Instrukcja Aktualizacji Bilans J - Skarbnik Gminy, Skarbnik Powiatu

Informacje dotyczące aktualizacji systemu Bilanse – wersja Bilans J
Instrukcja Aktualizacji Bilans J
Wykonaj następujące czynności w podanej niżej kolejności:
1. Uruchom program Bilans J
2. Odczytaj i zapamiętaj numer wersji 3xxx, który jest w górnym lewym rogu ekranu
3. Wejdź do menu Narzędzia – kopie bezpieczeństwa
a. Zmień automatyczną nazwę pliku w taki sposób, jak na obrazku poniżej, by w nazwie był
numer wersji przed aktualizacją
b. Wykonaj kopię klikając w przycisk Twórz kopię
Tutaj wpisz numer wersji
4. Zamknij program
przed aktualizacją
5. Sprawdź, gdzie znajduje się bilansj.exe
a. kliknij prawym przyciskiem myszy na ikonce skrótu na pulpicie
b. z menu, które się pojawi wybierz Właściwości
c. zapisz sobie ścieżkę lokalizacji aplikacji
6. Teraz rozpakuj nową wersję programu do miejsca odczytanej lokalizacji.
a. Uruchom spakowane exe
b. W okienku, które się otworzy wskaż (przycisk Przeglądaj lub wpisz w okienko) ścieżkę
lokalizacji z punktu 5c. Kliknij przycisk Instaluj
c. Na pytanie czy zamienić wersje odpowiedz TAK
7. Uruchom program. Teraz w górnym lewym rogu pojawi się inny numer wersji 4.2
8. Zaimportuj strukturę i wzory z pliku *.bex
a. Kliknij przycisk importuj na dole ekranu
b. W okienku wskaż na otrzymany plik *.bex z wzorami
c. Kliknij przycisk Otwórz
d. Na zielonym okienku z informacja o pochodzeniu wzorów kliknij TAK
e. Poczekaj aż wczytają się wzory i struktura – zmieniają się wszystkie wzory
9. Teraz przejdź do ustawień i wykonaj kolejno następujące kroki:
a. Zmień rok bilansowy na 2011
b. Kliknij przycisk Słownik obok okienka Wykonywany wzór i wybierz: Bilans jednostki od
2011
c. W okienku Adresat wpisujesz Miasto Zamość (odbiorcą jest j.s.t. a nie urząd)
d. Wstaw prawidłową datę sporządzenia bilansu
e. Jeśli będziesz stosować przekształcenie sald, to postaw zaznaczenie w opcji włącz
przekształcenie sald, jeśli nie to zostaw okienko puste
10. Zapamiętaj nowe ustawienia klikając przycisk Zastosuj
11. Wejdź do menu Narzędzia – kopie bezpieczeństwa (dla czytelności poprzednie kopie z
wcześniejszymi bilansami możesz umieścić w innym folderze)
a. Zmień automatyczną nazwę pliku w taki sposób, jak na obrazku wyżej, by w nazwie był
numer wersji po aktualizacji
b. Wykonaj kopię klikając w przycisk Twórz kopię
Basia Szumocka Delfin s.c.
1
Informacje dotyczące aktualizacji systemu Bilanse – wersja Bilans J
12. Teraz możesz przystąpić do pracy.
Uwagi:
1. Program automatycznie aktualizuje bazę, by obsługiwane były wyłączenia na bilansie
jednostkowym. Sposób obsługi jest identyczny ze sposobem obsługi wyłączeń w bilansie
skonsolidowanym z tą różnicą, że możesz je wykonać tylko w stosunku do innej jednostki, która
sporządza ten bilans (jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego).
2. W przypadkach, gdy z formularza zostały usunięte pozycje, które były w roku 2010, to
potrzebujesz je wpisać ręcznie:
a. W rachunku zysków i strat:
i. D.III Pokrycie amortyzacji – wpisujesz do D.III Inne przychody operacyjne
ii. E.I Koszty inwestycji finansowanych ze środków własnych zakładów
budżetowych i dochodów własnych jednostek budżetowych – wpisujesz do E.I
Pozostałe koszty operacyjne
b. W zestawieniu zmian w funduszu III.5 Pokrycie amortyzacji proszę dodaj ręcznie do
pozycji I.2.9. Inne zmniejszenia
c. W bilansie jednostkowym, jeśli konto było powiązane z pozycją, która została usunięta,
to potrzebujesz zdefiniować nowe połączenie do właściwej pozycji w bilansie. Jeśli do
bilansu dodajesz nowe konta do zestawienia sald, to wprowadź je do słownika kont a
następnie zdefiniuj powiązanie z pozycją w bilansie i dopiero wpisz kwoty sald. Pamiętaj
o prawidłowym określeniu występowania sald na wprowadzanym koncie do słownika.
Każde saldo musi być podpięte w zestawieniu do właściwej pozycji bilansu
d. W menu Narzędzia jest dostępna opcja weryfikacji zgodności w wypełnionych
formularzach. Uruchom ją, kiedy uznasz, że masz gotowe sprawozdania do wysłania.
Wyślij gotowe sprawozdania do jst, kiedy weryfikacja nie wykazuje błędów.
e. W informacji dodatkowej wprowadzona jest nowa pozycja, dla której nie przepiszą się
automatycznie kwoty z roku 2010 – proszę uzupełnij je ręcznie.
f. W materiale dodatkowym ujęłam informacje:
i. Co zmieniło się w poszczególnych wzorach
ii. Jak wypełnić poszczególne formularze
3. Nie przekazuj jeszcze bilansu skonsolidowanego. Warto zrobić tę czynność po zweryfikowaniu
poprawności dokumentów ze sprawozdania finansowego i ich przyjęciu przez j.s.t.
4. W słowniku kont data końcowa konta nie może być wstawiona dla aktualnych kont. To okienko
musi być po prostu puste. Datę końca wstawiasz, kiedy konto przestaje być używane. Jeśli masz
takie ustawienia w tym słowniku, to je koniecznie popraw. Do słownika dopisz nowe konta
bilansowe, których wprowadzenie wynika z rozporządzenia i przyjętej polityki rachunkowości.
5. Sprawdź czy prawidłowo definiujesz algorytm podpięcia konta 860 do bilansu. Prawidłowe
ustawienia pokazuje obrazek:
Basia Szumocka Delfin s.c.
2