worldwide - Think Project

Austria
Belgia
Katar
Niemcy
Polska
Rosja
Szwajcaria
USA
System współpracy projektowej i
kontroli dokumentów online think project!
jest używany w 40 krajach przez
renomowanych klientów, inwestorów,
deweloperów, audytorów projektów,
pracownie architektoniczne i
inżynierskie oraz firmy budowlane –
ponad 5.000 projektów i ponad 90.000
użytkowników.
System think project! ułatwia
współpracę w projektach, zapewnia
bezproblemowe przetwarzanie
dokumentów i jest dostępny
bezpośrednio przez Internet.
think project! zapewnia skuteczne
zarządzanie projektami, informacją i
ryzykiem, co przekłada się na
oszczędność czasu i obniżenie
kosztów.
think project! International
Zamdorfer Strasse 100
81677 Munich/Niemcy
Tel. +49 89 552 79 36-0
Faks +49 89 552 79 36-50
[email protected]
think project! w Polsce
Warsaw Metropolitan
Pl. Piłsudskiego 3
00-078 Warszawa
Tel. +48 781 978 168
Przedstawiciele
www.thinkproject.com/international
04
Wydanie
Projects
worldwide
www.thinkproject.com
smart thinking. smart projects.
© Narodowe Centrum Sportu
BUDOWA STADIONU NARODOWEGO W WARSZAWIE
NOWY SYMBOL POLSKIEJ STOLICY
Kierownik robót
(zatwierdzenie poprzez
podpisanie wydruku)
P r oces zat wie r dze ń w zam ówieniach i r ach un kowoś ci
Zatwierdzenie
Nowy Stadion Narodowy w Warszawie ma stać się jednym z najnowocześniejszych w
Europie, a dodatkowo będzie jednym z miejsc rozgrywania meczów Mistrzostw Europy w
Piłce Nożnej 2012. Z uwagi na krótki czas budowy oraz w celu zwiększenia przejrzystości
projektu dla wszystkich jego uczestników, konsorcjum firm budowlanych ALPINE – PBG
SA – Hydrobudowa Polska SA zdecydowało się na zastosowanie systemu think project!.
Polska i Ukraina to gospodarze Mistrzostw Europy w
Piłce Nożnej UEFA 2012. W roku 2007 na budowę
nowego Stadionu Narodowego w Warszawie rozpisano
międzynarodowy konkurs architektoniczny, który
wygrała pracownia Gerkan, Marg und Partner (GMP)
wspólnie z warszawską firmą J.S.K. Architekci oraz
biurem Schlaich Bergermann und Partner (SBP).
Nowy stadion powstaje na wałach ziemnych starego
stadionu, oddalonego o około dwa kilometry od
centrum
miasta.
Stadion
Dziesięciolecia
był
wykorzystywany do lat osiemdziesiątych ubiegłego
wieku jako stadion piłkarski i lekkoatletyczny i mieścił na
trybunach 70.000 widzów. Jego wały ziemne zostały
usypane w 1955 roku z gruzów ze zniszczonego
centrum Warszawy pochodzących z czasów II wojny
światowej. Decyzja o lokalizacji nowego stadionu w tym
właśnie miejscu zapadła po długiej publicznej dyskusji
oraz zweryfikowaniu alternatywnych rozwiązań. W roku
2009 rozpoczęło się porządkowanie terenu, który w
międzyczasie był wykorzystywany jako targowisko,
oraz jego rewitalizacja jako obiektu sportowego.
Oczekuje się, że rozwój infrastruktury wokół nowego
stadionu wpłynie pozytywnie na pobliskie tereny
mieszkalne, które dzięki temu zyskają na wartości.
Początek
Wprowadzenie
zamówienia
Budowa lub oddział
ruchomy dach wewnętrzny z membrany, tak aby
najróżniejsze imprezy mogły się odbywać niezależnie
od warunków pogodowych. Ponadto, dzięki wyjątkowej
geometrii trybun w razie potrzeby łatwo go będzie
przekształcić w stadion lekkoatletyczny.
Realizacja budowy to szereg wyzwań związanych z
pożądaną funkcjonalnością nowego stadionu, jego
technicznym wyposażeniem i koniecznością utrzymania
wałów ziemnych, dlatego też konsorcjum ALPINE – PBG
SA – Hydrobudowa Polska S.A. pod przewodnictwem
Alpine zdecydowało się na zastosowanie platformy
internetowej do współpracy projektowej. Wybór padł na
think project! między innymi ze względu na fakt, że nie
tylko interfejs użytkownika, ale również poszczególne
procesy musiały być dostępne w języku polskim.
Obok wymogu odzwierciedlenia procesów związanych
z zarządzaniem rysunkami, Alpine wyraziła również
życzenie optymalizacji – za pomocą think project! –
procesów w obszarze zamówień i rachunkowości.
Zarówno w przypadku zamówień materiałowych, jak i
zatwierdzeń faktur do zapłaty, największe wyzwanie
polegało na skoordynowaniu działań podejmowanych
przez jednostki w różnych lokalizacjach oraz na
uniknięciu powielania danych.
Aktualizacja:
dokument dostawy
Aktualizacja: faktura
Budowa
Oddział
Koniec
Optymalizacja procesów z zakresu zamówień i
rachunkowości dzięki systemowi zatwierdzeń
Najpierw opracowano odpowiedni system archiwizowania
zamówień, dokumentów dostawy i faktur, w którym
zamiast sztywnej struktury katalogów wykorzystano
metodę indeksacji. Dokumentom są przyporządkowywane
kryteria, według których można je następnie dzielić na
kategorie lub filtrować. W ten sposób uczestniczący w
projekcie mogą w zależności od zadania indywidualizować
centralną bazę dokumentów. Dodatkowo w szybszym
odnalezieniu
dokumentu
pomaga
wyszukiwanie
pełnotekstowe oparte o słowo kluczowe.
Kolejną ważną kwestią była optymalizacja procesu
zatwierdzania dokumentów między oddziałami a
budową, jak również pomiędzy poszczególnymi biurami.
W tym celu opracowane zostały procesy automatyzujące
Aktualizacja: kwota
zapłacona
Aktualizacja: zeskanowana, sprawdzona
faktura z podpisem
Oddział
Budowa
dystrybucję dokumentów oraz pozwalające na
zweryfikowanie w każdej chwili aktualnego statusu
dowolnego dokumentu. Jednocześnie zadbano o to,
aby osoby odpowiedzialne, pracujące w oddziałach
bądź na budowie, mogły dzięki jednemu kliknięciu
uzyskać informacje dotyczące tego, ile i za jakie
zamówienie należy jeszcze zapłacić, które faktury zostały
już opłacone, a które wymagają uregulowania.
Lepsze rozeznanie wśród podwykonawców
Mając na celu lepsze rozeznanie we współpracy ze
swoimi
licznymi
podwykonawcami,
Alpine
wykorzystuje think project! do zarządzania dokumentami
również w tym obszarze. Zautomatyzowane procesy
przyspieszają kontrolę określonych umową usług i
związanych z ich wykonaniem faktur między biurami a
osobami odpowiedzialnymi na budowie.
Z uwagi na wymóg jak najmniejszej ingerencji w
istniejące wały stadionu podczas ich przebudowy,
nowa budowla z dwoma podziemnymi kondygnacjami
zostanie wpasowana w ich topografię. Nowy Stadion
Narodowy będzie wystawał ponad nieckę starego.
Nowoczesny, wielofunkcyjny obiekt, mieszczący
55.000 widzów, przypomina wyglądem wiejski
wiklinowy koszyk i utrzymany jest w biało-czerwonych
barwach narodowych. Stadion będzie wyposażony w
ALPINE Bau Deutschland AG jest przedsiębiorstwem
należącym do ALPINE Bau GmbH z siedzibą w
Salzburgu. Przedsiębiorstwo budowlane ALPINE
Bau Deutschland AG prowadzi działalność w wielu
dziedzinach budownictwa, takich jak.: budownictwo
lądowe, dróg i mostów, elektrowni, przemysłowe,
obiektów sportowych i wodne.
Zatwierdzenie na budowie
Szczegóły
projektu
Powierzchnia
całkowita: 204.000 m²
Powierzchnia
zabudowy: 19.500 m²
Długość stadionu:
314 m
Szerokość stadionu:
280 m
Wysokość stadionu:
97 m
Rozpiętość
konstrukcji dachu:
240 m x 270 m
Miejsca dla widzów:
55.000
Miejsca dla
przedstawicieli
mediów: 900
Centrum
konferencyjne:
4.000 m²
Powierzchnie biurowe:
9.800 m²
Klub fitness: 2.500 m²
Toalety: 965
Miejsca parkingowe w
garażu podziemnym:
1.765
© Narodowe Centrum Sportu
Nowoczesny, wielofunkcyjny obiekt, mieszczący 55.000 widzów, przypomina wyglądem wiejski wiklinowy
koszyk i utrzymany jest w biało-czerwonych barwach narodowych
4 projects worldwide 04
5
BUDOWA STADIONU NARODOWEGO W WARSZAWIE
Współpraca przy użyciu centralnej platformy przynosi ogromne korzyści przede
wszystkim w krajach i regionach, gdzie mamy do czynienia z dużymi odległościami
lub w projektach, w których uczestniczą różni międzynarodowi partnerzy.
Michael Tanz, Dyrektor ds. Zakupów, Departament Zagraniczny, ALPINE Bau Deutschland AG
Wywiad
© Narodowe Centrum Sportu
WIĘCEJ PRZEJRZYSTOŚCI W OBSZARZE
ZAMÓWIEŃ I RACHUNKOWOŚCI
Pytanie do pana Tanza – czy budowa stadionów to dla Alpine
codzienność?
Alpine specjalizuje się w budowie obiektów sportowych. Posiadamy
w tym celu osobny dział oraz zatrudniamy doświadczonych
pracowników z wykształceniem kierunkowym. Dzięki wieloletniemu
doświadczeniu wiemy, że w tej branży decydujące znaczenie ma
szybka, terminowa i skuteczna realizacja wymagań klienta. Dlatego
ważne jest dla nas podkreślenie oraz udowodnienie naszych
kompetencji w budowie obiektów sportowych także w ramach tego
projektu.
Szukali Państwo wspólnie z pracownikami think project!
specjalnego rozwiązania w zakresie zamówień i rachunkowości.
Rezultatem tych poszukiwań jest nowy moduł think project!.
Czy może Pan powiedzieć coś więcej na ten temat?
Szukaliśmy możliwości przedstawiania procesów z obszaru zamówień
i rachunkowości zgodnie z naszymi indywidualnymi potrzebami.
Jednocześnie chcieliśmy systemu, w którym wszystkie zamówienia,
faktury oraz płatności i zaliczki byłyby przejrzyście i w sposób
uporządkowany udokumentowane. Wszystko miało też łatwo dać się
odszukać za pomocą haseł lub słów kluczowych. Ponadto
wprowadzenie do pracy z aplikacją nie mogło trwać zbyt długo, tak
aby każdy pracownik był w stanie jak najszybciej z niej korzystać.
System musiał również umożliwić generowanie zwięzłych informacji,
na przykład w formie raportów PDF lub Excel.
Dzięki know-how i elastyczności pracowników think project! w trakcie
zaledwie kilku spotkań udało się skonfigurować wymagane procesy
na platformie internetowej zgodnie z naszymi wyobrażeniami.
Jak think project! może Państwu pomóc przy realizacji projektu
budowy Stadionu Narodowego w Warszawie?
Po pierwsze, całe zarządzanie rysunkami odbywa się przy użyciu
think project! Za pomocą określonych przez nas procedur
zatwierdzania dokumentów wszystkie rysunki podlegają weryfikacji i
akceptacji w poszczególnych jednostkach, a następnie są
przekazywane naszym licznym podwykonawcom. Jako generalny
wykonawca mamy dzięki temu możliwość sprawdzenia w każdej
chwili, na jakim etapie znajduje się procedura zatwierdzania danego
rysunku. Także wszyscy inni uczestniczący w projekcie posiadają
dostęp do rysunków, które ich dotyczą i są ważne z punktu widzenia
ich pracy. Dodatkowo do współpracy w ramach systemu think
project! włączyliśmy pracownię wykonującą usługi reprograficzne,
aby umożliwić – w razie potrzeby – przekazanie rysunku również w
formie papierowej. Moim zdaniem praca z platformą internetową
przyjęła się przede wszystkim w obszarze zarządzania rysunkami i
jest już dziś standardem.
Czy w ten sposób usprawniono przebieg procesów w obszarze
zamówień i rachunkowości?
Tak. Proszę sobie wyobrazić, że w takim projekcie jak Stadion
Narodowy w Warszawie otrzymujemy tysiące faktur z różnych miejsc.
Aby faktury te mogły być zapłacone muszą być najpierw sprawdzone
z wystawionymi uprzednio dokumentami dostaw.
Księgowość naszego polskiego oddziału znajduje się w Krakowie,
podczas gdy sama budowa – w Warszawie. Wszystkie faktury są
więc skanowane w Krakowie i za pomocą procesów zatwierdzeń w
systemie think project! przekazywane do osób odpowiedzialnych na
budowie. Dzięki połączeniu faktur z zamówieniami i umowami z
podwykonawcami poprzez system kodowania, opracowywanie
faktur następuje na bieżąco. To dla nas to olbrzymia zaleta, która
oznacza ogromną oszczędność czasu i pieniędzy.
Ponadto dzięki think project! dokumentowane są wszystkie umowy z
podwykonawcami oraz zamówienia materiałowe w ramach tego
projektu. Obecnie mamy podpisanych około 200 umów z
Michael Tanz, Dyrektor ds. Zakupów, Departament Zagraniczny, ALPINE
Bau Deutschland AG, oraz Martin Metzeler, odpowiedzialny Project
Manager, ALPINE Bau Deutschland AG, mówią o zaletach korzystania z
platformy internetowej w przypadku współpracy projektowej oraz o tym,
jak za pomocą think project! wdrażano pomysły na optymalizację
procesów z zakresu zamówień i rachunkowości.
6 projects worldwide 04
Niezwykła geometria trybun pozwala także przeobrazić go w stadion lekkoatletyczny
podwykonawcami i złożonych około 3200 zamówień. Kierownik
robót odpowiedzialny za daną sekcję składa zamówienie, które
następnie jest przekazywane do Działu Logistyki. Tam zbierane są i
porównywane oferty oraz udzielane są zlecenia. Cały proces od
chwili zgłoszenia zapotrzebowania do momentu złożenia zamówienia
musi być udokumentowany zgodnie z wymaganiami Zapewnienia
Jakości i odbywa się to właśnie poprzez think project!.
W jak szerokim zakresie wykorzystywany jest system?
Procesy związane z naszymi umowami zamówieniami i fakturami są
stosowane już na różnych budowach w Polsce i w innych krajach. Za
pomocą think project! z każdego miejsca i o każdej porze możemy
uzyskać informację o aktualnej wartości wszystkich umów i
odpowiadającym im zamówień. Ponadto możemy je analizować, biorąc
pod uwagę różne kryteria, jak np. branża, kwota, czy rodzaj materiału.
Jedno kliknięcie wystarczy do obliczenia wysokości nakładów
poniesionych na poszczególne usługi czy materiały budowlane, takie
jak szalunki, stal zbrojeniowa czy beton. Informacje te mogą następnie
zostać przekazane do odpowiednich działów. W ten sposób tworzone
są jednocześnie wartości porównawcze dla przyszłych projektów.
Generujemy ponadto miesięczne raporty przedkładane Zarządowi
naszej firmy i jesteśmy w stanie dostarczyć ogólne zestawienie
wszystkich zleceń udzielonych podwykonawcom przez nasz dział
zamówień. Wszystkie dane pochodzą z think project!. Oznacza to dla
nas, że żyjemy tym systemem.
Pytanie do pana Metzelera – jakie zalety dla partnerów
konsorcjum ma zastosowanie internetowej platformy do
współpracy projektowej oraz obsługa procesów, takich jak
zamówienia i rachunkowość, za pomocą systemu think project!?
Partnerzy konsorcjum odnoszą takie same korzyści jak my, ponieważ
wszystkie dane dotyczące projektu są centralnie archiwizowane w
systemie think project! i w każdej chwili możliwy jest wgląd w ich
aktualny stan. W projekcie budowy Stadionu Narodowego w
Warszawie obaj partnerzy konsorcjum posiadają dostęp do platformy.
Faktury wpływają bowiem do centrali danej firmy, a w ramach
procedury zatwierdzania do zapłaty muszą trafić nie tylko na budowę,
lecz także do centrali drugiej firmy, gdzie w wielu przypadkach
dokonywana jest płatność częściowa. Taki system jak think project!
stanowi oczywiście w tym przypadku ogromne udogodnienie.
Niektórzy lokalni pracownicy mówią tylko po polsku. Jak udało
się Państwu uwzględnić to w systemie?
Z punktu widzenia naszego projektu ważna była możliwość
zaoferowania systemu think project! w języku polskim, niemieckim i
angielskim. Ponadto wszystkie szkolenia na miejscu były prowadzone
przez pracowników think project! mówiących po polsku. W ten
sposób polskim partnerom projektu łatwiej było poznać platformę.
Pytanie do pana Tanza – czy think project! jest już
wykorzystywany przy innych projektach w zakresie budowy
obiektów sportowych?
Obecnie jesteśmy w trakcie budowy lub przebudowy czterech
stadionów na Mistrzostwa Europy w Piłce Nożnej w 2012 roku: PBG
Areny w Gdańsku, Stadionu im. Józefa Piłsudskiego w Krakowie,
Stadionu Miejskiego „Lech Poznań“ w Poznaniu i właśnie Stadionu
Narodowego w Warszawie. Przy wszystkich tych projektach stosujemy
platformę think project! w obszarze zamówień i rachunkowości.
Jak mogłaby wyglądać dalsza współpraca z think project!?
W przyszłości chcielibyśmy stosować think project! do wszystkich
projektów w Europie Wschodniej, Rosji i całym regionie Bliskiego
Wschodu. Współpraca przy użyciu centralnej platformy przynosi
ogromne korzyści przede wszystkim w krajach i regionach, gdzie
mamy do czynienia z dużymi odległościami lub w projektach, w
których uczestniczą różni międzynarodowi partnerzy.
Ponadto wszyscy uczestniczący w projekcie mają z każdego miejsca
na świecie dostęp do aktualnych dokumentów, takich jak na przykład
dokumenty przetargowe, protokoły spotkań czy umowy z
podwykonawcami. Dla mnie osobiście oznacza to, że niezależnie od
tego, w której części świata obecnie przebywam, reprezentując moją
firmę, zawsze mam dostęp do wszystkich ważnych dokumentów.
7