Najczęściej zadawane pytania (c.d.) (format: pdf, rozmiar: 187.50 KB)

Poniżej prezentujemy najczęściej zadawane pytania wraz z odpowiedziami na nie:
Pytanie: Czy zakup oprogramowania jest wydatkiem w ramach cross-financingu, tj. czy jest objęty
limitem „do 10% wartości usprawnienia’?
Odp.: Zgodnie z zasadami kwalifikowania wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
wartości niematerialne i prawne nie stanowią cross-financingu. Tym samym, zakup licencji
umożliwiających korzystanie z określonego oprogramowania jest wydatkiem kwalifikowalnym i może
być sfinansowany w 100%.
Pytanie: Planujemy złożyć propozycję usprawnienia z zakresu nowoczesnych metod zarządzania,
które swoim zasięgiem obejmie kilkanaście urzędów. Niestety nie jest możliwe opisanie
planowanego przez nas usprawnienia na wymaganych 10 stronach ze względu na rozbudowany
zakres wsparcia oraz dużą liczbę urzędów. Czy możliwe jest przekroczenie tego limitu?
Odp.: Zgodnie z „Regulaminem selekcji propozycji usprawnień…” formularz nie powinien
przekroczyć 10 stron czcionką Times New Roman, rozmiar czcionki 12. Rozumiemy, jednakże, iż w
przypadku złożonych propozycji usprawnień obejmujących wiele urzędów, spełnienie tego warunku
może być niemożliwe. 10 stron to orientacyjny opis usprawnienia, jego przekroczenie nie będzie
skutkowało odrzuceniem propozycji usprawnienia. Prosimy jednak, aby w przypadku usprawnień
gdzie grupą docelową jest duża grupa urzędów, w miarę możliwości, nie powielać tych samych
informacji zawartych w poszczególnych punktach formularza, np. nie wymieniać ponownie urzędów
będących grupą docelową projektu.
Pytanie: czy wartość usprawnienia powinna być wyrażona w kwotach netto czy brutto?
Odp.: Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronie www.dsc.kprm.gov.pl minimalna i
maksymalna wartość usprawnienia ( tj. 30.000-300.000 zł) wyrażone są w kwotach brutto. Budżet
proponowanych przez Państwa usprawnień również powinien zostać wyrażony w kwocie brutto.
Pytanie: W ramach obszaru nr 2 chcielibyśmy zrealizować usprawnienie polegające na
zorganizowaniu szkolenia dla pracowników naszego urzędu w zakresie radzenia sobie z trudnym
klientem. Czy możliwe jest sfinansowanie takiego usprawnienia?
Odp. Usprawnienia mogą być realizowane w trzech obszarach:
1. wdrożenie nowoczesnych narzędzi zarządzania, w tym zarządzania jakością – systemów
jakości (m.in. ISO), modeli samooceny (m.in. Model CAF, Model Doskonałości EFQM) oraz
zarządzania zasobami ludzkimi;
2. wdrożenie usprawnień zarządczych w zakresie obsługi interesanta (m.in. standardy obsługi
interesanta - w tym klienta wewnętrznego, metody mierzenia satysfakcji interesantów),
komunikacji wewnętrznej oraz współpracy z otoczeniem;
3. upowszechnianie dobrych praktyk w zakresie wdrażania nowoczesnych narzędzi zarządzania
jakością oraz obsługi interesantów (np. poprzez sieci wymiany doświadczeń, kampanie
informacyjno – promocyjne oraz seminaria) oraz benchmarking (porównywanie stosowanych
procesów i praktyk, ze stosowanymi przez urzędy lub inne organizacje uważane za najlepsze
w analizowanej dziedzinie).
Usprawnienia zarządcze związane są z oddziaływaniem na strukturę organizacyjną i funkcjonowanie
urzędu, a ich wdrożenie wiąże się z określonymi zmianami instytucjonalnymi w urzędzie. Wdrożenie
usprawnienia zarządczego przynosi widoczny rezultat np. w postaci zmodyfikowanych procedur
wewnętrznych lub procedur określających relację z klientem zewnętrznym i wewnętrznym, bądź
wdrożonego systemu zarządzania jakością. W wielu przypadkach stałym elementem wdrażanych
przez urzędy usprawnień będą szkolenia, np. w sytuacji gdy urząd wprowadza nowe procedury lub
nowe usługi, pracownicy powinni uzyskać wiedzę na temat nowych rozwiązań. Jednak w opisanym
powyżej przypadku szkolenia stanowią jedyne działanie w projekcie i nie są powiązane z wdrożeniem
usprawnienia. Takie działanie nie kwalifikuje się więc jako usprawnienie zarządcze.
Analogicznie, w przypadku narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi (obszar nr 1) nie jest narzędziem
zorganizowanie szkoleń dla x pracowników urzędu. Narzędziem może być opracowanie i wdrożenie
systemu diagnozowania potrzeb szkoleniowych, wdrożenie nowego systemu awansowania
pracowników, opracowanie i wdrożenie narzędzi rekrutacji kandydatów do pracy w urzędzie itp.
Ponadto, ponownie podkreślamy, że wszystkie koszty wskazane w punkcie F formularza muszą
być bezpośrednio związane z wdrażanym usprawnieniem. Zgodnie z zapisami „Regulaminu
selekcji usprawnień w ramach projektu”, w przypadku zidentyfikowania wydatków
niekwalifikowanych bądź niemożliwych do sfinansowania ze środków projektu ze względu na ich
naturę, ekspert oceniający propozycję usprawnienia może zaproponować zmniejszenie odpowiednio
sumy finansowania usprawnienia.
Odnosząc się do kwestii szkoleń, jednocześnie uprzejmie przypominamy, że działania o charakterze
szkoleniowym skierowane do urzędów administracji rządowej realizowane są w ramach innych
projektów Departamentu Służby Cywilnej KPRM współfinansowanych ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego. Więcej informacji na temat projektów można znaleźć tutaj:
http://www.dsc.kprm.gov.pl/strona.php?id=45&id2=23.
Pytanie: Przygotowujemy propozycję usprawnienia obejmującego izbę celną i podległe jej urzędy
celne. Czy podpis na formularzu powinien złożyć wyłącznie dyrektor izby celnej, czy zarówno
dyrektor oraz naczelnicy urzędów celnych?
Zgodnie z instrukcją zamieszczona na formularzu zgłoszeniowym formularz podpisuje dyrektor
generalny lub kierownik urzędu w urzędach w których zadania przewidziane w ustawie z dnia 21
listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r., Nr 227, poz. 1505) dla dyrektora generalnego
urzędu wykonują kierownicy urzędów. W przypadku, gdy nie jest możliwe podpisanie aplikacji przez
dyrektora generalnego lub kierownika urzędu, aplikację podpisuje osoba do tego upoważniona.
W opisanym powyżej przypadku, ze względu na podległość urzędów celnych wobec izby celnej
wynikającą z zapisów ustawy o Służbie Celnej, na formularzu zgłoszeniowym obligatoryjny jest
jedynie podpis dyrektora izby celnej. Konieczne jest natomiast wymienienie wszystkich urzędów
biorących udział w usprawnieniu w części I Informacja o urzędzie/urzędach formularza
zgłoszeniowego. W przypadku propozycji składanych wspólnie przez kilka urzędów, jeżeli nie ma
pomiędzy nimi podległości wynikającej z przepisów odrębnych, formularz powinien zostać podpisany
przez dyrektora generalnego lub kierownika każdego z urzędów (lub osobę do tego upoważnioną).
Ponadto, poniżej prezentujemy także uzupełnioną odpowiedź na pytanie dotyczące art. 2 ust. 5
„Regulaminu selekcji…” zamieszczone w pierwszym zestawie Najczęściej zadawanych pytań.
Pytanie: Nasz urząd brał udział w projekcie „Poprawa zdolności zarządczych w administracji
rządowej” i wdrażał metodę CAF. Czy w związku z art. 2 ust. 5 „Regulaminu selekcji usprawnień w
ramach projektu” możemy ubiegać się o sfinansowanie wdrożenia usprawnienia w naszym
urzędzie?
Odp.: W ramach PO KL niedozwolone jest podwójne sfinansowanie wydatku, tzn. ponowne
zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku ze środków publicznych (krajowych lub
wspólnotowych), czyli nie jest możliwe sfinansowanie wydatku, który już był uprzednio sfinansowany
(np. w ramach innego projektu współfinansowanego ze środków funduszy strukturalnych). W
2
przypadku ww. projektu odnosi się to np. do realizacji projektu usprawnienia, który jest lub był
wdrożony jako jedno z usprawnień przyjętych do realizacji w ramach Kroku 9 CAF.
Urząd może natomiast ubiegać się o sfinansowanie np. działania usprawniającego, które wynika z
Planu doskonalenia, a które nie było zrealizowane w ramach Kroku 9 w realizowanych obecnie
projektach KPRM. Możliwe jest także sfinansowanie działań, które, choć opracowane jako efekt
samooceny CAF, nie zostały podjęte ze względu na brak środków. Tym samym możliwe jest objęcie
danym usprawnieniem całej organizacji w sytuacji, gdy w ramach CAF usprawnienie to wdrożono w
ograniczonym, pilotażowym zakresie, np. tylko w jednej komórce organizacyjnej.
Ww. zapis Regulaminu nie oznacza zatem, że urząd, który uczestniczył w innych projektach KPRM
(w tym w ww. projekcie) jest wykluczony z udziału w naborze. Wykluczone jest finansowanie drugi
raz tego samego wydatku.
3