
umocowanym na stałe sejfie lub kasecie z ograniczonym prawem dostępu,
dystrybuowane zgodnie z wytycznymi przepisów prawa farmaceutycznego
(każdy lek odrębna recepta, druki ścisłego zarachowania na podstawie których
lekarz otrzymuje lek)..
5.11. Przechowywanie
leków
i
wyrobów
medycznych
musi
odpowiadać
następującym warunkom:
 zachowana musi być właściwa temperatura otoczenia określona przez
producenta leków,
PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA
WSPRiTS „MEDITRANS” SP ZOZ w Warszawie
PM-9/OZ
Wersja
4
„PROCEDURA ZARZĄDZANIA LEKAMI I MATERIAŁAMI MEDYCZNYMI”
Strona
4z6
 wilgotność powietrza nie powinna przekraczać 70%,
 leki
powinny
być
zabezpieczone
przed
przechowywane
w
oryginalnych
opakowaniach
nasłonecznieniem,
zakurzeniem,
zabrudzeniem,
zniszczeniem według następującego porządku:
 postaci leku,
 kolejności alfabetycznej,
 leki z grupy A (bardzo silnie działające) muszą być oddzielone od
innych leków,
 środki
dezynfekcyjne
oraz
wyroby
medyczne
muszą
być
przechowywane w oddzielnych wyznaczonych tylko dla nich szafach.
Dystrybucja leków na Oddziały Dzielnicowe, Oddział Kardiologiczny, Izbę
Przyjęć,
Poradnie
Specjalistyczne
WSPRiTS
„Meditrans”
SP
ZOZ
w Warszawie:
5.12. Pracownik
Działu
Farmacji
Szpitalnej
zgodnie
z
harmonogramem
zamówienia na produkty lecznicze i wyroby medyczne przekazuje
zabezpieczone leki osobom upoważnionym do odbiorów leków i środków
narkotycznych.
5.13. Osoby upoważnione do odbioru produktów leczniczych
i wyrobów
medycznych odpowiedzialne są za sprawdzenie zgodności zamówienia
potwierdzając je pieczęcią i podpisem.
Dystrybucja leków poza godzinami pracy, godziny nocne, dni wolne
i święta:
5.14. Kierownik Oddziału/ osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary
zobowiązani są przewidzieć sytuacje kiedy zaistnieje potrzeba złożenia
większego
zamówienia
celem
zabezpieczenia
podległego
obszaru
w odpowiednią ilość leków i materiałów medycznych.
5.15. Podczas pełnienia dyżuru Zespoły Ratownictwa Medycznego uzupełniają
braki lekowe pobierając je z szafy oddziału.
5.16. Środki odurzające i psychotropowe wydawane są przez Koordynatora
Medycznego – Oddział „Śródmieście” na podstawie recepty – dla danego
Zespołu Ratownictwa Medycznego.
PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA
WSPRiTS „MEDITRANS” SP ZOZ w Warszawie
PM-9/OZ
Wersja
4
„PROCEDURA ZARZĄDZANIA LEKAMI I MATERIAŁAMI MEDYCZNYMI”
Strona
5z6
Kontrola Leków i Materiałów Medycznych:
5.17. Pielęgniarka Koordynująca Oddziału Dzielnicowego / Pielęgniarka Oddziału
Kardiologicznego, Poradni Specjalistycznej i Izby Przyjęć zobowiązane są
do kontroli terminu ważności leków i materiałów medycznych znajdujących
się w podległych komórkach organizacyjnych dwa razy w miesiącu.
5.18. Kierownicy
zespołów
podstawowych
ratownictwa
medycznego,
pielęgniarka/ratownik medyczny zespołu specjalistycznego ratownictwa
medycznego zobowiązani są do kontroli ważności leków/ materiałów
medycznych w ambulansach z chwilą objęcia dyżuru.
5.19. Potwierdzenie kontroli dokumentowane jest
w zeszycie kontroli terminu
ważności leków.
Leki przeterminowane:
5.20. Osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary, Kierownik Działu Farmacji
Szpitalnej
prowadzą
bieżący
monitoring
stanu
leków/
materiałów
medycznych. Po stwierdzeniu upływu daty ważności danego leku powinien
bezwzględnie odseparować celem niedopuszczenia do użycia.
5.21. Osoba
odpowiedzialna
za
dany
obszar
sporządza
wykaz
leków
przeterminowanych ( nazwa i liczba opakowań, ampułek itp.) odpowiednio
zapakowane łącznie z protokołem przekazuje do Działu Farmacji Szpitalnej.
5.22. Kierownik
Działu
Farmacji
Szpitalnej
sporządza
protokół
zbiorczy
przekazania leków do utylizacji zgodnie z zawartą umową.
5.23. Pracownicy Działu Farmacji Szpitalnej na bieżąco monitorują komunikaty
publikowane przez Głównego Inspektorat Farmaceutycznego odnośnie
leków, płynów infuzyjnych oraz wstrzymania/wycofania wyrobu medycznego
(na podstawie nr serii,
daty ważności, wytwórcy/importera i podmiotu
odpowiedzialnego).
5.24. Pracownicy Działu Farmacji Szpitalnej zobowiązani są do zweryfikowania
czy dany lek, wyrób medyczny znajduje się na stanie magazynowym.
W
przypadku
jego
zidentyfikowania
należy
bezwzględnie
wycofać
z bieżącego użycia. Dalsze postępowanie uzależnione jest od wytycznych
Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego tj. (lek ponownie włączony jest
do obrotu lub lek jest trwale wycofany z obrotu).
PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA
WSPRiTS „MEDITRANS” SP ZOZ w Warszawie
PM-9/OZ
Wersja
4
„PROCEDURA ZARZĄDZANIA LEKAMI I MATERIAŁAMI MEDYCZNYMI”
Strona
6z6
5.25. Pracownicy Działu Farmacji Szpitalnej prowadzą bieżący nadzór nad
gospodarką
lekami/
materiałami
medycznymi
w
Oddziałach.
Przeprowadzona kontrola każdorazowo dokumentowana jest w Karcie
Przebiegu Kontroli.
Zamawianie leków nie objętych wykazem receptariusza
5.26. W przypadku zaistnienia sytuacji potrzeby leku nie objętego wykazem
receptariusza lekarz prowadzący pacjenta konsultuje z Ordynatorem
Oddziału zasadność danego leku w przypadku terapii wskazanego
pacjenta.
5.27. W sytuacji podtrzymanej decyzji Ordynatora Oddziału osoba odpowiedzialna
sporządza wniosek o zakup.
5.28. Zatwierdzony wniosek przekazywany jest do Działu Farmacji Szpitalnej
celem realizacji.
6. Dokumenty związane:
6.1.
Wykaz leków zespołów ratownictwa medycznego podstawowego,
6.2.
Wykaz leków zespołów ratownictwa medycznego specjalistycznego,
6.3.
Wykaz leków Oddziału Kardiologicznego,
6.4.
Wykaz leków Izba Przyjęć,
6.5.
Wykaz leków Poradni Chirurgii Urazowo – Ortopedycznej.
7. Zapisy:
Lp.
Rodzaj zapisu
Miejsce przechowywania
Czas archiwizacji
1.
Recepty/ Receptariusz
Działu Farmacji Szpitalnej
5 lat
2.
Księga Braków i Zamówień
Działu Farmacji Szpitalnej
2 lat
3.
Protokół przekazania leków przeterminowanych do
utylizacji
Działu Farmacji Szpitalnej
2 lat
4.
Rejestr leków wstrzymanych/ wycofanych
Działu Farmacji Szpitalnej
5 lat
5.
Karta Przebiegu Kontroli
Działu Farmacji Szpitalnej
2 lat
6.
Zeszyt kontroli terminu
materiałów medycznych
Oddziały dzielnicowe/Oddział
Kardiologiczny/Poradnia/Izba Przyjęć
1 rok
8.
Załączniki:
8.1 Brak.
ważności
leków
i