docEtapy wdrożenia systemu raportowania
download 
Reklamacja Transkrypt
Etapy wdrożenia systemu raportowania
Praktyczne i profesjonalne informacje, które ułatwią i skrócą pracę każdego finansisty oraz pomogą przy interpretacji wskaźników finansowych Etapy wdrożenia systemu raportowania czego nie możesz przeoczyć! Z arządzanie finansami Wydawnictwo Wiedza i Praktyka w w w . w i p . p l SPIS TREŚCI JAKIE SĄ POTRZEBY INFORMACYJNE FIRMY .................................................................................... str. 1 POTRZEBY INFORMACYJNE A FAZA CYKLU ŻYCIA PRZEDSIĘBIORSTWA .......................................... str. 1 ODPOWIEDNIA ORGANIZACJA SYSTEMU RAPORTOWANIA .............................................................. str. 6 NARZĘDZIA INFORMATYCZNE WSPOMAGAJĄCE RAPORTOWANIE ............................................................... str. 8 WDROŻENIE SYSTEMU RAPORTOWANIA .................. str. 12 JAKIE SĄ KOSZTY SYSTEMU RAPORTOWANIA I JAK JE MOŻESZ OSZACOWAĆ? .................................. str. 14 RYNEK SYSTEMÓW WSPOMAGAJĄCYCH ZARZĄDZANIE I RAPORTOWANIE ............................ str. 18 AUTOR Eryk Głodziński pracownik naukowy Instytutu Organizacji Systemów Produkcyjnych Politechniki Warszawskiej KONSULTANT Remigiusz Orzechowski doradca w zakresie rozwiązań IT, pracownik naukowy SGH Organizacja i koszty systemu raportowania JAKIE SĄ POTRZEBY INFORMACYJNE FIRMY? Jeżeli uznasz, że system raportowania jest zespołem wzajemnie sprzężonych elementów (raportów i działań zmierzających do ich tworzenia i dystrybucji), możesz wskazać na jego powiązanie z procesem zarządzania firmą. Jednak jesteś w stanie podejmować trafne decyzje tylko w sytuacji wykorzystania w miarę pełnej, aktualnej i wiarygodnej informacji. Założenie to dotyczy zarówno informacji zewnętrznych (określających otoczenie wokół przedsiębiorstwa), jak i wewnętrznych (obejmujących stan zmian zachodzących wewnątrz firmy). Zakres i poziom szczegółowości informacji niezbędnych do procesu zarządzania firmą powinien być ustalany ze wszystkimi przyszłymi użytkownikami systemu raportowania. Analizę sposobu organizacji i koniecznych do poniesienia przez Twoją firmę kosztów wdrażania i wykorzystywania systemu raportowania powinieneś rozpocząć od identyfikacji potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa. Składają się na nie: 1) częstotliwość pozyskiwania i prezentacji danych oraz 2) przedmiot (zakres) wymaganych do analizy i oceny danych. Potrzeby informacyjne a faza cyklu życia przedsiębiorstwa Możesz przyjąć, że potrzeby informacyjne firmy zależą przede wszystkim od wielkości firmy i rodzaju prowadzonej działalności. Są one bardzo zróżnicowane i trudno Ci będzie je prawidłowo określić bez zbadania i uwzględnienia specyfiki przedsiębiorstwa. Możesz jednak zaprezentować je w ujęciu faz cyklu życia organizacji przez porównanie z poziomem aktywności gospodarczej wyrażonej np. zmianą przychodów z działalności. Zależność tych zmiennych prezentuje tabela z następnej strony. 1 www.analizafinansowa.pl Organizacja i koszty systemu raportowania Fazy cyklu życia przedsiębiorstwa Zmiana poziomu aktywności gospodarczej Potrzeby informacyjne Informacje zewnętrzne II – wzrost III – dojrzałość IV – schyłek I – narodziny (zdobywanie (utrzymywanie (wycofywanie się (tworzenie) pozycji) pozycji) z działalności) nieznacznie znacznie na- stabilny narastający rastający znacznie lejący duże Informacje ograniczone wewnętrzne ma- duże duże znacznie ograniczone duże bardzo duże ograniczone Fazy IV cyklu życia organizacji trudno będzie szukać wśród funkcjonujących podmiotów. Warto wspomnieć, że niektóre podmioty wycofują się z dotychczasowej działalności przy próbie zmiany profilu własnej działalności. Również nie możemy jednoznacznie stwierdzić, że przedstawione fazy występują w sposób sekwencyjny. Możliwe jest ominięcie jednego ze stadiów. Najczęściej dotyczy to III fazy, której wedle badań statystycznych nie osiąga większość małych firm, np. w Stanach Zjednoczonych. Fazy cyklu życia organizacji są następujące: I – narodziny, gdy organizacja rozpoczyna swoją działalność, określa własną domenę działania (czyli potencjalnych przyszłych klientów). Wówczas zaczyna osiągać nieznaczne przychody, ponosząc jednocześnie dość znaczne koszty (w stosunku do osiąganych przychodów) związane głównie z tworzeniem zaplecza własnej działalności (rekrutacją pracowników, zakupem środków trwałych) i badaniem stanu otoczenia zewnętrznego – tzn. jego struktury oraz dynamiki zachodzących w nim zmian; II – wzrost, gdy organizacja ma już ściśle określoną strategię działania i wykorzystując swoją przewagę strategiczną nad pozostałymi konkurentami z branży, zdobywa nowych klientów. W tym okresie następuje wzrost przychowww.analizafinansowa.pl 2 Organizacja i koszty systemu raportowania dów z działalności, któremu towarzyszą w dalszym ciągu znaczne wydatki związane z monitorowaniem działalności konkurentów, koniecznością badania satysfakcji swoich klientów oraz ogólną kontrolą osiąganych wyników; III – dojrzałość, gdy następuje długookresowa stabilizacja działalności. Firma zdobyła pozycję na rynku i stara się ją utrzymać. Jest to czas osiągania zysków z działalności, która jest monitorowana przede wszystkim wewnętrznymi wskaźnikami charakteryzującymi funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Fazę tę cechuje stabilizacja poziomu kosztów działalności w długim okresie; IV – schyłek, gdy firma traci swoich stałych klientów i nie potrafi przezwyciężyć pojawiających się problemów gospodarczych. Najczęściej w celu minimalizacji strat zmuszona jest poszukiwać sposobów sprzedaży posiadanego majątku i na ten obszar zainteresowań ukierunkowuje swoje potrzeby informacyjne. Poznawszy ogólny zarys sekwencyjności cyklu życia firmy, warto teraz zestawić to z potrzebami systemu informacyjnego. Najwięcej pracy przy organizacji systemu raportowania czeka Cię w pierwszej i drugiej fazie cyklu życia przedsiębiorstwa. Powinieneś wtedy rozwijać i dostosowywać zakres oraz poziom szczegółowości pozyskiwanej informacji do rzeczywistych potrzeb. W fazie dojrzałości system raportowania nie podlega tak dużym przeobrażeniom. UWAGA! Zakres informacji na potrzeby zarządzania firmą powinien być jednak zmienny przez cały okres jej funkcjonowania. Wynika to ze zmian zachodzących w otoczeniu zewnętrznym, które powinieneś monitorować celem dostosowania organizacji do zmieniających się warunków. 3 www.analizafinansowa.pl Organizacja i koszty systemu raportowania Jeżeli jesteś odpowiedzialny za administrowanie systemem raportowania, powinieneś pamiętać o potrzebie wprowadzania okresowych korekt w zawartości i sposobie prezentacji danych. W fazie wycofywania się firmy z działalności zakres przedmiotowy systemu raportowania w wyniku konieczności redukcji kosztów zostaje znacznie ograniczany. Nie oznacza to jednak natychmiastowego zaniku tworzenia raportów. Zmienia się jednak przedmiot i zakres informacyjny sprawozdawczości wewnętrznej. PRZYKŁAD Załóżmy, że chcesz określić potrzeby informacyjne w zależności od fazy cyklu życia firmy z branży handlowej. W tym celu wybierasz główne informacje, które należy pozyskać, aby umożliwić właściwe sterowanie działalnością tej firmy. W przypadku analizy działalności handlowej ważnym czynnikiem określającym zakres potrzeb informacyjnych jest rodzaj sprzedawanego asortymentu. Jeżeli pracujesz w firmie zajmującej się handlem złożonymi produktami, np. produktami wysokiej technologii, musisz mieć świadomość, że dynamika tego rynku jest bardzo wysoka. Częstotliwość raportowania i poziom jego szczegółowości powinny być zatem wysokie, gdyż tylko w ten sposób spełnisz oczekiwania kierownictwa w zakresie postulatu aktualności tworzonej informacji zarządczej. A to umożliwi elastyczne dopasowywanie się firmy do zmieniających się warunków. Natomiast w przypadku produktów prostych, np. artykułów spożywczych, nie masz do czynienia z gwałtownymi zmianami rynku, co pozwala na stworzenie mniej rozbudowanego systemu raportowania. Przykładowe potrzeby informacyjne przedsiębiorstwa handlowego znajdującego się w różnych fazach cyklu życia organizacji przedstawia tabela na następnej stronie. www.analizafinansowa.pl 4 Organizacja i koszty systemu raportowania Fazy cyklu życia przedsiębiorstwa prowadzącego działalność handlową I – narodziny (tworzenie) – gusta i preferencje ludzi – liczba potencjalnych nabywców – dochody potencjalnych nabywców – ceny innych dóbr substytucyjnych Informacje i komplezewnętrzne mentarnych – nasycenie rynku asortymentem Przykładowe – liczba potrzeby dostawców informacyjne asortymentu II – wzrost (zdobywanie pozycji) III – dojrzałość IV – schyłek (utrzymywanie (wycofywanie się pozycji) z działalności) – zmiany gustów i preferencji ludzi – zmiany liczby potencjalnych nabywców – zmiany dochodów potencjalnych nabywców – zmiany cen innych dóbr substytucyjnych i komplementarnych – innowacje w zakresie sprzedawanego asortymentu – zmiany – możliwości gustów znalezienia i preferencji nabywców ludzi środków – zmiany liczby trwałych potencjalnych (budynków, nabywców samochodów, – zmiany regałów, dochodów palet, wózków potencjalnych widłowych, nabywców sprzętu biuro– zmiany cen wego itp.) innych – możliwości dóbr substytuznalezienia cyjnych nabywców i komplemenśrodków nietarnych materialnych – innowacje firmy (sieci w zakresie dystrybucji sprzedai sprzedaży wanego itp.) asortymentu – wyniki osiągane przez konkurencję – umiejętności – liczba stałych rekrutowaklientów nych pracow- – jakość ników współpracy Informacje – stan rekruz dostawcami wewnętrzne tacji asortymentu – posiadane – rotacja zasoby zapasów – poziom sprzedaży 5 – zmiany liczby stałych klientów – jakość współpracy z dostawcami asortymentu – rotacja zapasów www.analizafinansowa.pl – wartość majątku przedsiębiorstwa – ilość i wartość asortymentu w magazynach – koszty likwidacji majątku przedsiębiorstwa Organizacja i koszty systemu raportowania Fazy cyklu życia przedsiębiorstwa prowadzącego działalność handlową Przykładowe Informacje potrzeby wewnętrzne informacyjne I – narodziny (tworzenie) II – wzrost (zdobywanie pozycji) III – dojrzałość IV – schyłek (utrzymywanie (wycofywanie się pozycji) z działalności) – osiągane wy- – poziom niki finansowe sprzedaży – analiza kosztów działalności – ocena osiąganych wyników finansowych – rozwój pracowników – pozyskiwanie nowych pracowników – przychody ze sprzedaży aktywów – koszty zwolnienia/ /odpraw dla pracowników Pamiętaj, że analizując własne potrzeby informacyjne, warto przeprowadzić indywidualne studium przypadku oparte na szczegółowej charakterystyce wybranego obszaru rynku i zajmowanej na nim pozycji. koniec przykładu ODPOWIEDNIA ORGANIZACJA SYSTEMU RAPORTOWANIA Określenie potrzeb informacyjnych firmy niezbędnych do zarządzania nią powinno być dla Ciebie punktem wyjścia do opracowania projektu i następnie wdrożenia nowego lub zmiany już funkcjonującego systemu raportowania. Kolejnymi etapami działań organizacji tego systemu jest określenie sposobów: l tworzenia meldunków zawierających dane niezbędne do opracowania raportów o charakterze zarządczym; l przetwarzanie danych do takiej postaci, która jest zrozumiała dla kadry kierowniczej i pozwoli na wykorzystanie www.analizafinansowa.pl 6 Organizacja i koszty systemu raportowania l dostarczonych informacji w zarządzaniu przede wszystkim na poziomie operacyjnym wyodrębnionej z firmy jednostki, np. sklepu, zakładu czy oddziału; agregacji danych niezbędnych do zarządzania operacyjnego i strategicznego całą organizacją. Zakres zadań poszczególnych etapów tworzenia systemu raportowania przedstawia poniższy rysunek. TWORZENIE MELDUNKÓW Zdecentralizowane zbieranie danych Wypełnianie standardowych formularzy meldunkowych Przesyłanie kompletnie wypełnionych formularzy do konsolidacji PRZETWARZANIE DANYCH Sprawdzanie spójności danych i poprawności ich zapisu Konsolidacja danych na poziomie jednostek operacyjnych Tworzenie i udostępnianie raportów szczegółowych AGREGACJA DANYCH Analiza i ocena raportów szczegółowych 7 Konsolidacja danych na poziomie przedsiębiorstwa www.analizafinansowa.pl Tworzenie i udostępnianie raportów kierownictwu Organizacja i koszty systemu raportowania Musisz mieć świadomość, że w firmach występuje najczęściej konieczność zbierania, przetwarzania i agregacji bardzo dużej ilości danych – wynika to po prostu ze specyfiki działania przedsiębiorstw na rynku, gdzie obowiązują zasady samofinansowania działalności w długim okresie (wymuszające konieczność analizy długookresowej), oraz maksymalizacji korzyści grupy stakeholders (wszystkich interesariuszy, czyli właścicieli, pracowników, klientów, dostawców itp.). Z drugiej strony, dodatkowym utrudnieniem jest fakt, że często kierownictwo firmy narzuca stosunkowo krótki czas tworzenia raportów – najczęściej parę dni po księgowym zamknięciu miesiąca! W obecnych czasach występuje wyraźna potrzeba wspomagania systemu raportowania nowoczesnymi narzędziami informatycznymi, których funkcjonalność będzie adekwatna do stawianych przez kierownictwo firmy potrzeb informacyjnych. NARZĘDZIA INFORMATYCZNE WSPOMAGAJĄCE RAPORTOWANIE W obecnych czasach trudno sobie wyobrazić przedsiębiorstwo niewykorzystujące systemu informatycznego w swojej działalności. Zakres i rodzaj użytkowanego systemu są różne i zależą przede wszystkim od wielkości firmy i posiadanych przez nią zasobów finansowych. W małych firmach możesz spotkać jedynie pojedyncze komputery typu PC. Najczęściej posiadają zainstalowane systemy operacyjne – komercyjne Microsoft Windows lub typu open source Linuksa – oraz programy biurowe ogólnego użytku Microsoft Office lub darmowe (ewentualnie za niewielką opłatą) OpenOffice. www.analizafinansowa.pl 8 Organizacja i koszty systemu raportowania UWAGA! Często wykorzystywanym narzędziem gromadzenia i przetwarzania danych, a następnie ich udostępniania są programy bazodanowe będące integralną częścią pakietów biurowych, np. MS Access lub OpenOffice Base. Ich elementem jest kreator raportów, w którym możesz opracować własny wzór sprawozdania i po wprowadzeniu danych (z meldunków) automatycznie generować raport. Są to jednak bardzo proste narzędzia, które mogą się sprawdzić jedynie w przypadku niewielkiego zakresu gromadzonych danych. Nowe przepisy dotyczące m.in. podpisu elektronicznego umożliwiają jeszcze szersze wykorzystanie w działalności gospodarczej sieci internetowej. Niezbędne są do tego przeglądarka internetowa i program obsługi poczty elektronicznej. Taki zestaw oprogramowania umożliwia zarządzającym sprawne wspomaganie prowadzenia małej firmy, gdzie ilość przechowywanych danych jest stosunkowo niewielka, potrzeby informacyjne kierownictwa czy właścicieli nie są wygórowane, a prowadzone procesy gospodarcze posiadają mały poziom złożoności. W dużych i średnich przedsiębiorstwach istnieje zaś konieczność wykorzystywania bardziej złożonych narzędzi z zakresu IT (Information Technologies). Dotyczy to zarówno infrastruktury fizycznej (sprzętu), jak i aplikacyjnej (oprogramowania). Komputery w tym przypadku powinny być połączone ze sobą, tworząc sieć komputerową, bez której system informatyczny firmy nie będzie funkcjonować prawidłowo. Centralnym miejscem sieci jest serwer (najczęściej spotykane platformy serwera to: IBM iSeries, Linux Red Hat, Novell Netware, Unix Solaris, Windows Server). Serwer ten powinien być wyposażony w program bazodanowy, np.: Oracle, MySQL, PostgreSQL, SQL Server. 9 www.analizafinansowa.pl Organizacja i koszty systemu raportowania W dużych i średnich przedsiębiorstwach system informatyczny składa się najczęściej ze zintegrowanego systemu zarządzania (ZSZ), np. SAP R/3, E-Business Suite, Navision, proALPHA. Na ZSZ składają się moduły, które obsługują poszczególne obszary dziedzinowe firmy. Przykładowe rozwiązania informatyczne zostały zaprezentowane na rysunku poniżej. logistyka kadry i płace finanse i controlling gospodarka magazynowa produkcja Baza danych marketing i sprzedaż księgowość środki trwałe Dzięki takiemu podejściu możliwe jest wdrożenie kompleksowego rozwiązania informatycznego lub jedynie częściowego wspomagania wybranych obszarów firmy. Bazy danych umożliwiają wymianę informacji między modułami ZSZ. Tak skonstruowane systemy informatyczne pozwalają na wprowadzanie danych, śledzenie poszczególnych operacji gospodarczych, ale również późniejsze generowanie różnego rodzaju raportów. Jak już określiliśmy wcześniej, system raportowania powinien być elastycznie dostosowywany do zmieniających się potrzeb informacyjnych. Ze względu na wysokie koszty wprowadzania www.analizafinansowa.pl 10 Organizacja i koszty systemu raportowania zmian programowych czy też brak możliwości zbierania danych z wielu źródeł i ich zaawansowanej analizy w ZSZ do tworzenia raportów firmy często wykorzystują aplikacje informatyczne umożliwiające tworzenie dodatkowych analiz i opracowanie na ich podstawie raportów. Określić je możesz mianem systemów informacyjnych kierownictwa. Przykładem takich aplikacji są programy klasy Business Intelligence, np. Eureca firmy Controlling Systems lub SAS Enterprise BI Server. Wiedz, że ich możliwości w zakresie wspomagania systemu raportowania są bardzo duże, ponieważ pozwalają Ci one tworzyć raporty przedstawiające dowolne (w czasie i przestrzeni) zestawienia danych! Programy te są kompatybilne z większością wykorzystywanych w przedsiębiorstwach zintegrowanych systemów zarządzania oraz baz/hurtowni danych. Co ważne, posiadają bardzo przejrzysty interfejs użytkownika, często podobny do powszechnie stosowanych pakietów biurowych. Jednak pamiętaj, że pomimo posiadania zaawansowanych narzędzi informatycznych do analiz i tworzenia raportów wiele firm wykorzystuje również zwykłe arkusze kalkulacyjne, np. MS Excel lub OpenOffice Calc. Przyczyną tego jest powszechna dobra znajomość ich interfejsu i możliwości analitycznych. Możesz uznać, że najwartościowszymi funkcjami arkuszy kalkulacyjnych w ramach systemu raportowania jest tworzenie szablonów i tabel przestawnych. Możesz również założyć, że jest mało prawdopodobne, aby znaczna rola arkuszy kalkulacyjnych we wspomaganiu raportowania miałaby niebawem zostać ograniczona... UWAGA! Czołowi dostawcy oprogramowania do Business Intelligence dostarczają „wtyczki” do Excela, które rozszerzają znacznie jego możliwości w zakresie raportowania i analiz. 11 www.analizafinansowa.pl Organizacja i koszty systemu raportowania WDROŻENIE SYSTEMU RAPORTOWANIA Wdrożenie systemu raportowania jest najczęściej ściśle powiązane z wdrożeniem narzędzia informatycznego wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem (czyli systemu Business Inteligence – dalej: BI). Teoretycznie możesz sobie wyobrazić ręczne tworzenie raportów i osobiste dostarczanie ich odbiorcom. Rozwiązania tego typu występują jednak (jeżeli w ogóle można je spotkać) niezmiernie rzadko i tylko w firmach typu mikro. UWAGA! Przebieg wdrażania systemu informatycznego wspomagającego analizę danych i raportowanie jest ściśle uzależniony od specyfiki przedsiębiorstwa – przede wszystkim od przyjętej koncepcji zarządzania. Musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, czy wykorzystuje ono podejście procesowe (w firmie zostały zidentyfikowane zachodzące procesy, np. dostawy materiałów, sprzedaży bezpośredniej itp.) czy podejście funkcyjne (funkcjonowanie firmy jest charakteryzowane przez realizację ogólnych funkcji, np. logistycznej, marketingowej). Dla tak określonego systemu zarządzania projektuje się specyficzny model ZSZ, który spełnia oczekiwania zarządzania procesowego lub funkcyjnego. Poniżej przedstawiamy główne, najczęściej spotykane etapy tego przedsięwzięcia, które dotyczą problematyki organizacji raportowania: A. A1. A2. A3. B. B1. Określenie potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa Określenie adresatów (odbiorców) sprawozdań Wyznaczenie przedmiotu (zakresu) raportowania Określenie częstotliwości raportowania Ustalenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie i użytkowanie systemu raportowania Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za opracowanie wzorów raportów i dokonywane w nich zmiany www.analizafinansowa.pl 12 Organizacja i koszty systemu raportowania B2. B3. B4. B5. C. C1. C2. C3. C4. D. D1. D2. D3. D4. D5. D6. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za tworzenie meldunków Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przetwarzanie danych Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za agregację danych Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie i bieżącą kontrolę poprawności systemu raportowania Wybór narzędzia informatycznego wspomagającego system raportowania Analiza i ocena stanu posiadanych zasobów (przede wszystkim informatycznej infrastruktury fizycznej i aplikacyjnej) Analiza i ocena możliwości finansowania innowacji w przedsiębiorstwie Porównanie ofert dostępnych elementów systemów informatycznych wspomagających raportowanie (przede wszystkim ocena możliwości adaptacji narzędzia do specyfiki przedsiębiorstwa) Podjęcie decyzji o wdrożeniu wybranego narzędzia informatycznego Wdrożenie narzędzia informatycznego Analiza przedwdrożeniowa funkcjonowania obszarów dziedzinowych przedsiębiorstwa Określenie wymagań i uwarunkowań dla projektu systemu informatycznego Opracowanie modelu funkcjonalnego systemu informatycznego przedsiębiorstwa Szkolenie pracowników w zakresie obsługi narzędzia informatycznego Przeprowadzenie testu funkcjonowania wybranego narzędzia w przedsiębiorstwie (jednoczesne wykorzystywanie starych metod raportowania) Rozpoczęcie użytkowania narzędzia informatycznego Przedstawione powyżej etapy mają charakter działań realizowanych sekwencyjnie, jednakże ustalenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie i użytkowanie systemu raportowania (B) oraz wybór narzędzia informatycznego wspomagającego system (C) mogą odbywać się równocześnie. Podobne etapy do tu przedstawionych mogą występować w przypadku zmiany głównych założeń systemu raportowania, np. w wyniku wyboru innego niż dotychczas dostarczyciela rozwiązań informatycznych lub zmiany profilu czy zakresu prowadzonej działalności. W pierwszym przypadku konieczne jest opracowanie nowego projektu systemu informatycznego, 13 www.analizafinansowa.pl Organizacja i koszty systemu raportowania w drugim powinieneś zweryfikować zakres i przedmiot potrzeb informacyjnych. Czas wdrożenia nowego narzędzia informatycznego jest zależny przede wszystkim od następujących czynników: 1) jakie rozwiązanie zostało wybrane (np. czy narzędzie informatyczne ma strukturę złożoną, czy prostą), 2) kto jest odpowiedzialny za wdrożenie (firma zewnętrzna czy odpowiednio przeszkoleni pracownicy firmy), 3) z jaką złożonością procesów masz do czynienia w przedsiębiorstwie (złożone, średnio skomplikowane czy proste), 4) jaki zakres potrzeb informacyjnych został zgłoszony przez adresatów systemu raportowania (duży, średni, niewielki), 5) czy do tej pory firma wykorzystywała jakieś narzędzie informatyczne wspomagające raportowanie oraz czy będzie ono elementem nowego systemu informatycznego. UWAGA! Możesz przyjąć, że tworzenie nowego systemu raportowania dla średniej wielkości firmy (w miejsce dotychczas funkcjonującego) potrwa co najmniej 6 miesięcy. Zakładasz przy tym, że firma przechodzi przez wszystkie stadia wdrożenia systemu informacyjnego. Natomiast samą analizą przedsiębiorstwa, budową modelu nowego systemu, szkoleniem pracowników i wreszcie wdrożeniem systemu zajmuje się firma zewnętrzna, która jest doświadczona w realizacji tego typu przedsięwzięć. Oczywiście powinno się to odbywać przy ścisłej współpracy klienta i firmy zewnętrznej. JAKIE SĄ KOSZTY SYSTEMU RAPORTOWANIA I JAK JE MOŻESZ OSZACOWAĆ? Główne czynniki wpływające na poziom kosztów wdrożenia i użytkowania systemu raportowania są zbieżne z przedstawionymi wcześniej czynnikami określającymi czas jego wdrożenia. www.analizafinansowa.pl 14 Organizacja i koszty systemu raportowania Dodatkowym elementem, który musisz w tym przypadku wziąć pod uwagę, jest potrzeba użytkowania przez pewien czas (w okresie testowania) równocześnie dwóch systemów wspomagających raportowanie. Wpływa to w znaczny sposób na podniesienie poziomu ponoszonych kosztów. Generalnie do kosztów wdrożenia systemu raportowania wspomaganego systemem informatycznym możesz zaliczyć: Kwd = Kan + Kwsi + Ksi + Ksz + Ksk + Knad + Kikw gdzie: Kwd – koszty wdrożenia systemu raportowania wspomaganego narzędziem informatycznym; Kan – koszty przeprowadzenia analiz potrzeb informacyjnych; Kwsi – koszty wdrażania systemu informatycznego, które są uzależnione od sposobu wdrażania: Kwsi = Kzew Kzew – koszty wdrożenia systemu informatycznego przez firmę zewnętrzną, Kwsi = Kwew Kwew – koszty wdrożenia systemu informatycznego przez własnych pracowników – tj. koszty oddelegowania ich do realizacji tego zadania oraz koszty szkolenia z zakresu wdrażania i użytkowania systemu; Ksi – koszty zakupu systemu informatycznego, które są uzależnione od wyboru oprogramowania: – dla aplikacji komercyjnych: Ksi = Kzo + Kwt Kzo – koszty zakupu oprogramowania, Kwt – koszty wsparcia technicznego, – dla aplikacji open source: Ksi = Kwt Kwt – koszty wsparcia technicznego; 16 www.analizafinansowa.pl Organizacja i koszty systemu raportowania Ksz – koszty szkolenia użytkowników systemu informatycznego, w szczególności raportowania; Ksk – koszty zakupu sprzętu komputerowego (np.: komputerów, serwerów, innych urządzeń zewnętrznych) oraz koszt budowy sieci komputerowej; Knad – koszty ewentualnego zatrudnienia specjalisty/-ów bezpośrednio nadzorujących wdrożenie i późniejsze funkcjonowanie systemu; Kikw – inne koszty wdrożenia. Przedstawione powyżej koszty wdrożenia są ponoszone jednorazowo w momencie wprowadzania nowego systemu raportowania wspomaganego narzędziem informatycznym. Natomiast w trakcie użytkowania systemu powinieneś uwzględnić regularne ponoszenie innego rodzaju kosztów. Do nich możesz zaliczyć: Ku = Kwt + Kwi + Kls + Ksz + Ksk + Knad + Kme+ Kiku gdzie: Ku – koszty użytkowania systemu raportowania wspomaganego systemem informatycznym, Kwt – koszty wsparcia technicznego w celu rozwiązywania pojawiających się problemów w funkcjonowaniu systemu informatycznego i raportowania, Kwi – koszty wdrażania innowacji w systemie (koszty zmiany formy i treści starych oraz wprowadzania nowych raportów), Kls – koszty licencji stanowiskowej oprogramowania informatycznego, Ksz – koszty szkoleń nowych pracowników (nowych użytkowników systemu raportowania), Ksk – koszty wymiany i naprawy wykorzystywanego sprzętu komputerowego, www.analizafinansowa.pl 17 Organizacja i koszty systemu raportowania Knad – koszty zatrudnienia specjalisty/-ów bezpośrednio nadzorujących funkcjonowanie systemu, Kme – koszty wykorzystywanych do raportowania materiałów eksploatacyjnych (biurowych), Kiku – inne koszty użytkowania. Analizy kosztów systemu raportowania nie możesz oderwać od kosztów związanych z funkcjonowaniem całego systemu informatycznego. A zatem pamiętaj, że koszty systemu raportowania są częścią kosztów systemu informatycznego (BI), który realizuje również inne funkcje. Do tych funkcji możesz m.in. zaliczyć: gromadzenie dużej ilości danych (np. wprowadzanych do bazy/hurtowni danych w chwili tworzenia elektronicznych wersji meldunków). To także przetwarzanie dużej ilości danych w informacje zarządcze (realizowane m.in. przy okazji przetwarzania i agregacji danych), to również zapewnienie szybkiej i niezawodnej komunikacji w ramach firmy i z otoczeniem zewnętrznym (system umożliwia np. dystrybucję wersji elektronicznych opracowanych raportów). System informatyczny (BI) nie tylko służy raportowaniu, ale także ma na celu automatyzację większości procesów gospodarczych firmy. Wspomaga również prowadzenie obowiązkowej księgowości. UWAGA! Stosunkowo najwyższa część kosztów wdrożenia systemu raportowania będzie wiązała się z zakupem właściwego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Ceny aplikacji są bardzo zróżnicowane w zależności od obszaru działalności przedsiębiorstwa, kompleksowości modułu, złożoności realizowanych procesów gospodarczych, których wspomaganie ma obejmować aplikacja oraz wielkości firmy. 18 www.analizafinansowa.pl Organizacja i koszty systemu raportowania Rynek systemów wspomagających zarządzanie i raportowanie Poniżej znajdziesz adresy stron internetowych wybranych firm dostarczających systemy wspomagania zarządzania: www.sap.com – oferuje modularne rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie dużych, średnich i małych przedsiębiorstw; www.oracle.com/global/pl – oferuje modularne rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie dużych, średnich i małych przedsiębiorstw; www.ifsworld.com/pl – oferuje modularne rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie dużych i średnich przedsiębiorstw; www.qad.com/pl – oferuje modularne rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie dużych i średnich przedsiębiorstw; www.ibs.com.pl – oferuje modularne rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie dużych i średnich przedsiębiorstw; www.proalpha.pl – oferuje modularne rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie średnich przedsiębiorstw; www.exact.com.pl – oferuje modularne rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie średnich przedsiębiorstw. Przedstawione przykłady rozwiązań informatycznych są kompleksowymi narzędziami wspomagającymi zarządzanie firmą, które uzależnione jest od informacji dostarczanych przez system raportowania. Pomimo że systemy wspomagania zarządzania oferowane są przede wszystkim dużym i średnim przedsiębiorstwom, dzięki modułowej budowie możesz je również spotkać w małych firmach. W tym przypadku oczywiście mówimy o systemach typu ERP. Wybierasz wtedy obszary funkcjonalne, które będą wspomagane przez narzędzie informatyczne. W miarę rozwoju firmy możliwe jest uzupełnianie wybranych obszarów przez przekształcenie systemu informatycznego do postaci bardziej kompleksowych rozwiązań. www.analizafinansowa.pl 18 Organizacja i koszty systemu raportowania Trzeba przyznać, że wybór systemu informatycznego wspomagającego raportowanie w firmie jest procesem skomplikowanym. Wiele czynników powinno decydować o przyjęciu konkretnego rozwiązania, a konieczne do poniesienia koszty zależą w dużej mierze od podjętej decyzji. Źródłem wiedzy do niezależnej oceny i weryfikacji systemów informatycznych na potrzeby firmy może być Technology Evaluation Center (TEC). Wspiera on proces wyboru rozwiązań informatycznych, obniżając jego koszty, ale przede wszystkim pomaga zmniejszyć wysoki poziom ryzyka związany z wyborem nieodpowiedniego systemu dla specyfiki danej firmy. TEC zawiera bardzo wiele kryteriów oceny, na bazie których możesz określić systemy informatyczne spełniające oczekiwania Twojej firmy. Możesz to sprawdzić sam, dostępny jest on bowiem online (np. na stronie internetowej http://wevaluation.alolea.pl/pl)! Ułatwia to niewątpliwie jego wykorzystanie. Warto zapamiętać! 1. Najwięcej pracy związanej z organizacją i rozwijaniem systemu raportowania może Cię czekać w pierwszej i drugiej fazie cyklu życia przedsiębiorstwa, a więc przy powstaniu i wzroście (dynamicznym rozwoju) firmy. 2. Do etapów tworzenia systemu raportowania możesz zaliczyć: tworzenie meldunków zawierających dane przeznaczone do opracowania raportów o charakterze zarządczym, przetwarzanie danych do postaci zrozumiałej dla kadry kierowniczej i pozwalającej na wykorzystanie jej w procesie zarządzania oraz agregację danych niezbędnych do zarządzania operacyjnego i strategicznego całą firmą. 3. Systemy informatyczne (np. w postaci ZSZ) umożliwiają wprowadzanie danych, śledzenie poszczególnych operacji gospodarczych, a także późniejsze generowanie raportów. 19 www.analizafinansowa.pl Autor Eryk Głodziński pracownik naukowy Instytutu Organizacji Systemów Produkcyjnych Politechniki Warszawskiej Konsultant Remigiusz Orzechowski doradca w zakresie rozwiązań IT, pracownik naukowy SGH Redaktor prowadzący Adam Filutowski Wydawca Rafał Rybarski Kierownik Centrum Wydawniczego Ewa Marmurska-Karpińska Korekta Zespół ISBN 978-83-7468-808-6 Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2007 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a, tel. 0 22 518 27 27, faks 0 22 518 27 50 NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: 200 000 zł Poradnik Etapy wdrożenia systemu raportowania – czego nie możesz przeoczyć! chroniony jest prawem autorskim. Przedruk opublikowanych w nim materiałów – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejszy poradnik został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w nim wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku Etapy wdrożenia systemu raportowania - czego nie możesz przeoczyć. wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Łotewska 9a, w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych – przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że dane Państwa nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom. www.analizafinansowa.pl 20 Czy Twoje analizy i prognozy chronią firmę przed bankructwem? Wypróbuj poradnik „Analiza i kontrola finansowa w praktyce”! Dzięki niemu nic nie umknie Twojej uwadze. W porę wyliczysz i zaobserwujesz kierunki zmian kondycji finansowej Twojej firmy. Zyskasz sprawdzone metody, wzory i ich interpretacje. Twoimi doradcami będą wybitni specjaliści z dziedziny analizy sprawozdań finansowych i controllingu. Podpowiedzą Ci oni, jak interpretować wartości wskaźników oraz jak trafnie określić przychody i koszty lub ocenić rentowność przedsięwzięcia. Poznasz m.in.: 46 najbardziej przydatnych w analizie wskaźników i ich interpretacje, 5 metod, według których eksperci radzą budować i oceniać wskaźniki finansowe, aby wyciągać właściwe wnioski z ich analizy. Dowiesz się także: jak krok po kroku zaplanować przychody w Twojej firmie i nie narazić jej na bankructwo, jak na podstawie sprawozdania finansowego ocenić sytuację finansową firmy. Oferta specjalna! „Analiza i kontrola finansowa w praktyce” – przez 30 dni BEZPŁATNIE! cena: 97 zł zł (+ (+ 9,50 14,99 brutto – koszty przesyłki), zł zł brutto – koszty przesyłki), liczba stron: stron: 600, 600, aktualizacje aktualizacjeok. ok.90 90stron stron (wysyłane co co 6–8 6–8 tygodni), tygodni),cena cenaza za11stronę stronęaktualizacji: aktualizacji: 0,67 zł (+ 4 zł brutto – koszty przesyłki aktualizacji) 0,78 4,99 zł brutto – koszty przesyłki aktualizacji) Zamów na bezpłatny test już dziś! – kliknij tutaj Masz pytania? Skontaktuj się z naszym Centrum Obsługi Klienta: tel.: 0 22 518 29 29, faks: 0 22 617 60 10, e-mail: [email protected] ������ BBP 133 www.wip.pl
