Zobacz całe case study

Quality Software Solutions
Case study
Budowa archiwum elektronicznego dla agenta transferowego zarządzającego funduszami emerytalnymi w Rosji.
Klient
Jeden z pionierów na trudnym rynku ubezpieczeń emerytalnych w Rosji. Centrala firmy znajduje się w Moskwie, ale posiada
liczne oddziały w wielu, również azjatyckich, rejonach Rosji. Na terenie całej Rosji działa sieć punktów sprzedaży. Firma należy
do jednego z największych holdingów finansowych w Rosji.
Sytuacja przed wdrożeniem
Zintegrowany System Informatyczny zbudowany w technologii Oracle obsługuje trzy niepaństwowe fundusze emerytalne
w Moskwie. Fundusze są administrowane z wykorzystaniem polskiego systemu przez specjalnie do tego celu powołaną spółkę,
tak zwanego Administratora Funduszy Emerytalnych.
System pracuje w ostrym reżimie czasowym ze względu na fakt, iż pracownicy Funduszu są rozproszeni terytorialnie w wielu
strefach czasowych. Zawieranie umów emerytalnych odbywa się w oddalonych punktach sprzedaży. Umowy są generowane z
systemu. W Rosji nie obowiązuje podpis elektroniczny, w związku z tym dokumenty papierowe są przesyłane pocztą do centrali
w Moskwie i tam archiwizowane
Klient widzi potrzebę posiadania nowoczesnego rozwiązania pozwalającego na ewidencjonowanie zawartości archiwum
papierowego z jednoczesnym przeniesieniem jego zawartości w postaci elektronicznej do Zintegrowanego Systemu
Informatycznego, którym dysponuje. Ze względu na fakt przygotowywania dokumentów z wykorzystaniem webowego interfejsu
systemu centralnego, ich zawartość znajduje się w systemie przed wydrukowaniem. Wydrukowane dokumenty należy
zeskanować, potwierdzić podpis i zweryfikować ich dane oraz powiązać ze sprawą.
Dodatkowo wdrożenie archiwum elektronicznego ma uporządkować sprawy przechowywanie dokumentacji papierowej poprzez
ocechowanie wszystkich dokumentów kodem lokalizacji, archiwum, pudełka oraz teczki.
Tecna Sp. z o.o. 01-823 Warszawa, ul. Kasprowicza 103A/9, tel.(+ 48 22) 487 90 70 fax (+ 48 22) 487 90 69 www.tecna.pl
KRS nr 0000273391; Sąd Rejonowy m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy
Kapitał zakładowy 100.000,- zł opłacony w całości; NIP: 524-25-94-678
Rozwiązanie
Rozwiązaniem istniejącej sytuacji jest wdrożenie u Klienta systemu Archiwum Elektronicznego zintegrowanego z posiadanym
systemem obsługi rachunków emerytalnych. Wymaga to dobudowania w Zintegrowanym Systemie Informatycznym obsługi
procesów weryfikacji danych z zeskanowanych formularzy, potwierdzania poprawności dokumentów oraz obs ługi archiwów.
Celem jest uporządkowanie całej dokumentacji papierowej w zakresie umów oraz wniosków członków Funduszu, zarówno
nowych jak i utworzonych przed wdrożeniem archiwum elektronicznego.
Dodatkowo miarą powodzenia przedsięwzięcia jest eliminacja pomyłek przy wprowadzaniu danych z wniosków składanych jako
pisma w dowolnej formie do Funduszu.
Korzyści dla Klienta
Wdrożenie Archiwum Elektronicznego oraz procesów walidacji i weryfikacji danych pozwoliło uporządkować całą dokumentację
papierową i potwierdzić jej zgodność z danymi w systemie. Realizacja zadań projektowych nie wymagała od klienta przestojów
w pracy.
Znacząco wzrosły wskaźniki poprawności danych w systemie, co przełożyło się na znaczne obniżenie liczby reklamacji
i powtórnych realizacji procesów biznesowych.
Tecna Sp. z o.o. 01-823 Warszawa, ul. Kasprowicza 103A/9, tel.(+ 48 22) 487 90 70 fax (+ 48 22) 487 90 69 www.tecna.pl
KRS nr 0000273391; Sąd Rejonowy m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy
Kapitał zakładowy 100.000,- zł opłacony w całości; NIP: 524-25-94-678