pobierz.

„Świętokrzysko – Podkarpacki Klaster Energetyczny - Kontynuacja”
Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej.
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej.
Kielce, dn. 13 sierpnia 2014 r.
Dotyczy: Wyjaśnienia treści SIWZ w postępowaniu na KOMPLEKSOWĄ ORGANIZACJĘ
KONFERENCJI PODCZAS FESTIWALU ŚWIATŁA ORGANIZOWANEGO W TRAKCIE
MIĘDZYNARODOWYCH TARGÓW INNOWACJI I NOWYCH TECHNOLOGII INNO-TECH EXPO
2014 W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU PN.: „ŚWIĘTOKRZYSKO-PODKARPACKI KLASTER
ENERGETYCZNY - KONTYNUACJA”, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego–art.
39-46 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.
U.2013.907 ze zm.), opublikowanym na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień
Publicznych w dniu 07.08.2014 r., nr ogłoszenia: 264620–2014, Znak postępowania: 8/Ś-PKE
II/2014
W związku z otrzymanymi przez Zamawiającego w dniu 11 i 12 sierpnia 2014 r. pytaniami Oferenta
dotyczącym
treści
KOMPLEKSOWĄ
Specyfikacji
Istotnych
ORGANIZACJĘ
Warunków
KONFERENCJI
Zamówienia
PODCZAS
w
postępowaniu
FESTIWALU
na
ŚWIATŁA
ORGANIZOWANEGO W TRAKCIE MIĘDZYNARODOWYCH TARGÓW INNOWACJI I NOWYCH
TECHNOLOGII
INNO-TECH
EXPO
2014
W
RAMACH
REALIZACJI
PROJEKTU
PN.:
„ŚWIĘTOKRZYSKO-PODKARPACKI KLASTER ENERGETYCZNY - KONTYNUACJA”,
Prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego – art. 39-46 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U.2013.907 ze zm.),
niniejszym
zgodnie z Rozdziałem VI pkt 5 SIWZ, odpowiadamy na pytania zawarte we wniosku
o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia:
Pytania Oferenta:
1. Czy Zamawiający posiada jakieś wymagania co, do lokalizacji miejsca w którym odbędzie się
konferencja wraz z lunchem?
2. Czy konferencja może odbyć się w tym samym obiekcie, co kolacja?
3. Czy Wykonawca ma zapewniać jakieś noclegi, a jeśli tak to w jakiej ilości oraz w obiekcie
o jakim standardzie i gdzie zlokalizowanym?
4. W
OPZ
zostało
ujęte,
iż
w
trakcie
konferencji
Wykonawca
winien
udostępnić
dodatkową powierzchnię min. 20 m2 w pobliżu Sali konferencyjnej w celu zorganizowania
punktu o
konferencji, gdzie zostaną umieszczone stojaki z
materiałami promocyjno-
Świętokrzyskie Centrum Innowacji i Transferu Technologii Sp. z o.o.
Al. Solidarności 34, 25-323 Kielce
tel.041 34 32 910, fax: 041 34 32 912
e-mail: [email protected], www.it.kielce.pl
„Świętokrzysko – Podkarpacki Klaster Energetyczny - Kontynuacja”
Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej.
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej.
konferencyjnymi. Czy Zamawiający zobowiązany jest dostarczyć wymienione stojaki
z materiałami promocyjno-konferencyjnymi, czy też transport ich będzie po stronie
Wykonawcy? Poza tym kto odpowiada za montaż i demontaż owych stojaków?
5. W OPZ zostało ujęte, iż w trakcie konferencji Wykonawca zamontuję telewizor, na którym
zostaną wyświetlane prezentacje dotyczące iluminacji oraz informacja o ŚwiętokrzyskoPodkarpackim
Klastrze
Energetycznym.
Czy
Zamawiający
dostarczy
Wykonawcy
wspomniane prezentacje odpowiednio wcześniej przed konferencją?
6. W OPZ zostało ujęte, iż na powierzchni dodatkowej o min. 20m2, którą ma zapewnić
Wykonawca, w pobliżu Sali konferencyjnej zostaną zaprezentowane techniki oświetlenia
najnowszej generacji, stosowane w iluminacji wewnątrz budynków. Czy za przygotowanie tej
prezentacji odpowiedzialny jest Zamawiający czy Wykonawca? Poza tym proszę o informację
czy w związku z tym pokazem świetlnym przestrzeń, którą ma zapewnić Wykonawca powinna
spełniać jeszcze jakieś wymogi np. musi być przestrzenią zamkniętą z możliwością
zaciemnienia, czy też może być to np. hol przed salą konferencyjną?
7. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 2 przerw kawowych, czy mają być to przerwy
jednorazowe?
8. Czy lunch powinien być serwowany czy bufetowy?
9. Jeśli Wykonawca nie zapewnia noclegów, to czy kolacja musi być zorganizowana w obiekcie,
który pełni usługi noclegowe? Jeśli tak to dlaczego nie może być w zorganizowana
w restauracji lub klubie?
10. Czy Wykonawca ma zapewnić puste identyfikatory, czy je zadrukować?
11. Czy Wykonawca odpowiedzialny jest tylko za przygotowanie miejsca na recepcję konferencji
czy również za obsługę recepcji?
12. Ile mikrofonów bezprzewodowych powinien zapewnić Wykonawca w trakcie konferencji?
13. Czy sala spełniająca warunki do przeprowadzenia konferencji musi posiadać zarówno system
wentylacyjny jak i klimatyzację czy może posiadać albo system wentylacyjny albo
klimatyzację?
14. Czy Wykonawca odpowiedzialny jest za wysyłkę zaproszeń do wszystkich uczestników czy
tylko za ich przygotowanie i dostarczenie do Zamawiającego? Jeśli wysyłka jest po stronie
Wykonawcy to proszę o informację czy zaproszenia mają być rozsyłane zwykłym listem,
priorytetem czy poleconym?
15. W OPZ zostało ujęte, iż po stronie Wykonawcy jest produkcja pylonu. Chciałam prosić
o informację gdzie ten pylon ma być postawiony oraz czy ma on przedstawiać tylko
i wyłącznie program konferencji?
Świętokrzyskie Centrum Innowacji i Transferu Technologii Sp. z o.o.
Al. Solidarności 34, 25-323 Kielce
tel.041 34 32 910, fax: 041 34 32 912
e-mail: [email protected], www.it.kielce.pl
„Świętokrzysko – Podkarpacki Klaster Energetyczny - Kontynuacja”
Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej.
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej.
Odpowiedzi Zamawiającego:
1. Zgodnie z przedmiotem zamówienia konferencja ma się odbyć podczas Festiwalu Światła
organizowanego w trakcie Międzynarodowym Targów Innowacji i Nowych Technologii INNOTECH Expo 2014. Targi INNO-TECH Expo 2014 odbywają się w Targach Kielce.
2. Zgodnie z przedmiotem zamówienia konferencja ma się odbyć podczas Festiwalu Światła
organizowanego w trakcie Międzynarodowym Targów Innowacji i Nowych Technologii INNOTECH Expo 2014. Targi INNO-TECH Expo 2014 odbywają się w Targach Kielce, natomiast
zgodnie z zapisami SIWZ, Wykonawca winien zapewnić realizację usługi (kolacji) w obiekcie
konferencyjno-hotelowym z zapleczem noclegowo-restauracyjnym, posiadającym przyznaną
kategorię co najmniej trzygwiazdkową (zgodnie z kategoryzacją obiektów konferencyjnohotelowych/hoteli uzyskaną zgodnie z wymaganiami ustawy z 29 sierpnia z 1997 r. o usługach
turystycznych (Dz.U.2014.196 j.t.) oraz rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19
sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone
usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.) na terenie miasta Kielc
(Województwo Świętokrzyskie).
3. Zgodnie z zapisami SIWZ, Wykonawca nie musi zapewniać noclegów uczestnikom
konferencji.
4. Wykonawca zapewni stojaki na materiały promocyjno-konferencyjne, natomiast materiały
promocyjno-konferencyjne zostaną przekazane przez Zamawiającego.
5. Zamawiający dostarczy Wykonawcy prezentacje dotyczące iluminacji oraz informacji
o Świętokrzysko-Podkarpackim Klastrze Energetycznym.
6. Wykonawca winien zaprezentować techniki oświetlenia najnowszej generacji, stosowane
w iluminacji wewnątrz budynków. Wykonawca winien zapewnić odpowiednią przestrzeń
w celu zapewnienia prawidłowej prezentacji.
7. Zgodnie z zapisami SIWZ, Wykonawca winien zapewnić dwie przerwy kawowe. Wytyczne co
do ilości i gramatury każdej z przerw kawowych zostały wprost wskazane w Opisie
Przedmiotu Zamówienia w części opisu dotyczącego wyżywienia uczestników Konferencji.
8. Zgodnie z zapisami SIWZ, dania i napoje wraz z dodatkami serwowane będą w formie bufetu
w naczyniach szklanych lub ceramicznych niejednorazowego użytku z wyłączeniem plastiku
wraz z metalowymi sztućcami. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską (min. 2 kelnerów).
9. Zgodnie z zapisami SIWZ, Wykonawca zapewni realizację usługi w obiekcie konferencyjnohotelowym z zapleczem noclegowo-restauracyjnym, posiadającym przyznaną kategorię co
najmniej trzygwiazdkową (zgodnie z kategoryzacją obiektów konferencyjno-hotelowych/hoteli
Świętokrzyskie Centrum Innowacji i Transferu Technologii Sp. z o.o.
Al. Solidarności 34, 25-323 Kielce
tel.041 34 32 910, fax: 041 34 32 912
e-mail: [email protected], www.it.kielce.pl
„Świętokrzysko – Podkarpacki Klaster Energetyczny - Kontynuacja”
Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej.
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej.
uzyskaną zgodnie z wymaganiami ustawy z 29 sierpnia z 1997 r. o usługach turystycznych
(Dz.U.2014.196 j.t.) oraz rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004
r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi
hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.) na terenie miasta Kielc
(Województwo Świętokrzyskie).
10. Wykonawca zgodnie z zapisami SIWZ przygotuje identyfikatory dla prelegentów zawierające
co najmniej imię i nazwisko oraz nazwę podmiotu, który reprezentuje. Dodatkowo, zgodnie
z zapisami SIWZ, Wykonawca winien zapewnić identyfikatory dla uczestników Konferencji
w ilości 100 szt. wraz z kartą opisową (nazwa i termin Konferencji).
11. Wykonawca jest odpowiedzialny za przygotowanie miejsca na recepcję konferencji.
Zamawiający będzie odpowiedzialny za obsługę recepcji.
12. Wykonawca w trakcie konferencji winien zapewnić odpowiednią liczbę mikrofonów w celu
prawidłowej organizacji usługi.
13. Zgodnie z zapisami SIWZ, Wykonawca musi zapewnić salę spełniające warunki do
przeprowadzenia konferencji, czyli posiadającą system wentylacyjny oraz klimatyzację,
oświetlenie i dostęp do gniazd elektrycznych.
14. Przygotowanie i dostarczenie wysyłki leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca winien
zapewnić, aby wszyscy zaproszeni goście zostali powiadomieni (zaproszeni) w odpowiednim
czasie umożliwiającym ich udział w Konferencji.
15. Zgodnie z zapisami SIWZ Wykonawca winien umieścić program konferencji na Pylonie. Wkład
tekstowy zostanie przekazany przez Zamawiającego, Wszystkie materiały muszą być
oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu
Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. Zamawiający wspólnie z Wykonawcą ustalą
miejsce postawienia pylonu.
Ponadto Zamawiający, informuje, iż z uwagi na to, iż wyjaśnienia Zamawiającego nie
zmieniają treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, nie przedłuża się terminu składania
ofert.
Z poważaniem
Włodzimierz Grochal
Dyrektor ds. nauki i rozwoju
Świętokrzyskie Centrum Innowacji i Transferu Technologii Sp. z o.o.
Al. Solidarności 34, 25-323 Kielce
tel.041 34 32 910, fax: 041 34 32 912
e-mail: [email protected], www.it.kielce.pl