Zalecenia dla użytkowników programu Aktyn Pro.

Zalecenia dla użytkowników programu Aktyn Pro.
Opis:
1. Wykonywanie kopii bezpieczeństwa.
Po każdej sesji pracy z programem Aktyn należy wykonać kopię bezpieczeństwa danych przy wykorzystaniu
funkcji wbudowanych w program Aktyn – w bezpieczny sposób, tzn. tak, aby kopia bieżąca nie nadpisywała
kopii z dni poprzednich.
Wskazane jest okresowe nagrywanie kopii danych na płyty CD i archiwizowanie ich – najbezpieczniej w
miejscu fizycznie oddalonym od siedziby firmy.
2. Codzienne wykonywanie kontroli antywirusowej.
3. Zabezp
ieczenie każdego stanowiska komputerowego przed skutkami zaniku zasilania przy użyciu zasilacza
bateryjnego (UPS).
4. Nie dopuszczanie do pracy z różnymi datami w obrębie jednej sieci komputerowej.
5. Nie zmienianie daty w systemie Windows przy pracującym progra
mie Aktyn Pro.
6. Nie uruchamianie dwukrotnie programu Aktyn w systemie Windows.
7. Przenoszenie żetonu autoryzacyjnego programu przed wykonywaniem operacji na plikach na dysku
twardym – dotyczy autoryzacji za pomocą żetonu Copy Control, przenoszonego z dyskietk
i autoryzacyjnej.
Przed przystąpieniem do operacji na plikach na dysku twardym, na którym jest zainstalowany Aktyn, należy
przenieść autoryzację programu Aktyn na dyskietkę autoryzacyjną. Przez operacje na plikach rozumie się:
kontrolę danych na dysku twardym programem ScanDisk, CHKDSK, Norton Disk Doctor i pokrewnymi;
wykonywanie defragmentacji dysku twardego – jakimkolwiek programem do defragmentacji; kopiowanie bądź
przenoszenie katalogu Aktyna na inny dysk lub odtwarzanie katalogu Aktyna z jakiejkolwiek kopii. Operacje te
niszczą pliki autoryzacyjne programu, wskutek czego zaczyna on pracować jako wersja DEMO!!!
8. Kontrola dokumentów po wydrukowaniu.
9. Codzienna kontrola w programie Aktyn stanu kasy, rozrachunków oraz magazynu na koniec dnia.
(Szybka kontrola: z głównego menu klawisz [F8], a następnie kolejno: [F4], [F5] i [F6]).
Różnice wynikające z porównania stanów odczytanych w dwa kolejne dni robocze powinny znaleźć obraz w
następujących zestawieniach:
* raportów kasowych dziennych uwzględniających zmiany kasowe – stan gotówki na koniec dnia
powinien się zgadzać z raportem, a obroty powinny być równe różnicy z szybkich kontroli na koniec dnia
bieżącego i poprzedniego;
* raportów z rozrachunków według stanu na dzień bieżący;
* raportów ze stanu magazynu na dzi
eń bieżący;
* raportów z transakcji – suma wartości transakcji rozchodowych i przychodowych powinna
odzwierciedlać różnicę pomiędzy stanem wartościowym kasy, magazynu i rozrachunków pomiędzy datami
wykonania raportu.
10. Comiesięczne kontrolowanie spójności stanu wartościowego magazynu wynikającego z zarejestrowanych
w systemie Aktyn FK transakcji z magazynem w programie Aktyn.
11. Sprawdzanie wartości magazynu (szybka kontrola: z głównego menu klawisz [F8], a następnie [F2]) i kasy
(szybka kontrola: z głównego menu klawisz [F8]) przed poprawą i po poprawie dokumentów w programie
Aktyn – jeżeli wartości są takie same, a poprawa nie obejmowała zmiany ilościowo-wartościowej bądź jeżeli
wartości zmieniły się zgodnie ze zmianą dokumentu – jesteśmy pewni, że poprawa nie z
aburzyła spójności danych.
12. Posługiwanie się kartotekami towarów i kontrahentów – unikać wpisywania kodów “z ręki”.
13. Nie zmienianie kodów i nazw dla już istniejących w bazie kartotek kontrahentów i towarów.
14. Do przechodzenia pomiędzy polami w oknach dialogowych używanie klawisza [Enter], a nie strzałek.
15. W przypadku jakichkolwiek popraw – zamiana bądź ponowny wydruk wszelkiego rodzaju dokumentów, na
które mają wpływ poprawy, np. zestawienia, raporty, export do FK itp.
16. Zarejestrowanie wszelkiego rodzaju popraw do
kumentów odnoszących się do daty wcześniejszej niż bieżąca, np. poprawy dokumentów faktur sprzedaży,
zmiany kodów towarów lub kontrahentów itp. w “Książce Serwisowej” założonej przez osobę wyznaczoną
przez zarząd firmy, na rzecz której świadczone są usługi.
17. W środowisku Windows: nie uruchamianie kolejnych poleceń, gdy system nie wykonał jeszcze pierwszego
polecenia – może to zablokować pracę programów i systemu operacyjnego Windows, a w konsekwencji
przyczynić się do powstania błędów w bazie danych.
18. Nie pod
łączanie drukarek fiskalnych do komputera pełniącego funkcję serwera lub udostępniającego foldery czy
drukarki.
19. Nie zmienianie raz ustawionego standardu polskich znaków.
20. Nie używanie modułów z datą instalacji/kompilacji późniejszą niż data upływu gwarancji
.
21. W ścieżkach, kodach stanowisk itd. stosować znaki dozwolone przez środowisko, w którym pracuje Aktyn
(bez polskich liter, spacji, znaków specjalnych takich, jak ? # @ $ itp.).
22. Rejestrowanie wszystkich błędów pokazywanych w programie np. poprzez wykonywanie wydruków
zawartości ekranu (klawiszem [Print Screen] – czasem może być opisany jako [Prt Sc]) wraz z opisem sytuacji,
w których te błędy występują (co robiliśmy w momencie wystąpienia błędu, co się stało – zanik napięcia, awaria
sieci – jaka awaria – i
tp.).
23. Sprawdzać dane po awarii – np. posługując się programem Serwis.
24. Dokładne zapoznanie się i przestrzeganie Instrukcji Użytkownika wraz ze wszystkimi Aneksami i
Zmianami.