Więcej... - Wincor Nixdorf

InterArchiwum
Interplikacje
Elektroniczne archiwum dokumentów
KORZYŚCI
▪ Dostarczone przez klienta dokumenty wymagane
przez Bank w celu sprzedaży produktów
bankowych i obsługi klienta są dostępne
w każdym uprawnionym miejscu dla każdego
upoważnionego pracownika Banku i w każdym
momencie życia produktu bankowego
▪ Informacje z dokumentów są automatycznie
przenoszone do kartotek klientów i dokumentacji
produktowej, bez konieczności ponownego
ręcznego przepisywania do kartoteki
▪ Oryginały dokumentów w formie papierowej
muszą być przechowywane w archiwum, np. dla
rozstrzygania spraw spornych i postępowań
sądowych
Wyzwania
Każdy pracownik Banku zdaje sobie sprawę z wagi, jaką
przywiązuje się do dokumentów dostarczanych przez
klientów w celu:
▪ Uwiarygodnienia klienta
▪ Zweryfikowania planowanych przez niego
przedsięwzięć
▪ Oceny rzeczywistej wartości zabezpieczeń pod
zobowiązania klienta wobec Banku
Bank musi zagwarantować dostęp do dokumentów
przy zapewnieniu ich ochrony przed zniszczeniem,
zagubieniem czy też sfałszowaniem jego treści.
Dokumenty te w tradycyjnym systemie ich obiegu są
narażone na wyżej wymienione niebezpieczeństwa,
a to prowadzi do utraty zaufania do Banku.
Rozwiązanie
W celu zapewnienia dostępu do danych w dowolnym
czasie i dowolnym miejscu przy zachowaniu wszelkich
zasad bezpieczeństwa najlepiej jest wykorzystać
archiwum elektroniczne. W archiwum tym składuje się
elektroniczne obrazy dokumentów w postaci
dostarczonej do Banku. Odpowiedzialność za poprawną
archiwizację i niezaprzeczalność dokumentów
ograniczono do wstępnej fazy, jaką jest sygnowanie
(nadanie identyfikatora) dokumentu i jego skanowanie
do systemu archiwum elektronicznego. Od tego
momentu wszystkie zmiany i udostępnienia
dokumentów są pod kontrolą i pozwalają na
wyeliminowanie ewentualnych nieprawidłowości.
Schemat digitalizacji dokumentów
DIGITALIZACJA DOKUMENTÓW
Czynności związane z digitalizacją podzielono na
miejsca, w których wykonywane są poszczególne
czynności:
▪ Rola klienta ogranicza się do złożenia dokumentów
w banku
▪ Doradca klienta (lub kancelarii) weryfikuje
oryginalność dokumentu i wykonuje czynności
pozwalające na przypisanie dokumentów do kartotek
klientów, produktów oraz spraw
▪ Pracownicy zaplecza (w mikroodziałach są to zwykle
doradcy klienta, wykonujący czynności archiwizacji
po zakończeniu obsługi klientów) skanują dokumenty
▪ Skaner automatycznie przesyła obrazy dokumentów
do zespołu odpowiedzialnego w skali całego banku za
archiwum
▪ System automatycznie rozpoznaje tekst dokumentu
(OCR) i po ewentualnej korekcie uzupełnia dane
w kartotekach, a następnie umieszcza obraz
dokumentu w repozytorium
FUNKCJONALNOŚĆ
▪ Wszystkie dokumenty otrzymują sygnaturę w postaci kodu kreskowego
naklejonego na dokument
▪ Oryginały dokumentów zostają zeskanowane i zapamiętane w systemie
InterArchiwum
▪ Dostęp do obrazu dokumentów drogą elektroniczną ma w każdej chwili
i w dowolnym miejscu upoważniony pracownik Banku
▪ Oryginały dokumentów są gromadzone w archiwum (centralnym lub
oddziałowym), a pracownicy Banku korzystają z obrazu dokumentu
pobranego na ekran monitora lub wydrukowanego na drukarce lokalnej
▪ Wraz z obrazem dokumentu dostępne są wszystkie dane go opisujące,
a także jego historia
▪ Oryginały dokumentów są umieszczone w archiwum w uporządkowany
sposób – nie mogą ulec zgubieniu lub zniszczeniu
▪ Dostęp do obrazów dokumentów nie wymaga ich fizycznego odszukania
Publikacja firmy
Wincor Nixdorf
ul. Popularna 82
02-226 Warszawa
Tel: +48 22 572 42 00 / 01
Fax: +48 22 572 42 09
[email protected]
www.wincor-nixdorf.com/pl