harmonogram hal 2016 - ZHR Okręg Dolnośląski

Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej
OKRĘG DOLNOŚLĄSKI
HARMONOGRAM HAL 2016
TERMIN
DZIAŁANIE
DOKUMENTY
ODPOWIEDZIALNY
Wstępne zgłoszenie Akcji Letniej do Okręgu
DO
1 MARCA
DO
8MARCA
1. Formularz zgłoszenia organizacji AL
2. Zaświadczenie (uprawnienie) kierownika:
Komendant obozu /
- jeśli komendant jest w stopniu co najmniej phm – rozkaz nadający stopień
kolonii
Należy wypełnić formularz „Zgłoszenie organizacji AL” i przesłać go wraz ze skanem uprawnień
- kurs kierownika oraz dokument potwierdzający 3 letni staż wychowawczy
kierownika na adres [email protected] tytułując maila: [HAL2016] nazwisko komendanta - 1
(nadanie stopnia pwd lub ukończenie kursu wychowawców)
Weryfikacja zgłoszeń i ogłoszenie listy obozów oraz mianowania na funkcję komendantów oraz
kwatermistrzów obozów / kolonii
ZespółHAL /
Komendanci
Listaobozów / kolonii zostanie ogłoszona na stronie Okręgu wraz z powołaniem w rozkazie
Chorągwi
właściwej Komendantki lub Komendanta Chorągwi komendantki lub komendanta oraz
kwatermistrzów obozu / kolonii.
Wydawanie pełnomocnictw, zaświadczeń o bezpłatną informację do KRK oraz kart uczestników
dla komendantów obozów / kolonii
15 MARCA
Komendanci obozów / kolonii otrzymają pełnomocnictwa od Zarządu Okręgu oraz karty
uczestników od Zespołu HAL.
Uzyskanie i przesłanie Opinii Państwowej Straży Pożarnej orazzgody / umowy z właścicielem / 1. Opinia Państwowej Straży Pożarnej
zarządcą / użytkownikiem obiektu / terenu
2. Zgoda / umowa z właścicielem / zarządcą / użytkownikiem obiektu / terenu
DO
10 KWIETNIA
14 KWIETNIA
DO
29 MAJA
DO
31MAJA
DO
31 MAJA
1 i 2CZERWCA
Komendant obozu /
kolonii
Należy uzyskać opinię PSP oraz zgodę właściciela terenu na organizację obozu lub rezerwację
miejsc wprzypadku obozów wędrownychi wysłać skany tych dokumentów na adres
[email protected] tytułując maila: [HAL2016] nazwisko komendanta - 2
Szkolenie dla Komendantów AL
(zostanie potwierdzone po ogłoszeniu listy obozów)
Zatwierdzanie Planów Pracy u Hufcowych / Komendantów Związków Drużyn
1. Plany Pracy jednostek uczestniczących w obozie / kolonii
Należy przedstawić Plany Pracy właściwym przełożonym oraz uzyskać ich merytoryczne
zatwierdzenie.
Uzyskiwanie akceptacji od Komendantki / Komendanta Chorągwi
Należy przedstawić Plany Pracy oraz listę kadry i uzyskać stosowną akceptację programową.
Wypełnienie formularza oraz zebranie wszystkich niezbędnych dokumentów do zgłoszenia
obozu / kolonii w Kuratorium Oświaty
Należy wypełnić poszczególne części tabeli zgłoszeniowej oraz zebrać wymagane dokumenty –
załączniki do niej zgodnie ze wzorem i w terminach w niej podanych.
Zgłaszanie w formie elektronicznej obozów / kolonii do Kuratorium Oświaty oraz odbiór
Zespół HAL /
Zarząd Okręgu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
Zespół HAL
Komendant obozu /
kolonii
wraz z
drużynowymi
Plany Pracy jednostek uczestniczących w obozie / kolonii
Lista kadry
Zaświadczenie (uprawnienie) kierownika
Komendant obozu /
Zaświadczenia (uprawnienia) wychowawców
Kwalifikacje pozostałej kadry (ratownik, pielęgniarka)
kolonii
Zaświadczenia z KRK
Preliminarz finansowy i Raport przedobozowy wydrukowane razem
dwustronnie na 1 kartce w 2 egz. – wypełniona 1 strona – cześć „Raport”
Dokumenty jak wyżej oraz:
Szkic zagospodarowania terenu
Komendant obozu /
Opinia Państwowej Straży Pożarnej
kolonii
Zgoda / umowa z właścicielem / zarządcą / użytkownikiem obiektu / terenu
Umowa na wywóz odpadów komunalnych
j.w.
Komendant obozu /
Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej
OKRĘG DOLNOŚLĄSKI
wygenerowanego i podpisanego zgłoszenia
kolonii
wraz z
Zespołem HAL
Należy przedstawić wymagane dokumenty – załączniki oraz przenieść (po otrzymaniu dostępu)
dane z tabeli zgłoszeniowej do elektronicznego formularza zgłoszeniowego KO wydrukować
formularz wygenerowany z systemu i otrzymać podpis Przewodniczącego ZO oraz zaświadczenie
do KRK o wydanie bezpłatnej informacjidla wolontariuszy OPP.
Złożenie zgłoszenia obozu / kolonii w Kuratorium Oświaty
DO
3 CZERWCA
1. Wygenerowane zgłoszenie (2 egz.) podpisane przez Przewodniczącego ZO
Komendant obozu /
kolonii
Należy założyć 1 egz. wygenerowanego wcześniej zgłoszenia w KO i wziąć potwierdzenie
złożenia na 2 egz. oraz przesłać skan tego potwierdzenia na adres [email protected] tytułując
maila: [HAL2016] nazwisko komendanta – 3
Plany Pracy jednostek uczestniczących w obozie / kolonii
Lista kadry
Lista uczestników
Zatwierdzanie merytoryczne i formalne w Okręgu
Lista odpłatności
Wypełnione karty uczestników
Książeczki pracownicze kadry do celów sanitarno-epidemiologicznych z
aktualnymi badaniami kwalifikującymi do pracy na obozie
Należy przedstawić wymagane dokumenty i otrzymać potwierdzenie prawidłowości
7.
Zobowiązania komendanta – deklaracja w sprawie ochrony życia i zdrowia
przygotowanej dokumentacji na Karcie zatwierdzenia (tzw: obiegówce). Warunkiem
7, 14, 16, 21
(DD) oraz zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej (ZM) – po 2 egz.
zatwierdzenia obozu JEST BRAK ZALEGŁOŚCI:
8. Zobowiązania wychowawców – deklaracja w sprawie ochrony życia i
CZERWCA
1. Składki opłacone do końca III kwartału 2016 przez każdą drużynę jadącą na obóz oraz kadrę
zdrowia (DD) – po 2 egz. dla każdego
instruktorską a także opłacone składki chorągwi
9. Umowy i Zakresy obowiązków pozostałej kadry
2. Rozliczona dokumentacja finansowa i inwentarzowa wszystkich jednostek jadących na obóz za 10. Polisy ubezpieczeniowe
11. Preliminarz finansowy i Raport przedobozowy wydrukowane razem
rok 2015
dwustronnie na 1 kartce w 2 egz.
3. Nie posiadanie innych nie rozliczonych zobowiązań finansowych i merytorycznych
12. Książka finansowa i bankowa uzupełniona o zebrane już wpływy i
dokonane wydatki na dzień zatwierdzania (w formie elektr., bez faktur)
13. Wynik badania wody lub kopie zlecenia wykonania takich badań
1. Preliminarz finansowy
Uzyskiwanie zgody na wyjazd
DO
2. Raport przedobozowy
21 CZERWCA
Należy przedstawić wymagane dokumenty Przewodniczącemu ZO i uzyskać zgodę na wyjazd. 3. Karta zatwierdzenia (obiegówka)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Rozliczanie obozów i kolonii
DO
30 WRZEŚNIA
Należy złożyć wymagane dokumenty w biurze ZO i uzyskać stosowne tego potwierdzenie.
Cała zebrana wcześniej dokumentacja oraz:
1. Sprawozdanie finansowe i Raport poobozowy wydrukowane razem
dwustronnie na 1 kartce w 2 egz.
2. Książka finansowa i bankowa uzupełniona w całości wraz z dokumentami
źródłowymi (FV, rachunki, KP, RP, KD itp.)
3. Uzupełnione książki pracy
4. Dokumenty powstałe i prowadzone podczas trwania danego obozu
5. Uzupełnione karty uczestników o części pobytu na placówce
6. Wszelkie podpisane w związku z organizacją obozu / kolonii umowy oraz
wydane pełnomocnictwa
7. Wszelkie arkusze, protokoły, pisma i decyzje powstałe w wyniku
przeprowadzanych na obozie / kolonii kontroli i wizytacji
Komendant obozu /
kolonii
Komendant obozu /
kolonii
Komendant obozu /
kolonii