Pobierz Arkusz podstawy

ARKUSZ KALKULACYJNY - MS EXCEL
Organizacja arkusza, pojęcia podstawowe
Arkusz kalkulacyjny jest tabelą złoŜoną z kolumn i wierszy. Kolumny nazywane są literami alfabetu A, B,...Z, AA,
AB,...AZ, BA, BB,...BZ, CA, CB..., zaś wiersze kolejnymi liczbami całkowitymi 1, 2, 3... . Na przecięciu kaŜdej
kolumny i wiersza znajduje się pojedyncza komórka. Jest ona jednoznacznie rozpoznawana dzięki swojemu adresowi.
Adres komórki stanowi nazwa kolumny i numer wiersza, na przecięciu których znajduje się komórka. Adresami
komórek są np. A3, AA56, BD1200 itp. W zapisie adresu komórki nie występują spacje.
Komórka bieŜąca to komórka wyróŜniona grubszą ramką zwaną wskaźnikiem komórki. Kliknięcie komórki arkusza
przekształca ją w komórkę bieŜącą. W arkuszach typu Excel adres komórki bieŜącej wyświetlany jest w polu nazwy (patrz
rys. 1). Jeśli pole nazwy nie jest widoczne, wówczas trzeba przywrócić wyświetlanie paska fomuły za pomocą menu
Widok. W innych arkuszach kalkulacyjnych selektor kolumny i selektor wiersza, na przecięciu których leŜy
komórka jest wyróŜniony innym kolorem.
Rys.1. Komórka w arkuszu kalkulacyjnym
Elementy okna arkusza kalkulacyjnego Excel
Program uruchamia się, wybierając z menu Start funkcję Programy, a z niej Microsoft Excel lub ikonę z paska
narzędzi pakietu
Office na Pulpicie.
Po uruchomieniu programu, na ekranie monitora otwiera się okno robocze aplikacji, umoŜliwiające edycję danych
w komórkach arkusza.
Paski narzędzi, których zadaniem jest ułatwienie wywoływania najczęściej wykonywanych funkcji. Obok
wskazanego przycisku pojawia się opis jego działania, jak na przykładzie etykietki narzędzia Cofnij na rys.
Microsoft Excel wyposaŜony jest w wiele pasków narzędzi; o tym, które będą wyświetlone decyduje uŜytkownik,
wybierając z menu Widok funkcję Paski narzędzi...
Styl
i rozmiar
czcionki
Format liczby:
−
waluta,
−
procent,
−
zapis z odstępami co 3 cyfry,
−
dodawanie i odejmowanie
miejsc dziesiętnych
z jednoczesnym
zaokrąglaniem
Wyrównywanie w
obszarze komórki:
−
do lewej,
−
do środka,
− do prawej
Wcięcia tekstu
w komórkach
Krój czcionki:
−
pogrubienie,
−
kursywa,
− podkreślenie
Obramowanie
Kolor wypełnienia
Scal i wyśrodkuj
Kolor czcionki
-1-
Przyciski sterujące oknem aplikacji
Pasek menu
Pasek tytułu
Paski narzędzi:
Standardowy,
Formatowania
Przyciski sterujące oknem
skoroszytu
Pasek formuły
Nagłówki kolumn
Pole nazwy
Komórka arkusza o
adresie A1
Nazwy wierszy
Przyciski przewijania
arkuszy, kolejno:
− do pierwszego,
− do poprzedniego,
− do następnego,
− do ostatniego
Zakładka bieŜącego
arkusza
Pasek stanu
Rys. Elementy okna programu Microsoft Excel
Wprowadzanie i modyfikacja danych. Poruszanie się po arkuszu.
Pierwszym etapem w przygotowaniu jakiegokolwiek arkusza kalkulacyjnego jest wpisanie odpowiednich danych.
Program Excel rozróŜnia trzy typy danych:
−
Etykiety – tak określa się wpisywany tekst: tytuł tabeli, nagłówki kolumn i wierszy. JeŜeli wpisywana etykieta jest
dłuŜsza niŜ szerokość komórki, to jej treść zostaje przedłuŜona na następną komórkę sprawiając wraŜenie, Ŝe jest ona
zajęta. JeŜeli komórka obok nie jest wolna, to treść wpisywanej etykiety wyda się pozornie skrócona, w ten sposób,
Ŝe znaki nie mieszczące się w obrębie bieŜącej komórki nie zostaną wyświetlone. Etykiety tekstowe są standardowo
wyrównywane do lewej krawędzi komórki.
−
Liczby – są to wartości liczbowe wprowadzone do komórki. Część całkowitą liczby od dziesiętnej naleŜy oddzielać
przecinkiem lub kropką z klawiatury numerycznej. Jeśli zostanie wstawiona kropka z klawiatury podstawowej, to
wartość będzie potraktowana, jako tekst. Najprostszym sposobem rozpoznania, czy dane są wprowadzone
prawidłowo, jest kontrolowanie sposobu wyrównywania. Liczby standardowo są wyrównywane do prawej krawędzi
komórki.
−
Wzory (formuły) – są to wszelkie zapisy złoŜone z liczb, adresów komórek, operatorów arytmetycznych i
specjalnych wbudowanych funkcji.
Wprowadzenie danych do arkusza kalkulacyjnego polega na uaktywnieniu odpowiedniej komórki i wpisaniu ich z
klawiatury. Wpisywane znaki są widoczne jednocześnie w komórce i na pasku formuły.
Zatwierdzenie wprowadzonych danych odbywa się automatycznie przy przejściu do innej komórki.
-2-
Zmianę komórki aktywnej moŜna zrealizować:
− klawiszami kierunkowymi, zgodnie ze wskazywanym przez nie kierunkiem,
− klawiszem Tab (przemieszczanie do następnej komórki w prawo),
− klawiszem Enter (uaktywnienie komórki w następnym wierszu)
− klikając odpowiednią komórkę myszką.
Modyfikację błędnie wprowadzonych danych moŜna przeprowadzić bezpośrednio w komórce, wprowadzając
kursor tekstowy dwukrotnym kliknięciem myszką lub uaktywnić komórkę i nacisnąć klawisz F2. Zmiany moŜna
wprowadzać równieŜ w pasku formuły, ustawiając kursor jednym kliknięciem. Do usuwania znaków moŜna uŜyć klawisza
Backspace lub Delete w zaleŜności od połoŜenia kursora. Zmiany naleŜy zatwierdzić klawiszem Enter lub przyciskiem
Wpis, rezygnację przyciskiem Anuluj lub klawiszem Esc
Podstawy edycji wzorów
Excel pozwala wprowadzać proste wzory, które dodają, odejmują, mnoŜą, dzielą, umoŜliwia równieŜ tworzenie
bardziej rozbudowanych formuł, niezbędnych w analizie finansowej, inŜynierii, statystyce.
Przy edycji wzorów stosuje się następujące operatory arytmetyczne:
+ dodawanie, - odejmowanie, * mnoŜenie, / dzielenie, % wyraŜenie liczby w procentach, ^ potęgowanie.
W obliczeniach, Excel kieruje się określoną kolejnością wykonywania działań:
− wyraŜenia ujęte w nawiasach są obliczane w pierwszej kolejności,
− mnoŜenie i dzielenie mają pierwszeństwo przed dodawaniem i odejmowaniem.
Sposoby adresowania komórek
Excel rozróŜnia trzy podstawowe sposoby adresowania:
− adresowanie względne, na przykład: A1, G34, AB12
− adresowanie bezwzględne, na przykład: $A$1, $G$34, $AB$12
− adresowanie mieszane, na przykład: A$1, $A1, G$34, $G34, AB$12, $AB12
Adresowanie względne umoŜliwia automatyczną zmianę wzoru w zaleŜności od kierunku kopiowania. Przy kopiowaniu
w dół Excel zmienia numer wiersza, przy kopiowaniu w bok – literę kolumny.
Adresowanie bezwzględne moŜna łatwo odróŜnić od adresowania względnego, gdyŜ zawiera dwa znaki ($). Komórka
adresowana bezwzględnie jest unieruchomiona w trakcie kopiowania. Excel nie zmienia w tej sytuacji ani numeru wiersza,
ani litery kolumny.
Adresowanie mieszane umoŜliwia unieruchomienie, w trakcie kopiowania wzoru, tylko części adresu komórki. Jeśli
komórka jest adresowana w ten sposób, to w czasie kopiowania zmienia się albo adres kolumny albo adres wiersza, w
zaleŜności od tego, przed którą nazwą znajduje się znak ($).
Klawisz F4 umoŜliwia zmianę sposobu adresowania. Przed jego uŜyciem naleŜy przejść do stanu edycji wybranej
komórki, naciskając klawisz F2 lub klikając dwukrotnie myszką w komórce i ustawić kursor za odpowiednim
odwołaniem.
Przykład adresowania komórki A1:
- 1-szy raz wciśnięty klawisz F4 ustawia adres komórki na: $A$1 adres bezwzględny (przy kopiowaniu formuł blokuje
kolumny i wiersze)
- 2-gi raz wciśnięty klawisz F4 ustawia adres komórki na: A$1 adres mieszany (przy kopiowaniu formuł blokuje
wiersze)
- 3-ci raz wciśnięty klawisz F4 ustawia adres komórki na: $A1 adres mieszany (przy kopiowaniu formuł blokuje
kolumny)
- 4-ty raz wciśnięty klawisz F4 ustawia adres komórki na: A1 adres względny (przy kopiowaniu formuł zmieniają się
nazwy kolumn i numery wierszy)
Sposób zaadresowania komórki ma istotne znaczenie przy kopiowaniu wyraŜeń arytmetycznych do innych komórek
arkusza. Przy kopiowaniu Excel nie uwzględnia adresów komórek uŜytych w wyraŜeniach, lecz ich połoŜenie w stosunku
do komórki zawierającej wzór.
-3-
Formatowanie liczb (Rys. A)
Liczby, wstawiane w nowym arkuszu posiadają typ formatowania ogólny, to znaczy nie mają konkretnego formatu
liczbowego. Oznacza to, Ŝe liczba zostanie wyświetlona w takiej postaci, w jakiej została wpisana. Excel akceptuje liczbę
składającą się z cyfr, znaku minus (-) i plus (+) oraz przecinka, oddzielającego część całkowitą od dziesiętnej. Dopuszcza
równieŜ stosowanie innych znaków, na przykład:
− znak spacji 345 678 100
− znak (%) 45,5%
− znak (zł) 234,65 zł
DuŜe liczby zostaną przedstawione w postaci wykładniczej, na przykład: 1,12E+12
Podstawowe formaty liczbowe moŜna ustalić korzystając z funkcji dostępnych na pasku narzędzi Formatowanie.
Pozostałe, bardziej zaawansowane w menu Format - Komórki zakładka Liczby.
Wyrównywanie (Rys. B)
Excel automatycznie wyrównuje wpisywane liczby do prawej krawędzi komórki, natomiast tekst do lewej. Standardowe
rozmieszczenie zawartości komórek moŜna zmienić za pomocą opcji, znajdujących się na karcie Wyrównywanie w menu
Format - Komórki.
Wybór kategorii
Włączona
opcja
uŜycia
Rys. A
Rys. B
Wprowadzanie krawędzi (obramowania, Rys. C):
Wybrany styl
linii
Przycisk rozwijający
listę krawędzi
Przycisk usuwający
krawędzie z zaznaczonego
obszaru
Okno podglądu
Wybrana prawa
krawędź
Rys. C
-4-
ARKUSZ KALKULACYJNY – ĆWICZENIE
Uruchomić program Excel. Zapisać plik na pulpicie pod nazwą Uproszczona lista płac.
1.
Z menu Plik naleŜy wybrać funkcję Zapisz jako...
2.
Wprowadzić dane do komórek arkusza według rysunku
3.
W komórce A1 wpisujemy tekst Uproszczona lista płac. Zatwierdzenie wprowadzonego tekstu odbywa się
automatycznie przy przejściu do innej komórki.
4.
W komórkach od A3 do G3 wpisujemy nagłówki tabeli.
5.
W komórkach od B4 do B10 wpisujemy nazwiska i imiona pracowników.
6.
Do komórek od C4 do D10 wstawiamy wartości liczbowe. Wygodnym sposobem wprowadzania liczb jest korzystanie
z klawiatury numerycznej; układ cyfr jest taki sam jak w kalkulatorze. Aby klawiatura numeryczna umoŜliwiała
wprowadzanie liczb, musi być ustawiona w odpowiednim trybie, włączanym klawiszem Num Lock.
7.
W komórce F11 wprowadzamy tekst Ogółem, w komórce A13 – Podatek, w komórce B13 wartość 19%.
8.
Ustawić takie szerokości kolumn, aby wszystkie dane widoczne były w całości.
- Przeciągając myszką ustalić kolumnę A szerokości 8,00
- Szerokość kolumny B ustalić przez autodopasowanie (dwukrotne kliknięcie).
- Zaznaczyć kolumny C, D, E, F, G i korzystając z menu Format ustalić ich szerokości na 10,00
Szerokość kolumny moŜna zmienić korzystając z funkcji menu Format – Kolumna - Szerokość lub Wiersz – Wysokość.
Wykonane działanie będzie dotyczyło kolumny (wiersza) aktywnej komórki lub zaznaczonej grupy komórek.
9.
Obliczyć Płacę brutto, Zaliczkę na podatek i wartość Do wypłaty dla wszystkich osób z listy oraz wartość Ogółem
- Uaktywnić komórkę o adresie E4 i wpisać wzór =C4+C4*D4/100. (część formuły po znaku „+” tj. C4*D4/100
oblicza % podatku Płacy zasadniczej).
- Brzmienie formuły dla pozostałych osób z listy jest takie samo. MoŜna zatem skopiować wzór z komórki E4 do
komórek od E5 do E10. W tym celu naleŜy ustawić wskaźnik myszy w prawym dolnym naroŜniku aktywnej komórki
E4 (wskaźnik myszy przyjmie kształt czarnego krzyŜyka) i przeciągnąć w dół aŜ do komórki E10.
- Po skopiowaniu wzoru podświetlić komórkę o adresie E5. Zaobserwować, jak zmienił się wzór po skopiowaniu.
Zwrócić uwagę na zawartość aktywnej komórki oraz zawartość Paska formuły. W komórce wyświetlona jest wartość
liczbowa, pasek formuły wyświetla wzór.
- W komórce F4 wpisać formułę: =E4*$B$13
- W komórce G4 wpisać formułę: = E4-F4 i skopiować wzór do komórek od G5 do G10.
- Obliczyć wartość Ogółem w komórce G11 wpisując formułę w postaci =SUMA(G4:G10)
-5-
7.
Sformatuj komórki arkusza jak na rysunku:
8.
Uzupełnij arkusz o statystykę wstawiając funkcję z kategorii statystyczne: ŚREDNIA(G4:G10), MIN(G4:G10),
MAX(G4:G10) (Wybór zdefiniowanych w Excelu funkcji jest moŜliwy po wybraniu z menu Wstaw opcji Funkcja...
lub z paska narzędzi przycisku Wklej funkcję
)
9.
Przedstaw na wykresie kolumnowym Płacę zasadniczą pracowników. (Wstaw -> Wykres… lub Pasek narzędzi
przycisk
)
Płaca zasadnicza
3 000,00 zł
2 500,00 zł
2 000,00 zł
1 500,00 zł
1 000,00 zł
500,00 zł
-
zł
Abacki
Adam
Rogacka
Renata
Babacka
Barbara
Zagacki
Zenon
Cagacki
Cezary
Abacki Adam
Rogacka Renata
Babacka Barbara
Cagacki Cezary
Dabacka Danuta
Jagacka Julia
-6-
Dabacka
Danuta
Jagacka
Julia
Zagacki Zenon