Audytor wewnętrzny doradcą kierownika jednostki

Audytor wewnętrzny doradcą kierownika jednostki
Wpisany przez Kazimiera Winiarska
To, co nie podlega kontroli, ulega pogorszeniu.
Sylwetka zawodowa audytora wewnętrznego
Zgodnie z art. 58 ustawy o finansach publicznych audytorem może być oso­ba, która:
1. ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfede­racji Szwajcarskiej
lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony
umowy o Europejskim Obszarze Gospodar­czym, chyba że przepisy odrębne uzależniają
zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego;
2.
3.
4.
5.
ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw pu­blicznych;
nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skar­bowe;
posiada wyższe wykształcenie;
posiada następujące kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu wewnętrznego:
1. certyfikaty: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional
(CGAP), Certified Information Systems Audi­tor (CISA), Association of Chartered Certified
Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self-Asses sment
(CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Char­tered Financial Analyst (CFA),
2. ukończyła aplikację kontrolerską i złożyła egzamin kontrolerski z wy­nikiem pozytywnym
przed komisją egzaminacyjną powołaną przez Pre­zesa Najwyższej Izby Kontroli,
3. złożyła z wynikiem pozytywnym egzamin kwalifikacyjny na stanowi­sko inspektora
kontroli skarbowej,
4. ma uprawnienia biegłego rewidenta.
„Audytor wewnętrzny odpowiada bezpośrednio przed kierownikiem jed­nostki za dostarczone
informacje o prawidłowościach działania i efektywności systemu kontroli wewnętrznej oraz
jakości jego działania, a także przygotowu­je i dostarcza kierownictwu jednostki analizy, oceny,
porady, informacje i wnio­ski na podstawie przeprowadzonych przez niego badań w różnych
1/7
Audytor wewnętrzny doradcą kierownika jednostki
Wpisany przez Kazimiera Winiarska
obszarach działalności jednostki. Winno to być rzetelne, obiektywne i niezależne ustale­nie
stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej, okre­ślenie i analiza
przyczyn oraz skutków odchyleń od norm i standardów, jeżeli takie odchylenia oczywiście
wystąpiły, oraz przedstawianie kierownikowi jed­nostki uwag i wniosków w sprawie usunięcia
uchybień".
Audytora wewnętrznego można zidentyfikować jako diagnostę. Postrzega on organizację jako
zbiór systemów i podsystemów stworzonych dla osiągnięcia wyznaczonych przez kierownictwo
celów. Ocenia, które systemy są kluczowe dla sytuacji finansowej jednostki, i weryfikuje ich
funkcjonowanie celem racjo­nalnego zapewnienia, że są zgodne z prawem i efektywne.
Audytora powinno cechować co najmniej pięć zalet:
1. energia i dynamizm oznaczające duże tempo pracy, wzmożony wysiłek i pracowitość;
2. zrównoważenie, przez swobodne zachowanie, bez arogancji, z powstrzy­maniem emocji
w sytuacjach kryzysowych, nieuleganie naciskom i ponoszenie konsekwencji pełnienia funkcji
audytora;
3. wyobraźnia i intelektualna ciekawość, wyrażająca się niezależnym spoj­rzeniem,
wprowadzaniem nowości i oryginalnych rozwiązań w dziedzinie za­leceń;
4. rygor i metoda, poprzez umiejętność analitycznego myślenia, pozwala­jącego wyłonić
problemy oraz umiejętność ich syntetyzowania dla pokonania nieprawidłowości i wydania
rzeczowych zaleceń;
5. komunikowanie się, dzięki zdolności wyrażania poglądów ustnie i pisemnie w sposób
zrozumiały i przejrzysty.
Nie wszystkie organizacje zrzeszające audytorów wewnętrznych są zadowo­lone z nazwy
„audytor wewnętrzny". Niektóre używają terminu „analityk kon­trolny" (ang. control analyst) lub
„analityk systemów" (ang.
systems analyst
). GAO nazywa audytorów wewnętrznych ewaluatorami (ang.
evaluators
2/7
Audytor wewnętrzny doradcą kierownika jednostki
Wpisany przez Kazimiera Winiarska
).
Audyt wewnętrzny ma służyć kierownictwu organizacji. Duże rozmiary dzia­łalności
uniemożliwiają kontrolowanie wszystkich czynności, za które jest odpo­wiedzialne. Wiadomo
przecież, że to, co nie podlega kontroli, ulega pogorszeniu. Niekontrolowane czynności tracą
efektywność. Jest takie powiedzenie, że „najlep­szym nawozem na ziemię jest cień właściciela".
W przypadku wielu czynności me­nedżera cień ten jest jednak bardzo krótki. Właściciele i
menedżerowie potrzebują „zastępców", którzy będą myśleć tak jak oni i na których będzie
można całkowicie polegać. W wielu przypadkach takim „zastępcą" jest audytor wewnętrzny.
Współczesne jednostki oferujące usługi audytorskie zatrudniają biegłych re­widentów,
adwokatów, ekonomistów, inżynierów i matematyków. Dzięki temu zakres ich wiedzy pozwala
rozwiązać wiele problemów związanych z zarządza­niem wielkimi organizacjami.
Zgodnie z zawartą w Komunikacie nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r. Kartą
audytu wewnętrznego
audytor wewnętrzny:
1. jest uprawniony do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszyst­kich obszarach
działalności jednostki;
2. ma zagwarantowane prawo dostępu do wszelkich dokumentów i materia­łów, do
wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji po­trzebnych do
przeprowadzenia audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepi­sów o tajemnicy ustawowo
chronionej;
3. ma zagwarantowane prawo dostępu do pomieszczeń jednostki z zachowa­niem
przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;
4. ma prawo żądać od kierowników i pracowników komórek organizacyj­nych informacji
oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu
3/7
Audytor wewnętrzny doradcą kierownika jednostki
Wpisany przez Kazimiera Winiarska
wewnętrznego;
5. może z własnej inicjatywy składać wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania
jednostki;
6. nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontro­li wewnętrznej
w jednostce, ale poprzez ustalenia i zalecenia poczynione w wy­niku przeprowadzenia audytu
wewnętrznego wspomaga kierownika jednostki we właściwej realizacji tych procesów;
7. nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posia­dać wiedzę
pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa;
8. nie może przyjmować takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w za­kres zarządzania
jednostką;
9. w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z audytorami ze­wnętrznymi, a
także z kontrolerami Najwyższej Izby Kontroli.
Wysokim wymaganiom stawianym audytowi wewnętrznemu powinny odpo­wiadać także zasoby
personalne. Zasady profesjonalnej praktyki obowiązu­ją od 1 stycznia 2002 roku wszystkich
certyfikowanych audytorów wewnętrz­nych (CIA) oraz członków IIA. Zasady ramowe są
niewystarczające dla roz­woju rezerw personalnych i ich oceny. Wskazane jest ustalenie
konkretnych kryteriów rozwoju i oceny zasobów personalnych audytu wewnętrznego. Mo­del
kompetencji pracownika przedstawiono w tabeli 6.1. (tabela ta znajduje się w zamieszczonym
poniżej pliku pdf).
Oprócz wymagań fachowych dużą wagę należy przywiązywać do cech indywi­dualnych i
społecznych. W komórce audytu wewnętrznego mogą pracować ludzie z najlepszymi
umiejętnościami fachowymi, ale jeśli nie mają politycznego wyczu­cia, nie będą skuteczni.
Szefowi działu audytu wewnętrznego (KAW) stawiane są jeszcze wyższe wymagania.
Wyznaczenie jako szefa osoby dojrzałej zawodowo zwiększa prawdopodobieństwo, że
członkowie komitetu audytu, rady nadzor­czej i kierownictwa przedsiębiorstwa dostrzegą w niej
równoprawnego part­nera. Zaufanie między stronami jest nieodzowną podstawą owocnej
współpracy.
Komórki audytu wewnętrznego zajmują się określaniem głównych zagro­żeń występujących w
organizacji, do których zalicza się na przykład dostęp do haseł i kluczy, czeki in blanco, wakaty
4/7
Audytor wewnętrzny doradcą kierownika jednostki
Wpisany przez Kazimiera Winiarska
na ważnych stanowiskach. Elementy te poddawane są regularnym audytom. Audytorzy powinni
ocenić skalę zagroże­ń i znać sposoby ich opanowania.
Ścisłe kierownictwo na ogół podejmuje decyzje na podstawie przedsta­wionych sprawozdań, a
nie osobistej wiedzy. Aby te decyzje były właściwe, sprawozdania muszą być sporządzane
terminowo i dokładnie. Przed dostarcze­niem ich ścisłemu kierownictwu powinny być oceniane
przez audytorów we­wnętrznych pod względem terminowości, dokładności i zawartości
meryto­rycznej. Tak sprawdzone sprawozdanie daje większą gwarancję podjęcia właści­wych
decyzji.
Wraz z rosnącą złożonością spraw gospodarczych pojawiają się problemy wy­kraczające poza
zakres wiedzy menedżera, który musi podjąć decyzję. Audytorzy wewnętrzni powinni
sprawdzać obliczenia przygotowywane dla menedżerów przez kierowników działów,
specjalistów, audytorów zewnętrznych itp. To kierownictwo podejmuje bieżące decyzje, a nie
audytorzy wewnętrzni, którzy mogą dostarczać lub weryfikować dane, na których podstawie są
te decyzje podejmowane. Mogą także oszacować skutki decyzji i wskazać zagrożenia, które nie
zostały uwzględnione.
Amerykański Główny Urząd Rachunkowości (GAO) wykonuje audyty pro­gramów
komputerowych. Oceny mają formę studium projektowania i wdraża­nia programów, ustalane
są również rzeczywiste wyniki zastosowania koncep­cji. Jednocześnie audytorzy wewnętrzni
(znający informatykę) oceniają środki ochrony proponowanych systemów informatycznych,
zanim zostaną wdrożone. Późniejsze poprawki są bardzo kosztowne.
Kierownicy, którzy nie sprawują kontroli nad podległymi im działaniami, przy­czyniają się do
powstawania problemów. Audytorzy wewnętrzni na ogół lokali­zują te problemy i proponują
5/7
Audytor wewnętrzny doradcą kierownika jednostki
Wpisany przez Kazimiera Winiarska
środki zaradcze. Mogą to być środki tymczasowe lub sięgać do przyczyn problemów.
Przykładowo zaobserwowano wzrost ilości reklamacji produktów. Wydawało się, że wynikało to
z nieprawidłowej kontroli jakości. Główną przyczyną było jednak to, że dział kontroli jakości
podlegał dy­rektorowi produkcji, a ten, chcąc obniżyć koszty i dotrzymywać terminów wysyłki
produktów, wymuszał na pracownikach kontroli jakości pobieżne kontrole. Innym przykładem
jest sytuacja związana z opracowywaniem raportów, których odbior­cy nie potrafili wykorzystać.
Wydawało się, że przyczyną jest złe przygotowanie raportów. Okazało się, że adresaci raportów
wcześniej nie określili, czego ocze­kują od osób je sporządzających. W każdym z tych
przypadków powierzchowne potraktowanie problemu nie pozwoliło dotrzeć do rzeczywistej
przyczyny.
Audytor wewnętrzny obecnie wspomaga kierownictwo jednostki gospodarczej i doradza mu w
procesie podejmowania decyzji. Audytorzy wewnętrzni powin­ni mieć wiedzę o umiejętnościach
behawioralnych. W ich pracy najważniejsza jest umiejętność identyfikacji wartości ludzkich oraz
mechanizmów obronnych, potrzeb ludzkich, a także czynników odpowiedzialnych za zmianę
postaw. Au­dytorzy wewnętrzni powinni ponadto dokładnie rozumieć proces decyzyjny na
poziomie kierownictwa.
Praca komórki audytu wewnętrznego może być przydatna audytorowi ze­wnętrznemu. Wielu
audytorów zewnętrznych uznaje za celowe zwrócenie się o pomoc do audytorów
wewnętrznych.
Pełna treść artykułu, dotycząca także cech audytora wewnętrznego i zakresu jego
obowiązków: plik pdf
6/7
Audytor wewnętrzny doradcą kierownika jednostki
Wpisany przez Kazimiera Winiarska
Uwaga: powyższy artykuł stanowi rozdział 6 książki Kazimiery Winiarskiej „Audyt wewnętrzny
2008" wydanej przez DIFIN, Warszawa 2008 r. Więcej informacji o tej książce podajemy w
dziale „Dobre książki".
7/7