Zarządzenie Nr 16/2015 - Regulamin procedur windykacyjnych

Załącznik do Zarządzenia nr 1
Do Zarządzenia Prezesa Zarządu ZIK Sp. z o.o.
Nr 16/2015 z dnia
REGULAMIN PROCEDUR WINDYKACJI NALEŻNOŚCI ZIK SP. Z.O.O.
Z TYTUŁU DOSTAW WODY I ODPROWADZANIA ŚCIEKÓW ORAZ INNYCH
USŁUG BĘDĄCYCH W ZAKRESIE PROWADZONEJ DZIAŁALNOŚCI
I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE I DEFINICJE
§1
1. Znaczenie pojęć występujących w procedurze windykacji należności, zwanej dalej „Procedurą”
jest następujące:
a) windykacja wierzytelności pieniężnych (zwana dalej „windykacją”) oznacza zespół działań
zmierzających do odzyskania należności pieniężnych przysługujących Zakładowi Inżynierii
Komunalnej Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwanej dalej „Spółką”) wobec osób
fizycznych i prawnych, a także jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej,
(zwanych dalej „dłużnikami”), na którą składa się windykacja przesądowa i sądowa
b) windykacja przedsądowa to dochodzenie należności w maksymalnie krótkim okresie czasu
przy minimalnych nakładach na proces windykacji, na którą składa się:

gromadzenie informacji o dłużnikach;

sporządzanie, wysyłanie i monitorowanie wezwań do zapłaty, ponagleń;

prowadzenie korespondencji z dłużnikami w sprawie spłaty zadłużenia;

przygotowywanie dla radcy prawnego kompletu materiałów w celu wyegzekwowania
roszczeń na drodze sądowej.
c) windykacja sądowa występuje w razie braku chęci współpracy ze strony dłużnika,
co skutkuje uzyskaniem sądowego nakazu zapłaty lub wyroku z możliwością wykonania
egzekucji komorniczej, na którą składa się:

wystąpienie do sądu z powództwem o zapłatę przeciwko dłużnikowi
i doprowadzenie do uzyskania prawomocnego tytułu wykonawczego;

kierowanie wniosków do komornika i prowadzenie egzekucji komorniczej.
d) koszty sądowe to wszelkie opłaty wynikające ze skierowania sprawy na drogę sądową, takie
jak: opłaty za składane w sądzie pisma procesowe (pozew, apelacja, zażalenie, sprzeciw
od wyroku zaocznego, zarzuty od nakazu zapłaty, wnioski, skargi) oraz wydatki związane
z procesem sądowym.
§2
W sprawach nieuregulowanych w Procedurze stosuje się przepisy Kodeksu postępowania
cywilnego.
II.
PROCEDURA PRZEDSĄDOWA
§3
Wezwanie do zapłaty - upomnienie
1. Każdorazowo w przypadku braku zapłaty w danym okresie rozliczeniowym należności za
wykonanie usług dostaw wody i odprowadzania ścieków oraz innych usług będących
w zakresie działalności spółki, wysyła się pierwsze wezwanie do zapłaty – upomnienie.
Wzór „Wezwania do zapłaty – upomnienia” stanowi załącznik nr 1 do Procedury.
2. Wezwanie do zapłaty – upomnienie przekazywane jest:

przesyłką pocztową (listem poleconym) – w przypadku dłużników będących osobami
fizycznymi;

przesyłką pocztową (listem poleconym) – w przypadku pozostałych dłużników (osoby
fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne, spółdzielnie, spółki
itd.);

dopuszcza się również w obu w/w przypadkach doręczanie wezwania przez
pracownika ZIK Sp. z o.o. przy dokonaniu najbliższego odczytu wodomierza.
§4
Wezwanie do zapłaty
1. Wezwanie do zapłaty wysyłane jest każdorazowo w przypadku braku płatności w terminie
30 dni od wysłania wezwania do zapłaty – upomnienia.
Wzór „Wezwania do zapłaty” stanowi załącznik nr 5 do Procedury
2. Wezwanie do zapłaty przekazywane jest:

przesyłką pocztową (listem poleconym za potwierdzeniem odbioru);

dopuszcza się również doręczanie za potwierdzeniem odbioru przez pracownika ZIK
Sp. z o.o. przy dokonaniu najbliższego odczytu wodomierza.
3. Niespłacenie zadłużenia lub brak zawarcia ugody z Usługobiorcą w terminie 30 dni
od otrzymania wezwania do zapłaty jest podstawą do skierowania sprawy do sądu.
4. W przypadku, gdy Usługobiorca zalega z zapłatą należności za dwa pełne okresy
obrachunkowe, liczone od dnia doręczenia wezwania do zapłaty – upomnienia, możliwe jest
wstrzymanie
dostaw
wody
lub
zamknięcia
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
przyłącza
kanalizacyjnego
zgodnie
§5
Działania polubowne
1. Dopuszcza się działania polubowne polegające na :
a) rozłożeniu zaległości na raty,
b) przedłużeniu terminu spłaty zadłużenia do wskazanego terminu.
2. Obie formy polubownego działania mogą mieć miejsce tylko na pisemny wniosek Dłużnika.
Wzór „Wniosku o rozłożenie zaległych płatności na raty” stanowi załącznik nr 2, natomiast
wzór „ Wniosku o spłatę zaległości w wyznaczonym terminie” - załącznik nr 3.
3. Na okoliczność, o której mowa w pkt. 1 a), zostaje przygotowana Ugoda (wzór stanowi
załącznik nr 4) sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Ugodę uważa się za zawartą tylko w przypadku otrzymania przez ZIK Sp. z o.o. egzemplarza
ugody podpisanego przez dłużnika lub osobę upoważnioną do reprezentowania dłużnika
(zgodnie
z
załączonym
dokumentem
potwierdzającym
zasady
reprezentacji
lub oświadczeniem).
4. Na okoliczność, o której mowa w pkt. 1 b), zostaje sporządzone pismo ze zgodą lub jej
brakiem, które zostaje wysłane do Dłużnika listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
5. Niewywiązanie się przez Dłużnika z ustaleń, o których mowa w pkt. 1-4 skutkuje
natychmiastową wymagalnością spłaty zadłużenia.
6. Każda sprawa dotycząca działań polubownych rozpatrywana jest indywidualnie. Sytuacja
materialna Dłużnika oraz jego dotychczasowa historia płatności mogą być brane pod uwagę
przez Wierzyciela.
7. ZIK Sp. z o.o. nie przewiduje możliwości umorzenia zaległości Dłużnika. Jedynie na prośbę
Dłużnika uzasadnioną szczególnymi okolicznościami może wyrazić zgodę na rezygnację
częściową lub całkowitą z odsetek ustawowych należnych Spółce z tytułu nieterminowych
zapłat.
III.
PROCEDURA SĄDOWA I EGZEKUCYJNA
§6
1. Skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego będzie następowało w przypadku
braku zapłaty lub nie zawarcia ugody po upływie 30 dni od terminu doręczenia wezwania do
zapłaty.
2. Skierowanie sprawy na drogę sądową wymaga pisemnej zgody Prezesa Zarządu.
3. W celu skierowania sprawy na drogę sądową pracownik przygotowuje i dostarcza kancelarii
radcy prawnego następujące dokumenty:
a) aktualny (wystawiony nie wcześniej niż 2 miesiące przed datą przekazania
dokumentów ) odpis z KRS ZIK Sp. z o.o. – kopia nieuwierzytelniona;
b) w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi – aktualny (wystawiony
nie wcześniej niż 2 miesiące przed datą przekazania dokumentów) dokument
potwierdzający stan prawny dłużnika i formę prowadzonej działalność np. wypis
z KRS, wyciąg z centralnej ewidencji działalności gospodarczej – oryginał bądź kopia;
c) umowa na dostawę wody/odprowadzanie ścieków zawarta z dłużnikiem wraz
z aneksami, lub inne dokumenty potwierdzające zlecenie i wykonanie usługi
niebędącej dostawą wody i usługą odprowadzania ścieków;
d) dokumenty potwierdzające należności (faktury, noty odsetkowe, inne np. zawarte
ugody);
e) wezwanie do zapłaty – upomnienie oraz wezwanie do zapłaty wraz z potwierdzeniami
odbioru/ nadania listem poleconym;
f)
inne dokumenty potwierdzające należności oraz stan prawny dłużnika m.in.
korespondencja z dłużnikiem, prośby o umorzenie, rozłożenie na raty.
Wzór „Formularza przekazania sprawy do sądu ” stanowi załącznik nr 6 do Procedury.
4. W przypadkach, o których mowa w pkt. 3 ppkt. c)-f), pracownik windykacji dostarczy komplet
dokumentów w 2 kopiach. Kancelaria potwierdza na 1 kopii otrzymanie kompletu
przygotowanej dokumentacji windykacyjnej.
5. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego sprawa kierowana jest na drogę postępowania
egzekucyjnego, chyba że tytułem wykonawczym jest ugoda sądowa. W tym ostatnim
przypadku sprawę kieruje się na drogę postepowania egzekucyjnego w razie niewykonania
ugody.
6. Skierowanie sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego wymaga pisemnej zgody Prezesa
Zarządu.
Załączniki:
1.
Załącznik nr 1 wzór „Wezwania do zapłaty – upomnienia”
2.
Załącznik nr 2 wzór „Wniosku o rozłożenie zaległych płatności na raty”
3.
Załącznik nr 3 wzór „ Wniosku o spłatę zaległości w wyznaczonym terminie”
4.
Załącznik nr 4 wzór „Ugody”
5.
Załącznik nr 5 wzór „Wezwania do zapłaty”
6.
Załącznik nr 6 Wzór „Formularza przekazania sprawy do sądu ”
Załącznik nr 1
do Regulaminu windykacji należności ZIK Sp. z o.o.
Czeladź,………………….
ZIK SP. Z O.O.
ul. Będzińska 64
41-250 Czeladź
NIP: 625-23-517-65
Nr KRS 0000291742
Konto bankowe Nabywcy:
………………………………………………
FH/....../.../....../2015
Adresat:………………..
Wezwanie do zapłaty- upomnienie :
/2015
Niniejszym wzywamy do zapłaty zadłużenia z tytułu wykonanych przez Zakład Inżynierii Komunalnej Sp. z o.o.
Usług zaopatrzenia w wodę i/lub odprowadzania ścieków, wraz z ustawowymi odsetkami, wynikającego z
poniższego zestawienia :
Numer Faktury
Data Wystawienia
Termin płatności
RAZEM:
Wartość faktury
Do zapłaty
…………………………….
Do zapłaty:………………zł
Słownie:………………zł …………./……………
Należność powyższa prosimy uregulować w ciągu 7 dni od daty otrzymania wezwania na rachunek bankowy
ZIK Sp. z o.o. Lub w kasach Banku Spółdzielczego w Czeladzi : ul. Zwycięstwa 3, ul. 35-Lecia 1,
ul. Szpitalna 9A. W przypadku, gdy zapłata została dokonana prosimy o przesłanie nam faksem dowodu wpłaty
(numer faksu 32 269-89-68).
Po bezskutecznym upływie zakreślonego wyżej terminu wystąpimy na drogę sądową, co narazi Płatnika na
dodatkowe koszty.
Wszelkie informacje dotyczącej rozliczeń są udzielana codziennie w godzinach od 7.00 - 15.00
pod numerem telefonu 32 269 89 56. W sprawach reklamacji prosimy kontaktować się z Działem Handlowym
pod numerem telefonu 32 269 89 56 bądź osobiście w siedzibie Spółki w Czeladzi przy ul. Bytomskiej 2.
Załącznik nr 2
do Regulaminu windykacji należności ZIK Sp. z o.o.
WNIOSEK O ROZŁOŻENIE ZALEGŁYCH PŁATNOŚCI NA RATY.
Czeladź dnia ……………..r
…………………………………..
(imię i nazwisko)
………………………………….
…………………………………..
(adres)
………………………………
(ID)
Do Zakładu Inżynierii Komunalnej Sp. z o.o.
adres do korespondencji:
ul. Bytomska 2
41-250 Czeladź
W związku z posiadanym zadłużeniem wynikającym z umowy nr ……………, zwracam się
z prośbą o wyrażenie zgody na rozłożenie moich zaległości których wysokość wraz z odsetkami
ustawowymi na dzień …………… wynosi ……………, na raty w ilości ……, płatnych do ………….
każdego miesiąca. Proszę o przygotowanie stosownej ugody na tę okoliczność. Jednocześnie
zobowiązuję się do uiszczania bieżących płatności.
Oświadczam również, iż jestem świadomy/a iż nie wywiązanie się z w/w ustaleń będzie skutkowało
natychmiastową wymagalnością całego zadłużenia, oraz że sprawa będzie mogła zostać skierowana
do sądu.
Uwagi
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Załącznik nr 3
do Regulaminu windykacji należności ZIK Sp. z o.o.
WNIOSEK O SPŁATĘ ZALEGŁOŚCI W WYZNACZONYM TERMINIE
Czeladź dnia ……………..r
…………………………………..
(imię i nazwisko)
………………………………….
…………………………………..
(adres)
………………………………
(ID)
Do Zakładu Inżynierii Komunalnej Sp. z o.o.
adres do korespondencji:
ul. Bytomska 2
41-250 Czeladź
W związku z posiadanym zadłużeniem wynikającym z umowy nr ……………, zwracam się
z prośbą o wyrażenie zgody na spłatę mojego zadłużenia którego wysokość na dzień ……………
wynosi ……………, do ………….. Jednocześnie zobowiązuje się do uiszczania bieżących płatności.
Oświadczam również, iż jestem świadomy/a iż nie wywiązanie się z w/w ustaleń będzie skutkowało
natychmiastową wymagalnością całego zadłużenia, oraz że sprawa będzie mogła zostać skierowana
do sądu.
Uwagi
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Załącznik nr 4
do Regulaminu windykacji należności ZIK Sp. z o.o.
UGODA Nr …./…./20…..
W dniu ………….r. w Czeladzi pomiędzy:
Zakładem Inżynierii Komunalnej Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w
Czeladzi przy ul. Będzińskiej 64, 41-250 Czeladź, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców
Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Katowice -Wschód w Katowicach Wydział
VIII Gospodarczy KRS pod numerem 0000291742, o kapitale zakładowym 48 385 100,00 zł,
NIP 625-23-517-65 , REGON 240736063, reprezentowanym przez:
……………… - Prezes Zarządu
zwanym dalej Wierzycielem,
a:
Pan/Pani …………………………….
zamieszkałym w Czeladzi, ul. ……………….
PESEL ……………, zwanym dalej Dłużnikiem,
została zawarta ugoda treści następującej:
§1
Dłużnik oświadcza, iż w związku z wykonaniem przez Wierzyciela wobec Dłużnika usług dostarczania
wody i odprowadzanie ścieków do …… na podstawie umowy nr …… z dnia ……. uznaje swój dług
wobec Zakładu Inżynierii Komunalnej Sp. z o.o. w łącznej kwocie należności głównej ….. (słownie:
…….) oraz odsetki ustawowe w łącznej kwocie …. (słownie złotych: ……), wyliczone na dzień
zawarcia niniejszej ugody.
§2
Strony zgodnie ustalają, iż dokonanie przez Dłużnika spłaty należności głównej, o której mowa w § 1
nastąpi w ……. ratach w terminach określonych w harmonogramie.
§3
Harmonogram spłaty rat:
Rata
Termin spłaty
Kapitał [brutto]
1
Odsetki [brutto]
2
Kwota [brutto]
1+2
1.
2.
3.
4.
5.
6.
SUMA
§4
Niedotrzymanie warunków dotyczących wysokości lub terminów zapłaty którejkolwiek z rat, o których
mowa w § 2 skutkować będzie naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie oraz natychmiastową
wymagalnością całego zadłużenia wymienionego w § 1.
§5
W razie nie wywiązywania się z ustaleń ugody Wierzyciel wstąpi na drogę sądową celem odzyskania
należności oraz skorzysta z przysługującego mu ustawowo prawa do odcięcia wody lub zamknięcia
przyłącza kanalizacyjnego, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
§6
Niniejsza ugoda nie stanowi odnowienia zobowiązania w trybie art. 506 Kodeksu cywilnego.
§7
1. Dłużnik zobowiązuje się do bieżącego regulowania należności na podstawie faktur
wystawianych przez Wierzyciela.
2. Nie zapłacenie w/w należności będzie skutkować natychmiastową wymagalnością całego
zadłużenia wymienionego
§8
W sprawach nie uregulowanych w ugodzie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz
ustawy z dnia 7 czerwca 2001r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu
ścieków (tj. Dz. U. z 2015r., poz. 139)
§9
Ugoda została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 egz. dla każdej ze stron.
Wierzyciel:
Dłużnik
Załącznik nr 5
do Regulaminu windykacji należności ZIK Sp. z o.o.
Czeladź,………………….
ZIK SP. Z O.O.
ul. Będzińska 64
41-250 Czeladź
NIP: 625-23-517-65
Nr KRS 0000291742
Konto bankowe Nabywcy:
………………………………………………
FH/....../....../....../2015
Adresat:………………..
Wezwanie do zapłaty :
/2015
W imieniu Zakładu Inżynierii Komunalnej Sp.z o.o. z siedzibą w Czeladzi, na podstawie art. 476 Kodeksu
cywilnego (Dz.U. Z 1964r. Nr 16,poz.93 z póź. zmianami), niniejszym wzywamy Państwa do natychmiastowej
zapłaty zadłużenia z tytułu wykonanych przez Zakład Inżynierii Komunalnej Sp.z o.o. usług zaopatrzenia w wodę
i/lub odprowadzania ścieków, zgodnie z poniższym zestawieniem
Numer Faktury
Data Wystawienia
Termin płatności
RAZEM:
Wartość faktury
Do zapłaty
…………………………….
Do zapłaty:………………zł
Słownie:………………zł …………./……………
Należność powyższą prosimy, wraz z ustawowymi odsetkami, należy uregulować w ciągu 7 dni od daty
otrzymania wezwania na rachunek bankowy ZIK SP. Z o.o. Lub w kasach Banku Spółdzielczego w Czeladzi : ul.
Zwycięstwa3,
ul. 35-Lecia 1, ul. Szpitalna 9A.
W przypadku nieuregulowania należności zostanie wszczęta procedura odcięcia dostaw wody, a sprawa
będzie skierowana na drogę postępowania sądowego.
W przypadku, gdy zapłata została dokonana prosimy o przesłanie nam faksem dowodu wpłaty
(numer faksu 32 269 89 68).
Załącznik nr 6
do Regulaminu windykacji należności ZIK Sp. z o.o.
Czeladź ………….
FORMULARZ PRZEKAZANIA SPRAWY DO SĄDU
1.
2.
Dłużnik (Nazwisko i imię, nazwa lub firma)
Adres
3.
Kwota zaległości (WPS)
4.
Data wezwania do zapłaty - upomnienia
5.
Potwierdzenie odbioru jeśli było(data)
6.
Ugoda (data zawarcia )
7.
Data wezwania do zapłaty
8.
Potwierdzenie odbioru (data)
Wyrażam zgodę na skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego
podpis Prezesa Zarządu
Czeladź …………
Sprawę przekazano radcy prawnemu dnia …………
podpis osoby przekazującej
Ewentualne braki w przekazanych dokumentach :
podpis radcy prawnego
Czeladź …………
Przyjęto komplet dokumentów dnia ……………..
podpis radcy prawnego