ZoSIA w opinii użytkowników

Jowita Piotrowicz
Marcin Buczek
APL
Wdrożenie w Archiwum Państwowym w Lublinie Zintegrowanego Systemu
Informacji Archiwalnej nastąpiło we wrześniu 2008 roku. Przejście na nowy system
poprzedziły czteromiesięczne testy systemu początkowo w Oddziale Zamiejscowym
w Kraśniku, a następnie w centrali i pozostałych oddziałach w Chełmie i Radzyniu
Podlaskim. Miało to na celu wychwycenia ukrytych błędów w aplikacji oraz testowania
narzędzia migrującego dane z baz SEZAM i IZA.
Pełne wdrożenie nastąpiło z dniem 1 stycznia 2009 roku na mocy Decyzji Nr 37
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 grudnia 2008 r.
Opinie, które przedstawię dotyczą dwóch obszarów korzystania z systemu w wersji
produkcyjnej tzn. systemu jako źródła informacji oraz narzędzia do prowadzenia ewidencji.
Zaletą ZoSIA jest możliwość wyszukiwanie informacji dwoma sposobami,
a mianowicie w sposób tradycyjny poprzez wybór zespołu w „Twoim archiwum”, a następnie
wskazanie interesującej jednostki, zatem wg zasady „od ogółu do szczegółu” oraz za pomocą
słowa kluczowego. W pierwszym przypadku użytkownik ma możliwość przeszukiwania
informacji po numerze zespołu i nazwie oraz po sygnaturze i tytule jednostki. Tam wpisując
sygnaturę bądź fragment tytułu pojawi się szukana, razem z informacją o serii czy podserii,
tytule oraz datach skrajnych. Te podstawowe dane oszczędzają czas poszukiwań, gdyż nie
wymagają wchodzenia w jednostkę.
Przy wykorzystaniu tej drugiej jest możliwość wyszukiwania słów zarówno
w nazwach zespołów jak i już na poziomie jednostek. Dzięki wyszukiwarce rozmytej wzrasta
prawdopodobieństwo znalezienia interesujących nas danych. Wyniki wyszukiwań wobec tego
pozwalają na znalezienie jednostki pomimo podania dość ogólnego słowa klucza. Umożliwia
także wybranie rodzaju poszukiwanej dokumentacji i kategorii akt. Oszczędza to czas i daje
wymierny efekt w akcji poszukiwawczej, gdyż nie zalewa nieinteresującą nas dokumentacją.
Wersja testowa ZoSIA daje możliwość dość konkretnego poszukiwania przy wyborze dat
skrajnych. Mankamentem tej rozbudowanej wyszukiwarki jest brak opcji wyszukiwania
w tytułach tłumaczonych na poziomie jednostek. Przy tytule oryginalnym zapisanym
w transliteracji zmuszeni jesteśmy korzystać z niej też i przy wyszukiwaniu.
1
Wyszukiwarki w ZoSIA są podstawowym narzędziem, który wykorzystują
użytkownicy nie będący edytorami. Takie poszukiwania dwutorowe w pełni spełniają
oczekiwania archiwistów.
Przy zachowaniu kompletności informacji o zespole opracowanym wartE uwagi jest
dodanie wstępu. Stanowiłoby to całokształt wiedzy o zespole zawartym w systemie. To jak
i inne wymienione w dalszej części spostrzeżenia dotyczą zarówno wersji produkcyjnej jak
i testowej.
ZoSIA jako narzędzie służące do opracowania sprawdza się w lubelskim Archiwum
od kilku lat. Przy jej pomocy opracowano co najmniej kilkadziesiąt zespołów. Były to zespoły
niewielkie. Nie wiemy jak będzie przebiegała ta praca przy zespołach liczących więcej
jednostek.
Cennym
spostrzeżeniem
jest
ewentualna
potrzeba
dodania
„Sygnatury
tymczasowej”. Przy opracowaniu może być dużym ułatwieniem do systematyzacji zespołu.
System pozwala na poprawę efektywności inwentaryzacji dzięki opcji „Skopiuj poprzednią
(jednostkę)”. Opcja ta jest szczególnie wygodna przy pracy z „dużymi” zespołami
składającymi się z jednostek o podobnych strukturach tytułów, np. zespołach sądów. System
poprzez zdefiniowanie pól wymagalnych wspiera archiwistę przed przypadkowym
opuszczeniem podstawowych pól składających się na opis jednostki.
Rola „Redaktora” pozwala m.in. na nanoszenie zmian przy seriach- ich nazwach
i liczbie czy też kolejności. Zasadnym byłoby, by takie modyfikacje mógł nanosić „Edytor”.
Usprawniłoby to pracę i zaoszczędziło czasu obu stronom.
Poniższe uwagi dotyczą w głównej mierze rozwiązań technicznych wpływających na
wydłużenie procesu opisu obiektu.
Kwestia „obiektu”, a dokładnie jego dodawania dotyczy dokumentacji aktowej.
System wymaga od nas najpierw zapisania jednostki, a dopiero potem umożliwia dodanie
„obiektu”. Zakładka „obiekt” pojawia się dopiero po zapisaniu jednostki. Jest to dość
kłopotliwe, wymusza dłuższy czas przy wprowadzaniu jednostki. Jednakże przy dokumentacji
fotograficznej co należy zaznaczyć istnieje możliwość jednoczesnego zapisania jednostki
i wyedytowania jej. Wtedy nie trzeba już wchodzić drugi raz w jednostkę, ponieważ odbywa
się to automatycznie.
Uzasadnieniem tego rozwiązania była przyjęta konstrukcja bazy. Jest to dość istotna
dysfunkcja, więc może należałoby się zastanowić głębiej nad tym i znaleźć rozwiązanie
satysfakcjonujące osoby wprowadzające dane, by nie spowalniało to pracy.
W procesie inwentaryzacji dokumentacji fotograficznej pojawia się kwestia kolejności
zapisywania „nośnika”. Dopiero zapisanie „obiektu” pozwala na dodanie „nośnika”. Być
2
może wytłumaczeniem tu także jest konstrukcja bazy, ale uważam, że celowe byłoby
przedyskutowanie możliwości zoptymalizowania „kliknięć” i czasu, a tym samym ułatwienia
i przyspieszenia pracy.
Zasadniczo ZoSIA uwzględnia obowiązujące wskazówki metodyczne. Są oczywiście
przypadki wymagające przeprowadzenia korekty. Takie przykładowe wskazówki dotyczą
opracowania i ewidencjonowania dokumentacji kartograficznej z 2002 r. Nakazują
w przypadku skali oryginalnej podanej w jednostkach innych niż metryczne rozwiązać ją
i podać wynik w postaci ilorazu i zamknąć w nawiasie kwadratowym. Stosując je ZoSIA nie
zapisuje jednostki. Ten defekt pojawił się także w testowej wersji. Problem został zauważony
i czekamy na jego rozwiązanie.
Opcja wykorzystania poprzednio wpisanych danych do indeksów, której używano
w IZIE zoptymalizowałaby czas pracy, ustrzegłaby przed błędami w pisowni. Wyświetlanie
się już wpisanych wcześniej haseł indeksowych zapobiegłoby dublowaniu się tych informacji.
W wersji testowej system wykrywa błąd, gdy hasła indeksowe powtarzają się, ale nie
wyświetla już zapisanych.
W aktualnej wersji jest etykieta „Pobierz wolną sygnaturę”. Przy zespole, który ma
luki sygnaturowe tzn, są zapisane sygn.1-10 oraz 21-24 system pobierze automatycznie
sygn.25. By zapobiec temu w sytuacji, gdy dodajemy następną tzn. sygn.11 zaproponowano
dodanie nowej opcji „Pobierz pierwszą wolną sygnaturę”. Dzięki temu archiwista sam będzie
decydował o wyborze wariantu, a system jednocześnie ustrzeże go przed pomyłką
i niezamierzoną luką sygnaturową.
Kwestią otwartą pozostaje ograniczony dostęp do raportów z zasobu centrali przez
oddziały zamiejscowe. Ta niedogodność jest szczególnie uciążliwa przy udzielaniu informacji
o zasobie oraz przy przygotowaniach do Komisji Metodycznej. Archiwista z oddziału
zamiejscowego nie może skorzystać z raportów z Centrali. W drugą stronę odbywa się to bez
przeszkód. Sytuację tą można oczywiście rozwiązać poprzez założenie kont użytkownikom
z oddziałów zamiejscowych w Centrali Archiwum. Warto nadmienić, że przy wcześniejszej
wersji taka sytuacja nie miała miejsca.
Zostając jeszcze przy raportach należy zauważyć, że bardzo przydatną funkcją jest
opcja wyboru rodzaju dokumentacji i zakresu sygnatur przy korzystaniu z inwentarza
książkowego. Dzięki temu widzimy tylko interesującą nas dokumentację oszczędzając
jednocześnie czas.
System ZoSIA wniósł ze sobą wiele zmian w dotychczasowym sposobie organizacji
prowadzenia
ewidencji
syntetycznej
jak
i
3
opracowywaniu
zasobu
archiwalnego.
Wprowadzono nową osobę która została odpowiedzialna za administrowanie całością
systemu na poziomie danego archiwum jak i należących do niego oddziałów zamiejscowych.
Proces administrowania systemem nie jest skomplikowany i ogranicza się jedynie do
dodawania nowych użytkowników, nadawaniu i edycji poszczególnych ról w systemie oraz
aktualizacji informacji o samym archiwum, nie wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu
informatyki.
Prowadzenie ewidencji syntetycznej w systemie ZoSIA nie różni się zasadniczo od tej
prowadzonej w bazie SEZAM. Przez pierwsze dwa lata zważywszy na liczne poprawki
dodawane do aplikacji pragnąc zapewnić maksimum bezpieczeństwa i funkcjonalności dla
zgromadzonych tam danych, podjęto decyzję o prowadzoniu równolegle ewidencji w dwóch
systemach ZoSIA i SEZAM. Tak wypracowany model wymagał dodatkowego nakładu pracy
związanego z wprowadzaniem identycznych danych do obydwu baz danych. Wdrożenie
w archiwum wersji ZoSIA 1.0, która posiadała w pełni rozbudowany panel ewidencji
pozwolił na zaprzestanie z dniem 31 stycznia 2010 roku prac w bazie SEZAM.
Funkcje związane z ewidencją syntetyczną w ZoSIA są rozbite pomiędzy dwie role
systemowe „Kanapy” i „Edytora”. Pierwsza pozwala na wprowadzanie nabytków, ubytków
i przesunięć miedzyzespołowych. Układ i nazwy pól jak i mechanizmy automatycznej
aktualizacji danych są wręcz identyczne z modułem „Kanapy” zaimplementowanym do bazy
SEZAM. Aktualizacja o nowe nabytki, ubytki i przesunięcia miedzyzespołowe nie nastręcza
jakichkolwiek kłopotów, a wręcz możemy zauważyć większą efektywność w zakresie czasu
potrzebnego do wprowadzania danych.
Drugim elementem bardzo ważnym dla ewidencji jest edycja danych o zespole.
Wszystkie potrzebne narzędzia do edycji są zgromadzone w zakładce Edytor - Lista
zespołów. Podobnie jak w przypadku modułu „Kanapy” twórcy zaimplementowali wszystkie
funkcjonalności znajdujące się w bazie SEZAM dodając kilka nowych dzięki którym możemy
podnieść efektywność i jakość wprowadzanych danych. Do najciekawszych rozwiązań
możemy zaliczyć „historię zmian” dzięki której, jesteśmy w stanie wskazać dokładnie kiedy
i przez kogo została dokonana zmiana w opisie zespołu. Istotną, a zarazem przydatną
funkcjonalnością jest sprawdzanie błędów podczas wklejania dużych partii tekstu do takich
pól jak: Dzieje aktotwórcy, Zawartość zespołu, Bibliografia, Informacje dodatkowe. Kolejną
pomocną funkcjonalnością jest automatyczne pobieranie przez system numerów nabytków,
ubytków, przesunięć międzyzespołowych i wstawianie ich do odpowiednich pól w kartach
zespołów.
4
W perspektywie pracy od kilku lat z systemem ZoSIA można stwierdzić, że
opisywane moduły w pełni spełniają swoje funkcje. Pewne zastrzeżenia można mieć jedynie
do workflow w którym opisy są przesyłane pomiędzy różnymi rolami systemowymi edytor,
redaktor, kierownik. Tego typu podejście może skutkować licznymi opóźnieniami
związanymi z akceptacją i przesyłaniem ich do kolejnych użytkowników systemu.
Podsumowując system ZoSIA pozwala na efektywną pracę, nie wymaga nadmiernych
nakładów czasowych przy wprowadzaniu danych. Działa sprawnie, a menu jest intuicyjne
i nie nastręcza problemów. Biorąc pod uwagę ciągłą ewolucję systemu mankamenty o których
była mowa we wcześniejszej części mamy nadzieję, że znikną i pozwolą jeszcze bardziej
optymalnie wykorzystywać możliwości ZoSIA.
5