INDEX KJ EDYCJA A1 STRONA 4/37 1. Prezentacja Gminy

Urząd Miejski w Złocieńcu
INDEX
EDYCJA
STRONA
KJ
A1
4/37
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PN-EN ISO 9001:2009
KSIĘGA JAKOŚCI
Urzędu Miejskiego w Złocieńcu
1.
Prezentacja Gminy Złocieniec
Gmina Złocieniec –
gmina miejsko-wiejska położona w województwie
zachodniopomorskim, w środkowej części powiatu drawskiego. Siedzibą gminy jest miasto
Złocieniec. Organy statutowe gminy stanowią Rada Miejska i Burmistrz Złocieńca, których
siedzibą jest Urząd Miejski w Złocieńcu. Gmina posiada herb, flagę i hejnał.
Gmina Złocieniec utworzyła 9 jednostek pomocniczych, będących sołectwami: Bobrowo,
Cieszyno, Darskowo, Kosobudy, Lubieszewo, Rzęśnica, Stare Worowo, Stawno i Warniłęg.
Według danych z 31 grudnia 2012 roku gmina miała 15 448 mieszkańców, z tego w mieście
13 266 osób. Gminę zamieszkuje ok. 27% ludności powiatu. Na 1 km2 przypada 79 osób - tym
samym jest to gmina o największej gęstości zaludnienia w powiecie.
Według danych z 1 stycznia 2013 powierzchnia gminy wynosiła 194,92 km². Gmina stanowi
11,0% powierzchni powiatu.
Ograniczenia w rozwoju przemysłu i działalności szkodliwej dla środowiska wynikające z
obecności strefy chronionego krajobrazu, Drawskiego Parku Krajobrazowego i obszarów Natura
2000 sprawiają, że wiodącą gałęzią lokalnej gospodarki jest działalność rolniczo-turystyczna
Miasto Złocieniec powoli traci charakter wielkoprzemysłowy (przestały funkcjonować dwie
dominujące przez kilkaset lat branże – przemysł włókienniczy i przemysł ceramiki budowlanej),
obecnie rozwój gospodarczy miasta opiera się o małe przedsiębiorstwa i działalność gospodarczą
osób fizycznych w branżach budowlanej, drzewnej i meblarskiej, przetwórstwie rolno-spożywczym
oraz w handlu. Teren wiejski gminy jest wykorzystywany rolniczo ( kilka gospodarstw
wielkoobszarowych i rolnictwo indywidualne) i turystycznie (ośrodki turystyczne i agroturystyka).
Oświata i wychowanie w gminie opierają się o 3 szkoły podstawowe, 2 gimnazja, 1 szkołę
ponadgimnazjalną, 3 przedszkola (w tym jedno gminne).
Gmina finansuje działalność jednostek budżetowych: MGOPS w zakresie pomocy społecznej,
OSiR w działalności sportowo-rekreacyjnej oraz dofinansowuje działalność kulturalną, realizowana
przez Złocieniecki Ośrodek Kultury.
Gospodarkę komunalną realizują cztery gminne spółki z o.o. (działalność mieszkaniowa,
ciepłownictwo, wodociągi i kanalizacja, ogólno-komunalna) oraz szereg podmiotów prywatnych.
Gmina leży na Pojezierzu Drawskim i Równinie Wałeckiej.
Tereny leśne zajmują 37% powierzchni gminy, użytki rolne 37%, lasy 16%. Pozostałe 10% to
tereny zurbanizowane.
Północna część gminy położona jest w granicach Drawskiego Parku Krajobrazowego. W granicach
gminy znajdują się 2 rezerwaty przyrody: Jezioro Czarnówek i Jezioro Morzysław oraz 4 duże
jeziora: Lubie, Siecino, Wąsosze i Wilczkowo. Z jeziora Drawsko przez jezioro Krosino,
Złocieniec, Drawsko Pomorskie i jez. Lubie przepływa rzeka Drawa. W okolicach Rzęśnicy
wypływa z niej rzeka Kokna, obie są dostępne dla kajaków. Przez Złocieniec przepływa rzeka
Wąsawa, lewy dopływ Drawy.
Sąsiednie gminy graniczące z gminą Złocieniec, to: Czaplinek, Drawsko Pomorskie, Kalisz
Pomorski, Ostrowice i Wierzchowo (powiat drawski) oraz Połczyn-Zdrój (powiat świdwiński).
Przez gminę Złocieniec prowadzi droga krajowa nr 20 ze Stargardu Szczecińskiego do Gdyni,
łącząca miasto z Drawskiem Pomorskim i Czaplinkiem.
Dokumentacja SZJ jest własnością Urzędu Miejskiego w Złocieńcu.
Zabrania się kopiowania dokumentacji SZJ bez zgody Burmistrza Złocieńca.
Urząd Miejski w Złocieńcu
INDEX
EDYCJA
STRONA
KJ
A1
7/37
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PN-EN ISO 9001:2009
KSIĘGA JAKOŚCI
Urzędu Miejskiego w Złocieńcu
- 2 stanowiska ds. gospodarki odpadami i ochrony środowiska,
- stanowisko ds. ewidencji opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi;
c) samodzielne stanowiska pracy:
a)
radca prawny - symbol RP,
b)
d/s obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego - symbol OC,
c)
komendant gminny ochrony przeciwpożarowej i spraw obronnych - symbol – OP,
d)
d/s planowania przestrzennego - symbol PP,
e)
d/s zamówień publicznych - symbol ZP,
f)
d/s pozyskiwania funduszy pomocowych - symbol PFP,
g)
d/s kontroli wewnętrznej i zewnętrznej –symbol K,
h)
informatyk – symbol I.
Schemat organizacyjny Urzędu stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Księgi
Na wszystkich stanowiskach są zatrudnieni pracownicy wykwalifikowani, o odpowiednich
umiejętnościach praktycznych i przygotowaniu zawodowym (posiadają wykształcenie wyższe a
także podyplomowe). Organizację wewnętrzną i zasady funkcjonowania Urzędu określa Regulamin
Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Złocieńcu natomiast organizację i porządek w procesie pracy
oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników ustala Regulamin pracy
Urzędu Miejskiego w Złocieńcu.
Decyzja o wprowadzeniu w Urzędzie Miejskim w Złocieńcu, zwanym dalej "Urzędem" Systemu Zarządzania Jakością zapadła w 2011 roku. Kierownictwo Urzędu podejmując ją uznało, iż
opracowując procedury odpowiadające wymaganiom systemu, jednocześnie podjęte zostaną działania w zdecydowanym stopniu poprawiające funkcjonowanie Urzędu w celu zwiększenia zadowolenia klientów.
Wdrożenie i certyfikacja Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z wymogami Normy PN
– EN ISO 9001:2009 nastąpiło w wyniku realizacji projektu „Skuteczny samorząd – usprawnienie
działania 10 gmin z terenu województwa zachodniopomorskiego”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
3.
TERMINOLOGIA
W niniejszej Księdze Jakości obowiązuje terminologia zgodna z normą PN - EN ISO 9000 :
2006. Najczęściej występujące terminy z normy oraz własne terminy, skróty i symbole to:
Administrator Sytemu Zarządzania Jakością - osoba, która wykonuje czynności techniczno kancelaryjne związane z prowadzoną w Urzędzie dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością;
Akta sprawy - cała dokumentacja (pisma, notatki, formularze, kserokopie, podania, oświadczenia,
wywiady środowiskowe, zaświadczenia itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą
być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;
Akty prawa wewnętrznego - uchwalone przez Radę Miejską w Złocieńcu uchwały oraz wydane
przez Burmistrza zarządzenia, zarządzenia wewnętrzne, decyzje, postanowienia, polecenia
Dokumentacja SZJ jest własnością Urzędu Miejskiego w Złocieńcu.
Zabrania się kopiowania dokumentacji SZJ bez zgody Burmistrza Złocieńca.
Urząd Miejski w Złocieńcu
INDEX
EDYCJA
STRONA
KJ
A1
11/37
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PN-EN ISO 9001:2009
KSIĘGA JAKOŚCI
Urzędu Miejskiego w Złocieńcu
wyposażenia pomiarowego, wymagającego nadzorowania zgodnie z powołanym punktem
Normy.
Z systemu zostały wyłączone te działania Urzędu, które nie są związane z bezpośrednim
wykonywaniem usług na rzecz Klienta i nie wpływają bezpośrednio na zdolność Urzędu do
świadczenia usług i realizacji swoich zadań na wymaganym poziomie, tj. księgowość budżetowa,
pion ochrony informacji niejawnych, obrona cywilna i zarządzanie kryzysowe oraz sprawy obronne
w zakresie dokumentów niejawnych, czynności obsługi (konserwator, sprzątaczki, goniec).
Do podstawowych cech systemu należą: powszechność, ciągłość, systematyczność i
doskonalenie. Każda z wymienionych cech niesie za sobą określoną jakość, bez której wdrażany
system nie byłby pełny.
1) powszechność oznacza stosowanie założeń systemu przez wszystkich zobowiązanych do
tego, znajomość jego zasad i celów szczególnie w postaci zapisanej w Księdze Jakości i
procedurach;
2) ciągłość systemu wiąże się z uznaniem, że chociaż zmianie i modyfikacji w miarę upływu
czasu ulega Polityka Jakości i cele jakości, to są one elementem tego samego systemu
zarządzania jakością, nad którego ciągłym funkcjonowaniem czuwa Urząd;
3) systematyczność i doskonalenie oznacza ciągłą ocenę SZJ realizowaną m.in. poprzez
okresowe, systematyczne przeglądy i analizy, w efekcie których podejmowane są czynności
udoskonalające system i procesy w celu zwiększenia zadowolenia Interesantów, podmiotów
współpracujących i wszystkich zainteresowanych.
W Urzędzie określono procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością:
Procesy zarządzające:
I.
Opracowywanie aktów planowania
II.
Wydawanie aktów prawnych organów gminy
III.
Przegląd zarządzania
Procesy wspomagające:
IV.
Zarządzanie zasobami ludzkimi
V.
Zarządzanie infrastrukturą
Procesy operacyjne:
VI.
Wydawanie decyzji administracyjnych
Dokumentacja SZJ jest własnością Urzędu Miejskiego w Złocieńcu.
Zabrania się kopiowania dokumentacji SZJ bez zgody Burmistrza Złocieńca.
Urząd Miejski w Złocieńcu
INDEX
EDYCJA
STRONA
KJ
A1
18/37
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PN-EN ISO 9001:2009
KSIĘGA JAKOŚCI
Urzędu Miejskiego w Złocieńcu
dostosowanie godzin pracy Urzędu do potrzeb interesantów. Ponadto dostęp do informacji
umożliwia Biuletyn Informacji Publicznej lub promocyjna strona internetowa gminy
www.zlocieniec.pl. Ponadto wszyscy pracownicy urzędu zostali zobowiązani przez Burmistrza do
pełnego realizowania zapisów zawartych w Polityce Jakości.
5.3.
Polityka Jakości
Celem Urzędu jest świadczenie usług na najwyższym poziomie w realizacji zbiorowych i
indywidualnych potrzeb klientów. Ustanowiona zarządzeniem wewnętrznym przez Burmistrza
Polityka Jakości wyróżnia się następującymi cechami:
a) jest odpowiednia do celów realizowanych przez samorząd gminny,
b) zawiera zobowiązanie do spełnienia wymagań i ciągłego doskonalenia skuteczności
systemu zarządzania jakością,
c) tworzy ramy do ustanowienia i przeglądu celów dotyczących jakości,
d) jest poddawana corocznym przeglądom i oceniania pod względem jej przydatności i w
razie potrzeby aktualizowania.
Polityka Jakości została zaprezentowana Klientom Urzędu Gminy na stronie internetowej
Urzędu www.zlocieniec.pl, w Biuletynie Informacji Publicznej , w gabinecie Burmistrza oraz na
tablicach ogłoszeń w siedzibie Urzędu.
Pracownicy Urzędu zostali zapoznani z Polityką Jakości poprzez zakomunikowanie i omówienie jej
treści na spotkaniu z pracownikami przez Pełnomocnika ds. SZJ. Papierowa kopia Polityki Jakości
zostanie rozpowszechniona do wszystkich komórek organizacyjnych.
POLITYKA JAKOŚCI
URZĘDU MIEJSKIEGO w ZŁOCIEŃCU
Nadrzędnym celem funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Złocieńcu, zwanego dalej
Urzędem, jest zapewnienie terminowego i zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa
załatwiania spraw mieszkańców gminy Złocieniec czy innych osób, zwanych dalej Klientami.
Realizując ustawowe zadania gminy, Urząd podejmuje działania w oparciu o następujące założenia:
1) doskonalenie warunków organizacyjnych i technicznych na rzecz poprawy obsługi
administracyjnej Klientów,
2) profesjonalne, przyjazne i sprawne podejście do Klientów na każdym etapie postępowania
administracyjnego,
3) podnoszenie świadomości o służebnej roli Urzędu wobec Klientów i ciągłe dbanie o
pozytywny wizerunek Urzędu,
4) podwyższanie i doskonalenie kwalifikacji, umiejętności i etycznej postawy pracowników
Urzędu,
5) zapewnienie i doskonalenie właściwego i skutecznego systemu przepływu informacji o
sposobie załatwiania spraw w Urzędzie.
6) stałe uwzględnianie w pracy Urzędu potrzeb Klientów, m.in. poprzez monitorowanie
Dokumentacja SZJ jest własnością Urzędu Miejskiego w Złocieńcu.
Zabrania się kopiowania dokumentacji SZJ bez zgody Burmistrza Złocieńca.